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Question écrite concernant l’évaluation de la centrale d’achat médicale d’Iriscare et le coût du suivi des contacts en Région de Bruxelles-Capitale.

de
Bianca Debaets
à
Elke Van den Brandt et Alain Maron, membres du Collège réuni en charge de l'action sociale et de la santé (question n°371)

 
Date de réception: 04/02/2021 Date de publication: 12/05/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 11/05/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
30/03/2021 Recevable p.m.
 
Question    En octobre 2020, le Collège réuni a décidé de mettre en place une centrale d’achat médicale au sein d’Iriscare. La centrale d’achat s’adresse à tous les établissements de soins de santé et du secteur social de la Région agréés par les pouvoirs publics, qui devaient ainsi accéder à tout moment à des équipements de qualité à un prix avantageux.

Concrètement, le système permet aux établissements qui signent une convention avec Iriscare de passer leurs commandes directement auprès des fournisseurs avec lesquels Iriscare a conclu un accord-cadre. De cette manière, Iriscare simplifie et accélère le processus des marchés publics, sans toutefois intervenir dans la livraison, le stockage et la facturation des produits. Dans la deuxième phase, toutes les institutions agréées et/ou subventionnées des secteurs social, socio-économique, culturel et sportif par la Région de Bruxelles-Capitale, Iriscare, les services du Collège réuni, la VGC ou la Cocof pourront utiliser la centrale d’achat.

Outre ce volet préventif pour les établissements du secteur social et santé, il est bien sûr également important de faciliter au maximum le suivi des contacts. Au niveau flamand, il s’est déjà avéré que ces coûts ont fortement augmenté au cours de l’automne dernier (de 5 millions d’euros en septembre à 8,8 millions d’euros en octobre et 12,9 millions d’euros en novembre). C’est principalement l’augmentation des frais de personnel dans les centres d’appel qui a provoqué cette hausse des prix.

Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :

- Combien d’institutions ont-elles déjà utilisé la centrale d’achat médicale d’Iriscare à ce jour ? Que représente ce nombre par rapport au nombre total d’institutions bénéficiaires ? Pouvez-vous fournir une liste des institutions qui ont utilisé cette centrale d’achat ?

- Combien de commandes ont-elles été passées par cette centrale d’achat et quel en était le prix (au total et si possible ventilé par mois) ? Avez-vous connaissance des types et quantités d’équipements médicaux commandés et livrés de cette manière ? Dans l’affirmative, pouvez-vous en dire plus ? Quel montant les institutions ont-elles en moyenne économisé grâce à cette centrale d’achat ?

- Pouvez-vous fournir une liste des produits disponibles et indiquer lesquels ont été/sont le plus fréquemment achetés ? Le Collège a-t-il décidé d’apporter des modifications au catalogue de la centrale d’achat sur la base de ces premières commandes ?

- Pouvez-vous indiquer si, entre-temps, la deuxième phase, qui permettrait à davantage d’institutions d’accéder à cette centrale d’achat, a déjà commencé ? Dans l’affirmative, depuis quand ? Dans la négative, quand le début de cette deuxième phase est-il prévu ? Cette deuxième phase impliquera-t-elle également une réorganisation de la centrale d’achat, ou les procédures actuelles seront-elles intégralement conservées ?

- Comment évaluez-vous le succès de cette centrale d’achat médicale ? Avez-vous déjà décidé de la durée d’activité de cette centrale d’achat ? Y sera-t-il mis fin au terme de la crise sanitaire actuelle ou prévoyez-vous son intégration structurelle dans les services offerts par Iriscare ?

- Pouvez-vous expliquer le coût de fonctionnement (ventilé par mois) du suivi des contacts en Région de Bruxelles-Capitale pour le dernier trimestre 2020 ? Pouvez-vous également expliquer combien d’agents de call center et d’agents de terrain étaient employés sur le terrain pendant ces périodes ? Dans quelle mesure ces coûts sont-ils conformes au coût envisagé initialement ?
 
 
Réponse    La centrale des marchés a été lancée le 05/01/2021. Plusieurs marchés publics ont été lancés successivement afin de mettre à la disposition des institutions bruxelloises des équipements de protection individuelle de qualité à des prix avantageux
La centrale des marchés inclut les produits suivants : gants de différentes tailles, blouses de protection jetables et blouses de protection réutilisables, filets jetables pour cheveux, filets réutilisables pour cheveux, masques chirurgicaux et les masques FFP2.
Les gels hydroalcooliques seront introduits vers la fin du mois d'avril 2021.
A ce jour 261 instituions sont déjà devenues membres de la centrale de marchés et sont susceptibles d'utiliser le catalogue en ligne mais aucune institution de la deuxième vague n'a encore effectué d'achats via la centrale des marchés. La deuxième phase a déjà commencé depuis le 01/04/2021. Ces nouveaux adhérents peuvent ainsi acheter du matériel via la centrale des marchés depuis cette date.
Cette deuxième phase n'a pas impliqué une organisation différente de la centrale des marchés. Par contre la procédure habituelle est en perpétuelle amélioration (détails plus loin).
51 commandes de matériel ont été passées via la centrale des marchés eCat (nombre arrêté le 12/04/2021).
Le prix total des achats TTC est de : 112.723,11 € (arrêté le 12/04/2021). Le coût moyen d'une commande est de 2210,25 € (112.723,11 €/51)
Vous trouverez la ventilation mensuelle dans l’annexe1.
L'économie dégagée approximativement par les institutions sur les achats via eCat en se basant sur les tarifs du marché européen est de : 18.273,87 € (détails dans l’annexe 2).
L'économie dégagée grâce aux tarifs avantageux proposés par la centrale des marchés ne constitue pas le seul critère de sélection des fournisseurs. D'autres critères avantageux ont été pris en considération tels que la durabilité du mode de livraison et la quantité minimale livrable afin de répondre aux besoins des institutions de différentes tailles.
Le graphique ci-dessous reflète la répartition des quantités vendues entre les différents types de produits disponibles dans la centrale d'achat. Comme vous pouvez le constater, les gants de taille moyenne et de taille large constituent la part la plus importante des ventes de la centrale d'achat (soit 72% du total des ventes).

La liste des produits indiquée dans ce rapport est la dernière liste disponible (voir annexe 3).

Des ajustements du catalogue de la centrale de marchés sont en cours sur plusieurs plans :
1- Le design du site web eCat : le site web de la centrale des marchés eCat est mis à jour régulièrement en améliorant son design à travers une dimension esthétique reflétant l'identité visuelle de l'organisation Iriscare.
2- La communication : l'ajout des "Frequently Asked Questions" (ou FAQ) dans le catalogue de la centrale des marchés eCat afin d'aider les institutions à passer des commandes dans les meilleures conditions.
3- Une gestion rapide et efficace du mailbox de la centrale des marchés eCat : l'objectif est de répondre aux emails de manière rapide et efficace.
4- La mise en place des procédures pour la publication des informations dans eCat.
5- L'implémentation d'un système de cascade automatique permettant de répondre systématiquement aux commandes des institutions.
6- Un rapportage hebdomadaire à la direction des nouvelles inscriptions, des ventes et autres informations permettant de suivre l'évolution de la centrale des marchés eCat.
7- Une Collecte des informations sur les besoins du marché bruxellois en équipement de protection individuelle et la prospection des marchés conformément aux informations collectées.

L'évaluation du succès de la centrale des marchés est fait à travers le résultat mensuel des ventes. Ce chiffre est passé de 14.000 € au mois de janvier 2021 à 33.000 € à la mi-avril 2021 (soit une augmentation de 135%). Le succès de la centrale des marchés est également mesuré via les demandes continues d'adhésion de nouvelles institutions Bruxelloises. En effet, nous recevons chaque semaine des nouvelles demandes d'adhésion ainsi que des demandes quotidiennes d'activation des comptes de la part des acheteurs qui désirent profiter des services de la centrale des marchés eCat.
La centrale des marchés est déjà intégrée d'une manière structurelle et définitive chez Iriscare : le service est déjà repris dans l'organigramme d'Iriscare et dans le Plan du personnel.


Concernant le call center pour le tracing, le tableau suivant recense les coûts facturés par le GAP InterMUT et N-Allo pour le contact tracing au cours du 3e trimestre 2020 :


Vous trouverez ci-dessous les informations communiquées début janvier 2021 sur ce même sujet :


Les coûts du contact tracing sont un peu plus élevés que le budget prévu initialement pour cette période. En effet, il était prévu de doubler progressivement le nombre d'agents du CC et de Field Agents entre fin septembre et décembre. Compte tenu de la 2e vague, cette augmentation a été plus rapide et plus élevée que prévu comme vous pouvez le voir dans le tableau précédent