QUESTION 1 :

Pouvez-vous nous donner des précisions sur le niveau des honoraires de conseil en 2021 pour les administrations de la CoCom placées sous vos compétences? Quelles missions spécifiques ont été attribuées et à quelles agences ? Quelle était la durée de ces missions ? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ?

En ce qui concerne les Services du Collège réuni (SCR), nous pouvons communiquer ce qui suit pour 2021 :

Les SCR n’ont pas réalisé de marchés publics de consultance dans le cadre de nos compétences.

Les marchés publics de consultance octroyés en 2021 concernaient des services de consultance juridique, de la consultance spécifique pour la gestion de crise sanitaire engendrée par la Covid-19 et des services de consultance pour accompagner les missions des SCR.

Pour 2020, nous pouvons vous informer qu'Iriscare a effectué la mission de conseil suivante à ses propres frais : 

-          Etude afin d’estimer le rendement énergétique en cas de remplacement des vitrages ou des châssis du bâtiment B71

-          Durée : 3 mois

-          Auteur : Socotec

-          Coûts : 3.058,88 EUR HTVA (3.872 EUR TVAC)

En ce qui concerne Iriscare, nous pouvons signaler qu'ils ont réalisé la mission de conseil suivante pour leur propre compte : 

-          Consultance relative à l’élaboration d’une politique de carrière et d’un trajet de développement pour le (middle) management.

-          Durée : 12 mois

-          Auteur : Trigger-M

-          Couts : 123.884,74 EUR HTVA (156.816 EUR TVAC)

QUESTION 2 :

De quelle manière les consultants coopèrent-ils avec les administrations elles-mêmes dans le cadre des missions de conseil susmentionnées ? Quelle est la répartition des tâches entre les consultants et l'administration ? Ces activités font-elles l'objet d'un rapport direct aux membres compétents du collège ou cela se fait-il par l'intermédiaire du chef de la CoCom ?

Cette question est sans objet pour ce qui concerne les SCR car ils n’ont pas réalisé de marchés publics de consultance dans le cadre de nos compétences. Mais en général, les missions de consultance sont toujours suivies étroitement par le service qui dirige le contrat. La répartition des tâches est précisée dès le début de la collaboration. Selon le type de mission, des groupes de travail sont mis en place pour le suivi du planning des prestations. De manière général, le rapportage de l’évolution des missions se fait avec la Fonctionnaire dirigeante selon les modalités convenues par matière et mission, soit lors des réunions de management, soit lors des réunions qui incluent les conseillers des Cabinets.

Chez Iriscare, le suivi de l’exécution de ces marchés de consultances est en principe réalisé sur une base mensuelle par un comité de pilotage, qui est composé différemment selon le type de consultance effectuée.

Ce comité de pilotage se compose de la direction du (des) service(s) concerné(s), des fonctionnaires dirigeantes d'Iriscare et dans certains cas, des représentants des administrations partenaires d'Iriscare, et selon le cas des fédérations d’employeurs, et des syndicats du secteur et des représentants des Cabinets des Ministres de tutelle.

Ce comité de pilotage a pour rôle de:

·         assure la bonne exécution de l'étude/la consultance conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges ;

·         approuve les différentes étapes de l’étude/la consultance ;

Le consultant est tenu de faire rapport au comité sur l'état d'avancement de la mission en ce qui concerne le respect du plan/calendrier d'exécution des tâches, la portée de la mission, le budget,…

Le comité se réserve le droit de demander au soumissionnaire de faire des modifications en cours d'exécution aussi bien concernant le calendrier d'exécution de la mission que la portée de celle-ci

QUESTION 3 :

Pouvez-vous préciser la composition des services des administrations de la CoCom placés sous vos compétences (nombre d'ETP, répartition par langue, sexe et tranche d'âge, domiciliés ou non dans la Région de Bruxelles-Capitale) ? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ?

Voir annexe 1 pour ce qui concerne les SCR.

Voir annexe 2a , 2b et 2c pour ce qui concerne Iriscare .

Le remplissage du plan de personnel d'Iriscare fait l'objet d'un suivi mensuel précis et rigoureux qui permet à tout moment d'en observer l'évolution.

QUESTION 4 :

Combien de membres du personnel ont été licenciés ou ont démissionné au cours de l'année 2021 ? Pour quelles raisons ? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ?

Depuis 2020, les SCR a connu une augmentation du nombre de départs volontaires de son personnel. Il s'agit d'une conséquence logique de l'augmentation des effectifs des SCR.

En 2020, il y a eu 2 licenciements FR et 2 démissions (1 Fr et 1 NL) chez Iriscare. En 2021, il n'y a eu aucun licenciement et  5 démissions (2 NL et 3 FR). Les collaborateurs démissionnaires ont souhaité retrouver un emploi soit plus directement en lien avec leur formation de base, soit moins générateur de stress ou lié à une charge de travail moins lourde.

QUESTION 5 :

Quel niveau d'absentéisme les différents services ont-ils connu en 2021 et pour quelles raisons ? Certains départements ont-ils atteint le seuil critique de la redondance ou de l'absentéisme et ont-ils été incapables de fonctionner correctement ? Dans l'affirmative, pouvez-vous expliquer plus en détail les mesures que vous avez prises pour remédier à cette situation ? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ?

En 2021, la Direction Santé et Aide aux personnes a été particulièrement confrontée à un taux d'absentéisme élevé (9,38%). C'est la seule direction où des difficultés ont été rencontrées pour assurer un bon fonctionnement. Cette situation a été atténuée dans une certaine mesure par la présence de consultants externes et d'employés intérimaires.

Le pourcentage moyen d'absentéisme au sein des SCR était de 2,65% en 2019, ce qui est remarquablement meilleur que la moyenne belge pour cette année (5,88% - source : SD Worx). En 2020, cette moyenne est passée à 6,75%, ce qui correspond à la moyenne belge de 6,19% (source : SD Worx). En 2021, la moyenne belge est tombée à 6,13% (source : SD Worx), tandis que le pourcentage moyen d'absentéisme au sein des SCR a de nouveau baissé à 5%. Cette augmentation s'est produite au cours des deux dernières années, lorsque la pandémie de Covid était la plus forte.

Voir annexe 3 pour ce qui concerne Iriscare.

Les tableaux joints en annexe montrent l'évolution de l'absentéisme par service sur les années 2020  et 2021. Cet absentéisme est surtout lié à des maladies saisonnières de courte durée. Il est resté stable et a même un peu diminué. Le taux d'absentéisme global tous services confondus est en effet passé de 5,94% en 2020 à 5,67% en 2021. Les actions mises en place: un suivi mensuel par service, partage de ces informations avec les Fonctionnaire dirigeant et adjoint et les mandataires et un suivi par le service social des collaborateurs absents du travail pour raison de santé de plus de 3 mois est également organisé.

QUESTION 6

En particulier, pouvez-vous préciser si, au sein des administrations de la CoCom qui relèvent de vos compétences, des plaintes pour harcèlement moral au travail ont été enregistrées en 2021 ? Dans l'affirmative, pourriez-vous expliquer combien de plaintes ont été déposées et dans quels départements ? Quelles conséquences ont été données à ces plaintes ? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ?

Ni en 2021 ni au cours des années précédentes, aucune plainte n'a été enregistrée au sein des SCR concernant des brimades au travail.

Les rapports annuels d’Iriscare des services de prévention externe et interne des années 2020 et 2021 ne citent aucune « intervention psychosociale formelle » dont les « faits de violence ou de harcèlement au travail » font partie.

Il n'y a donc pas eu de plaintes pour harcèlement moral enregistré en tant que tel, pendant les années 2020 et 2021.

Dans le cadre des interventions psychosociales informelles (accueil, conseil … en ce y compris les interventions des deux personnes de confiance), les rapports annuels notent les chiffres suivants mais de manière générale, sans que l’on soit au courant des thématiques abordées. Néanmoins, les personnes de confiance ont confirmé que pour ce qui les concernent, il ne s’agissait pas de problèmes de harcèlement moral au travail. Ces contacts avec les personnes de confiance  et services externes de prévention ont lieu dans le respect de l’anonymat des intéressés. Dès lors, nous n'avons aucune information sur les Départements éventuellement concernés.

Les chiffres de l’année 2020 sont plus élevés mais, il s’agit de la première année de fonctionnement d’Iriscare après la reprise complète des compétences du fédéral et qu’en outre il a fallu faire face à la crise sanitaire et ses conséquences pour le personnel.

QUESTION 7 :

Pouvez-vous expliquer quels audits ont été ordonnés en 2021 pour les administrations de la CoCom sous vos compétences ? Quand ces audits ont-ils été réalisés ou seront-ils réalisés ? Par qui ces audits ont-ils été/seront-ils réalisés et quel en est le coût ? Quelles suites ont déjà été données aux constatations ou conclusions découlant de ces audits ?

Aucun audit n'a été ordonné pour les administrations de la CoCom sous notre juridiction.

QUESTION 8:

Pouvez-vous préciser quels sont les audits prévus en 2022 pour les administrations de la CoCom placées sous vos compétences ? Quels aspects seront étudiés ? Qui réalisera ces audits et quels sont les coûts et les délais associés ?

Aucun audit n’est prévu pour l’année 2022 au sein des SCR.

Un marché  a été lancé en décembre 2021 et attribué par le Comité général de gestion d'Iriscare en 2022 ayant pour objet des prestations de services dans le domaine de l'audit interne pour la période 2022-2024 ainsi que la création d'un département d'audit interne et d'un comité d'audit au sein d'Iriscare ainsi que la formation d'un futur auditeur interne.

Les prestations à effectuer dans le cadre de ce marché sont, notamment:

·         réaliser une analyse des risques et donner une certitude raisonnable en matière de gestion effective des risques;

·         rédiger un plan d'audit pluriannuel;

·         réaliser un audit indépendant, professionnel et objectif des services d'Iriscare;

·         formuler des propositions d'amélioration;

·         participer à la rédaction de la Charte d'audit interne et celle du Comité d'audit;

·         créer un département d'audit interne objectif et indépendant, qui respecte les directives internationales en matière d'audit.

L'estimation du planning des audits est le suivant:

·         2022: réalisation d'une analyse des risques et mise en place d'un plan d'audit,… Pour ce poste, la quantité de travail devra être limitée à 35 jours-hommes en 2022;

·         2023: réalisation d'approximativement 5 audits et formation du futur auditeur interne, sur tous les aspects du métier d'auditeur. La quantité de travail sera limitée à 60 jours-hommes en 2023;

·         2024: réalisation de très approximativement 8 audits et formation du futur auditeur interne sur tous les aspects du métier d'auditeur. La quantité de travail sera limitée à 120 jours-hommes en 2024;

Ce marché d'une durée de 4 ans a été attribué à Ernst&Young Advisory, pour un montant total de 232.892 EUR HTVA, soit 294.800 EUR TVAC.