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Question écrite concernant le sous-staffing au sein d'Urban.brussels.

de
Geoffroy Coomans de Brachène
à
Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°76)

 
Date de réception: 27/01/2020 Date de publication: 17/03/2020
Législature: 19/24 Session: 19/20 Date de réponse: 12/03/2020
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
04/02/2020 Recevable p.m.
 
Question    Depuis quelques années, vous annonciez vouloir faciliter et inciter le privé à investir à Bruxelles.

Un travail est en cours afin de permettre l’automatisation et la digitalisation des demandes de permis.

Qui dit recrudescence économique, dit hausse de la masse donc urban.brussels va devoir engager une trentaine de personnes…

D’autant que les experts de la construction se plaignent très régulièrement des retards importants pris dans le cadre de leur(s) dossier(s).

Pour ces raisons, Monsieur le Secrétaire d’Etat, je souhaiterais vous poser les questions suivantes :

1. Qu’est-ce qui justifie cette sous-utilisation des crédits prévus pour le personnel ? Est-ce lié à une rationalisation des besoins en personnel ou à la difficulté de recruter le personnel nécessaire ?

2.  Quelle est votre évaluation de l’efficacité du système managérial au sein d’urban.brussels ?

3. Quel est le nombre d’agents actuellement disponibles ?
4. Quels sont les besoins en termes de personnel (nombre d’ETP, niveau, fonction) ?
5. Combien d’engagements ont-ils déjà été opérés ?
6. Combien d’engagements sont-ils prévus prochainement ?
7. Quels sont les budgets prévus pour l’engagement de ce personnel ?
8. Quel est le coût de l’automatisation et de la digitalisation des demandes de permis ? 
9. L’automatisation et la digitalisation auront-elles un impact positif sur la diminution de l’arriéré ?
 
 
Réponse    1. Lors de sa création le 7 juillet 2017, Urban a hérité d’un déficit en personnel, par rapport au plan du personnel 2017bis. Celui-ci se chiffrait à 63 agents sur un total de 286.

La sous-utilisation des crédits prévus pour le personnel est donc largement liée au déficit en la matière hérité du SPRB lors de la création d’Urban.

Une autre raison provient des difficultés inhérentes à pourvoir certaines fonctions, notamment de niveau B technique et certains postes du rôle linguistique néerlandophone, à cause de pénuries sur le marché du travail.

Urban a bon espoir de voir cette problématique finir par se résoudre suite à la décision du Gouvernement du 5 décembre 2019, qui prévoyait la mise en place par le Ministre chargé de la Fonction publique d’une « taskforce personnel ».

2. La directrice générale mandataire d’Urban, Mme Bety Waknine, a été favorablement évaluée à mi-mandat en 2019.
Son évaluation portait sur son plan de gestion et également sur la mise en œuvre et l’exécution du plan stratégique.

3. On recense 258 agents disponibles.

4. Le plan de personnel d’Urban reprenait jusqu’au 1
er décembre 286 ETP.
Au 1
er décembre, le taux de remplissage était de 90 %.
Le plan de personnel ne permettait toutefois pas d’engager dans certaines directions et dans certaines fonctions, les postes vacants étant principalement des postes de promotion ou des postes de niveau B.

Raison pour laquelle Urban a proposé un PP 2019 avec 58 postes supplémentaires, dont 30 pour répondre à la mise en œuvre du CoBAT, 6 pour répondre à de nouvelles politiques et 22 pour les besoins transversaux.

Le Gouvernement a approuvé partiellement le plan de personnel 2019 le 5 décembre (30 postes pour la mise-en-œuvre du nouveau CoBAT), ce qui porte le plan personnel 2019 à 322 ETP.


La création de postes transversaux se fera en fonction des résultats de la «taskforce personnel» mise sur pied par le Ministre chargé de la Fonction publique.

5. Depuis la création d’Urban le 7 juillet 2017, 89 engagements ont été réalisés.

6. Trois personnes rejoindront Urban en mars 2020 et une en avril 2020. Les sélections pour les 30 postes « mise-en-œuvre du nouveau CoBAT » inscrits au plan du personnel 2019 sont soit en cours, soit initiées.

7. L’engagement de ce personnel sera compensé sur le budget propre d’Urban.

8. Actuellement, les estimations sont de l’ordre de 6 Mio€ sur 5 ans, pour notamment :

- Mettre au point le portail de dépôt et de suivi des demandes numériques de permis d’urbanisme ;
- Accompagner les acteurs du processus au changement ;
- Mettre en place la gestion documentaire ;
- Gérer les flux numériques entre les administrations
- Préparer l’automatisation via des mécanismes de type « Business intelligence » ;
- Améliorer les outils existants de gestion des délais et des échéances.


9. L’automatisation et la digitalisation auront un impact positif sur la diminution de l’arriéré. En effet, l’objectif du trajet de numérisation est notamment de :

- Garantir un meilleur suivi des délais avec des outils performants et faciles d’utilisation ;
- Automatiser certaines étapes d’instruction ;
- Accélérer le traitement de l’information grâce à des outils ad hoc ;
- Accélérer le transit des dossiers entre les administrations, grâce à la dématérialisation ;
- Améliorer la gestion quotidienne grâce à des tableaux de bords et du reporting automatisé.