Logo Parlement Buxellois

Question écrite concernant les audits réalisés ou prévus dans vos administrations

de
Bianca Debaets
à
Rudi Vervoort, Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'intérêt régional (question n°135)

 
Date de réception: 10/02/2020 Date de publication: 16/04/2020
Législature: 19/24 Session: 19/20 Date de réponse: 10/04/2020
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
18/02/2020 Recevable p.m.
 
Question    Les audits sont un outil important pour évaluer et améliorer le fonctionnement et la gouvernance des administrations et agences régionales. Les fameux audits réalisés au sein de l’agence régionale Bruxelles-Propreté en sont un parfait exemple. Dans le cadre de la transparence de l’administration, il m’a paru opportun de vérifier quels audits les membres du gouvernement ont déjà commandés depuis le début de la nouvelle législature et lesquels sont encore prévus cette année.

C’est pourquoi je voudrais vous poser les questions suivantes, qui ont également été envoyées à chacun de vos collègues du gouvernement :

- Pouvez-vous donner un aperçu des audits que vous avez fait réaliser depuis le début de la nouvelle législature en 2019 dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret, le cabinet d’audit concerné, le coût et le délai de livraison de l’audit ? Quels audits ont-ils été réalisés ou livrés depuis le début de la législature ? Quels en ont été les résultats ou les conclusions ?

- Pour chacun des audits susmentionnés, pouvez-vous également indiquer combien de cabinets d’audit ont été sollicités et combien ont effectivement fait offre dans le cadre de l’adjudication ? Combien de ces adjudications ont-elles été menées selon la procédure européenne?

- Sur quels avis concrets ces audits ont-ils débouché ? Comment gérez-vous cela et quelles mesures ont-elles déjà été prises entre-temps ? Dans quelle mesure avez-vous discuté de ces avis avec la direction ou d’éventuels partenaires sociaux ? Dans quels cas ces avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Quelles mesures sont-elles dès lors prévues en 2020 et pour quelles administrations ou agences auront-elles des conséquences ? Dans quelles institutions ces avis déboucheront-ils cette année sur un plan par étapes concret ?

- Pouvez-vous donner un récapitulatif des audits que vous avez déjà commandés en 2020 ou que vous envisagez de commander dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret et, s’il est déjà connu, le bureau d’audit en question ainsi que le coût et le délai de livraison estimés de l’audit?

- Quel budget total prévoyez-vous en 2020 pour la réalisation d’audits?
 
 
Réponse    En ce qui concerne Citydev :
Citydev.brussels n’a pas réalisé des audits externes depuis le début de la nouvelle législature en 2019.

Cependant, il est à signaler que l’audit annuel des comptes a été réalisé par la Cour des Comptes et le réviseur d’entreprise, le Contrat de gestion a fait l’objet d’une évaluation et une analyse bilantaire en vue du renouvellement de celui-ci. Le marché a été lancé par l’Administration régionale à l’intention des cabinets de Tutelle. Une analyse des procédures internes a été effectuée en vue de l’implémentation d’un ERP (Entreprise Resource Planning). Un rapport sur la situation existante a été réalisé. Les prestations ont été commandées dans le cadre d’un accord cadre du CIRB.

A ce jour, il n’y a pas d’audit commandé ou prévu en 2020 et aucun budget spécifique n’est prévu pour la réalisation d’audits.


En ce qui concerne URBAN :
Au sein d’Urban.brussels, seule la Direction Personnel  et Organisation a commandé un audit en 2020.

L’accompagnement organisationnel, qui en découle, proposé par le consultant a pour ambition d’objectiver et de définir ce qui devraient être mis en place en matière de nouvelles manières de travailler pour des processus de travail clés d’Urban.brussels.

En poursuivant ces objectifs, l’accompagnement sera réalisé de manière à ce que les constats et recommandations réalisées permettent à Urban.brussels de : 

- Clarifier les rôles et fonctions de chacun au sein des processus métiers clés, notamment en ce qui concerne les responsabilités respectives de chacun, d’un niveau fonctionnel mais aussi au regard des prescrits légaux (délégations de pouvoir et de signature ; légalité de décision) et de l’efficacité des processus;
- Renforcer la cohérence globale et la lisibilité de son organisation, dans le cadre des six directions existantes ;
- Clarifier le degré de transversalité et d’homogénéité nécessaire de certains services ;
- Cartographier ses besoins organisationnels et humains effectifs dans le cadre nouveau qui s’est dessiné au cours des dernières années, y compris la pression sur les équipes provoquées par les transferts de compétences et les modifications du COBAT.

Désignation de l’adjudicataire : 
Urban.brussels a désigné l’adjudicataire de cet audit en se raccrochant à l’accord-cadre de « Consultance organisationnelle » lancé par SMALS en décembre 2017 

Le CSC régissant l’accord-cadre stipulait en effet d’une part que Smals agit comme centrale d’achats au sens de l’article 2, 6° de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et d’autre part, que les services publics des Ministères communautaires et régionaux et des organismes publics avec personnalité juridique qui relèvent des Communautés et des Régions étaient autorisés à passer des commandes dans le cadre de cet accord-cadre.

Budget total prévu pour 2020 :
Le montant de l’offre s’établit à 86.000,00 € HTVA – 104.060,00 € TVAC.

Planning de la mission : 5 mois

En ce qui concerne Perspective.brussels :
Perspective n’a pas fait appel à des cabinets d’audit externe. Les seuls audits prévus pour 2020 seront uniquement effectués par la Cour des comptes, mais autrement par des cabinets d’audits externes.


En ce qui concerne le SPRB :
A ce jour, la Direction de l’audit interne SPRB n’a pas mené, au cours de la présente législature, de mission d’audit commandée par les membres du Gouvernement. Les missions d’audit interne réalisées par la Direction de l’Audit interne du SPRB émanent généralement d’un Plan d’audit. En théorie, les membres du Gouvernement peuvent charger la Direction de l’audit interne du SPRB d’effectuer des audits dans les services du Gouvernement moyennant l’envoie d’une note verte, mais la Direction de l’audit interne n’a pas eu une telle demande depuis l’installation du nouveau Gouvernement.

Dans le cadre de ma compétence Image de Bruxelles et Tourisme, j’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants :
screen.brussels:
À part la révision des comptes annuels par un réviseur d’entreprises, aucun audit n’a encore été commandité pour screen.brussels fund asbl.

Aucun audit n’est prévu en 2020 et aucun budget n’a été réservé pour ce poste.

Visit.brussels:
Deux audits ont été réalisés ou sont en cours de réalisation : un audit organisationnel et la désignation d’un réviseur d’entreprises.


I. En ce qui concerne l'audit organisationnel :

1. Objet:
Il s’agit d’un marché de services relatifs à un audit organisationnel de visit.brussels, ainsi qu'à la mise en œuvre et au soutien des changements organisationnels et opérationnels liés à la transformation numérique de visit.brussels.

2. Contexte:
Le plan d'action 2019 de visit.brussels prévoit de se concentrer sur le développement numérique afin de transformer visit.brussels en une organisation «centrée sur le numérique» et de répondre ainsi à l'évolution sociétale. Parallèlement à cette dynamique, il a été décidé de faire évoluer les méthodes de travail existantes au sein de l'asbl. En collaboration avec le conseil d'entreprise et les représentants des travailleurs, a été élaboré un nouveau règlement de travail qui permettra à visit.brussels d'introduire une méthode de travail répondant aux attentes de ses agents.

3. Adjudicataire et coût:
SCRL Belly & Brain, pour un montant de 144.000 EUR HTVA pour 2019 et 2020.

4. Délai de livraison:
Un audit organisationnel pendant 6 semaines et ensuite un accompagnement du changement pendant 24 mois.

5. Résultats/conclusions:
Pas encore disponibles car le changement organisationnel ne commencera qu’en avril-mai.

6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne:
Parmi les 11 soumissionnaires qui ont remis une offre, seuls 5 ont remis une offre régulière et valable.
Ce marché est attribué par procédure négociée sans publication préalable conformément à l'article 42, § 1er, 1°, a) de la loi du 17 juin 2016, car les dépenses à approuver, hors TVA, ne dépassent pas le seuil fixé par le Roi.

7. Résultats/conclusions et suivi des audits
Résultats/conclusions pas encore disponibles.

a) Accompagnement du changement par l’équipe de direction:
- Participation aux réunions du Comité de direction de février à juillet 2019: 3 réunions de 2 heures/mois.
- Accompagnement des directeurs: 3 demi-jours par directeur, soit 7,5 jours de travail.
- Travail sur la mission et les valeurs de visit.brussels: 3 jours de travail.

b) Accompagnement des dirigeants et des équipes.
- En fonction des décisions de la nouvelle organisation, 2 demi-jours de soutien par équipe, soit +/- 40 jours ouvrables.

c) Accompagnement des organes de représentation du personnel:
- Participation en tant qu'expert au conseil d'entreprise et aux réunions informelles avec les représentants du personnel: 6 réunions du conseil d'entreprise de février à juillet 2019, soit 6 demi-jours.

d) Mise et encadrement d’une équipe de transformation au sein de visit.brussels, avec un processus de transfert sur une période de 2 ans.

8. Concertation
Avec la direction, mais pas avec les interlocuteurs sociaux

9. Plan d’action
Sur la base de l’audit effectué en 2019, le consultant a établi un plan d’action concret pour la transformation de visit.brussels et suit la mise en œuvre de celui-ci.

1° Supervision du processus de transformation en traduisant les recommandations en actions concrètes et en mettant en œuvre un processus de changement, en collaboration avec une équipe de transformation interne.

2° Soutien stratégique et opérationnel pour guider et superviser la mise en œuvre des exigences stratégiques et pour suivre le développement de nouveaux plans stratégiques, actions, outils et procédures nécessaires à la mise en œuvre des différentes recommandations et décisions suite à l'étude sur la transformation numérique de visit.brussels. Cela se fera en collaboration avec les différents services concernés (service de communication numérique et autres).

3° Aide à la mise en œuvre des différents projets: ils planifient, définissent et coordonnent les recommandations pour des projets spécifiques à petite, moyenne et grande échelle avec des équipes internes.

4° Aide et soutien aux équipes dans la mise en œuvre d'une nouvelle façon de travailler dans la gestion de projets, y compris pour l'utilisation de nouveaux outils.

10. Mesures prévues pour 2020. Administrations/agences concernées.
Visit.brussels vient de publier un cahier spécial des charges en vue de la création de leur tout nouvel écosystème numérique.

II. En ce qui concerne la désignation d’un réviseur d’entreprises:

1. Objet:
Le marché est un marché de services portant sur la désignation d’un réviseur d’entreprises (personne physique ou personne morale inscrite à l’Institut des Réviseurs d’Entreprises) pour le contrôle et la certification des comptes des exercices comptables 2018, 2019 et 2020 pour l’asbl visit.brussels.

La mission principale consiste au contrôle des écritures comptables et à la certification de l’exactitude et la sincérité des comptes annuels ainsi qu’au contrôle de l’information économique et financière à remettre à l’organe de gestion pour les exercices comptables 2018, 2019 et 2020.

2. Contexte concret de l’audit:
En vertu du Code des sociétés et des associations, notre asbl doit désigner un commissaire nommé parmi les réviseurs d’entreprises inscrits au registre public de l’Institut des réviseurs d’entreprises afin d’analyser ses comptes annuels.
3. Adjudicataire et coût:
SCIUPRL «DGST & Partners – Réviseurs d’entreprises» pour un montant de 15.300 EUR HTVA pour 2019.

4. Délai de livraison:
La certification des comptes annuels arrêtés au 31/12 doit être effectuée au plus tard pour le 15/5 de l’exercice suivant.
5. Résultats/conclusions:
Attestation sans réserve.

6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne:
Trois soumissionnaires ont remis une offre, régulière et valable.

Ce marché est attribué par procédure négociée sans publication préalable, conformément à l'article 42, § 1er, 1°, a) de la loi du 17 juin 2016, car les dépenses à approuver, hors TVA, ne dépassent pas le seuil fixé par le Roi.

7. Résultats/conclusions et suivi des audits
Attestation sans réserve.

a) au début du mandat, prise de connaissance du dossier du commissaire sortant;

b) la régularité des documents justificatifs des opérations enregistrées;
- Achats: +/- 8300 pièces
- Recettes: +/- 1600 pièces

c) Contrôle des comptes annuels/états financiers annuels et du rapport de gestion;

d) contrôle du compte d’exécution budgétaire annuel

e) contrôle de réconciliation:
- des résultats comptable et budgétaire
- des grands postes de bilan avec le compte d’exécution budgétaire.

f) soumission du rapport de certification par le commissaire suite à ce contrôle;

g) le cas échéant, assistance à deux réunions suite aux audits de la Cour des comptes;

h) la vérification de la consistance des biens et des valeurs appartenant à l’entité ou dont celui-ci à l’usage ou la gestion. Le résultat de ces vérifications sont consignés dans un procès-verbal et portent sur les biens et droits mobiliers et immobiliers et plus spécialement sur :
- les avoirs en caisse, banques
- les stocks, le portefeuille, les créances

i) La vérification que les inventaires sont bien tenus et que les évaluations sont faites conformément aux règles préalablement établies.

j) le cas échéant, assistance aux réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale lors desquels les comptes annuels sont présentés pour approbation;

k) soumission d’un rapport à l’organe de gestion résumant des suggestions pour l’amélioration des systèmes administratifs et de contrôle interne;

l) assistance à l’assemblée générale ou à toute autre réunion appelée à approuver les comptes;

m) participation aux réunions d’information du conseil d’entreprise;

n) à la fin du mandat, donner accès à l’ensemble du dossier au commissaire entrant.

8. Concertation
Avec la direction, mais pas avec les interlocuteurs sociaux

III. Aperçu détaillé des audits commandés ou prévus en 2020

Nous allons passer un marché public en vue de conclure un accord-cadre pour la consultance, l’audit et la formation quant aux procédures internes de visit.brussels. L’audit aura pour objet les procédures, la réécriture des procédures internes, notamment celles liées aux achats et à la comptabilité de visit.brussels ainsi que la formation du personnel de visit.brussels à ces procédures.

Afin de pouvoir optimiser nos procédures, visit.brussels souhaite donc faire réaliser un audit de ces procédures (évaluation de leur bien-fondé, audit de leur pertinence…) par un consultant externe. Ce dernier n’est pas encore connu, car le marché n’a pas encore été publié.

À la suite de l’audit des procédures existantes et l’identification des procédures manquantes, le consultant aura la mission, après réunion avec visit.brussels, de réécrire les procédures et d’illustrer à l’aide de schémas et flowcharts toutes les procédures.

Ce travail doit permettre une meilleure compréhension des procédures et de leur importance de la part des opérateurs, qui sont, pour la majorité, non formés à la finance et au budget chez visit.brussels.

Le but est que ces procédures soient adoptées par l’ensemble du personnel, le plus rapidement possible.