Question écrite concernant l'arrêt de la phase test pour MyPermit.
- de
- Aurélie Czekalski
- à
- Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°169)
| Date de réception: 08/06/2020 | Date de publication: 11/08/2020 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 19/20 | Date de réponse: 04/08/2020 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 12/06/2020 | Recevable | p.m. |
| Question | Depuis le 1er juin 2020, la phase test d’introduction des demandes de permis par voie électronique via MyPermit.brussels est clôturée. Il ne sera dès lors plus possible d’introduire sa demande de permis par voie électronique. Cette phase test a permis d’enrichir le travail de mise en place de la future solution BYP qui vise à disposer d’un processus entièrement digitalisé à l’horizon 2020. Permettez-moi de vous poser les questions suivantes : - Quels enseignements tirez-vous de cette phrase digitale ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? - Combien de demandes de permis par voie électronique via MyPermit.brussels ont été effectuées durant la phase test ? o Quelle était la ventilation des demandes par types de permis introduits ? - Cette phase test a-t-elle connu des ratés ? o Si oui lesquels ? o Comment les bugs seront-ils résolus ? - Un retour a-t-il été demandé aux utilisateurs de MyPermit.brussels durant la phase test ? o De quel ordre étaient ces retours ? - Le processus entièrement digitalisé doit normalement être effectif à l’horizon 2020. Est-ce toujours d’actualité ? |
| Réponse | Dans le cadre de la crise sanitaire liée au covid-19, nous avons exceptionnellement lancé la possibilité d’introduire une demande de permis régionale par voie électronique. Il s’agissait donc bien uniquement de permettre le dépôt des demandes de permis d’urbanisme instruits par la Région. Cette solution, basée sur la plateforme Irisbox du CIRB, a été mise en production le 02.04.2020 a été arrêtée le 31.05.2020 en fin de soirée. Concernant les difficultés rencontrées, nous avons le retour suivant : la difficulté principale est dans le support au processus, c’est-à-dire et par exemple dans l’accompagnement aux agents dans cette nouvelle manière de traiter les demandes (rédaction de guides de conduite, de guides utilisateur, de procédures standard opérationnelles, etc.) ; dans l’accompagnement aux instances d’avis afin d’accéder pour celles qui le souhaite à un dossier digital ; dans la validation que le cadre légal supporte cette nouvelle manière de travailler. Il ressort également qu’il est indispensable de travailler conjointement avec tous les acteurs nécessaires à la réussite du lancement d’un nouveau produit, c’est-à-dire le service métier gestionnaire du processus, le service IT, le service juridique, le service logistique, le service communication. En synthèse, les difficultés les plus importantes n’ont pas été dans le design et le lancement de la solution, c’est-à-dire dans la phase ‘projet’ ou ‘build’ mais dans le support opérationnel de cette solution, c’est-à-dire dans la phase ‘service’ ou ‘run’ et l’équipe de gestion du programme de digitalisation a dû se transformer en équipe de support. Les avantages sont que dans l’urgence nous avons su déployer une solution fonctionnelle dans laquelle les parties prenantes ont participé avec enthousiasme : il n’y a pas eu de rejet de la solution ; l’adoption du travail selon une procédure digitale est donc possible. Pour exemple la majorité des instances d’avis souhaiteraient pouvoir continuer de travailler selon cette procédure digitale et ne pas revenir à la procédure papier. Pendant la période exceptionnelle de confinement il a été également possible de limiter les déplacements vers les locaux d’Urban et de permettre à des agents de télétravailler alors que jusqu’à présent certaines tâches de leur fonction ne le permettaient pas. La période de confinement a démontré l’importance de continuer et d’accélérer le projet de digitalisation de la procédure des permis d’urbanisme. Pendant cette période, nous avons reçu 56 demandes, ce qui correspond à environ 20% des demandes totales reçues par Urban.brussels. Ces demandes sont ventilées comme suit : - Permis auprès du FD : 69,6% - Permis unique: 30,4% Il convient d’abord d’indiquer que MyPermit.brussels n’était en premier lieu pas une phase test mais une solution mise en production pour permettre aux demandeurs de permis (avec un périmètre limitée aux PU régionaux) de pouvoir continuer à introduire des demandes de PU pendant la période de confinement. Cette solution a néanmoins permis, entre autre, de tester le lancement sur le marché d’un produit de plus grande ampleur et s’est avéré comme très utile en vue des développements futurs du projet de digitalisation. Concernant la maintenance de la solution MyPermit.brussels, celle-ci était prise en charge par la plateteforme Irisbox du CIRB et il n’y a pas eu de besoin spécifique d’augmenter le nombre de personne assurant le support sur cette période très limitée dans le temps et avec une faible publicité. Il n’y a pas eu de ‘bugs’ à gérer. Nous n’avons pas contacté individuellement les utilisateurs de MyPermit.brussels. Le processus doit être complété à l’horizon 2022, cf. la Déclaration de Politique Générale du Gouvernement. C’est toujours d’actualité. Grâce au plan de relance approuvé par le Gouvernement le 2 juillet 2020, nous pouvons accélérer ce processus, qui a démarré fin 2019. |