Question écrite concernant l'unification du message porté par Bruxelles sur la scène internationale - Service unique de protocole.
- de
- Geoffroy Coomans de Brachène
- à
- Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°180)
| Date de réception: 15/06/2020 | Date de publication: 09/07/2020 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 19/20 | Date de réponse: 03/07/2020 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 18/06/2020 | Recevable | p.m. |
| Question | Le 13 décembre dernier, vous annonciez auprès du journal l’Écho1 que Bruxelles devait « parler d’une seule voix sur la scène internationale ». Ainsi, vous avez pu notamment développer dans cette interview plusieurs stratégies dont la création d’un service unique de protocole pour la région et les 19 communes afin que l’accueil puisse être professionnalisé. Pour ces raisons, je souhaiterais vous poser les questions suivantes : 1. Le service de protocole est-il déjà établi ? Comment se déroulera la procédure de sélection des membres du service ? Comment seront-ils désignés ? Sur base de quels critères ? 2. Des discussions avec les 19 communes ont-elles déjà eu lieu ? 3. Vos services ont-ils déjà identifié les organisations, délégations mais aussi les thématiques que vous souhaitiez aborder au travers de ce service unique de protocole ? 4. Avez-vous réalisé une estimation budgétaire du coût de ce nouveau service ? A combien s'élève-t-il ? Un budget a-t-il déjà été dégagé et si oui, sur quelle allocation budgétaire ? 5. Des locaux sont-ils déjà prévus afin d’abriter ce nouveau service régional ? 6. Une date approximative a-t-elle déjà été fixée afin de lancer cette initiative ? 7. Sachant que la Ville de Bruxelles dispose déjà d’un tel service – certain imparfait – mais néanmoins existant, et disposant d’une certaine expertise, pensez-vous qu’il serait envisageable d’organiser des synergies plutôt qu’une mise sous tutelle ? 1 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html |
| Réponse | Jusqu’à présent, l’ampleur de l’offre de protocole de la Région (gérée par Brussels International) – bien que de grande qualité – est restée relativement limitée étant donné que Brussels International n’a disposé au mieux que d’un seul Protocol Officer à temps plein. Cet agent est en charge des accueils et missions impliquant Brussels International et répond également aux demandes essentielles du Service public régional de Bruxelles (SPRB) et des membres du Gouvernement. Les besoins sont toutefois bien plus larges si l’on tient compte de l’ensemble des institutions bruxelloises. De plus, même si certains organismes ou communes gèrent déjà leur protocole, une vision d’ensemble et des synergies peuvent assurément être créées. C’est le sens du deuxième volet, à savoir la création d’un véritable service de protocole pour la Région de Bruxelles-Capitale. L’objectif est d’en faire un mécanisme au service de toute la Région, sous deux formes. D’une part, créer un outil qui permettra d’étendre l’offre de services en matière de protocole et de voyages à toutes les institutions régionales qui n’ont pas de personnel dédié et, d’autre part, créer des synergies et des échanges d’informations et de bonnes pratiques avec les services déjà existants en Région de Bruxelles-Capitale au niveau régional ou communal. Actuellement, au sein de Brussels International, deux équivalents temps plein s’occupent du protocole et des voyages de service (un équivalent temps plein pour chaque domaine). Au vu des premières estimations des besoins au niveau régional, ce futur service devrait idéalement pouvoir compter au total trois personnes pour le protocole et deux personnes pour les voyages. Ce personnel sera recruté selon les règles en vigueur dans l’administration et en fonction d’un profil de fonction adéquat. Ces besoins vont toutefois être affinés par une équipe « projet » qui a été créée afin d’en assurer l’évaluation et en vue de concevoir et de gérer le passage de la situation actuelle à la concrétisation de ce futur service protocole et voyages pour la Région bruxelloise. Afin de réaliser des économies d’échelle, en plus du Protocole Officer qui en fait partie, deux autres personnes de Brussels International sont temporairement impliquées en tant que renforts au sein de cette équipe, sur base de compétences spécifiques utiles au projet. Dans le cadre de son travail, le Protocol Officer actuel de Brussels International est évidemment déjà en contact avec certains membres du personnel concernés dans les communes et, en particulier, avec le service protocole de la Ville de Bruxelles. Le projet pour la création du service régional ayant démarré depuis peu, l’ensemble des communes sera bien entendu contacté afin de discuter spécifiquement des besoins et des synergies possibles entre ce nouveau service régional et ce qui existe déjà au niveau communal ou ce qu’il serait nécessaire de mettre en place avec les communes. La philosophie de ce nouveau service a été expliquée lors de la réponse à votre première question. Pour assurer sa concrétisation, trois étapes sont nécessaires. Premièrement, il faut objectiver ce qui se fait déjà en Région de Bruxelles-Capitale en matière de protocole et de voyages de service au niveau régional et communal et identifier les besoins des acteurs concernés (les communes, le Commissariat à l'Europe et aux Organisations Internationales, les différentes administrations). Parallèlement à cette démarche, une étude de benchmarking sera menée auprès de plusieurs de nos régions partenaires à l’international afin de nous inspirer de leurs meilleures pratiques mais également d’éviter certains écueils. Deuxièmement, en concertation avec les acteurs impliqués, il faudra créer les nouveaux outils nécessaires ou améliorer ceux déjà existants afin de répondre aux besoins identifiés lors de la première étape. Troisièmement enfin, des accords de coopération devront être signés entre Brussels International et les acteurs précités. Un des objectifs du projet « Service Protocole et voyages » qui vient d’être lancé est justement de réaliser une estimation des besoins en termes de ressources humaines et financières. Ces ressources seront évidemment fonction des besoins précis qui seront identifiés lors des discussions avec les acteurs bruxellois, car chaque acteur n’a pas les mêmes besoins en termes de protocole et de voyages, ni les mêmes attentes à propos de la coopération avec Brussels International dans ce domaine. Le futur service régional Protocole et voyages sera logiquement situé dans les mêmes locaux que Brussels International. Le déménagement de l’ensemble du SPRB dans l’Iris Tower est prévu pour la fin 2020. Le projet a démarré en mai 2020. Nous espérons que le futur service régional Protocole et voyages pourra commencer à être opérationnel dans les deux ans. Comme mentionné précédemment, la gestion du protocole et des voyages de service est déjà effective. Le but du projet est de porter ce qui existe à un niveau supérieur. Mon objectif est simple : donner une image cohérente de Bruxelles sur la scène internationale. Pour y arriver, nous devons travailler sur plusieurs axes. L’un de ceux-ci est la gestion du protocole et des voyages de service. Plusieurs institutions ou communes bruxelloises ne possèdent pas de service dédié à ces aspects. Le futur service régional pourra dès lors les conseiller voire organiser avec eux et pour eux ces aspects. D’autres organismes et communes bruxellois, comme la Ville de Bruxelles, gèrent déjà par eux-mêmes le protocole ou leurs voyages. Dans ce cas, un maximum de synergies sera recherché (échange d’informations, partage de bonnes pratiques, actions conjointes, etc.). Le but fondamental du protocole et de la gestion des voyages de service est d’assurer la visibilité et la lisibilité de Bruxelles sur la scène internationale. Et pour ce faire, une meilleure coordination entre les acteurs impliqués et le niveau régional et communal ne peut être que bénéfique pour les citoyen.ne.s bruxellois.es. |