Question écrite concernant le service régional Protocole et voyages.
- de
- Geoffroy Coomans de Brachène
- à
- Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°294)
| Date de réception: 20/11/2020 | Date de publication: 20/01/2021 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 20/21 | Date de réponse: 08/01/2021 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 08/12/2020 | Recevable | p.m. |
| Question | Le 13 décembre dernier, vous annonciez auprès du journal l’Écho1 que Bruxelles devait « parler d’une seule voix sur la scène internationale ». Ainsi, vous aviez notamment développé dans cette interview plusieurs stratégies dont celle de la création d’un service unique de protocole pour la Région et les 19 communes afin qu’un accueil plus professionnalisé pour la multi-capitale que nous sommes. Lors de la Déclaration de politique générale 2020-2021, le Ministre-Président a déclaré que « la création d’un service régional pour les protocoles et les missions à l’étranger constitue également un projet important pour l’image de notre Région. Ce service devra garantir une meilleure visibilité et réputation à la Région dans le cadre de ses relations publiques internationales2 ». Pour ces raisons, je souhaiterais vous poser les questions suivantes : 1. Suite à ma question parlementaire, vous aviez répondu que ce futur service devrait idéalement pouvoir compter au total trois personnes pour le protocole et deux personnes pour les voyages. Qu’en est-il actuellement ? 2. Pouvez-vous m’expliciter les avancées de l’équipe « projet » qui a été créée afin d’en assurer l’évaluation et en vue de concevoir et de gérer le passage de la situation actuelle à la concrétisation de ce futur service protocole et voyages pour la Région bruxelloise ? 3. Quelles sont les communes ayant déjà répondu favorablement à une synergie entre ce service régional et le niveau communal ? Avez-vous reçu des réponses mitigées voire défavorables de certaines communes quant à la création de ce service ? 4. Vos services ont-ils obtenu les résultats de l’étude de benchmarking dont il était question ? Quelles en sont les conclusions ? Le cas échéant, cela vous a-t-il permis de mieux définir les besoins, exigences et écueils pour ce futur service ? 5. Savez-vous aujourd’hui quel sera le coût de la création d’un tel service de protocole, tant pour le personnel que le matériel divers et frais annexes ? 6. La localisation est actuellement prévue au sein de la future Iris Tower, mais des locaux dédiés au sein de la Chancellerie régionale située place Royale ne vous semble-t-elle pas opportune ? 7. Avez-vous déjà lancé des appels à candidature en interne – ou en externe – pour les personnes qui composeront ce service ? Le cas échéant, est-il possible de disposer des descriptifs de fonctions ? 8. Disposez-vous d’un timing plus précis pour la mise en place effective de ce service de protocole ? La crise sanitaire a-t-elle eu un impact sur d’éventuels retards quant à la création de ce nouveau service ? 1 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html 2 http://www.parlement.brussels/wp-content/uploads/2020/10/10-23-Déclaration-de-politique-générale-2020-2021-du-gouvernement-bruxellois.pdf |
| Réponse | Le projet de création d’un service de protocole et de voyages intégré suit donc son cours. La première partie de l’étude benchmarking sur les pratiques de la gestion du protocole et des voyages auprès de trois de nos partenaires bilatéraux (Québec, Berlin et Vienne) a bien été réalisée. La rédaction d’un Guide du protocole est également en cours de rédaction, inspiré notamment des premiers résultats de l’étude benchmarking. Enfin, une réflexion est également menée sur la circulaire régissant les voyages de service afin d’assurer des synergies avec le projet dans son ensemble. Les premières étapes du projet concernent spécifiquement le giron régional, avec en particulier le SPRB et le Gouvernement. Les futures étapes en 2021 et 2022 (le projet devant se terminer pour le 30 avril 2022) intégreront d’autres acteurs régionaux ainsi que les communes. Il n’y a donc pas encore de réponses des communes car les interactions avec et les services offerts pour les communes sont prévus dans les étapes ultérieures. La première partie de l’étude a en effet pu être menée à bien. Chez chacun des partenaires consultés, nous avons trouvé des éléments intéressants qui alimentent notre réflexion. L’enseignement principal est qu’un service de cette ampleur est quelque chose d’ambitieux et qu’aucun de nos partenaires n’a pu mettre en œuvre de manière exhaustive un service tel qu’espéré dans notre projet. Sur cette base, il a donc été décidé de phaser le projet. D’abord mettre en œuvre un tel service intégré mais uniquement pour le SPRB et le Gouvernement. Ensuite, élargir aux autres acteurs régionaux et aux communes. Le but du projet est justement d’évaluer le coût d’un tel service, en fonction de l’ampleur qui lui sera donné. Il est certain que si ce service se concentre pour rendre des services au SPRB et au Gouvernement, les coûts ne seront pas les mêmes que si les services concernent tous les acteurs régionaux voire tout ou une partie des communes, ou certains services en particulier pour les communes. Le but de l’étude benchmarking et du travail qui sera mené dans les prochains mois est justement d’établir les coûts nécessaires pour le service en fonction de l’ampleur qui lui sera finalement donnée. C’est également dans cette logique que le service va d’abord être mis en place pour le SPRB et le Gouvernement, puis que son extension sera réfléchie au-delà. Sur ce point, la Déclaration de politique générale est claire, puisqu’elle prévoit qu’un « service de Protocole devrait être développé au sein de Brussels International ». Cependant, la première partie de l’étude benchmarking montre que les deux options que vous énoncez, intégrer un tel service au sein de l’administration en charge des relations extérieures ou au sein de la Chancellerie, présentent chacune des avantages et des inconvénients. L’avancée du projet permettra de proposer la meilleure option en temps voulu. Les deux ETP actuels étaient déjà engagés au sein du SPRB avant le lancement du projet, étant donné que Brussels International gérait évidemment déjà les voyages de service et le protocole avant le démarrage du projet, mais pas dans la perspective de l’ampleur du projet. Le projet a démarré le 1er mai 2020 et devrait durer deux ans. Pour le moment, le projet accuse un léger retard sur certains aspects, mais les deux éléments centraux qui étaient prévus à ce stade – la réalisation de la première partie de l’étude benchmarking et la rédaction d’un Guide du protocole – sont réalisés ou en passe d’être finalisés. Nous espérons que l’impact de la crise sanitaire n’amènera pas de délais supplémentaires. |