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Question écrite concernant le point sur les résultats des audits chez Bruxelles-Propreté et les réformes envisagées au sein de l’agence.

de
Bianca Debaets
à
Alain Maron, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la Transition climatique, de l'Environnement, de l'Énergie et de la Démocratie participative (question n°664)

 
Date de réception: 06/01/2021 Date de publication: 09/03/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 08/03/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
01/02/2021 Recevable p.m.
 
Question    Le mercredi 24 juin dernier, vous avez présenté en commission de l’environnement et de l’énergie les résultats des trois audits réalisés au sein de l’agence régionale Bruxelles-Propreté. À cette occasion, les résultats de ces audits (un audit analytique de la comptabilité par Oxera, un audit structurel par Ernst & Young et un audit du personnel par Berenschot, bien que ce dernier ait été retardé en raison de la crise du coronavirus) ont été discutés, et il a notamment été confirmé que la direction sera dégraissée et qu’un change manager sera désigné afin de superviser, de concert avec un groupe d’experts, les réformes nécessaires. Le nouvel organigramme et l’élaboration d’un plan stratégique devraient être achevés d’ici l’été 2021.

Les mesures concrètes à prendre ont déjà été approuvées le lendemain, jeudi 25 juin, lors du conseil des ministres. Les recrutements nécessaires et la mise en place envisagée d’un comité d’accompagnement y ont notamment été décidés.

Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :

- Pouvez-vous faire le point sur les progrès déjà réalisés depuis la présentation des résultats des différents audits en vue des réformes nécessaires au sein de l’agence Bruxelles-Propreté ? Sur la base des problèmes ou manquements concrets qui y étaient nommés, pouvez-vous indiquer pour chaque audit comment on s’y est déjà attelé ?

- Pouvez-vous en particulier expliquer quand l’audit du personnel de Berenschot a enfin de compte été définitivement livré et sur quelles conclusions il a débouché ? Quelles décisions prenez-vous sur la base de cet audit du personnel ?

- Pouvez-vous donner un nouveau relevé de tous les recrutements qui ont déjà eu lieu dans le cadre de ces réformes envisagées ? Le personnel (adapté) nécessaire a-t-il déjà été trouvé ? Sinon, quels postes doivent-ils encore être pourvus ? Quel calendrier prévoyez-vous à cette fin ?

- Pouvez-vous en particulier expliquer si le change manager prévu a déjà commencé à travailler ? Dans l’affirmative, depuis quand cette personne est-elle en service ? Quelles démarches a-t-il ou elle déjà prises ?

- Pouvez-vous dire si le comité d’accompagnement a déjà été mis en place ? Dans l’affirmative, pouvez-vous détailler sa composition ? Comment travaille-t-il concrètement ? De quel suivi les travaux de ce comité font-ils l’objet ?

- La direction de l’agence a-t-elle déjà été dégraissée à la suite de ces audits ? Dans l’affirmative, comment ?

- Pouvez-vous faire le point sur l’élaboration du nouvel organigramme et d’un plan stratégique ? Quelles mesures ont-elles déjà été prises à cet égard ? Cet exercice sera-t-il effectivement achevé d’ici l’été ? Quels acteurs y ont-ils été associés ?

- Comment la Commission européenne a-t-elle répondu à la question de la dotation bloquée de 20% à la suite des allégations de concurrence déloyale ? Quels ont été, ces derniers mois, les derniers développements à cet égard ?
 
 
Réponse    Concernant l’audit de la comptabilité analytique, il convient de rappeler que différentes recommandations ont été formulées et implémentées en cours d’audit. Dès la reprise du dossier en septembre 2019, date à laquelle seule une note observatoire avait été produite, les auditeurs, en collaboration avec Bruxelles Propreté et mon cabinet, ont travaillé dans une logique d’amélioration continue. Il s’agit principalement d’harmoniser les méthodologies et les clés de répartition des coûts indirects, de recalculer et de présenter séparément les revenus et les coûts associés au traitement des déchets, de normaliser les prix de transfert et les coûts des filiales, notamment le coût d’incinération, d’exclure certaines catégories de revenus et d’adapter la clé de conversion sacs-conteneurs. Depuis la finalisation de l’audit en juin 2020, ces modifications ont été pérennisées et le modèle analytique ainsi que les clés de conversion litrage-tonnage font l’objet d’un ajustement régulier sur base de pesées statistiques.


Par ailleurs, depuis la décision du gouvernement du 25 juin 2020 d’accompagner l’Agence Bruxelles Propreté dans une refonte fondamentale, plusieurs actions ont été prises en lien avec les conclusions de l’audit des structures et avec les premiers constats de l’audit du personnel.

Suite à l’audit des structures, une refonte de l’organigramme a été initiée, l’instauration de mandats publics est en cours pour l’ensemble des fonctions dirigeantes de l’Agence – l’arrêté du gouvernement ad hoc ayant été adopté en 3 lectures - et la rédaction d’un plan de redéploiement doit se finaliser sous peu.


Ce plan de redéploiement a fait l’objet d’ateliers de réflexion et de rédaction dès le mois d’octobre 2020. Le travail mené avec la direction ainsi que différents intervenants opérationnels au sein de l’Agence a permis d’en définir les grandes lignes et de travailler sur les axes stratégiques ainsi que sur les indicateurs de pilotage. En décembre, le comité d’accompagnement a également eu l’occasion de participer à la rédaction de ce plan. Sur base de ces travaux, le calibrage opérationnel et la définition des indicateurs s’est poursuivie durant le premier trimestre.


Suite à l’audit du personnel, le renforcement des effectifs des services supports et la constitution d’un comité de direction restreint ont également été lancés. Pour l’accompagnement du redéploiement et l’appui de la direction, une procédure pour un conseiller spécial à la direction a été lancée et les candidatures sont en cours d’examen. Par ailleurs, 15 postes vont être ouverts prochainement et un marché d’accompagnement par des consultants en appui du redéploiement sera attribué d’ici septembre.


Le recrutement d’un nouveau directeur ou directrice commercial a été initié par le Gouvernement. Le plan de redéploiement de l’Agence, reprendra de manière plus détaillée les différentes actions prévues. Deux chantiers prioritaires de ce plan ont été initiés en parallèle de sa finalisation. Ainsi, la Stratégie de propreté urbaine a été lancée avec l’ensemble des acteurs concernés, tandis que la réforme de l’activité commerciale fera très prochainement l’objet d’une note de proposition au Gouvernement.

Vous le voyez, les travaux de réforme de l’Agence se poursuivent activement, ce qui constitue un travail considérable pour les équipes de l’Agence et de mon cabinet, dans une période que vous savez difficile pour toutes les organisations. Elle l’est particulièrement pour l’Agence, qui a dû, au cours de cette période, mettre en place des réorganisations régulières de son activité pour tenir compte des impératifs sanitaires et de l’absentéisme élevé lors des pics de contamination.

L’audit du personnel de l’Agence Bruxelles-Propreté est construit autour de deux grands axes. D’une part, un benchmark comparant l’Agence avec d’autres institutions publiques. D’autres part, des observations de terrain permettant une mesure de la charge de travail.

Comme expliqué, les premiers constats de l’audit du personnel pour le centre administratif de l’ARP étaient disponibles en juin 2020. Sur cette base, plusieurs recrutements ont été décidés par le Gouvernement le 25 juin 2020 afin de renforcer les fonctions support de l’agence. Ceux-ci sont en cours de concrétisation.


Les observations de terrain, initialement prévues en mars-avril 2020 ont dû être reportées à cause de la première vague du Coronavirus. Fin juin, les conclusions intermédiaires du benchmark concernant le personnel administratif ont toutefois été présentées au Parlement afin de pouvoir discuter les premiers éléments apportés par cet audit.

En septembre, l’approche méthodologique des observations de terrain a été adaptée afin de couvrir un maximum de fonctions opérationnelles au sein de l’Agence. Les observations de terrain ont pu redémarrer mi-octobre. Vu la seconde vague covid, les observations prévues en novembre ont également dû être reportées afin de respecter les mesures sanitaires. Elles ont toutefois pu être finalisées après la seconde vague.

Les conclusions et le rapport de l’audit du personnel sont en cours d’approbation finale. Ces conclusions seront présentées avant fin juin 2021.


Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a autorisé l’engagement par contrat à durée indéterminée des fonctions suivantes de niveau 1 :
· un.e attaché.e chef.fe de projet « Stratégie, prospection et innovation » ;
· un.e attaché.e chef.fe de projet « outils de gestion » ;
· un.e attaché.e chef.fe de projet « amélioration continue et suivi de qualité » ;
· un.e attaché.e chef.fe de projet « traitement des déchets /filiale » ;
· un.e attaché.e chef.fe de projet « concertation sociale / médiation interne » ;
· 5 ingénieur·e·s (1 ingénieur·e en chef-directeur·rice et 4 ingénieur·e·s industriel·le·s principaux·ales) expert·e·s métier pour les cadres manquants ;
· 5 conseiller·e.s adjoint.e.s en renforcement des effectifs de support HQ ;

Par cette même décision, le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a également autorisé l’engagement par contrat à durée déterminée d’un.e attachée conseiller.e spécial.e à la DG.


Bruxelles-Propreté est en train d’effectuer les démarches administratives nécessaires au recrutement de ces différents postes qui seront pourvus en 2021.


Une offre d’emploi pour un poste de Conseiller·ère Spécial·e à la Direction générale a été publiée. Les candidatures pour ce poste sont en cours d’examen par l’Agence Bruxelles-Propreté. L’entrée en fonction aura lieu dès que possible.


Un comité d’experts a été mis en place par le Ministre au cours du second semestre 2020 afin de conseiller l’Agence et le Ministre dans le cadre du redéploiement. Il comporte actuellement trois membres aux profils expérimentés et complémentaires (secteur public, secteur privé industriel et stratégie d’entreprise). Des réunions préparatoires ont eu lieu en 2020, notamment concernant le plan de redéploiement. Les travaux du comité ont vocation à accompagner la mise en œuvre du plan de redéploiement et à remettre des avis consultatifs sur demande du cabinet du Ministre. Le comité se réunira prochainement pour notamment accompagner la désignation du conseiller spécial.


Adopté en 1ère lecture le 16/07/20 et en deuxième lecture le 28/01/21, un arrêté a été rédigé afin de mettre en œuvre un système de mandats pour les fonctions de direction au niveau de la direction générale, de la direction générale adjointe et des inspecteur.trice.s généraux.ales (A5, A4+ et A4). Ceci devrait contribuer à moderniser l’organisation et la gouvernance de Bruxelles-Propreté. Dans la foulée de la finalisation de la mise en place du nouvel organigramme et des mandats, la composition et le fonctionnement du comité de direction seront revus en vue de permettre une prise de décision concertée et engageante sur les sujets stratégiques et transversaux. Dans ce cadre, la taille du comité de direction sera réduite.


Les audits de Bruxelles-Propreté ont mis en avant la nécessité de revoir la structure de l’organigramme actuel afin d’assurer un meilleur fonctionnement dans le futur.

Sur base de ces constats, l’Agence Bruxelles-Propreté est en train de définir un nouvel organigramme en lien avec la réorganisation de son comité de direction et tenant compte de l’entrée en fonction prochaine de mandataires.


Un plan de redéploiement est par ailleurs en cours de rédaction. Ce plan est co-construit par le Ministre et l’Agence Bruxelles-Propreté, avec l’appui du comité d’experts. Il détermine des objectifs stratégiques pour l’Agence Bruxelles-Propreté ainsi que les actions à mettre en œuvre dans les prochaines années, en vue du redéploiement de l’Agence. Sa rédaction a été entamée en octobre 2020, via des ateliers rassemblant différents représentants de l’Agence et de mon cabinet.

Le nouvel organigramme et le plan stratégique seront finalisés pour fin juin 2021 au plus tard.


La limitation à 80% de son total imposée à la dotation de l’Agence Bruxelles-Propreté a été ordonnée par le Tribunal de Première Instance et relève d’une juridiction nationale. La Commission européenne n’a donc pas de réponse à apporter sur la limitation de cette subvention.

Nonobstant, pour donner suite au jugement rendu, sur base de l’audit de la comptabilité analytique réalisé depuis, la méthodologie comptable et le modèle analytique ont été formellement notifiés à la Commission européenne en octobre 2020. Une demande d’informations complémentaires a été adressée par la Commission européenne suite à cette notification. La Région de Bruxelles-Capitale a répondu à cette demande d’informations complémentaires en janvier 2021. L’avis officiel de la Commission européenne sur la notification n’a pas encore été remis.


Par ailleurs, la Commission européenne poursuit l’enquête préliminaire ouverte suite à la plainte déposée auprès d’elle en mai 2019 par Denuo (anciennement Go4Circle - fédération belge des entreprises actives dans le traitement et le recyclage des déchets) et certains de ces membres, sur base des allégations de concurrence déloyale. Dans le cadre de cette procédure, l’audit de la comptabilité analytique ainsi que les conclusions qui ont pu en être tirées ont été fournis par la Région de Bruxelles-Capitale à la Commission européenne. Des échanges subséquents et des présentations spécifiques entre les conseils de la Région, mon cabinet et la DG Concurrence de la Commission européenne se sont déroulés durant le second semestre 2020. La Commission européenne poursuit ses travaux préliminaires sur base de ces éléments.