Question écrite concernant les avancées du service régional 'Protocole et voyages'.
- de
- Geoffroy Coomans de Brachène
- à
- Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°591)
| Date de réception: 10/01/2022 | Date de publication: 25/03/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 22/03/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 16/02/2022 | Recevable | p.m. |
| Question | En 2019, vous annonciez auprès du journal l’Écho1 que Bruxelles devait « parler d’une seule voix sur la scène internationale ». Ainsi, vous aviez notamment développé dans cette interview plusieurs stratégies dont celle de la création d’un service unique de protocole pour la Région et les 19 communes afin qu’un accueil plus professionnalisé pour la multi-capitale que nous sommes.
Lors de la Déclaration de politique générale 2020-2021, le Ministre-Président a déclaré que « la création d’un service régional pour les protocoles et les missions à l’étranger constitue également un projet important pour l’image de notre Région. Ce service devra garantir une meilleure visibilité et réputation à la Région dans le cadre de ses relations publiques internationales2 ». Suite à ma question parlementaire3, vous aviez répondu que le projet de création de ce service suivait son cours et que la rédaction du Guide du protocole destiné à poser le cadre du Protocole pour le Gouvernement et les hauts fonctionnaires du SPRB était terminé. Vous aviez également répondu qu’il fallait attendre une discussion politique afin de rentrer dans la deuxième phase afin que le Guide puisse être étendu dans l’ensemble du giron régional et les communes. Vous aviez également répondu que vous espériez voir idéalement ce nouveau service effectif en 2021 mais avec une date butoir le 30 avril 2022. Pour ces raisons, Monsieur le Secrétaire d’État, je souhaiterais vous poser les questions suivantes :
1 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html 2 http://www.parlement.brussels/wp-content/uploads/2020/10/10-23-Déclaration-de-politique-générale-2020-2021-du-gouvernement-bruxellois.pdf 3 http://www.parlement.brussels/weblex-quest-det/?moncode=151805&base=1&taal=fr |
| Réponse | La première phase du projet a été menée à bien. Pour comprendre les avancées réalisées, il faut distinguer le guide du Protocole, la circulaire Voyage et les évolutions en cours au sein de la Cellule du Protocole, des Voyages et de la Communication au sein de Brussels International. Le Guide du Protocole pour les missions entrantes et sortantes pose les principes directeurs ainsi que les pratiques protocolaires et administratives en usage pour la Région de Bruxelles-Capitale. Il a pour objectif de présenter l’offre du Service du Protocole de Brussels International aux membres du Gouvernement et aux hauts fonctionnaires du SPRB, ainsi que les nouvelles procédures mises en place. Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale a marqué son approbation sur le Guide le 22 juillet 2021, ainsi qu’une approbation de principe sur les actions nécessaires pour sa bonne exécution. Une nouvelle circulaire Voyages de service à l’étranger a été approuvée par le Gouvernement le 15 juillet 2021 et est entrée en vigueur le 1er septembre 2021. Cette circulaire actualisée décrit les principes et les procédures des missions à l'étranger effectuées par les membres du personnel du Service public régional de Bruxelles. Elle peut également être utilisée par les membres des cabinets ministériels du Gouvernement. Trois lignes directrices résument l’esprit de cette nouvelle circulaire : · Tenir compte de la numérisation de la société et de l’accélération des décisions à prendre qui en découle, afin notamment de réaliser des économies de temps et d’argent ; · Développer l’approche orientée résultats et le nécessaire lien de confiance pour y arriver ; · Conscientiser chaque personne impliquée dans l’organisation d’un voyage de service quant à la réelle nécessité d’un déplacement à l’étranger, au vu de l’impact écologique et des risques liés à des crises sanitaires comme celle de la COVID-19. Une Cellule du Protocole, des Voyages et de la Communication a été constituée sous la Direction-Générale de Brussels International. Elle est responsable des services présentés dans le Guide du Protocole (limités à ce jour vu le manque de personnel). Ces services couvrent cependant déjà un large éventail de domaines : l’accueil de délégations étrangères, l’envoi de missions à l’étranger, la participation à des évènements internationaux (expositions universelles, Brussels Days, conférences et colloques, etc.), les rencontres officielles publiques ou privées entre des dignitaires étrangers et des représentants de la Région de Bruxelles-Capitale, la délivrance des passeports de service, la gestion des cadeaux protocolaires, etc. La Cellule a également la charge de l’organisation des voyages de service, qui relèvent de la circulaire dédiée. L’intégration de la gestion de ces voyages et du protocole au sein d’une même équipe permet de précieuses synergies aussi bien en termes de ressources partagées que d’échanges d’informations et donc, in fine, de meilleurs services offerts. Le renfort cet été de la cellule Communication, Protocole et Voyages par un ETP chargé du protocole permettra d’implémenter la phase 2 du Projet protocole qui prévoit notamment : · la concrétisation du Bureau des Missions et de l’Accueil des Délégations (BMAD). Celui-ci aura pour objectif d’assurer la centralisation des informations, la gestion logistique et protocolaire, la coordination et le bon déroulement des missions du Ministre-Président, des Ministres et Secrétaires d’État et des hauts fonctionnaires du SPRB, ainsi que la gestion de l’accueil des visites officielles à Bruxelles qui les concernent ; · la création d’outils IT intégrés user friendly pour le protocole et les voyages de service. Ceux-ci devront permettre une gestion centralisée et en temps réel des voyages et du protocole, une communication en temps réel entre la cellule Communication, protocole et voyages et, d’une part, les utilisateurs de ses services, et, d’autre part, les organismes extérieurs à la RBC ; · l’extension du projet consistant à rendre pleinement opérationnel le service protocole et voyages à d’autres acteurs régionaux et aux communes. L’objectif premier de l’étude de benchmarking était de compiler des éléments concrets et relativement approfondis sur le fonctionnement du protocole dans des régions partenaires bilatérales ciblées de la Région de Bruxelles-Capitale afin d’avoir une connaissance approfondie de la manière dont sont organisés le protocole et les voyages par des entités relativement comparables à la situation régionale bruxelloise (état fédéral, existence d’un pouvoir législatif, ville siège, etc.). Il a été déterminé qu’il était nécessaire de renforcer la cellule Communication, Protocole et Voyages par un équivalent temps plein de niveau A1, afin de permettre la mise en œuvre des services du Protocole aux membres du Gouvernement et aux hauts fonctionnaires du SPRB. Une évaluation des besoins relatifs à la seconde phase du projet, qui prévoit d’étendre les services à d’autres acteurs régionaux et communaux, est également prévue à la suite de la première phase. Un budget annuel de 20.000 EUR est prévu pour les cadeaux protocolaires. Une analyse des besoins est également en cours pour déterminer le coût nécessaire à la création des outils IT. Le service du Protocole développé au sein de Brussels International fait partie du SPRB. L’intégration du service Protocole de BI à la chancellerie n’est pas prévue, dans la mesure où son champ d’application se limite au niveau régional. Plusieurs services du Protocole sont déjà effectifs. Les prochaines étapes mentionnées seront implémentées à partir de cet été, à la suite du recrutement en cours. |