Question écrite concernant la mise en place du plan OptIris
- de
- Aurélie Czekalski
- à
- Sven Gatz, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles (question n°448)
| Date de réception: 28/03/2022 | Date de publication: 26/04/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 19/04/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 30/03/2022 | Recevable | Bureau élargi du Parlement |
| Question | Je ne vais pas revenir sur les derniers échanges budgétaires et sur l’erreur comptable qui a fait beaucoup de bruit. Nous avons jugé « affolantes » l’évolution budgétaire et les perspectives économiques pour la Région. Cependant, suite à cela vous avez annoncé que vous travaillez a une réforme pour mieux traiter cette comptabilité. Ce nouveau plan, OptIris, est destiné selon nos informations à centraliser certains services de comptabilité au sein du cabinet du ministre bruxellois du Budget.
Cette réflexion sur l'augmentation de l'efficacité et de l'efficience des institutions bruxelloises n'est pas nouvelle. Des audits à cet effet ont été réalisés depuis 2012. Il est maintenant temps d’aboutir et d’optimiser les processus des administrations. Dans la dernière déclaration de politique gouvernementale, il y est aussi fait mention : « Le Gouvernement étudiera les possibilités de rationalisation des administrations pour atteindre des objectifs d’efficacité, notamment par le regroupement des compétences verticales ou opérationnelles. » Il faut, dès lors, et vous l’annonciez, créer une task force pour l’élaboration d’un plan d’action en vue de la réorganisation de l’entité régionale. Cette réorganisation doit, d’une part, empêcher une plus grande fragmentation de la prestation de services et, d’autre part, regrouper les compétences politiques en des structures cohérentes. Cette task force a également pour mission d’examiner a? court terme et long terme une rationalisation des fonctions transversales (e.a. RH, IT, finances/budget, logistique, facilities, communication). L’objectif de la rationalisation est de réaliser des gains d’efficacité et des économies d’échelle. Il faut être ambitieux en la matière. La gouvernance au sein des pouvoirs publics doit être tout simplement exemplaire. La rationalisation des structures et de leur fonctionnement, la prévention des conflits d’intérêt et l’évaluation des politiques publiques sont essentiels. La rationalisation, la clarification, l’efficacité et la transparence des institutions et des services publics, dans le respect du principe de subsidiarité, sont des objectifs fondamentaux. Vous devez poursuivre la rationalisation la plus large possible des outils financiers et économiques en misant sur la cohérence des métiers, la complémentarité des activités et la performance des missions à la collectivité. Malheureusement, selon mes informations, j’entends que le Gouvernement bruxellois ne trouve pas d'accord sur OptIris, alors que vous aviez convenu l'année passée d’avancer en la matière avec un trajet d'économies relativement fort… Nous entamons le deuxième trimestre et toujours rien mais dès lors comment réaliser les économies ? Monsieur le Ministre, permettez-moi de vous poser les questions suivantes :
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| Réponse | J’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Où en est la mise en place du plan OptIris ? Quelle est la méthodologie et le planning ? Le programme OPTIris compte 4 phases. Lors de la phase 0, la vision du programme a été élaborée par les secrétaires généraux entre mars 2021 et avril 2021. Un apport scientifique en matière de gouvernance et un apport pratique en matière d'optimisation de processus sont assurés. Cela s’est fait via des entretiens exploratoires, des présentations et l’analyse de documents et a débouché sur une proposition au Gouvernement d'une vision high level en matière de gouvernance et d'optimisation des processus ainsi que d'une méthode de travail accompagnée d'un plan d'approche. Cette proposition a été approuvée par le Gouvernement début mai 2021. La phase 1 a eu lieu de mai 2021 à octobre 2021. Durant cette phase, on a effectué une analyse ciblée d’un ensemble de littérature nationale et internationale, de documents (notamment les statuts) et d’études de terrain antérieures (ex. Bru+, étude PwC). On a rédigé un référentiel intégré qui tenait lieu d'hypothèse de travail pour le développement d'une optimisation des processus et d'une gouvernance remodelée pour la Région. Pendant ce temps, le Gouvernement a déterminé le volume des économies qui doivent être réalisées dans le cadre du retour à un équilibre budgétaire structurel. Des entretiens focus et des entretiens ont été organisés avec des directeurs de cabinets et des fonctionnaires généraux. L'objectif de ces entretiens était de savoir si l’hypothèse de travail pouvait être reconnue et soutenue, et de proposer d'éventuelles alternatives. Une proposition au Gouvernement d'un référentiel retravaillé pour une gouvernance tournée vers l'avenir et l'optimisation des processus pour l'administration de la Région bruxelloise a été élaborée. Cette proposition comprend le scope, les objectifs et le calendrier. Elle contient également des propositions d’économies structurelles afin de contribuer à la réalisation d’un équilibre budgétaire en 2024. La phase 2 se déroule de novembre 2021 à avril 2022. Durant cette phase, le Gouvernement approuvera la proposition et déterminera des valeurs cibles pour les indicateurs en ce qui concerne l'efficacité et l'efficience des processus. Il exprime son soutien et prévoit le cadre en vue de sa réalisation. Il communiquera l'initiative à l'ensemble des acteurs concernés (fonctionnaires généraux, organisations patronales, population...) tout en expliquant pourquoi l'effort est crucial pour l'avenir de la Région et en quoi l'initiative sera différente des initiatives semblables antérieures. Une organisation de projet est mise en place pour implémenter la décision. Cela implique notamment un groupe de pilotage (comprenant des représentants du Gouvernement), un Project Management Office (PMO) comprenant également des représentants des organismes administratifs autonomes qui font partie du périmètre de réforme décidé, et des fiches de projet aux objectifs, portée et calendrier clairs. La phase 3 a lieu de mai 2022 à décembre 2025. Au cours de cette phase, l’exécution de projet se fait sur la base de l’optimalisation de processus. La réalisation de la gouvernance remodelée est en corrélation avec la réalisation de l'optimisation des processus et est donc menée en parallèle. Durant la phase 3, l’administration sera soutenue par un marché public de soutien pour les processus d’un montant de maximum € 215.000 (hors TVA) et le marché public de soutien pour la gouvernance d’un montant maximum de € 450.000 (hors TVA). Quelles sont les raisons du retard de sa mise en place ? La prise de décision politique nécessite plus de temps. En effet, il s’agit d’un sujet qui fait l’objet de discussions entre les différents partis au Gouvernement. Quelles sont les prochaines étapes ? Actuellement, on attend la décision gouvernementale quant à l’approbation du rapport des secrétaires généraux et de la note au Gouvernement. Ensuite, après l’approbation par le Gouvernement, des évènements d’amélioration de processus seront lancés. Des équipes de projets se réuniront sous l’égide d’un consultant pour réaliser des économies dans le service public à court terme. Il s’agira de trouver les quick wins. Les équipes de projets devront également jeter la base pour la mutualisation des processus et le démarrage des réseaux de services collectifs. Qui compose la task force ? OPTIris n’est pas dirigée par une task force, mais par une structure de programme. L’organisation d’OPTIris en tant que programme permettra de gérer tous les sous-programmes et projets de manière coordonnée et optimale, en vue d’obtenir des avantages stratégiques qui n’auraient pas pu être atteints au moyen d’une gestion individuelle. Les caractéristiques spécifiques du paysage institutionnel bruxellois font qu’il s’agit d’accorder une attention particulière à l’articulation entre les projets. Le programme est géré à différents niveaux sur le plan de la structure, de la prise de décision, de la concertation, des avis et de l’accompagnement par un groupe de pilotage, une cellule de conformité, un general program manager, une équipe de gestion de programme, une exécution de projets et un forum. Le groupe de pilotage est responsable de la gestion du trajet d’un point de vue stratégique. La cellule de conformité constitue le pont entre le groupe de pilotage et la gestion de programme. Les secrétaires généraux du SPRB assurent quant à eux le rôle de general program manager. L'équipe de gestion du programme soutient, conseille et accompagne le fonctionnement d'OPTIris. Les chefs de projets proviennent des différentes institutions bruxelloises et relèvent du management général de programme. Les équipes de projets sont des équipes de collaborateurs des entités impliquées dans un projet. Le forum conseille le groupe de pilotage sur les résultats intermédiaires des équipes de projet. Combien de fois s’est-elle réunie et quels en sont les résultats ? Le groupe de pilotage s’est déjà réuni sous la forme d’un GTIC : fin avril 2021, le 14/03/22 et le 28/03/22. La cellule de conformité se réunit toutes les semaines depuis janvier 2022, sauf exception. L’équipe de gestion de programme se réunit toutes les semaines depuis septembre 2021, sauf exception. Quels sont les domaines d’application ? L’équipe de programme sera divisée en deux sous-programmes et quinze projets. Au sein du sous-programme gouvernance, les projets : Réorganisation et agilité, personnel, processus budgétaires, comptables et de contrôle seront organisés. Au sein du sous-programme réseau de services collectifs, les projets : ICT, ressources humaines, communication, gestion de subventions, facilities, traductions, appui juridique, audit, co-sourcing, services d’inspection, durabilité seront organisés. En fonction des besoins (complexité, échelle, sensibilité), les projets peuvent être subdivisés en sous-projets. |