Quelle est la proportion de factures numériques et de factures papiers dans l’administration bruxelloise ?

Dans le cadre de la dématérialisation et de la réduction des retards de paiement, BFB collabore avec easy.brussels, Connect-IT, la Région flamande et le gouvernement fédéral (BOSA). Les fournisseurs peuvent, depuis 2016, transmettre leurs factures en version PDF par email, et en version XLM via le portail Mercurius.

L’intégration du SPRB dans la plateforme SAP Régional a permis de coordonner ses actions avec tous les autres organismes déjà présents sur la plateforme et d’avancer ainsi plus rapidement dans la dématérialisation.

En 2021, la proportion des factures numériques et des factures papiers pour les SPRB’s est la suivante :

Quel est le pourcentage de factures envoyées par les fournisseurs sous format électronique ?

Depuis 2019, toutes les administrations et institutions régionales se sont inscrites sur la plateforme MERCURIUS et peuvent ainsi recevoir des factures électroniques.

Au-delà de l’étape de la réception, le SPRB et l’ensemble des administrations utilisatrices de l’outil « SAP régional » ont dématérialisé l’ensemble de leur processus de traitement des factures.

Néanmoins, seule une infime partie des factures transmises par les fournisseurs sont envoyées sous format électronique.

Le pourcentage des factures envoyées par les fournisseurs sous format électronique est établi comme suit :

Quelle est l’évolution depuis que le Gouvernement bruxellois a adopté une circulaire (circulaire du 3 juillet 2020) pour son imposition dans le cadre des marchés publics ?

Chaque année, le pourcentage de documents reçus au format électronique et PDF est en augmentation. Cette tendance était déjà visible avant la mise en place de la circulaire.

Depuis 2020, le pourcentage de factures électroniques Mercurius (XML) pour les organismes qui font partie de la plateforme SAP Régional a augmenté de 6% à 22% (juin 2022).

Les pourcentages repris ci-dessous portent sur la totalité des factures traitées. Cependant il n’est pas possible d’isoler les factures liées aux marchés publics. Ces dernières ne sont pas étiquetées, dans la base de données, comme étant des factures « marchés publics ». Il n’est donc pas possible de les distinguer.

Le graphique ci-dessous montre le nombre de factures électroniques reçues (barres) et le taux de facturation électronique (ligne) :

Quel est l’impact sur les délais de paiement ? Quelle est la différence entre le délai de paiement/délai de traitement du paiement par le Gouvernement depuis le passage au format électronique ?

Le passage à la facturation électronique n’a pas eu d’impact significatif sur le délai de traitement des factures par les SPRB’s. En effet, le traitement interne des documents (papiers, PDF, électronique) est déjà digitalisé depuis plusieurs années. Toutefois, le délai de réception des factures s’est amélioré depuis l’application de cette mesure. Cela a eu pour effet d’améliorer le délai de paiement (temps d’envoi + temps de traitement = délai de paiement).

Pour rappel, il existe une différence notable entre les factures sous format PDF envoyées par courriel et les factures électroniques, de format XML qui, en plus de la digitalisation, permettent une plus grande automatisation de leur traitement.

La simplification administrative a permis aux fournisseurs d’envoyer leurs factures au format PDF ou XML. Les fournisseurs choisissent le support qui leur convient pour transmettre leurs factures.

Toutefois, dans le cadre des marchés publics, l’envoi via un support électronique XML est désormais exigé.

Pour l’entité comptable SPRB’s:

Les factures sont réputées être payées en retard lorsque le délai de traitement entre la date de réception de la facture par le SPRB et son paiement excède 30 jours. Ce délai peut toutefois être porté à 45 jours ou à 60 jours si ces factures sont relatives à des marchés publics.

Pour l’année 2021, la moyenne de retard de paiement en pourcentage se situait entre 4,65% et 13,36%. En 2020, cette valeur était de 23,37 %.

Le délai de paiement moyen en jour en 2021 : 38,09 jours

Attention toutefois, la méthode de calcul entre 2019 et 2020 a changé :

- en 2019 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 35 jours après la date d’émission de la facture.

- en 2020 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 30 jours après la date de réception de la facture.

L’amélioration du délai de SCAN à PAIEMENT (délai à partir de la date d’émission) n’est pas liée au fait de la réception des documents au format électronique mais inhérente à d’autres mesures mises en place par les SPRB’s.

L’amélioration du délai de DOCUMENT à PAIEMENT (délai à partir de la date du scan) est liée à la réception des documents au format électronique.

Pour les différentes administrations bruxelloises, quel est le délai moyen de paiement des factures ? Pour quelle administration le délai est le plus court et pour quelle administration le délai est le plus long ?

Flux de traitement des factures en 2021

Pour les organismes régionaux (SAP Régional), le tableau ci-dessous reprend les données transmises par les administrations à easy.brussels :

De quel pourcentage a été la diminution de la charge administrative au sein des administrations publiques régionales suite à l’utilisation de facturation électronique ?

En ce qui concerne les économies réalisées ou potentielles grâce à la facturation électronique, aucune étude spécifique n’a encore été réalisée pour la Région de Bruxelles-Capitale mais, sur base des études réalisées par l’Agence pour la Simplification administrative au niveau fédéral, on peut estimer que le passage à une facturation 100% électronique pourrait réduire les frais de traitement d’environ 70% par rapport au traitement d’une facture entièrement papier.

Cependant, on peut constater que malgré une forte augmentation du nombre de fournisseurs, et du volume de pièces à traiter, les services de BFB ont pu améliorer les délais de traitement et réduire le taux de retard de payement.

Depuis 2022, une brochure (digitale) informative est automatiquement envoyée à tout nouveau fournisseur.

Etant donné que le traitement des factures au sein des SPRB’s est déjà totalement digitalisé depuis plusieurs années la diminution de charges n’est visible que dans les départements suivants :

• Centre de tri du courrier
• Secrétariat de la Comptabilité

Il n’est pas possible de mesurer avec précision. On peut toutefois l’estimer à 1 ETP (mixte entre niveau C et D).

De combien a été la diminution des frais liés au traitement des factures au sein des administrations publiques régionales suite à l’utilisation de facturation électronique ?

Le système ne permet pas de mesurer l’impact de cette mesure sur les frais liés au traitement des factures. Toutefois, au regard de la diminution de charges relatives au centre de tri du courrier et relatives au secrétariat de la Comptabilité, la diminution peut être estimée à 1 ETP (mixte entre niveau C et D).

A noter que la hausse du traitement des documents PDF et électroniques a nécessité que des ressources affectées (ETP) au traitement papier soient redirigées vers le traitement numérique. Cela nécessite également plus de ressources informatiques et énergétiques pour ces postes (non mesuré).

Quel a été le gain en temps et en espace suite à l’utilisation de facturation électronique au sein des administrations publiques régionales ?

Pour les SPRB’s, le gain en espace est estimé à 18 m2  de papier. Le gain en temps est estimé à 1 ETP (mixte entre niveau C et D).

Quelles économies ont pu être réalisées suite à l’utilisation de facturation électronique au sein des administrations publiques régionales ?

Pourriez-vous chiffrer ces économies ?

Le système ne permet pas de mesurer l’impact de cette mesure sur les frais liés au traitement des factures. Toutefois, au regard de la diminution de charges relatives au centre de tri du courrier et relatives au secrétariat de la Comptabilité, la diminution peut être estimée à 1 ETP (mixte entre niveau C et D).

A noter que la hausse du traitement des documents PDF et électroniques a nécessité que des ressources affectées (ETP) au traitement papier ont été redirigées vers le traitement numérique. Cela nécessite également plus de ressources informatiques et énergétiques.