Schriftelijke vraag betreffende externe consultancy
- Indiener(s)
- Christophe De Beukelaer
- aan
- Sven Gatz en Bernard Clerfayt, leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Gezinsbijslagen, Begroting, Openbaar Ambt en Externe betrekkingen (Vragen nr 63)
| Datum ontvangst: 29/03/2022 | Datum publicatie: 02/06/2022 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 21/22 | Datum antwoord: 02/06/2022 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 25/04/2022 | Ontvankelijk | Uitgebreid Bureau van de Verenigde vergadering | ||
| 01/06/2022 | Bijlage aan het antwoord | p.m. | Bijlage |
| Vraag | Uit het Franse nieuws blijkt dat de regering weigert transparant te zijn over haar contracten met adviesbureaus, zoals onlangs door een onderzoekscommissie van de Senaat werd benadrukt. In ons Gewest doen de regering en de overheidsdiensten, net als in Frankrijk, een beroep op externe consultants voor studies en analyses. Ik zou u de volgende vragen willen stellen wat uw GGC-bevoegdheden betreft:
|
| Antwoord | V1 Voor de diensten van het Verenigd College (DVC), De consultancy overheidsopdrachten voor de werking van de DVC die in 2019 zijn gegund: De in 2019 gegunde consultancyopdrachten hebben uitsluitend betrekking op de oprichting van de nieuwe Directie Controle en op de processen van de Directie Begroting en Financiën - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/13 met betrekking tot ondersteuning van de dienst financiële controle en de uitvoering van financiële controles Gegund aan Trifinance Belgium voor een bedrag van €161.000 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/14 met betrekking tot de ontwikkeling en opstart van de Directie Controle Gegund aan KPMG Advisory voor een bedrag van € 15.350,06 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/15 met betrekking tot de uitwerking van een methodiek binnen de dienst Financiële Controle van de Directie Controle van de Diensten van het Verenigd College Gegund aan KPMG voor een bedrag van € 4.598,00 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/16 met betrekking tot de bijstand van de afdeling Financiële Controle van de Diensten van het Verenigd College met betrekking tot specifieke situaties in vestigingen of met betrekking tot initiatieven Gegund aan Ernst & Young voor een bedrag van € 85.000 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/20 met betrekking tot de ontwikkeling van beheersinstrumenten voor het kasmiddelen- en budgetbeheer van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de ontwikkeling van de directie Begroting en Financiën van de Diensten van het Verenigd College Gegund aan KPMG Advisory voor een bedrag van € 13.240,00 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2019/D/25 met betrekking tot een boekhoudkundige opdracht Gegund aan KPMG ACCOUNTANTS voor een bedrag van € 36.300 inclusief btw De consultancy overheidsopdrachten voor de werking van de DVC die in 2020 werden gegund: - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/04 met betrekking tot een coaching/managementopdracht voor de Directie Controle Gegund aan het Centre pour la Formation et l'Intervention Psychologique (CFIP) voor een bedrag van € 27.007,20 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/06 om wijzigingen in kaart te brengen en te selecteren van het wettelijke kader dat van toepassing is op vormen van arbeid die precair (atypische, nieuwe, klassieke) kunnen zijn en die een weerslag vertonen op de sociale (onder)bescherming van de Brusselaars. Gegund aan het Centre de Droit Public van de ULB voor een bedrag van € 79.315,50 inclusief btw De consultancy overheidsopdrachten in het kader van de crisisbeheersing gegund in 2020: - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/08 met betrekking tot de bijstand bij operaties en de coördinatie inzake crisisbeheersing Gegund aan Maerten & Partners voor een bedrag van € 75.000 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/13 met betrekking tot de crisiscoördinatie inzake test & tracing. Gegund aan Maerten & Partners / Quanteus voor een bedrag van € 1.735.000 inclusief btw - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/23 met betrekking tot het inhuren van een consultant voor de coördinatie van het onderdeel "Communicatie" van het systeem voor het beheer van gezondheidscrises COVID-19 Gegund aan Maerten & Partners voor een bedrag van € 196.625,00 inclusief btw û De overeenkomsten afgesloten op basis van de 3 voornoemde overheidsopdrachten hebben vanaf hun start in april 2020 tot eind 2021 de goedkeuring opgeleverd van 3.589.200 € aan vastleggingskredieten, waarvan 2.978.450,87 € tot op heden zijn uitgegeven. - Overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten nr. 2020/D/24 met betrekking tot het inhuren van een coördinator die zorgt voor de link tussen de verschillende interne afdelingen van de administratie in het kader van de implementatie van het systeem ter bestrijding van COVID-19 Gegund aan PWC voor een bedrag van € 155.787,50 inclusief btw. û De overeenkomst afgesloten op basis van laatstgenoemde overheidsopdracht heeft van december 2020 tot eind 2021 de goedkeuring opgeleverd van € 233.487,50 aan vastleggingskredieten, waarvan € 185.480,63 tot op heden zijn uitgegeven. Voor deze bovenvermelde overheidsopdrachten, met uitzondering van opdracht 2020/D/23, werden de consultants ingehuurd voor een initiële periode van 3 maanden (beslissing van het Verenigd College van 2 mei 2020), en werden hun contracten achtereenvolgens verlengd tot 31 december 2021. De consultant ingehuurd in het kader van de overheidsopdracht 2020/D/23 werd aangenomen in het najaar van 2020 tot 31 maart 2021 (op basis van de delegatie die werd gegeven aan de leidend ambtenaar van de DVC in de beslissing van het Verenigd College van 15 oktober 2020). Zijn opdracht werd ook verlengd door Verenigd College tot 31 december 2021. Voor Iriscare zijn de consultancyopdrachten uitgevoerd in 2020 (in 2019 heeft Iriscare geen gebruik gemaakt van IT-consultancy) door externe partners voor rekening van Iriscare. (bijlage 4): De consultancy overheidsopdrachten gegund in 2021: (zie bijlage 1 voor de DVC en bijlage 4 voor Iriscare) V2 De consultants werden ingehuurd hetzij voor de werking van het Bestuur en de ondersteuning van de diensten in hun opdrachten, hetzij in het kader van de specifieke consultancy voor het beheer van de gezondheidscrisis veroorzaakt door COVID-19. De contracten voor de werking van het Bestuur hebben betrekking op de goede werking van de diensten (Diensten Begroting en Financiën; Controle); coaching met betrekking tot de opdrachten van bepaalde medewerkers en/of diensten (Dienst PMO) of juridische consultancydiensten over bepaalde specifieke onderwerpen (bv. overheidsopdrachten). De consultancycontracten in het kader van de beheersing van de pandemie in verband met COVID-19 hebben betrekking op de volgende domeinen: 1. Algemene coördinatie binnen de DVC De bedragen voor consultancy met betrekking tot de interne coördinatie van de DVC weergegeven in de tabel (bijlage 2) vertegenwoordigen de totale kosten vanaf het begin van de COVID-crisis in 2020 tot maart 2022. De opdrachten van de verschillende profielen waren de volgende: - Crisiscoördinatoren: de aanpak (processen, systemen, middelen, procedures) definiëren volgens de maatregelen die op federaal en gewestelijk niveau zijn vastgelegd in het kader van de bevoegdheden van de GGC om de pandemie aan te pakken in een voortdurend veranderende situatie; coördinatiestructuren en informatiestromen opzetten en begeleiden tussen (a) de interne teams van de Diensten van het Verenigd College en andere betrokken administraties en (b) externe actoren zoals zorg- of ondersteuningsteams op het terrein, gemeenschapsstructuren, algemene geneeskunde, enz. ; actieplannen opstellen; werkgroepen creëren, werkwijzen definiëren en zorgen voor voldoende personeel. - Gewestelijke hoofdverpleegkundige: een beroep doen op een of meerdere mobiele teams van partners om in te grijpen in RH/RVT; mobiele teams van verpleegkundigen en zorgkundigen (10 teams 5-5); mobiele teams coachen in hun opdracht (bezoek ter plaatse, debriefing); mobiele teams uitsturen; de communicatie onderhouden met de coördinatie en het op de hoogte houden van de verschillende vorderingen; eventueel de facturen voor de interventies bij de RH/RVT opmaken. - Coördinator Communicatie en Sensibilisering: geeft leiding aan de teams Communicatie, Sensibilisering en Gemeenschappen & Lokale Actoren; definieert strategieën en voert acties uit om het bewustzijn en de ondersteuning van de geldende maatregelen te vergroten door middel van campagnes met verschillende media, het onderhouden van contacten met de pers en door contacten en acties in samenwerking met het administratieve niveau (Hoge ambtenaar, gemeenten, OCMW's, enz.), sectororganisaties en lokale actoren. - Transversale coördinator: transversale coördinatie ter ondersteuning van alle diensten en opdrachten van de DVC, getroffen door de COVID-19-crisis, en in het bijzonder om de acties van de verschillende diensten af te stemmen op de acties van specifieke dienstverleners en partners van het crisisapparaat. De vele veranderingen en interacties gaan immers gepaard met een grote behoefte aan coördinatie en oriëntatie, die het best kan worden geboden door mensen met een specifiek profiel aangepast aan dit soort taken (crisisbeheersing). Het werk- en expertisedomein bevindt zich inhoudelijk op het raakvlak van de overheid, de welzijns- en gezondheidssectoren en het Brussels Gewest. - Supply chain: toezien op en implementeren van de opschaling, optimalisatie en kwaliteitscontrole (operationele uitmuntendheid) van de toeleveringsketen van de vaccinatiecampagne 2. Operationele coördinatie en call agents Dit zijn mensen die zijn ingehuurd in het kader van het consortium bestaande uit verzekeraars en N-Allo. (Bijlage 3) De bedragen hebben betrekking op de periode 2020 en 2021 en zijn vastgelegd op BA 03.001.08.01.1211. De opdrachten van de verschillende profielen zijn de volgende: - Admin: Administratief personeel dat verantwoordelijk is voor het invoeren van gegevens, het organiseren van vergaderingen, het doorgeven van informatie om de projectmanagers te ontlasten. - Business Partner: Dit zijn programmabeheerders die procedures schrijven voor de bedrijfsvoering en die ervoor zorgen dat prestatie-indicatoren worden behaald - Call agents: De eerstelijnsmedewerkers behandelen inkomende en uitgaande oproepen gerelateerd aan COVID (positieve gevallen, contactgevallen, reizigers die terugkeren uit een rode zone, gemeenschappen die in contact zijn gekomen met een positief geval) - Communicatie admin: dit zijn mensen die verantwoordelijk zijn voor het lezen en proeflezen van communicatiedocumenten vóór publicatie. Zij verzorgen ook de vertalingen van deze documenten. - Externe communicatie: Dit zijn projectmanagers met ervaring in communicatie. Zij verzorgen de public relations, communicatiecampagnes over diverse onderwerpen m.b.t. vaccinatie, tracing en testing. - Communicatieondersteuning: Dit zijn mensen die verantwoordelijk zijn voor het ondersteunen van projectmanagers in communicatie. Zij houden zich met name bezig met de voorbereiding van presentaties voor public relations. Ze werken ook de informatie bij op de websites gewijd aan COVID-19 in Brussel. Ze centraliseren oproepen van journalisten voor public relations. - Tracingcoördinator: Hij treedt op als belangrijkste gesprekspartner van de GGC binnen het callcenter. Hij neemt deel aan regelmatige functioneringsgesprekken, SteerCo-vergaderingen (met het Kabinet, de administratie en de ziekenfondsen), besprekingen over de ontwikkeling van processen die van invloed zijn op het callcenter, budgetbesprekingen en analyses van veranderingen in de personeelsbehoeften. - Data-analist: de IT-analist zorgt voor de kleine technische ontwikkelingen die nodig zijn voor de tracing op lokaal niveau wanneer ze niet worden opgevangen door de SMALS (verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van centrale interfederale tools) - Field Agent: De field agent gaat naar de woning van de burger om de contacten met deze laatste op te volgen. Het speelt een preventieve en sensibiliserende rol en informeert de burger over de verschillende maatregelen die genomen moeten worden naargelang de evolutie van de crisis en de situatie van de persoon. Het grijpt ook in op spontane opdracht, steeds met als doel de verspreiding van het virus af te remmen en de besmettingsketens te doorbreken. - Ondersteuning Finance/HR/Juridisch/Veiligheid: Dit zijn ondersteunende functies over verschillende onderwerpen die de operationele bedrijfsvoering begeleiden om de uitvoering van hun acties te vergemakkelijken vanuit financieel, HR-, juridisch of veiligheidsoogpunt. - Opleider: Op basis van de van instructies die ze van de GGC ontvangen werken de opleiders opleidingsdocumenten uit en geven ze deze opleiding aan medewerkers. Deze opleiding omvat de initiële opleiding van een ambtenaar, maar ook updates met betrekking tot proceswijzigingen en regelmatige vernieuwingen. - Grafisch ontwerper: Deze persoon houdt zich bezig met het design om aantrekkelijke visuals te creëren die worden gebruikt tijdens communicatiecampagnes. - Callcenter- en fieldmanagement: De Operationeel Manager is verantwoordelijk voor het goede verloop van de callcenteractiviteiten. Hij houdt toezicht op de activiteiten van de supervisors en zorgt ervoor dat de middelen worden opgeleid in de nieuwste processen, gepland volgens de behoeften, en dat hij oproepen efficiënt (kwalitatief en kwantitatief) afhandelt. Hij beheert ook de klachten ontvangen van burgers en specifieke gevallen. - Geneesheer Cel Preventieve geneeskunde: derdelijnsmedewerkers zijn mensen met medische kwalificaties. Ze zijn verantwoordelijk voor het beantwoorden van alle medische vragen (niet specifiek voor hun persoonlijke geval) van burgers met betrekking tot COVID of vaccinatie, en voor het sensibiliseren van mensen die het belang van quarantaine-, isolatie- en testmaatregelen niet begrepen. - Pilots Cel preventieve geneeskunde: dit is data-analyse, het maken van rapporten in regelmatig contact met externe partners zoals Sciensano. - Project assistent: Dit zijn mensen die de Projectmanagers bijstaan in hun dagelijkse taken. Ze kunnen kleine projecten beheren. - Projectmanager: Dit zijn mensen die projecten beheren. Ze definiëren ze van A tot Z, stellen een planning op die ze zullen moeten volgen, maken een gedetailleerde risicoanalyse, dagen interne en externe partners uit om de verschillende mijlpalen op een kwalitatieve manier te bereiken, leveren een deel van het werk voor elke fase of verwijzen ze door aan de deskundige verantwoordelijk voor het onderwerp om ervoor te zorgen dat het project volgens de timing wordt afgerond. - Steward: Dit zijn de mensen die deel uitmaken van de vaccinatieteams op het terrein en die mensen die zich komen laten vaccineren verwelkomen om hen zo goed mogelijk te oriënteren en de toestroom van mensen te beheersen. - Supervisor: Supervisoren controleren de goede uitvoering van het werk van de eerstelijnsmedewerkers en helpen hen om hun taken efficiënt uit te voeren. Ze rapporteren eventuele problemen aan de operationeel manager. Supervisoren begeleiden het team van field agents en volgen hen dagelijks op bij de uitvoering van hun taken. Ze zorgen voor de verdeling van hun werklast, zorgen voor de kwaliteit van de acties op het terrein en voor de administratieve opvolging van de medewerkers. Ze rapporteren eventuele problemen aan de operationeel manager. - Administratieve ondersteuning Cel preventieve geneeskunde: dit is een callcenter voor zorgverleners. Zij zijn verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen die per e-mail of telefoon binnenkomen. Ze volgen ook clusters. - Support admin team leader: De support admin team leaders nemen actief deel aan de ondersteuning van teamleiders door hen administratief of logistiek te ontlasten van diverse onderwerpen. - IT-ondersteuning: IT-ondersteuning neemt deel aan de projecten en doelstellingen van het team van de IT-afdeling door hen te ontlasten van eenvoudige activiteiten. - KPI-ondersteuning: KPI-ondersteuning werkt aan het consolideren van gegevensanalyses in de vorm van een rapportagetabel om te voldoen aan de eisen van projectmanagers die vervolgens regelmatig de cijfers voor hun projecten kunnen controleren. - TC-projectmanager: dit zijn de mensen die de visie van het Brussels Gewest op het beheer van COVID hebben vertaald naar de verschillende gemeentelijke belanghebbenden om een optimale uitvoering van het gewest te verzekeren door rekening te houden met de specifieke kenmerken van elke gemeente en haar inwoners. Deze mensen brengen ook de SPOC's van de verschillende verenigingen van gezondheidswerkers samen om de Brusselse strategische visie op de beheersing van COVID-19 goed te kunnen ontwikkelen. - Vaccinatiemedewerker: Dit is de persoon die de administratieve opvolging doet van de vaccinbestellingen, het beheer van de vaccinvoorraden, het vaccinatiemateriaal en de logistiek in het algemeen. Deze werkt nauw samen met de Vaccinatiemanager en Vaccinatie PM. - Vaccinatiemanager: De Vaccinatiemanagers zijn ervaren projectmanagers die de volledige organisatie van massavaccinatie tegen COVID-19 in het Brussels Gewest beheren. Ze gaan verder dan de PM in die zin dat ze deelnemen aan de bepaling van de strategie en vervolgens aan de uitvoering ervan op transversale wijze. Voor Iriscare, zie bijlage 4. V3 Zie voor de DVC de antwoorden op vraag 1 en 2. Let op: De totale kosten van de consultancyopdrachten in 2021 zijn hoger dan voorgaande jaren. Als we geen rekening houden met de kosten die worden gegenereerd door de consultancyopdrachten in het kader van de COVID-19-crisis, zijn de uitgaven op het gebied van externe consultancy namens de DVC lager dan de uitgaven voor het jaar 2020. Toch zijn de kosten gegenereerd door consultancyopdrachten in 2021 hoger dan die in 2020. Dit wordt verklaard door de lancering van overheidsopdrachten met betrekking tot consultancybehoeften in het kader van de COVID-19-crisis en de verlenging van een aantal van deze opdrachten vanaf 2020. Voor Iriscare, zie bijlage 4. V4 Voor de DVC werden de consultancyopdrachten met betrekking tot de werking van het Bestuur opgezet vanwege het gebrek aan kennis/ervaring van de leden van de Dienst waarvoor de opdracht werd opgezet met betrekking tot de door de consultancy beoogde materie. De redenen voor het opzetten van consultancyopdrachten met betrekking tot de beheersing van de pandemie worden uitgebreid toegelicht in de antwoorden op vraag 2. |