Fiche van een vraag of interpellatie

Schriftelijke vraag betreffende de betalingstermijnen bij de overheden

Indiener(s): Aurélie Czekalski
aan: Elke Van den Brandt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Mobiliteit, Openbare Werken en Verkeersveiligheid (Vragen nr 165)

Datum ontvangst: 02/01/2020		Datum publicatie: 04/03/2020
Zittingsperiode: 19/24	Zitting: 19/20	Datum antwoord: 03/03/2020

Datum	behandeling van het stuk	Indiener(s)	Referentie	Blz.
14/01/2020	Ontvankelijk	p.m.

Vraag

Helaas worden de betalingstermijnen tussen de overheden en hun leveranciers niet altijd gerespecteerd. Het beëindigen van buitensporige termijnen is een van de eisen van veel organisaties zoals Graydon of UCM. Die laatste twee voeren overigens regelmatig studies uit over de betalingstermijnen van de Belgische overheden.

Een wet inzake betalingsachterstand schept een kader en maakt het mogelijk om dergelijke problemen van betalingsachterstand tegen te gaan. Die wet is van toepassing op alle betalingen in het kader van handelstransacties tussen overheidsdiensten en bedrijven.

Binnen welke termijnen worden, sinds het begin van de zittingsperiode, de facturen van alle Brusselse overheidsdiensten waarvoor u verantwoordelijk bent, betaald aan hun verschillende leveranciers:
o Meer dan 90 dagen;
o Tussen 61 en 90 dagen;
o Tussen 31 en 60 dagen;
o Tussen 10 en 30 dagen;
o Minder dan 10 dagen?
Werden er facturen betwist?
o Zo ja, hoeveel facturen?
o Wat zijn de redenen van betwisting?
o Wat zijn de bedragen van die betwiste facturen?
o Heeft het Brussels Gewest bepaalde facturen voor de rechtbank betwist? Wat is de stand van zaken voor de eventuele lopende zaken?
Heeft het Brussels Gewest boetes of verwijlinteresten moeten betalen als gevolg van wanbetalingen?
o Zo ja, is het mogelijk om een grootteorde van die boetes of verwijlinteresten te geven?
Hebben uw diensten preventieve maatregelen genomen om betalingsproblemen te voorkomen? Zo ja, kunt u mij meer details geven over die eventuele maatregelen?
Stelt u binnen uw afdeling een verbetering of zelfs een inkorting van de betalingstermijnen vast?

Antwoord

Wat betreft parking.brussels:
1. Tussen 10 en 30 dagen, tenzij de betalingstermijn van de leverancier 60 dagen bedraagt.
2. Een factuur. De ontvangen goederen waren niet in overeenstemming met de bestelling. Het geschil werd in der minne geregeld en de leverancier stuurde een nieuwe levering die ditmaal wel beantwoordde aan de bestelling.
3. Neen.
4. Niet van toepassing.
Wat betreft BM :
De validering van de facturen gebeurt door de directieverantwoordelijke, ongeacht het bedrag van de factuur en binnen een termijn van 60 dagen. Er zijn 2 betrokkenen bij de goedkeuring van alle facturen: de leidende ambtenaar en de directieverantwoordelijke. De facturen van de directie Personenvervoer worden binnen een termijn van 10 tot 30 dagen betaald.

	R<10j	10j<R<30j	30j<R<60j	60j<R<90j	R>90j
BM	7,36%	42,10%	14,42%	12,23%	23,89%

De bovenstaande informatie is voorlopig aangezien het jaar 2019 nog niet afgesloten is. De maand december weerspiegelt namelijk slechts zeer gedeeltelijk de realiteit.
In de context van de afsluiting van het begrotingsjaar gebeurt het vaker dat er in de maanden december en januari betalingsachterstanden opgelopen worden (vereffeningsbudget uitgeput, behandeling van de dringende dossiers).

Wat de overheidsopdrachten betreft en conform de van kracht zijnde wetgeving, worden de meeste facturen voorafgegaan door een schuldvordering verstuurd door de leveranciers. Deze worden door de administratie gecontroleerd en desgevallend verbeterd (bv. uitgevoerde hoeveelheden, prijsherzieningsformule…). Betwistingen inzake de geleverde prestaties kunnen in deze fase al voorkomen ook al gaat het niet om facturen.
De administratie richt een brief (factuuraanvraag) aan de opdrachtnemer met vermelding van de diensten/leveringen/werken die voor betaling aanvaard zijn met het verschuldigde bedrag. Facturen die worden verstuurd naar aanleiding van een factuuraanvraag van de administratie worden zelden betwist.
Sommige dienstverleners sturen facturen zonder hiervoor een verzoek te hebben gekregen. Deze maken vaak het voorwerp uit van weigeringen/betwistingen om de volgende redenen: afwezigheid van visa, niet-conforme prestaties, verkeerd bedrag, fout in de berekening van de herziening…

Het is onmogelijk om het aantal en de bedragen van de betwiste facturen te verschaffen aangezien deze informatie niet gecentraliseerd wordt in de huidige informatica-tools van Brussel Mobiliteit. Het betreft een functionaliteit die in de database Evia zal worden geïntegreerd.

Sommige facturen maken het voorwerp uit van een betalingsachterstand maar worden helemaal niet betwist. Deze achterstand is te wijten aan : gebrek aan vereffeningsbudget (wat begrotingsoverdrachten tussen de betrokken uitgavenposten en bijgevolg wachttermijnen voor betalingen teweegbrengt).

3 dossiers worden door het juridisch bureau van Brussel Mobiliteit voor de rechtbank betwist voor betalingen aan aannemers

BJ/2014/LG/0054 : geschil Fontec/CFE : Het Gewest heeft een beroep ingesteld naar aanleiding van een gerechtsdeskundig verslag – uitspraak in 2023.

BJ/2017/LG/0317 Wegebo en BJ/2019/LG/0412 voetgangersbrug Gosselies : We wachten een gerechtelijke beslissing af inzake het geschil tussen de aannemer en het Gewest betreffende bepaalde facturen in het kader van de uitvoering van de overheidsopdracht.
Het totaalbedrag voor deze drie dossiers wordt geschat op 1.500.000 EUR wat de betwisting betreft. Pas aan het einde van de gerechtelijke procedure zal duidelijk zijn hoeveel er exact betaald moet worden voor elk dossier dat het voorwerp heeft uitgemaakt van een rechtsgeschil.
Het totaalbedrag van de verwijlsintresten voor het jaar 2019, dat het Gewest aan de aannemers betaald heeft, bedraagt 77.000 EUR. (Nutons, Krinkels Viabuild).

Tot de acties die de administratie Brussel Mobiliteit heeft ondernomen, behoren de ontwikkeling van budgettaire opvolgingstools (voorzetting van de Evia-opdracht) en het uitschrijven van procedures inzake het beheren, opvolgen en valideren van de betalingen. Het proces wordt momenteel verbeterd opdat de begunstigde derden de bewijsstukken binnen de toegekende termijnen bezorgen en de processen van kracht bij de GOB volgens de regels naleven om elke betalingsachterstand te vermijden. Er is ook nood aan een functionaliteit voor het systematisch en automatisch berekenen van de verwijlsintresten zodat de leidende ambtenaren verwittigd kunnen worden.
Wat betreft de preventieve maatregelen die reeds bestaan, ontvangen de leidende ambtenaren en de dossierbeheerders een waarschuwingsbericht in de informaticatoepassing wanneer de valideringstermijn voor facturen van vijf dagen verlopen is.

Wat betreft de MIVB :
De uitsplitsing van de betalingstermijn verloopt als volgt:

Alle betalingen die gebeuren na de betalingsvoorwaarden van de MIVB van 50 dagen worden als achterstallig aanzien.

De betalingsachterstanden kunnen vooral verklaard worden door administratieve kwesties zoals facturen ontvangen zonder bestelnummer (of een fout bestelnummer), door problemen van overeenkomst tussen bestelling – ontvangen – factuur ( 3 way matching), of door onbehoorlijke kwaliteit van de geleverde diensten of goederen, enz.

Er is geen specifiek mechanisme voorzien als de betalingstermijn van een factuur verstrijkt. De MIVB betaalt zodra alle administratieve acties voorafgaand aan de betaling voldaan zijn.
Er gebeurt een regelmatige opvolging (minstens 1*/maand) van de openstaande facturen bij leveranciers, net als een analyse van de oorzaken van vertragingen of blokkages.
Op vandaag heeft de MIVB geen facturen die voor een rechtbank betwist worden en de MIVB heeft geen kosten betaald voor de achterstallige betalingen (kosten die worden toegevoegd door de leveranciers).
De MIVB ziet toe op het gebruik van facturen in PDF-formaat, eerder dan papieren facturen te gebruiken. De MIVB werkt met een SAP-pack en maakt sinds 2019 gebruik van OCR-technologie om zo de gegevensinvoer voor facturen te beperken. Voor grote leveranciers heeft de MIVB een volledige mapping ontwikkeld voor de facturen zodat daar bijna geen manuele encodering meer nodig is.
Hierdoor kan de graad van dienstverlening dezelfde blijven en verbeteren ondanks de toename van het aantal te verwerken facturen.

In de toekomst wil de MIVB trouwens EDI-technologie gaan gebruiken, zoals wordt aangeraden door easybrussels.