Schriftelijke vraag betreffende het einde van de testfase voor MyPermit.
- Indiener(s)
- Aurélie Czekalski
- aan
- Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 169)
| Datum ontvangst: 08/06/2020 | Datum publicatie: 11/08/2020 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 19/20 | Datum antwoord: 04/08/2020 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 12/06/2020 | Ontvankelijk | p.m. |
| Vraag | Vanaf 1 juni 2020 werd de testfase voor het elektronisch indienen van aanvragen voor een rijbewijs via MyPermit.brussels afgesloten. Het zal dus niet langer mogelijk zijn om elektronisch een vergunning aan te vragen. Deze testfase heeft het werk aan de implementatie van de toekomstige BYP-oplossing verrijkt, die tot doel heeft om tegen 2020 een volledig gedigitaliseerd proces te hebben. Graag een antwoord op volgende vragen: - Wat hebt u geleerd uit deze digitale fase? Wat zijn de voor- en nadelen? - Hoeveel elektronische aanvragen werden via MyPermit.brussels gedaan tijdens de testfase? o Hoe was de verdeling van de aanvragen per type rijbewijs? - Heeft deze testfase mislukkingen gekend? o Zo ja, welke? o Hoe worden de bugs opgelost? - Werd aan de gebruikers van MyPermit.brussels feedback gevraagd tijdens de testfase? o Welk soort feedback werd gegeven? - Het volledig gedigitaliseerd proces zou naar verwachting in 2020 volledig effectief zijn. Is dit nog steeds relevant? |
| Antwoord | In het kader van de Covid-19-gezondheidscrisis hebben we uitzonderlijk de mogelijkheid gelanceerd om via elektronische weg een gewestelijke vergunningsaanvraag in te dienen. Dat betreft dus enkel de indiening van stedenbouwkundige vergunningsaanvragen behandeld door het Gewest. Deze oplossing is gebaseerd op basis van het Irisbox-platform van de CIBG en trad in werking op 02/04/2020. Op 31/05/2020 werd ze laat in de avond stopgezet. Wat de ondervonden moeilijkheden betreft, hebben we de volgende feedback: de belangrijkste moeilijkheid ligt in de procesondersteuning, bijvoorbeeld in de begeleiding van de personeelsleden bij deze nieuwe manier van aanvraagbehandeling (opstellen van gedragscodes, gebruikersgidsen, operationele standaardprocedures, enz.); in de begeleiding van de adviesinstanties om toegang te krijgen, voor zij die een digitaal dossier wensen; in de validering dat het wettelijk kader deze nieuwe manier van werken ondersteunt. Het blijkt ook dat het essentieel is om samen met alle nodige actoren te werken aan het slagen van de lancering van een nieuw product, met andere woorden de dienst procesbeheer, de IT-, juridische, logistieke en communicatiedienst. Samengevat lagen de belangrijkste moeilijkheden niet in het ontwerp en de lancering van de oplossing - dus in de ‘project’- of ‘build’fase - maar wel in de operationele ondersteuning van deze oplossing, met andere woorden in de ‘dienst’- of ‘run’fase en het beheerteam van het digitaliseringsprogramma heeft zich tot ondersteuningsteam moeten omvormen. Het voordeel is dat we met spoed een werkzame oplossing hebben kunnen ontplooien waar de betrokken partijen enthousiast aan deelnamen: de oplossing werd niet verworpen; de goedkeuring van het werk volgens een digitale procedure is dus mogelijk. De meerderheid van de adviesinstanties zou verder willen kunnen werken volgens deze digitale procedure en verkiest dus niet terug te keren naar de papieren procedure. Tijdens de uitzonderlijke inperkingsperiode was het ook mogelijk om de verplaatsingen naar lokalen van Urban te beperken en konden personeelsleden telewerken, terwijl dat voordien geen optie was voor bepaalde taken van hun functie. De inperkingsperiode heeft aangetoond hoe belangrijk het is om het digitaliseringsproject van de procedures voor stedenbouwkundige vergunningen verder te zetten en te versnellen. Tijdens die periode hebben we 56 aanvragen ontvangen, wat neerkomt op ongeveer 20% van het totaal aantal aanvragen dat urban.brussels ontvangen heeft. Die aanvragen zijn verdeeld als volgt: - Vergunningen bij de GA: 69,6% - Unieke vergunningen: 30,4% Er moet eerst worden opgemerkt dat MyPermit.brussels in de eerste plaats geen testfase was maar wel een oplossing die werd ingezet zodat aanvragers (met een perimeter beperkt tot de gewestelijke SV) tijdens de inperkingsperiode stedenbouwkundige vergunningsaanvragen zouden kunnen blijven indienen. Dankzij deze oplossing kon niettemin onder meer de marktlancering van een product van grotere omvang worden getest. Met het oog op toekomstige ontwikkelingen van het digitaliseringsproject is de oplossing zeer nuttig gebleken. Wat het onderhoud van de MyPermit.brussels-oplossing betreft: die gebeurde ten laste van het Irisbox-platform van het CIBG en daarvoor was het niet specifiek nodig om meer personen in te zetten voor de ondersteuning tijdens die periode, die erg beperkt was in tijd en weinig publiciteit had. Er waren geen ‘bugs’ die moesten worden aangepakt. Wij hebben niet individueel contact opgenomen met de gebruikers van MyPermit.brussels. Het proces moet tegen 2022 afgerond zijn, cf. de algemene beleidsverklaring van de regering. Het is nog altijd actueel. Dankzij het relanceplan dat op 2 juli 2020 door de regering werd goedgekeurd, kunnen we dit proces, dat eind 2019 van start ging, versnellen. |