Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende Brussel moet met één stem spreken op internationaal vlak – Eén enkele protocoldienst.

Indiener(s)
Geoffroy Coomans de Brachène
aan
Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 180)

 
Datum ontvangst: 15/06/2020 Datum publicatie: 09/07/2020
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 19/20 Datum antwoord: 03/07/2020
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
18/06/2020 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Op 13 december 2019 kondigde u in « l’Écho »1 aan dat Brussel met één stem moet spreken op internationaal vlak.

In dit interview heeft u verschillende strategieën uitgewerkt, waaronder het opzetten van één protocoldienst voor het Gewest en de 19 gemeenten, zodat het onthaal kan worden geprofessionaliseerd.

Graag een antwoord op volgende vragen ter zake:

1. Werd de protocoldienst al opgericht? Hoe zal de selectieprocedure voor de leden van de dienst verlopen? Hoe worden ze aangesteld? Op basis van welke criteria?

2. Hebben reeds gesprekken met de 19 gemeenten plaatsgevonden?

3. Hebben uw diensten de organisaties, delegaties en ook de onderwerpen die u via deze unieke protocoldienst wenst te behandelen al in kaart gebracht?

4. Hebt u een kostenraming gemaakt van de kosten van deze nieuwe dienst? Hoeveel kost het? Werd al een budget uitgetrokken en zo ja, op welke begrotingsdotatie?

5. Werd al ruimte voorzien om deze nieuwe gewestelijke dienst te huisvesten?

6. Werd al bij benadering een datum vastgesteld voor de lancering van dit initiatief?

7. Wetende dat de Stad Brussel al zo'n dienst heeft - zij het onvolmaakt - maar dat die toch al bestaat, en met een zekere expertise, denkt u dat het mogelijk is om synergieën te organiseren in plaats van deze onder toezicht te plaatsen?


1 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html
 
 
Antwoord    Tot op heden is de omvang van het protocolaanbod van het Gewest (beheerd door Brussels International) – ondanks de hoge kwaliteit – relatief beperkt gebleven, aangezien Brussels International hoogstens slechts één voltijdse Protocol Officer tot zijn beschikking heeft gehad. Dit personeelslid is verantwoordelijk voor het onthaal en de opdrachten m.b.t. Brussels International en beantwoordt ook de essentiële vragen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel (GOB) en de leden van de Regering.

De behoeften zijn echter veel ruimer als we rekening houden met alle Brusselse instellingen. Bovendien kunnen er, ook al beheren sommige instellingen of gemeenten reeds hun eigen protocol, zeker een gezamenlijke visie en synergiën gecreëerd worden.

Dat is het doel van het tweede luik, namelijk de oprichting van een echte protocoldienst voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Het is de bedoeling om een mechanisme op te zetten dat van het hele Gewest ten dienste staat, op twee manieren. Enerzijds bestaat het doel erin een instrument te ontwikkelen om het dienstenaanbod op het vlak van het protocol en de dienstreizen uit te breiden voor alle gewestelijke instellingen die hiervoor geen specifiek personeel in dienst hebben. Anderzijds kunnen er zo synergiën worden gecreëerd en informatie en goede praktijken worden uitgewisseld met reeds bestaande diensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op gewestelijk of gemeentelijk niveau.

Momenteel zijn er bij Brussels International twee voltijdse equivalenten werkzaam voor het protocol en de dienstreizen (een voltijds equivalent voor elk domein). Gelet op de eerste inschattingen van de behoeften op gewestelijk niveau, zou deze toekomstige dienst idealiter over drie personen moeten beschikken voor het protocol en twee personen voor de dienstreizen. Dit personeel dient aangeworven te worden volgens de geldende regels van de administratie en naargelang een gepast functieprofiel.

Deze behoeften zullen echter nog verfijnd worden door een “projectteam” dat opgericht werd voor de evaluatie en om de overgang van de huidige situatie naar de oprichting van deze toekomstige dienst voor protocol en dienstreizen voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest uit te werken en te beheren. Om schaalvoordelen te bereiken, zullen er naast de Protocol Officer tijdelijk twee andere personen van Brussels International worden ingeschakeld om het team te versterken op basis van de specifieke competenties die nuttig zijn voor het project.

In het kader van zijn werk staat de huidige Protocol Officer van Brussels International natuurlijk al in contact met enkele betrokken personeelsleden van de gemeenten en in het bijzonder met de protocoldienst van de Stad Brussel.

Aangezien het project voor de oprichting van de gewestelijke dienst pas recent is opgestart, zullen alle gemeenten natuurlijk nog gecontacteerd worden voor een specifieke bespreking van de behoeften en mogelijke synergiën tussen deze nieuwe gewestelijke dienst en wat reeds op gemeentelijk niveau bestaat of wat nog opgezet moet worden met de gemeenten.

De filosofie achter deze nieuwe dienst werd toegelicht in het antwoord op uw eerste vraag. Voor de concretisering zijn drie stappen nodig.

Ten eerste moet worden nagegaan wat het Gewest en de gemeenten nu al doen op het vlak van protocol en dienstreizen en moeten de behoeften van de betrokken actoren (de gemeenten, het Commissariaat voor Europa en de Internationale Organisaties, de administraties) worden bepaald. Tegelijkertijd moet er een benchmarkingstudie worden uitgevoerd bij onze internationale partnerregio’s om inspiratie te putten uit hun beste praktijken en bepaalde klippen te omzeilen.

Ten tweede dienen in overleg met de betrokken actoren de nodige instrumenten ontwikkeld te worden of de reeds bestaande verbeterd te worden om aan de behoeften die in de eerste stap werden bepaald te voldoen.

Ten derde zullen er tussen Brussels International en de bovenvermelde actoren samenwerkingsovereenkomsten gesloten moeten worden.

Een van de doelstellingen van het project “Dienst Protocol en Dienstreizen” dat onlangs van start ging, is net het inschatten van de behoeften op het vlak van de human resources en financiële middelen. Deze middelen zullen uiteraard afhankelijk zijn van de precieze behoeften die tijdens de besprekingen met de Brusselse actoren worden vastgesteld, aangezien niet elke actor dezelfde behoeften heeft op het vlak van protocol en dienstreizen, noch dezelfde verwachtingen heeft met betrekking tot de samenwerking met Brussels International op dit gebied.

De toekomstige gewestelijke dienst Protocol en Dienstreizen zal logischerwijze in dezelfde lokalen als Brussels International gevestigd zijn. De verhuizing van de hele GOB naar de Iris Tower is gepland voor eind 2020.

Het project is in mei 2020 van start gegaan. We hopen dat de toekomstige dienst Protocol en Dienstreizen binnen twee jaar operationeel is. Zoals eerder aangehaald, worden het protocol en de dienstreizen al beheerd. Het doel van dit project is om het bestaande naar een hoger niveau te tillen.

Mijn doelstelling is eenvoudig: Brussel op internationaal vlak een samenhangend imago bieden. We zullen rond meerdere assen moeten werken om dit te bereiken. Een daarvan is het beheer van het protocol en de dienstreizen.

Verschillende Brusselse instellingen en gemeenten beschikken niet over een specifieke dienst voor deze aspecten. De toekomstige gewestelijke dienst zal hen hiervoor met raad kunnen bijstaan en zelfs met en voor hen deze aspecten kunnen organiseren.

Andere Brusselse instellingen en gemeenten, zoals de Stad Brussel, beheren reeds zelf hun protocol of dienstreizen. In dat geval zullen er zo veel mogelijk synergiën gezocht worden (informatie-uitwisseling, delen van goede praktijken, gezamenlijke acties, enz.).

Het hoofddoel van het protocol en het beheer van de dienstreizen bestaat erin de zichtbaarheid en leesbaarheid van Brussel op internationaal vlak te verzekeren. Een betere coördinatie tussen de betrokken actoren en het gewestelijke en gemeentelijke niveau om dit te bereiken kan voor de Brusselse burgers enkel voordelen opleveren.