Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende communicatiebeleid van het kabinet en de autonome bestuursinstellingen (ABI’s) onder uw toezicht.

Indiener(s)
Pierre Kompany
aan
Elke Van den Brandt, minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Mobiliteit, Openbare werken en Verkeersveiligheid (Vragen nr 504)

 
Datum ontvangst: 18/08/2020 Datum publicatie: 19/10/2020
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 19/20 Datum antwoord: 21/09/2020
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
18/08/2020 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Zoals men weet, maakt communicatie vandaag de dag een integraal onderdeel uit van het beleid, ongeacht het bestuursniveau. Managers kunnen er niet langer mee volstaan over de knowhow te beschikken, want ze moeten die ook kenbaar kunnen maken. Het communicatiebeleid moet niet enkel de ondernomen acties onder de aandacht van de media brengen, maar ook de "cliënten", de bestuurden en de “prospects”, ongeacht wie ze zijn, informeren over de maatregelen die de overheid heeft getroffen en die hen direct of indirect aanbelangen.

De communicatiediensten van de kabinetten en de verschillende gewestelijke instellingen spelen dan ook een belangrijke rol in het overheidsbeleid. Voorts is het mogelijk dat er niet alleen op die permanente diensten een beroep wordt gedaan, maar ook op externe communicatiespecialisten (communicatiebureaus, reclameagentschappen, enz.) om specifieke campagnes over een of ander onderwerp op te zetten of om de communicatieteams binnen de besturen permanente ondersteuning te bieden.

In dat verband wens ik u de volgende vragen te stellen:

1. Hoeveel medewerkers telt de communicatiedienst van uw kabinet?

2. Welk budget werd in 2019 en 2020 uitgetrokken voor communicatie door uw kabinet?

3. Voor elk van de ABI’s onder uw toezicht:

a) Hoeveel medewerkers telde de communicatiedienst van de ABI op 31 december 2019?
b) Welk budget heeft de ABI uitgetrokken voor communicatie in 2019 en 2020?
c) Heeft de ABI, afgezien van de interne communicatiedienst, in 2019 en 2020 een beroep gedaan op externe bedrijven om haar te begeleiden in haar communicatiebeleid? Zo ja,

i) Wat is de aard van de opdracht waarmee het (de) externe bedrijf (bedrijven) werd(en) belast?
ii) Met welke bedrijven (naam, adres en maatschappelijke zetel) heeft de ABI een contract gesloten in 2019 en 2020?
iii) Voor welke bedragen?
iv) Zijn in dezelfde periode kaderovereenkomsten gesloten tussen de ABI en een extern bedrijf voor het uitbouwen van het communicatiebeleid van de ABI?
v) Hoe werden de verschillende externe bedrijven geselecteerd door de ABI?
 
 
Antwoord    Voor vragen 1, 2, 3a en 3b verwijzen we jullie door naar het antwoord dat werd gegeven op schriftelijke vraag nummer 220 van Mevrouw Ait Baala.

Vragen 3c i tot iii:

In 2019 deed de MIVB een beroep op vijf externe bedrijven om haar te begeleiden in haar interne en externe communicatie:
- een evenementbureau voor de organisatie van het défilé voor de voorstelling van de nieuwe uniformen van medewerkers op het terrein
- een digitaal communicatie- agentschap voor de audit van de communicatie via social media
- een communicatieagentschap die de tevredenheidsenquête voor interne communicatie op poten zette
- een grafisch bureau voor de nieuwe visuele identiteit van de interne communicatie te bepalen
- een evenementenbureau voor de organisatie van het Europees kampioenschap voor trambestuurders in het kader van 150 jaar trams in Brussel

Vier van de vijf bedrijven werden gekozen op basis van een aanbesteding bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in het domein van gevraagde resultaten.

De MIVB heeft geen keuze gehad wat betreft de leverancier voor de organisatie van het Europees kampioenschap voor trambestuurders. De gaststad van het evenement moet samenwerken met de historische uitvinder van het concept die hiervoor exclusiviteit geniet.

Dit bedrijf heeft haar maatschappelijke zetel in Duitsland. De andere bedrijven zijn allemaal Belgisch. Drie daarvan hebben hun zetel in Brussel en het vierde in Gent.

Het totale bedrag aan geleverde prestaties in dit kader komt neer op 111.687 euro, inbegrepen in het communicatiebudget van 2019.

In 2020 (informatie geldig tot 31 augustus 2020) deed de MIVB een beroep op 3 externe bedrijven om haar te begeleiden in haar interne en externe communicatie:
- een communicatieagentschap om haar te begeleiden in het reviseren van haar werkprocessen voor het intern bedrijfsmagazine
- een communicatieagentschap gespecialiseerd in digitale media om haar te begeleiden in het reviseren van haar social media strategie
- een communicatieagentschap gespecialiseerd in het maken van samenwerkingsspelen in het kader van de verspreiding en het opnemen van het nieuwe ondernemingsplan bij het personeel

Al deze bedrijven werden aangesteld na een aanbesteding bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in het domein van de gevraagde resultaten.

Alle communicatiebedrijven die door de MIVB werden aangeduid in het kader van haar communicatiepolitiek in 2020 zijn Belgische bedrijven. Twee daarvan hebben hun maatschappelijke zetel in Brussel, het derde is van Gent.

Het totaalbedrag aan geleverde externe prestaties komt neer op 79.870 euro (informatie geldig tot 31/08/2020). Deze bedragen zijn in de budgetten van 2020 inbegrepen.

De namen en de adressen van deze bedrijven meedelen zou betekenen dat we ingaan tegen de geldende GDPR-regels.

3.a. Op 31 december 2019 telde de cel communicatie van parking.brussels 4 medewerkers: een Franstalige woordvoerder, een Nederlandstalige woordvoerder en twee medewerkers die instaan voor de relaties met de gemeenten. 
 
3.b. Het Parkeeragentschap besteedde de voorbije twee jaar de volgende bedragen aan communicatie (afgerond, btw inbegrepen): 
2019: € 398.000 
2020: € 588.000 
 
3.c. i, ii, iii, iv, v. De cel communicatie van parking.brussels werkt momenteel samen met verschillende ondernemingen die het Agentschap ondersteunen bij het maken van flyers, het jaarverslag, brochures enz. 

De cel heeft een opdracht gesloten voor de grafische vormgeving, het drukken en maken van een persoverzicht. Al die externe samenwerkingen waren het voorwerp van overheidsopdrachten in overeenstemming met de wetgeving daaromtrent. 
 
Om "historische" redenen wordt het vertaalwerk (voor alle diensten van parking.brussels) beheerd door de cel communicatie.  
 
Externe ondernemingen die het communicatiebeleid in 2019 en 2020 hebben begeleid: 

De namen en de adressen van deze bedrijven meedelen zou betekenen dat we ingaan tegen de geldende GDPR-regels. 
 
2019: 
Drukwerk:  € 55.000 
Website:  € 15.000 
Vertaalwerk:  € 90.000 
Grafische vormgeving:  € 80.000 
Campagnes (evenementen, expertise, BIPaSS):  € 135.000 
Mediamonitoring:  € 10.000 
Spandoeken: € 6.000 
Huis-aan-huisbedeling: € 5.000  
Licentie printers - € 1.000 
Licentie persoverzicht - € 1.000 
  
Welke bedragen werden begroot voor 2020: 
Drukwerk: € 63.000 
Website (onderhoud, extranet, uitbreiding site): € 45.000 
Vertaalwerk:  € 103.000 
Grafische vormgeving: € 100.000 
Mediamonitoring:  € 10.000 
Licentie printers:  € 1.000 
Licentie persoverzicht: € 1.000 
Campagnes (evenementen, expertise, BIPaSS): € 230.000 
Huis-aan-huisbedeling: € 5.000  
Wegsignalisatie:  € 15.000 
Hervatting communicatie Cycloparking: € 15.000