Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de gewestelijke dienst Protocol en reizen

Indiener(s)
Geoffroy Coomans de Brachène
aan
Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 294)

 
Datum ontvangst: 20/11/2020 Datum publicatie: 20/01/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 08/01/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
08/12/2020 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Op 13 december kondigde u in de krant l'Echo (1) aan dat Brussel met één stem moest spreken op het internationale toneel. In dat interview had u verschillende strategieën ontwikkeld, waaronder de oprichting van één enkele protocoldienst voor het Gewest en de 19 gemeenten om een professioneler onthaal te bieden voor de meervoudige hoofdstad die wij zijn.

In de Algemene Beleidsverklaring 2020-2021 verklaarde de minister-president: “de oprichting van een gewestelijke dienst voor protocol en buitenlandse missies [is] ook een belangrijk project voor het imago van ons Gewest. Deze dienst zal het Gewest een verbeterde zichtbaarheid en reputatie bezorgen in haar internationale public relations.”. (2)

Om die redenen wil ik u de volgende vragen stellen:

1. Naar aanleiding van mijn parlementaire vraag hebt u geantwoord dat deze toekomstige dienst idealiter drie personen voor het protocol en twee personen voor de reizen zou moeten tellen. Wat is de huidige situatie?

2. Kunt u mij de vooruitgang van het "project"-team verduidelijken dat werd opgericht om de evaluatie te maken en om de overgang van de huidige situatie naar de realisatie van deze toekomstige dienst protocol en reizen voor het Brussels Gewest te ontwerpen en te beheren?

3. Welke gemeenten hebben al positief gereageerd op een synergie tussen deze gewestelijke dienst en het gemeentelijke niveau? Hebt u gemengde of zelfs negatieve reacties ontvangen van bepaalde gemeenten met betrekking tot de oprichting van deze dienst?

4. Hebben uw diensten de resultaten van de “benchmarking”-studie verkregen waarvan sprake was? Wat zijn de conclusies daarvan? Zo ja, hebt u hierdoor de behoeften, eisen en valkuilen voor deze toekomstige dienst beter kunnen bepalen?

5. Weet u vandaag de dag wat de kosten zijn voor het opzetten van een dergelijke protocoldienst, zowel voor het personeel als voor het diverse materiaal en bijbehorende kosten?

6. De locatie is momenteel gepland in de toekomstige Iris Tower, maar vindt u niet dat speciale lokalen binnen de gewestelijke kanselarij aan het Koningsplein gepast zouden zijn?

7. Hebt u al interne - of externe - sollicitatieoproepen gedaan voor de personen die deze dienst zullen vormen? Zo ja, zijn er dan functiebeschrijvingen beschikbaar?

8. Hebt u een preciezer tijdschema voor de daadwerkelijke invoering van deze protocoldienst? Heeft de gezondheidscrisis een invloed gehad op eventuele vertragingen bij het opzetten van deze nieuwe dienst?

https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html
http://www.parlement.brussels/wp-content/uploads/2020/10/10-23-Déclaration-de-politique-générale-2020-2021-du-gouvernement-bruxellois.pdf
 
 
Antwoord    Het project tot oprichting van een geïntegreerde protocol- en reisdienst zit dus op schema. Het eerste deel van de benchmarkingstudie over de praktijken voor het beheer van het protocol en de reizen bij drie van onze bilaterale partners (Quebec, Berlijn en Wenen) werd wel degelijk verwezenlijkt. Er wordt op dit moment een protocolgids opgesteld. Deze gids is onder meer gebaseerd op de eerste resultaten van de benchmarkingstudie. Er wordt ook een denkoefening gehouden over de omzendbrief die de dienstreizen regelt, om synergieën binnen het project in zijn geheel te verzekeren.

De eerste fasen van het project hebben specifiek betrekking op het gewestelijke niveau, in het bijzonder op de GOB en de Regering. Voor de toekomstige fasen in 2021 en 2022 (het project moet vóór 30 april 2022 worden afgerond) zullen andere gewestelijke actoren worden opgenomen, alsook de gemeenten. We hebben dus nog geen antwoorden van de gemeenten ontvangen omdat er pas in de latere fasen is voorzien in interacties met en diensten aan de gemeenten.

Het eerste deel van de studie kon inderdaad tot een goed einde worden gebracht. Bij elk van de geraadpleegde partners hebben we interessante elementen aangetroffen die onze denkoefening kunnen verrijken. De voornaamste conclusie is dat een dienst met een dergelijke omvang een ambitieuze onderneming is en dat geen van onze partners een dergelijke dienst op alomvattende wijze tot stand heeft kunnen brengen zoals wijzelf in het kader van dit project hopen te doen. Op grond hiervan werd dus besloten het project op te splitsen in fasen. Eerst zal enkel voor de GOB en de Regering een dergelijke geïntegreerde dienst worden opgericht. Daarna zal deze dienst worden uitgebreid naar de andere gewestelijke actoren en gemeenten.

Het doel van het project bestaat er net in de kostprijs van een dergelijke dienst te ramen op grond van de omvang ervan. Het staat immers vast dat als deze dienst uitsluitend diensten aan de GOB en de Regering verstrekt, de kostprijs ervan niet dezelfde zal zijn als wanneer deze diensten zouden worden verstrekt aan alle gewestelijke actoren en zelfs aan (een deel van) de gemeenten, of bepaalde diensten in het bijzonder voor de gemeenten. Het doel van de benchmarkingstudie en van het werk dat de komende maanden verricht zal worden, bestaat er net in de kostprijs voor de dienst vast te leggen op grond van de omvang die dit project uiteindelijk zal aannemen. Het is ook in die logica dat de dienst eerst zal worden opgericht voor de GOB en de Regering en dat er daarna zal worden nagedacht over de uitbreiding ervan.

Wat dit betreft, is de Algemene Beleidsverklaring duidelijk. Deze verklaring voorziet er namelijk in dat er een “protocoldienst zou moeten worden ontwikkeld bij Brussels International”. Uit het eerste deel van de benchmarkingstudie blijkt echter dat de twee door u aangehaalde opties (een dergelijke dienst integreren bij het bestuur dat bevoegd is voor de externe betrekkingen of bij de Kanselarij) beide voor- en nadelen inhouden. De evolutie van het project zal te gepasten tijde uitwijzen wat de beste optie is.

De twee huidige VTE’s werkten al bij de GOB voor met het project van start gegaan werd, aangezien Brussels International de dienstreizen en het protocol al beheerde vóór de start van het project, maar niet op zo’n grote schaal.

Het project ging van start op 1 mei 2020 en zou twee jaar moeten duren. Momenteel heeft het project een kleine vertraging opgelopen voor welbepaalde aspecten, maar de twee in dit stadium voorziene centrale elementen – d.i. de verwezenlijking van het eerste deel van de benchmarkingstudie en de opmaak van een protocolgids – zijn verwezenlijkt of zullen weldra worden afgerond. We hopen dat de impact van de gezondheidscrisis niet voor extra vertraging zal zorgen.