Schriftelijke vraag betreffende het betaalgedrag van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de evaluatie van de beslissing om enkel nog elektronische facturen toe te staan bij overheidsopdrachten.
- Indiener(s)
- Bianca Debaets
- aan
- Sven Gatz, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel (Vragen nr 306)
| Datum ontvangst: 28/01/2021 | Datum publicatie: 30/04/2021 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 20/21 | Datum antwoord: 30/04/2021 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 30/03/2021 | Ontvankelijk | p.m. |
| Vraag | Enige tijd terug mocht ik Dhr. Gatz reeds ondervragen omtrent het betaalgedrag van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor de periode 2018-2019. Ik benadruk graag nogmaals dat het voor elke overheid een prioritaire doelstelling moet zijn om alle niet-betwistbare facturen tijdig te betalen, om op die manier te vermijden dat de rentabiliteit en cashflow van bedrijven en KMO’s bedreigd zou worden. Daarnaast valt ook op te merken dat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest reeds besloten heeft om vanaf 1 november 2020 enkel nog maar elektronische facturen (in XML-formaat) toe te staan bij overheidsopdrachten bij de administraties en publieke gewestelijke instellingen. Door die uniformering zouden facturen makkelijker en sneller behandeld kunnen worden en moet het risico op fouten teruggedrongen worden. Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel: - Kan u een algemene evolutie geven van het aandeel laattijdige betalingen ten opzichte van alle betalingen voor het jaar 2020 (voor zover mogelijk opgesplitst per maand) voor het hele Gewest? Hoe evalueert u dit aandeel laattijdige betalingen? Kan u deze betalingen tevens in tabelvorm overmaken in een opsplitsing naargelang ‘tijdig betaald’, ‘tot en met 30 dagen te laat betaald’, ‘31 tot 60 te laat betaald’, ‘61 tot 90 dagen te laat betaald’ en ‘90 dagen of meer te laat betaald’? - Welke maatregelen neemt het Gewest om deze laattijdige betalingen zoveel mogelijk te vermijden? Welke analyse voert de bevoegde administratie GOBF inzake de betaaluitvoeringen? Hoe monitort de GOBF deze problematiek? - Kan u meedelen wat de gemiddelde termijn van uitbetaling is en wat het aandeel van laattijdige betalingen is per administratie en per agentschap? Welke administratie vormen in dit opzicht de beste en slechtste leerlingen van de klas? Kan u deze cijfers eveneens opsplitsen naargelang de bovenvermelde categorieën? - Wordt deze problematiek structureel besproken op het niveau van de Regering? Hebt u op basis van deze gegevens een bilateraal overleg gestart met elke bevoegde minister om dit probleem aan te kaarten en een soort remediëringsplan op te stellen voor de ‘zorgwekkende administraties’? - Kan u een evolutie geven tussen het aantal laattijdige betalingen en de mediaan van het aantal dagen dat deze te laat betaald worden? Kan u deze evolutie zowel algemeen als opgesplitst per administratie en agentschap toelichten? - Kan u meegeven welk aandeel e-invoicing reeds inneemt in het totaal van de facturen? Welk aandeel gebeurt er manueel en welke via scanning? Welke maatregelen neemt u om de leveranciers te overtuigen om over te stappen tot e-facturatie? Kan u meegeven in hoeverre e-invoicing reeds geholpen heeft om de betaalachterstand te verkleinen? Met hoeveel dagen? Welke administraties gebruiken deze e-invoicing het meest? Kan u per categorie e-invoicing, manueel en scannen het aandeel tijdige betalingen meegeven? - Kan de Regering bevestigen dat de invoering van e-facturen voor overheidsopdrachten volledig operationeel is en door alle diensten wordt geïmplementeerd? - Zo niet, in welke departementen of instellingen is dit nog niet het geval? Welke problemen worden er hieromtrent vastgesteld? Wanneer voorziet men te kunnen werken via deze nieuwe manier van factureren? - In hoeverre werkt DG IT van de GOB mee aan de verdere digitalisering van de betalingen van het Gewest? Welk budget wordt hiertoe vrijgemaakt? |
| Antwoord | Proloog - Wij kunnen alleen informatie geven voor de GOB-boekhoudkundige entiteit, niet voor de gewestelijke entiteit - De door ons verstrekte informatie is een extrapolatie van de cijfers voor het jaar 2020; - Het jaar 2020 is nog niet afgesloten, de cijfers kunnen nog afwijken van de definitieve versie; - Wij beschikken niet over de personele en technische middelen om de gestelde vragen volledig te beantwoorden. - De beschikbare teams zijn druk bezig met de algemene rekening voor 2020. 1/ Kan u een algemene evolutie geven van het aandeel laattijdige betalingen ten opzichte van alle betalingen voor het jaar 2020 (voor zover mogelijk opgesplitst per maand) voor het hele Gewest? Hoe evalueert u dit aandeel laattijdige betalingen? Kan u deze betalingen tevens in tabelvorm overmaken in een opsplitsing naargelang ‘tijdig betaald’, ‘tot en met 30 dagen te laat betaald’, ‘31 tot 60 te laat betaald’, ‘61 tot 90 dagen te laat betaald’ en ‘90 dagen of meer te laat betaald’? De cijfers voor het jaar 2020 worden in de onderstaande tabellen gedetailleerd weergegeven. De eerste tabel geeft de tijd aan tussen de datum van ontvangst van de factuur door het Boekhoudkundig Secretariaat (gewone post, elektronische PDF en xml-bestand) en de betaling ervan. De tweede tabel geeft de tijd aan tussen de datum van de factuur en de betaling van de factuur. De administraties zijn gerangschikt in volgorde van snelheid ("R<10d" + "10d<R<30d").  Facturen worden geacht te laat betaald te zijn wanneer de verwerkingstijd tussen de datum van ontvangst van de factuur door de GOB en de betaling ervan (tabel 1A) meer dan 30 dagen bedraagt. Deze termijn kan echter worden verlengd tot 45 dagen of 60 dagen indien deze facturen betrekking hebben op overheidsopdrachten. Helaas is het niet mogelijk facturen in verband met overheidscontracten te isoleren. Deze facturen worden in de gegevensbank niet aangemerkt als facturen voor "overheidsopdrachten". Het is derhalve niet mogelijk, zonder aanzienlijke personele middelen, deze te onderscheiden. Dit is ook niet het doel van het betalingsproces. Uit voorzorg, omvat de indicator alle facturen die na 30 dagen worden betaald als te laat. Voor het jaar 2020 bedraagt de gemiddelde betalingsachterstand 23,37%. In 2019 bedroeg deze waarde 31,46%. Er zij echter op gewezen dat de berekeningsmethode tussen 2019 en 2020 is gewijzigd: - In 2019: de waarde van de vertragingen is het percentage van facturen die meer dan 35 dagen na de datum waarop de factuur is uitgereikt, worden betaald. - In 2020: de waarde van vertragingen is het percentage van facturen die meer dan 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur worden betaald.  De waarde voor 2020 (44,32%) is hoger dan die voor 2019 (31,46%); dit is met name te wijten aan de IT-migratie naar het SAP-platform; het was noodzakelijk om de betalingen van facturen die op het oude platform waren geregistreerd, gedurende de eerste drie maanden van 2020 te bevriezen. Details over de cijfers per maand kunnen om de in de proloog vermelde redenen niet worden verstrekt. 2/ Welke maatregelen neemt het Gewest om deze laattijdige betalingen zoveel mogelijk te vermijden? Welke analyse voert de bevoegde administratie GOBF inzake de betaaluitvoeringen? Hoe monitort de GOBF deze problematiek? Door de administratieve vereenvoudiging kunnen de leveranciers hun facturen in pdf- of XML-formaat versturen. De leveranciers kiezen de drager die voor hen geschikt is om hun facturen over te maken, en voor overheidsopdrachten moet alles voortaan verstuurd worden op een elektronische XML-drager. De entiteit van de gewestelijke boekhouder volgt maandelijks de facturen met een betaalachterstand op en communiceert met de dienst om deze facturen te behandelen. Op het niveau van BFB worden drie soorten controles uitgevoerd om de betalingsachterstanden te bewaken en te beperken: - Agenten die in de betalingsstroom voor facturen werken, worden automatisch gewaarschuwd wanneer een document gedurende 5 dagen niet is verwerkt (om de 5 dagen wordt automatisch doorgerold en na 10 dagen zonder verwerking wordt het doorgestuurd naar de meerdere). - Maandelijks wordt aan alle technische diensten van de GOB een overzicht van achterstallige facturen toegezonden. Deze tabel dient twee specifieke doeleinden: de technische diensten in kennis stellen van facturen die daadwerkelijk te laat betaald zijn en voorkomen dat een factuur in om het even welk stadium van het betalingsproces over het hoofd wordt gezien. - Jaarlijks worden prestatie-indicatoren voor de factuurverwerking aan de verschillende administraties verstrekt. Deze indicatoren zijn bedoeld om de overheidsdiensten te informeren over hun prestaties op het gebied van de verwerkingstermijnen van facturen. Met de invoering van het nieuwe regionale platform zal de GOB bovendien de analyse van de facturenstroom kunnen verfijnen om preciezere en meer gedetailleerde informatie te verkrijgen over de verschillende stappen van het betalingsproces. Op die manier kunnen de storende elementen in het proces nauwkeuriger worden opgespoord. Deze rapportage is echter nog in ontwikkeling, maar zou tegen het einde van dit jaar moeten zijn voltooid. 3/ Kan u meedelen wat de gemiddelde termijn van uitbetaling is en wat het aandeel van laattijdige betalingen is per administratie en per agentschap? Welke administratie vormen in dit opzicht de beste en slechtste leerlingen van de klas? Kan u deze cijfers eveneens opsplitsen naargelang de bovenvermelde categorieën? Antwoord Easy.brussels De omzendbrief van 3 juli 2020 betreffende de uitbreiding van het gebruik van de elektronische factuur door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest draagt easy.brussels op elk kwartaal een verslag op te stellen over de gemiddelde betaaltermijnen en over het aandeel elektronische facturen binnen het geheel dat de besturen ontvangen. Het verslag over het derde en vierde kwartaal van 2020 is bij dit antwoord gevoegd. Op basis van de door easy.brussels ontvangen gegevens bedroeg de gemiddelde betaaltermijn 46 dagen in het derde kwartaal en 34 dagen in het vierde kwartaal. Antwoord BFB De gemiddelde en mediane factuurverwerkingstijden, uitgesplitst naar rechtsgebied, zijn weergegeven in de onderstaande tabellen: Tabel 2 A (gerangschikt in volgorde van snelheid)  Wat het percentage te late betalingen betreft, verwijzen wij naar tabel 1A (termijn tussen de datum van ontvangst en de datum van betaling (2020)) in vraag 1. 4/ Wordt deze problematiek structureel besproken op het niveau van de Regering? Hebt u op basis van deze gegevens een bilateraal overleg gestart met elke bevoegde minister om dit probleem aan te kaarten en een soort remediëringsplan op te stellen voor de ‘zorgwekkende administraties’? In het verleden zijn al maatregelen genomen, met name in het kader van de Small Business Act. Hierbij werd vooral de nadruk gelegd op het opstellen en controleren van indicatoren voor betalingstermijnen binnen alle organisaties. Gezien de autonomie van de organisaties is het inderdaad nuttig een netwerk van overheidsinstellingen in onze regio op te richten om de praktijken te harmoniseren en het toezicht te verbeteren. 5/ Kan u een evolutie geven tussen het aantal laattijdige betalingen en de mediaan van het aantal dagen dat deze te laat betaald worden? Kan u deze evolutie zowel algemeen als opgesplitst per administratie en agentschap toelichten? De gemiddelde en mediane verwerkingstijden voor facturen worden in de onderstaande tabellen weergegeven: Tabel 3A (gerangschikt in volgorde van snelheid)  Ter herinnering: facturen worden geacht te laat te zijn betaald wanneer de verwerkingstijd tussen de datum van ontvangst van de factuur door de GOB en de betaling ervan (tabel 1) meer dan 30 dagen bedraagt. Deze termijn kan echter worden verlengd tot 45 dagen of 60 dagen indien deze facturen betrekking hebben op overheidsopdrachten. Het verschil tussen de gemiddelde en de mediane waarde wordt hoofdzakelijk verklaard door het feit dat sommige facturen met een grote vertraging door de GOB worden verwerkt. Deze facturen hebben tot gevolg dat het gemiddelde aanzienlijk wordt verhoogd. In het algemeen worden de gemiddelden negatief beïnvloed door 10-15% van de problematische facturen. De redenen voor de grote vertragingen kunnen uiteenlopend zijn: - De factuur is onjuist en moet vergezeld gaan van een credit/debetnota om te kunnen worden betaald. - De geleverde diensten of goederen zijn niet in overeenstemming met de oorspronkelijke bestelling. - De factuur voldoet niet aan de wettelijke vereisten. - Sommige dossiers zijn zeer complex en vergen tijd om te worden geanalyseerd. - Sommige agenten van de technische diensten zijn overbelast met werk en kunnen niet regelmatig facturen valideren. - Aan het eind van het jaar zijn sommige budgetten opgebruikt. Daarom moet met de betaling worden gewacht tot het begin van het volgende jaar. Tabel 3B (gerangschikt op volgorde van snelheid)  Deze bemerking is identiek wanneer de cijfers voor de tijd tussen de datum van het document en de datum van betaling worden geanalyseerd (tabel 2B). Bovendien verslechteren de cijfers door de zeer late verzending van facturen door bepaalde leveranciers. Deze facturen resulteren in een aanzienlijke toename van de gemiddelde verwerkingstijd.  De bevinding in tabel 2B wordt bevestigd door een analyse van de tijd die verloopt tussen de datum van het document en de datum van ontvangst: - Interne verwerkingstijd (ontvangst tot betaling): 27,62 dagen - Ontvangsttijd (afgifte tot ontvangst): 14,57 dagen - Gemiddelde totale tijd (uitgifte tot betaling): 41,94 dagen Bij wijze van voorbeeld toont de onderstaande grafiek de verdeling van de tijd tussen de datum van het document en de datum van ontvangst (tabel 3C).  We stellen vast dat de overgrote meerderheid van de facturen binnen 2 dagen wordt ontvangen (mediaanwaarde). De aanzienlijke vertraging bij de ontvangst van een klein aantal facturen heeft echter tot gevolg dat de gemiddelde waarde van deze vertragingen aanzienlijk wordt opgedreven. 6/ Kan u meegeven welk aandeel e-invoicing reeds inneemt in het totaal van de facturen? Welk aandeel gebeurt er manueel en welke via scanning? Welke maatregelen neemt u om de leveranciers te overtuigen om over te stappen tot e-facturatie? Kan u meegeven in hoeverre e-invoicing reeds geholpen heeft om de betaalachterstand te verkleinen? Met hoeveel dagen? Welke administraties gebruiken deze e-invoicing het meest? Kan u per categorie e-invoicing, manueel en scannen het aandeel tijdige betalingen meegeven? Antwoord Easy.brussels Uit de verslaggeving over het derde en vierde kwartaal van 2020 blijkt op basis van de ontvangen gegevens dat het aandeel elektronische facturen voor het Gewest ongeveer 0,78% en 1,54% bedroeg in respectievelijk het derde en vierde kwartaal. In absolute cijfers blijft het aantal elektronische facturen dus laag, maar hun aandeel is wel aanzienlijk gestegen tijdens deze beide kwartalen. Voor de overheidsopdrachten voor een hoger bedrag dan 30.000 euro excl. btw is de omzendbrief van 3 juli 2020 op 1 september 2020 in werking getreden; alle andere overheidsopdrachten volgden op 1 november 2020. De omzendbrief kreeg bijgevolg voor het eerst volle uitwerking in het eerste kwartaal van 2021. Het verslag erover wordt momenteel opgesteld en zal binnenkort beschikbaar zijn. Om elektronische facturering te populariseren en de besturen en bedrijven te begeleiden bij de toepassing van de omzendbrief van 3 juli 2020 heeft easy.brussels er verschillende infosessies over georganiseerd. Daarnaast stelt het agentschap op zijn website standaardclausules voor bestekken ter beschikking, om elektronische facturering te verplichten. Via het specifieke e-mailadres info-efact@gob.brussels beantwoordt het ook vragen van de besturen over dit onderwerp. Door deze initiatieven hebben besturen en leveranciers gaandeweg hun werkwijze m.b.t. facturering herzien. Antwoord BFB De uitsplitsing van de facturen volgens hun bron wordt hieronder nader toegelicht.  Ter herinnering: er is een aanzienlijk verschil tussen facturen in PDF-formaat die per e-mail worden verzonden en elektronische facturen in XML-formaat die, naast digitalisering, een grotere automatisering van de verwerking ervan mogelijk maken. Dankzij administratieve vereenvoudiging kunnen leveranciers hun facturen in PDF- of XML-formaat verzenden. Leveranciers kiezen het medium dat hen past om hun facturen te verzenden. In de context van overheidsopdrachten is verzending via een elektronisch XML-medium nu echter verplicht. De eenheid van de regionale rekenplichtige controleert maandelijks de achterstallige documenten en communiceert met de diensten om de verwerking van deze facturen te activeren; Het directoraat Boekhouding stelt de diensten in kennis van alle betalingsherinneringen die het in de loop van het jaar ontvangt.  Elektronische facturering is in oktober/november 2020 verplicht gesteld voor leveranciers die verbonden zijn aan een overheidsopdracht. Het is dan ook nog te vroeg om een merkbaar effect op de cijfers voor 2020 of op de betalingsachterstanden te kunnen vaststellen. Digitale facturering heeft de tijd die nodig is om facturen te ontvangen echter met ongeveer tien dagen verminderd. Bovendien is het de bedoeling dat leveranciers bij een komende herinrichting van de website van de BFB uitgebreide informatie krijgen over de mogelijkheden waarover zij beschikken om (digitale of elektronische) facturen bij de GOB in te dienen. Het is ook de bedoeling dat vanaf 2022 automatisch een informatieve (digitale) brochure wordt toegezonden aan alle nieuwe leveranciers. 7/ Kan de Regering bevestigen dat de invoering van e-facturen voor overheidsopdrachten volledig operationeel is en door alle diensten wordt geïmplementeerd? Technisch gezien kunnen alle gewestelijke besturen elektronische facturen ontvangen. De omzendbrief van 3 juli 2020 verplicht de besturen elektronische facturatie in hun bestekken op te leggen. Daarom is een eerste analyse door easy.brussels verricht en werd daarbij nagegaan of de bestekken die tussen 1 september 2020 en 10 maart 2021 op het digitale e-Procurement-platform zijn geplaatst de bepalingen van de omzendbrief naleven. Tegen eind april moeten de resultaten van deze analyse beschikbaar zijn. In het algemeen geeft ze een uiteenlopend beeld m.b.t. de besturen; voor de bestudeerde periode volgen de bestekken van sommige onder hen de omzendbrief helemaal, terwijl andere entiteiten dit hoogstens gedeeltelijk doen, bijvoorbeeld door elektronische facturering als een mogelijkheid in plaats van als een verplichting voor te stellen. 8/ Zo niet, in welke departementen of instellingen is dit nog niet het geval? Welke problemen worden er hieromtrent vastgesteld? Wanneer voorziet men te kunnen werken via deze nieuwe manier van factureren? De analyse loopt nog. De definitieve resultaten zijn nog niet beschikbaar. 9/ In hoeverre werkt DG IT van de GOB mee aan de verdere digitalisering van de betalingen van het Gewest? Welk budget wordt hiertoe vrijgemaakt? Dit is het antwoord van het bestuur Brussel ConnectIT, waarvan easy.brussels en de IT-afdeling van de GOB elk een onderdeel vormen: er zijn al twee projecten opgestart rond de digitalisering van de betalingen van het Gewest. Het eerste project had betrekking op de ontvangst van elektronische facturen via de integratie van simple.eprior in de SAP VIM-omgeving van de GOB. Dit project kostte 75.000 euro inclusief btw. Het tweede project betreft de migratie van de bestaande simple.eprior-applicatie van de GOB naar het gewestelijke SAP-platform, samen met de ingevoerde mogelijkheid om elektronische facturen via simple.eprior te verzenden. Dit project kost 85.000 euro inclusief btw. Het startschot wordt op 30 juni 2021 gegeven; dit is de datum waarop deze module voor alle ION’s van het gewestelijke platform beschikbaar zal zijn. |