Schriftelijke vraag betreffende de audits die in uw administraties plaatsvonden of gepland staan.
- Indiener(s)
- Bianca Debaets
- aan
- Rudi Vervoort, Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van gewestelijk Belang (Vragen nr 561)
| Datum ontvangst: 24/03/2021 | Datum publicatie: 08/06/2021 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 20/21 | Datum antwoord: 08/06/2021 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 27/04/2021 | Ontvankelijk | p.m. |
| Vraag | Audits vormen een belangrijke tool in het evalueren en verbeteren van de werking en het bestuur van de gewestelijke administraties en agentschappen. Enige tijd terug mocht ik de voltallige Regering en het GGC-College daaromtrent reeds ondervragen, maar via deze weg had ik graag een geactualiseerd overzicht verkregen. Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel: - Kan u een overzicht geven van de audits die u tijdens het jaar 2020 hebt laten uitvoeren in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit, het uitvoerende auditbureau in kwestie, de kostprijs en de oplevertermijn van de audit vermelden? Welke audits zijn er sinds de start van de legislatuur afgerond of opgeleverd? wat waren de resultaten of conclusies hiervan? - Kan u voor elk van bovenvermelde audits ook meegeven hoeveel auditbureaus er werden aangeschreven en hoeveel er zich effectief hebben ingeschreven via de aanbesteding? Hoeveel van deze aanbestedingen verliepen via de Europese procedure? - Welke concrete adviezen hebben deze audits opgeleverd? Op welke manier gaat u hiermee om en welke stappen werden intussen reeds ondernomen? In hoeverre hebt u deze afgeleverde adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? In welke gevallen hebben deze adviezen reeds geleid tot een actieplan? Welke maatregelen staan er dientengevolge in 2021 gepland en voor welke administraties of agentschappen zullen deze gevolgen hebben? Bij welke instellingen zullen deze adviezen dit jaar tot een concreet stappenplan leiden? - Kan u een overzicht geven van de audits die u in 2021 reeds hebt besteld of plant te bestellen in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit en indien reeds gekend het auditbureau in kwestie en de geschatte kostprijs en oplevertermijn van de audit vermelden? - Welk totaalbudget voorziet u in 2021 voor de uitvoering van audits? |
| Antwoord | Vanuit mijn bevoegdheid voor het imago van Brussel en het toerisme kan ik u de volgende elementen van antwoord verstrekken: Screen.brussels Behoudens de herziening van de jaarrekeningen door een bedrijfsrevisor heeft screen.brussels fund vzw nog geen enkele audit besteld. Er is geen audit voorzien in 2021 en er is dan ook geen budget voor vrijgehouden. Visit.brussels Audits 2020: overzicht, onderwerp, kostprijs, opdrachtnemers, Visit.brussels bestelde in 2020 in totaal 4 audits. Het gaat daarbij om de jaarlijkse financiële audit door de bedrijfsauditeur, een audit “welzijn op het werk”, de audit uitgevoerd door Minale en die door Emakina. De vier audits worden hierna toegelicht op basis van de gestelde vragen Financiële Audit 1. Het onderwerp van de audit ? De opdracht is een opdracht voor diensten met betrekking tot de aanstelling van een bedrijfsrevisor (natuurlijke persoon of rechtspersoon ingeschreven bij het Instituut van de Bedrijfsrevisoren) voor de controle en de certificering van de rekeningen voor de boekjaren 2018, 2019 en 2020 van de vzw visit.brussels. De belangrijkste opdracht bestaat in het controleren van de boekhoudkundige documenten en het certificeren van de juistheid en getrouwheid van de jaarrekeningen, alsmede het controleren van de economische en financiële informatie die aan het beheersorgaan moet worden voorgelegd voor de boekjaren 2018, 2019 en 2020. 2. De aanleiding van de audit? Krachtens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen moet visit.brussels een commissaris aanstellen onder de bedrijfsrevisoren die zijn ingeschreven in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren om zijn jaarrekeningen te analyseren. 3. Opdrachtnemer en kostprijs? De opdracht die in 2018 gegund werd, omvat de controle en certificering van de rekeningen van de boekjaren 2018, 2019 en 2020. De opdrachtnemer is SCIUPRL “DGST & Partners – Bedrijfsrevisoren” De kostprijs per boekjaar bedraagt forfaitair 9.500 euro (excl. btw) + overuren (die we thans nog niet kennen omdat de eindafrekening voor 2020 nog niet is ingediend) 4. Oplevertermijn? De certificering van de op 31 december afgesloten jaarrekeningen moet uiterlijk op 15 mei van het volgende jaar plaatsgevonden hebben. 5. Resultaten en conclusies? Gewaarmerkt zonder voorbehoud. 6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure: Drie inschrijvers hebben een regelmatige en geldige offerte ingediend. Deze opdracht wordt gegund volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op grond van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016, aangezien de goed te keuren uitgaven excl. btw de door de geldende wetgeving vastgestelde drempel niet overschrijden. 7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits Gewaarmerkt zonder voorbehoud. a) bij aanvang van het mandaat wordt kennis genomen van het dossier van de uittredende commissaris; b) nazicht van de regelmatigheid van de bewijsstukken van de geboekte verrichtingen; Aankopen: +/- 8300 stuks Ontvangsten: +/- 1600 stuks c) nazicht van de jaarrekeningen/financiële jaarstaten en beheersverslag; d) nazicht van de jaarlijkse uitvoeringsrekening van de begroting; e) nazicht van de reconciliatie: van de boekhoudkundige en budgettaire resultaten; van de voornaamste balansposten met de uitvoeringsrekening van de begroting. f) voorlegging van het certificeringsverslag door de commissaris ingevolge dit nazicht; g) in voorkomend geval bijstand bij twee vergaderingen ingevolge de audits van het Rekenhof; h) controle van de consistentie van de goederen en waarden die toebehoren aan de entiteit of die deze gebruikt of beheert. Het resultaat van deze controle dient opgenomen te worden in een verslag met betrekking tot roerende en onroerende goederen, en dan meer bepaald: het kassaldo, banken de voorraden, de portefeuille, de schuldvorderingen i) controle dat de inventarissen goed zijn bijgehouden, en dat de beoordelingen zijn gebeurd overeenkomstig de vooraf vastgestelde regels; j) in voorkomend geval bijstand voor de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering waarop de jaarrekeningen ter goedkeuring worden voorgelegd; k) voorlegging van een verslag aan het beheersorgaan met een samenvatting van de voorstellen voor verbetering van de administratieve systemen en de interne controle; l) bijstand voor de algemene vergadering of enige andere vergadering waarop rekeningen moeten worden goedgekeurd; m) deelname aan informatievergaderingen van de ondernemingsraad; n) beëindiging van het mandaat, waarbij de intredend commissaris toegang krijgt tot het hele dossier. 8. In hoeverre werden de adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? Met de directie, maar niet met de sociale partners 9. In welke gevallen hebben de adviezen reeds geleid tot een actieplan ? We volgen de aanbevelingen op die de revisoren formuleren inzake de interne procedures en de controlemaatregelen die ontbreken of waar nodig verbeterd moeten worden. 10. Indien niet, welke maatregelen worden voorzien in 2021? Het eindverslag werd nog niet afgeleverd. Audit “Welzijn op het werk” 1. Het onderwerp van de audit? Het betreft een overheidsopdracht voor diensten voor de uitvoering van een enquête ter preventie van burn-out die gericht is op het personeel van visit.brussels. Het opstellen van een vragenlijst voor alle personeelsleden van visit.brussels (+/- 180 mensen) om de risico’s op burn-out na te gaan Met de mogelijkheid voor de aanbestedende overheid om verschillende vragen aan de vragenlijst toe te voegen in het licht van de transformatie van visit.brussels en de lockdown ten gevolge van de coronacrisis. De vragenlijst moet via een campagnemodus elektronisch en beveiligd toegankelijk zijn en in 3 talen beschikbaar zijn: Frans, Nederlands en Engels. De indiening van een verslag voor de vzw met een uitsplitsing naar de klassieke sociaal-demografische criteria (leeftijd – geslacht – anciënniteit – dienst – pool, enz.). Het verslag moet voorgelegd worden aan de directie en het CPBW. Het bezorgen van een individueel en vertrouwelijk verslag voor elke werknemer. Dit verslag kan ook aanbevelingen voor de werknemers bevatten. Het voorstel voor oplossing(en) om de werknemers te begeleiden. 2. De aanleiding van de audit? visit.brussels wil in zijn kantoren een bedrijfscultuur bevorderen die gebaseerd is op een evenwicht tussen werk en privéleven en op een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de werknemers en het management van de instelling met betrekking tot deze dynamiek. 3. Opdrachtnemer en kostprijs? NV HR Partners, ten bedrage van 7.740,00 eur excl. btw 4. Oplevertermijn? De enquête werd in september-oktober 2020 uitgevoerd in de kantoren van visit.brussels. Het verslag met de uitsplitsing van de sociaal-demografische criteria moest uiterlijk 15 dagen na het einde van de enquête worden ingediend. Het individuele verslag moest binnen 5 dagen na het einde van de enquête worden ingediend. De voorstellen voor oplossingen werden uiterlijk 3 weken na het einde van de enquête verwacht. 5. Resultaten en conclusies? De resultaten van de enquête: Percentage deelnemers aan de enquête: 69 % Scores op de 5 categorieën van vermoeidheid: het gemiddelde blijft goed op alle symptomen. Wat lichamelijke vermoeidheid betreft, springen bepaalde categorieën symptomen eruit die een middelgroot tot groot risico inhouden: spierspanning (bv. in de rug en de nek). Totale scores (op de primaire risicofactoren): - Gemiddeld risico gerelateerd aan de informatie- en communicatietechnologieën (ICT) voor 38% - Gemiddeld risico gerelateerd aan persoonlijke kenmerken voor 24% Stressfactoren: ICT-eisen, perfectionisme, betrokkenheid bij beslissingen, financiën, belangrijke levensgebeurtenissen. Hulpbronnen: zingeving, gezondheid, flexibiliteit en autonomie, steun van familie/vrienden, werkzekerheid. 6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure? De volgende inschrijvers werden uitgenodigd om een offerte in te dienen: 1) Vzw MENSURA Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (hierna aangeduid als “vzw MENSURA E.D.P.B.”) 2) BV Pulso Europe 3) NV HR PARTNERS Deze 3 inschrijvers hebben een offerte ingediend die elk voldeed aan de technische selectiecriteria van het bestek. Enkel de offertes van BV Pulso Europe en NV HR PARTNERS waren administratief regelmatig. Van de 3 inschrijvers die een offerte indienden, waren er slechts 2 met een regelmatige en geldige offerte. Deze opdracht is een opdracht van beperkte waarde die wordt gegund overeenkomstig artikel 92 van de voornoemde wet van 17 juni 2016, gemotiveerd door het feit dat het geraamde bedrag van de uitgaven van de opdracht, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, minder dan 30.000 euro bedraagt. 7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits? Samenstelling van een werkgroep Organisatie van een “transversale” reflectieworkshop begin maart 2021 - om de concrete/werkelijke behoeften op het gebied van welzijn te verduidelijken, op basis van de algemene resultaten van de enquête - om samen te reflecteren over gerichte acties en deze prioriteit te verlenen om tegemoet te komen aan de verduidelijkte behoeften - om tijdens de workshop mee te helpen bouwen aan een globaal actieplan inzake welzijn Output van de reflectieworkshop: - lijst met prioritaire behoeften op het gebied van welzijn; - voorstellen van globale acties voor visit.brussels; - Vervolg: opstellen van een actieplan inzake welzijn met concrete acties (met inbegrip van quick wins) om het welzijn op het werk te verbeteren bij visit.brussels - implementatie van de quick wins 8. In hoeverre werden de adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? Overleg met de directie en de sociale gesprekspartners. 9. In welke gevallen hebben de adviezen reeds geleid tot een actieplan? Op basis van de in 2020 uitgevoerde audit heeft de HR-afdeling, in samenwerking met de vertegenwoordigers van het personeel en het CPBW, een concreet actieplan opgesteld om het welzijn binnen de onderneming te verbeteren en burn-outs te voorkomen. De acties van het actieplan zullen in de loop van 2021 ten uitvoer worden gelegd: - Verschillende acties ter bevordering van de transversale samenwerking - Compilatie van de “Gidsen van goede praktijken” (IT-instrumenten, recht op onbereikbaarheid ...) - Acties gericht op communicatie - Coachings 10. Indien niet, welke maatregelen worden voorzien in 2021? Zie antwoord 9. Audit uitgevoerd door Minale 1. Het onderwerp van de audit ? Het gaat om een opdracht voor diensten inzake de prestaties geleverd door een communicatiebureau dat ermee belast wordt een nieuwe merkarchitectuur uit te werken voor visit.brussels en de USP van Brussel te formaliseren. 2. De aanleiding van de audit? Sinds 2018 is visit.brussels begonnen met zijn digitale transformatie, die diepgaande strategische en structurele veranderingen met zich meebrengt. Binnen ditzelfde strategische kader werd de missie van visit.brussels in september 2019 geformaliseerd: “We make you love Brussels”. Anderzijds heeft visit.brussels het aantal bevoegdheden en opdrachten jaar na jaar zien toenemen. In zijn evolutie heeft visit.brussels nieuwe producten gecreëerd, maar heeft het ook verschillende onafhankelijke culturele entiteiten opgenomen om hun acties te versterken. Deze snelle uitbreiding van bevoegdheden heeft geleid tot een gebrek aan algemene samenhang in de merkarchitectuur van de organisatie. Ten slotte maakt de veelheid aan doelgroepen van de organisatie (zie punt 5 hieronder) branding tot een complexe aangelegenheid. Hoe relevant te zijn voor doelgroepen met verschillende verwachtingen? Hoe met een eigen, onderscheiden stem te spreken en toch het gemeenschappelijk strategisch kader te behouden? Hoe een professionele merkomgeving te ontwikkelen voor B2B? Hoe een merk te ontwikkelen waar de Brusselaars fier op zijn/zich verwant mee voelen? In dat verband en in het verlengde van de digitale transformatie acht visit het noodzakelijk om enerzijds de emotionele dimensie van zijn merken en de kracht en de herkenbaarheid van het moedermerk “visit.brussels” te vergroten en anderzijds de structuur en de architectuur van zijn merkenportefeuille te optimaliseren en te rationaliseren. Deze twee punten vormen het voorwerp van de opdracht. 3. Opdrachtnemer en kostprijs? Minale Design Strategy, ten bedrage van 115.325 euro excl. btw 4. Oplevertermijn? De opdracht zou tegen eind juni 2021 volledig uitgevoerd moeten zijn. 5. Resultaten en conclusies? De resultaten en conclusies zijn nog niet beschikbaar. 6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure: Er werd contact opgenomen met 8 economische operatoren/auditkantoren: Duval Branding, Minale Design Strategy, Base Design SPRL, Famousgrey nv, ServicePlan, Sign, Mirror Mirror, Greenpepper. Van de 8 inschrijvers waar contact mee werd opgenomen, hebben er slechts 2 een regelmatige en geldige offerte ingediend. 7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits ? Resultaten/conclusies nog niet beschikbaar 8. In hoeverre werden de adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? De opdracht wordt op dit ogenblik uitgevoerd. Sommige aanbevelingen werden besproken met het Stuurcomité, maar nog niet met het directiecomité of de sociale partners. 9. In welke gevallen hebben de adviezen reeds geleid tot een actieplan? De aanbevelingen hebben voorlopig niet tot concrete acties geleid. 10. Indien niet, welke maatregelen worden voorzien in 2021? In 2021 zouden de verwachte resultaten rond eind juni geleverd moeten worden. We zullen dan de nieuwe strategie voor de merknaam visit.brussels en de merkenportefeuille, waartoe beslist werd, implementeren. Audit uitgevoerd door Emakina 1. Het onderwerp van de audit? Analyse van de behoeften van onze B2C- en B2B-doelgroepen en hun “digital customer journey” + technische analyses van de websites van visit.brussels. 2. De aanleiding van de audit? Herscheppen van het digitale ecosysteem van visit.brussels zoals voorgesteld in de DTTT-audit tijdens de vorige legislatuur en in de door Belly & Brain uitgevoerde analyse van 2019. 3. Opdrachtnemer en kostprijs? NV Emakina België Budget van 321.398 euro excl. btw voor analyses en audits 4. Oplevertermijn? Eind 2021 voor het luik analyses en audits 5. Resultaten en conclusies? De analyses inzake de behoeften van de doelgroepen en hun “digital customer journey” worden op dit ogenblik uitgevoerd. 6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure? PROXIMITY BBDO Emakina België NV Tipik Communication Vox Teneo Sia Partners Numberly Wunderman Thompson Calibrate Cronos Famousgrey Numberly The Reference Inschrijvers: FamousGrey Emakina België Cronos Numberly 7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits? Op basis van de analyse van de behoeften van de doelgroepen, de “digital customer journey” en de technische analyse van de websites van visit.brussels zal de nieuwe B2C en B2B digitale ervaring van visit.brussels vanaf 2022 worden gecreëerd, ontwikkeld en geïmplementeerd . 8. In hoeverre werden de adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? Het herscheppen van het digitale ecosysteem vormt een belangrijk project binnen visit.brussels, dat regelmatig wordt opgevolgd door het directiecomité, dat de belangrijkste fasen valideert. 9. In welke gevallen hebben de adviezen reeds geleid tot een actieplan? De analyses zijn op dit ogenblik nog niet afgerond. 10. Indien niet, welke maatregelen worden voorzien in 2021? De websites van visit.brussels worden dagelijks onderhouden en bijgewerkt, in afwachting van het nieuwe digitale ecosysteem dat in de loop van 2022 online komt. Audits 2021: overzicht, onderwerp, kostprijs, opdrachtnemers In 2021 zal een accountant ook de rekeningen en financiële staten controleren. Daartoe zal een nieuwe oproep worden gelanceerd, overeenkomstig de opdracht die in 2018, 2019 en 2020 aan hem werd toevertrouwd. Verder verwijzen we ook naar de beslissing van de Brusselse regering van 6 mei betreffende het City Marketing-beleid. Deze beslissing omvat onderzoek en analyse van het in kaart brengen van het imago van Brussel en werkzaamheden op het gebied van merkidentiteit en branding. Aangezien de beslissing onlangs werd genomen, is het nog te vroeg om verdere details te geven. Over de openbare instellingen die vallen onder mijn bevoegdheid voor territoriale ontwikkeling en stadsvernieuwing kan ik het volgende meedelen, Ik heb de eer u het volgende antwoord mee te delen: Citydev.brussels heeft maar één audit besteld is een opdracht om de organisatie en de uitgaven van de technische interventiepool van de Economische Expansie te analyseren. De opdrachtnemer moet aanbevelingen doen om de dienst te verbeteren en bijstand verlenen bij de uitwerking van een raamovereenkomst voor de aanwijzing van een syndicus of vastgoedbeheerder. Citydev.brussels plaatste die opdracht via een onderhandelingsprocedure en gunde ze in 2021 aan Grant Thornton voor 45.000 euro exclusief btw. De directie Interne Audit van de GOB heeft in 2020 geen door de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bestelde audit uitgevoerd. De interne auditopdrachten uitgevoerd door de directie Interne Audit van de GOB vloeien over het algemeen voort uit een auditplan. In theorie kunnen de regeringsleden de directie Interne Audit van de GOB opdragen audits uit te voeren bij de regeringsdiensten via een groene nota, maar de directie Interne Audit heeft voor 2020 noch voor 2021 een dergelijke aanvraag ontvangen. Perspective heeft geen audit uitgevoerd en behalve die van het Rekenhof is er in 2021 geen enkele gepland. Als gevolg van de gezondheidscrisis door Covid-19 heeft Urban geen gebruik gemaakt van audits in 2020 en geen plannen voor 2021. De gezondheidsomstandigheden en -maatregelen hebben ons er inderdaad niet toe aangezet om voor te stellen om een dergelijke audit uit te voeren. De directie Interne Audit van de GOB heeft in 2020 geen door de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bestelde audit uitgevoerd. De interne auditopdrachten uitgevoerd door de directie Interne Audit van de GOB vloeien over het algemeen voort uit een auditplan. In theorie kunnen de regeringsleden de directie Interne Audit van de GOB opdragen audits uit te voeren bij de regeringsdiensten via een groene nota, maar de directie Interne Audit heeft voor 2020 noch voor 2021 een dergelijke aanvraag ontvangen. Perspective heeft geen audit uitgevoerd en behalve die van het Rekenhof is er in 2021 geen enkele gepland. Als gevolg van de gezondheidscrisis door Covid-19 heeft Urban geen gebruik gemaakt van audits in 2020 en geen plannen voor 2021. De gezondheidsomstandigheden en -maatregelen hebben ons er inderdaad niet toe aangezet om voor te stellen om een dergelijke audit uit te voeren. Met betrekking tot Brussel Preventie & Veiligheid kan ik u de volgende elementen van antwoord verstrekken op uw vraag Brussel Preventie & Veiligheid heeft de volgende audits uitgevoerd: 2020: DGST & Partners 4.477 € - financiële audit van de rekeningen van het boekjaar 2019. Resultaten en conclusies: “De kwaliteit van de financiële informatie (en de bewijsstukken) ging er beduidend op vooruit” “Wij pleiten ervoor dat uw organisatie de procedures aanpast gelet op de opmerkingen van het Rekenhof en onze aanbevelingen. Terzelfdertijd kunnen we ook bepaalde interne controle processen herzien. “ Er werden drie auditkantoren gecontacteerd. Twee daarvan beantwoordden de projectoproep. Het betreft een opdracht van beperkte waarde waarvoor de Europese procedure dus niet vereist is. Een budget van 12.100 € incl. BTW is voor de financiële audit van de rekeningen 2020 en de interne controle voorzien. |