Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de audits die in uw administraties plaatsvonden of gepland staan.

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Nawal Ben Hamou, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevoegd voor Huisvesting en Gelijke kansen (Vragen nr 567)

 
Datum ontvangst: 24/03/2021 Datum publicatie: 08/06/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 31/05/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
27/04/2021 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Audits vormen een belangrijke tool in het evalueren en verbeteren van de werking en het bestuur van de gewestelijke administraties en agentschappen. Enige tijd terug mocht ik de voltallige Regering en het GGC-College daaromtrent reeds ondervragen, maar via deze weg had ik graag een geactualiseerd overzicht verkregen.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:

- Kan u een overzicht geven van de audits die u tijdens het jaar 2020 hebt laten uitvoeren in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit, het uitvoerende auditbureau in kwestie, de kostprijs en de oplevertermijn van de audit vermelden? Welke audits zijn er sinds de start van de legislatuur afgerond of opgeleverd? wat waren de resultaten of conclusies hiervan?
- Kan u voor elk van bovenvermelde audits ook meegeven hoeveel auditbureaus er werden aangeschreven en hoeveel er zich effectief hebben ingeschreven via de aanbesteding? Hoeveel van deze aanbestedingen verliepen via de Europese procedure?
- Welke concrete adviezen hebben deze audits opgeleverd? Op welke manier gaat u hiermee om en welke stappen werden intussen reeds ondernomen? In hoeverre hebt u deze afgeleverde adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? In welke gevallen hebben deze adviezen reeds geleid tot een actieplan? Welke maatregelen staan er dientengevolge in 2021 gepland en voor welke administraties of agentschappen zullen deze gevolgen hebben? Bij welke instellingen zullen deze adviezen dit jaar tot een concreet stappenplan leiden?
- Kan u een overzicht geven van de audits die u in 2021 reeds hebt besteld of plant te bestellen in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit en indien reeds gekend het auditbureau in kwestie en de geschatte kostprijs en oplevertermijn van de audit vermelden?
- Welk totaalbudget voorziet u in 2021 voor de uitvoering van audits?
 
 
Antwoord    Voor wat equal.brussels en Brussel Huisvesting betreft:

De directie Interne Audit van de GOB heeft in 2020 geen door de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bestelde audit uitgevoerd.

De interne auditopdrachten uitgevoerd door de directie Interne Audit van de GOB vloeien over het algemeen voort uit een auditplan.

In theorie kunnen de regeringsleden de directie Interne Audit van de GOB opdragen audits uit te voeren bij de regeringsdiensten via een groene nota, maar de directie Interne Audit heeft voor 2020 noch voor 2021 een dergelijke aanvraag ontvangen.

Wat betreft de BGHM:

In mei 2019 heeft de raad van bestuur van de BGHM besloten audits uit te voeren in alle OVM’s om hun processen en interne controle te evalueren en de sector te begeleiden bij zijn verbeteringsproces.

Het doel van deze audits is verschillende processen te analyseren om na te gaan of de OVM's risico's lopen met betrekking tot een van deze processen (bestuur, aankopen, stock, huurachterstallen, kosten, verrekening van kosten, (her)verhuur van woningen, personeelszaken).

Al deze OVM-audits moeten leiden tot een actieplan dat door de auditeurs zal worden opgevolgd.

Daarom heeft de BGHM in 2020 eerst opdracht gegeven voor een audit van de organisatiestructuur in vier OVM’s. Het betreft De Moderne Woning, Log’Iris, de Anderlechtse Haard en ABC.

Het auditkantoor dat belast is met de uitvoering van de audits is Deloitte, in samenwerking met de auditcel van de BGHM. Het betreft een SMALS-contract (perceel 2).

De kostprijs van deze audits bedraagt 68.000 euro.

De eindverslagen van de audits van De Moderne Woning en Log'Iris zijn in december 2020 door de raad van bestuur van de BGHM goedgekeurd. De eindverslagen van de Anderlechtse Haard en ABC zijn in mei 2021 worden goedgekeurd.


Wat De Moderne Woning betreft, wordt in de audit geconcludeerd dat de OVM een aantal belangrijke stappen heeft gezet in de richting van een professionele organisatie, maar dat niettemin een groot aantal risico's niet voldoende is gedekt.


Wat Log’Iris betreft, wordt in de audit geconcludeerd dat de OVM, na twee fusies in de afgelopen vijf jaar, een aantal belangrijke stappen heeft gezet in de richting van een professionele organisatie, maar dat niettemin een groot aantal risico's niet voldoende is gedekt.

Voor beide OVM's kunnen dezelfde twee transversale punten worden vastgesteld:


- de noodzaak om een alomvattend en geïntegreerd personeelsbeleid in te voeren (dat verder gaat dan de verplichte aspecten van de arbeidswetgeving);
- en de noodzaak om processen en procedures op alle gebieden te formaliseren teneinde de continuïteit van de activiteiten te waarborgen, en de doeltreffendheid en de werkzaamheid ervan te kunnen beoordelen.

De aanbevelingen voor de twee OVM's zijn zeer vergelijkbaar.

Voor De Moderne Woning luiden de aanbevelingen als volgt:

- Back-ups aanduiden voor iedere functie;

- Relevante procedures uitwerken om de continuïteit te verzekeren;
- De functie van beheerscontroleur / interne controleur invoeren;

- De aankoopprocedure formaliseren en de follow-up ervan uitvoeren;
- Een globale strategie van raamovereenkomsten en/of van bestelbonnen uitwerken voor dringende en/of regelmatige aankopen en werken;
- De budgetten als sturingsinstrument gebruiken;
- Het gebruik van bankkaarten en de contantenkas beheren;
- De procedure voor het stockbeheer formaliseren
- De bestaande procedure voor het beheer van de huurachterstallen verder uitwerken;
- De procedure voor de afrekening van de lasten formaliseren;
- De functie van directeur human resources toevoegen aan het organigram;

- Een evaluatiesysteem voor het personeel invoeren;
- Het personeelsplan en de huidige verdeling van de rollen/functies binnen de organisatie evalueren

Voor Log’Iris zijn de aanbevelingen de volgende:

- Back-ups aanduiden voor iedere functie;

- Relevante procedures uitwerken om de continuïteit te verzekeren;
- De functie van beheerscontroleur / interne controleur invoeren;
- De volledige aankoopprocedure formaliseren en de follow-up ervan uitvoeren;
- Een globale strategie van raamovereenkomsten en/of bestelbonnen uitwerken voor dringende en/of regelmatige aankopen en werken;
- De budgetten als sturingsinstrument gebruiken;
- Een procedure voor het stockbeheer invoeren;
- De bestaande procedure voor de behandeling van huurachterstallen verder uitwerken;
- De procedure voor de verrekening van de lasten formaliseren;
- Een procedure formaliseren voor de communicatie tussen de diensten tijdens de wederingebruikname van de woningen;
- Aanbeveling 11: De functie van directeur human resources toevoegen aan het organigram;
- De bepalingen van het arbeidsreglement inzake evaluatie van het personeel toepassen;
- Het personeelsplan en de huidige verdeling van de rollen/functies binnen de organisatie evalueren.

De BGHM heeft de audit van de organisatiestructuur van 4 OVM's gepland voor 2021. Het betreft de Lakense Haard, Comensia, de Zuiderhaard en de GW van Sint-Joost-ten-Node

De kostprijs van deze audits bedraagt 106.371,10 euro.

Wat betreft het Woningfonds:

In 2020 werd er geen audit uitgevoerd.

Het Woningfonds plant in 2021 een auditopdracht te lanceren waarvoor de termijnen nog niet werden vastgesteld. De opdracht betreft interne audit conform de OOBBC-voorschriften, met volgende doelstellingen:
1° de conformiteit met de wetgeving en met de geldende verordeningen;
2° de realisatie en de optimalisering van de verrichtingen
3° De betrouwbaarheid van de financiële informatie.

De geraamde kostprijs bedraagt 11.000 euro per jaar.