Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de audits die in uw administraties plaatsvonden of gepland staan.

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Barbara Trachte, staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Economische Transitie en Wetenschappelijk Onderzoek (Vragen nr 376)

 
Datum ontvangst: 24/03/2021 Datum publicatie: 21/06/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 11/06/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
27/04/2021 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Audits vormen een belangrijke tool in het evalueren en verbeteren van de werking en het bestuur van de gewestelijke administraties en agentschappen. Enige tijd terug mocht ik de voltallige Regering en het GGC-College daaromtrent reeds ondervragen, maar via deze weg had ik graag een geactualiseerd overzicht verkregen.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:

- Kan u een overzicht geven van de audits die u tijdens het jaar 2020 hebt laten uitvoeren in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit, het uitvoerende auditbureau in kwestie, de kostprijs en de oplevertermijn van de audit vermelden? Welke audits zijn er sinds de start van de legislatuur afgerond of opgeleverd? wat waren de resultaten of conclusies hiervan?
- Kan u voor elk van bovenvermelde audits ook meegeven hoeveel auditbureaus er werden aangeschreven en hoeveel er zich effectief hebben ingeschreven via de aanbesteding? Hoeveel van deze aanbestedingen verliepen via de Europese procedure?
- Welke concrete adviezen hebben deze audits opgeleverd? Op welke manier gaat u hiermee om en welke stappen werden intussen reeds ondernomen? In hoeverre hebt u deze afgeleverde adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? In welke gevallen hebben deze adviezen reeds geleid tot een actieplan? Welke maatregelen staan er dientengevolge in 2021 gepland en voor welke administraties of agentschappen zullen deze gevolgen hebben? Bij welke instellingen zullen deze adviezen dit jaar tot een concreet stappenplan leiden?
- Kan u een overzicht geven van de audits die u in 2021 reeds hebt besteld of plant te bestellen in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit en indien reeds gekend het auditbureau in kwestie en de geschatte kostprijs en oplevertermijn van de audit vermelden?
- Welk totaalbudget voorziet u in 2021 voor de uitvoering van audits?
 
 
Antwoord    Noch Brussel Economie en Werkgelegenheid, noch hub.brussels heeft in 2020 en 2021 een audit uitgevoerd of opgestart.

In 2020 werd binnen Innoviris één audit, met name een analyse van de beheersprocedures, geïnitieerd. Via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking werd deze overheidsopdracht op 12 april 2020 toegekend aan
Möbius Business Redesign (er waren twee kandidaturen). De kostprijs van de studie bedraagt 59.960 euro.

Door de COVID-19-crisis, en vooral door het verplichte thuiswerken, waren de consultants genoodzaakt om de uitvoering van het project te herzien. Bij de toekenning van de opdracht werd immers een grote aanwezigheid van de consultants op het terrein beoogd. Innoviris en Möbius hebben vervolgens besloten om zich vooral te concentreren op de beslissingsorganen van Innoviris (vergaderingen van de raad van bestuur en van het middenkader) en dit op een digitale manier te doen.

Möbius heeft tijdens het verloop van de audit volgende werven geïdentificeerd:
- De noodzaak om de doelstellingen van de directieraad en de Maname (de vergadering van het middenkader) te herdefiniëren.
- Het definiëren van de verantwoordelijkheden van de teamleiders en directeurs (aan de hand van functieomschrijvingen).
- Het vastleggen van een vergaderstructuur (agenda, rollen, verslaggeving).
- Het uittekenen van een communicatieproces met betrekking tot de beslissingen die genomen worden door de beslissingsorganen.
- Het vastleggen van een duidelijke opvolging van de acties, gedefinieerd tijdens de vergaderingen van de Maname en de directieraad.

Volgende stappen werden vervolgens ondernomen:
- Nieuwe vergaderpraktijken en templates voor verslaggeving werden ingevoerd (testfase: november – december 2020, verdere uitrol in het eerste trimester van 2021) en komen tegemoet aan de problemen die eerder ervaren werden met betrekking tot de structuur van de vergaderingen, de communicatie van beslissingen en de opvolging van acties.
- In samenspraak met de nieuwe directie heeft Möbius de bevoegdheden van de organen met beslissingsbevoegdheid bij Innoviris vastgesteld. Daarnaast werd voor alle directieleden een RACI-model ((
Responsible - Accountable - Consulted - Informed) opgemaakt, een matrix die wordt gehanteerd om de rollen en verantwoordelijkheden weer te geven (februari 2021). De resultaten ervan werden in maart 2021 aan het personeel gecommuniceerd.
- Een RACI-model en een procesmap van de algemene procedures werden opgesteld (maart 2021).
- De functieomschrijvingen van de teamleiders en directieleden werden in april 2021 gefinaliseerd. Möbius legt momenteel de laatste hand aan de functieomschrijvingen en een RACI-model voor elk team van Innoviris.

De enige audit die door citydev.brussels werd besteld, is een opdracht om de organisatie en de uitgaven van de technische-interventiepool van de Economische Expansie te analyseren. De opdrachtnemer moet aanbevelingen doen om de dienst te verbeteren en bijstand verlenen bij de uitwerking van een raamovereenkomst voor de aanwijzing van een syndicus of vastgoedbeheerder. Citydev.brussels plaatste die opdracht via een onderhandelingsprocedure en gunde ze in 2021 aan Grant Thornton voor 45.000 euro exclusief btw.