Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de omzendbrief "Buitenlandse dienstreizen. Principes en procedure".

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 514)

 
Datum ontvangst: 18/08/2021 Datum publicatie: 28/09/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 24/09/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
02/09/2021 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    In de notificaties van de Brusselse Ministerraad van donderdag 15 juli laatstleden valt te lezen dat de Brusselse Hoofdstedelijke Regering haar goedkeuring hecht aan de omzendbrief ‘Buitenlandse dienstreizen’, voor een inwerkingtreding voor de reizen die vanaf 01/09/2021 doorgaan.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:

  • Kan u de inhoud van deze omzendbrief nader toelichten? Welke krachtlijnen werden hierin opgenomen wat betreft de principes en procedures die gehanteerd dienen te worden bij buitenlandse dienstreizen? In hoeverre verschilt dit van de inhoud uit de vorige omzendbrief die voorheen van kracht was?

  • Kan u duiden of deze nieuwe omzendbrief werd opgesteld in samenwerking met of werd gevalideerd door het Coördinatiecomité voor Internationale Relaties en Ontwikkelingssamenwerking?

  • Werden er eveneens specifieke principes en procedures opgenomen voor dienstreizen/missies die binnen de bevoegdheid Ontwikkelingssamenwerking plaatsvinden? Zo ja, kan u dit nader toelichten?

  • Op welke manier werd de inhoud van de vorige omzendbrief geëvalueerd? Op welke manier werd opgevolgd of de inhoud hiervan effectief (in de mate van het mogelijke) werd nageleefd?

  • Kan u meedelen hoeveel buitenlandse dienstreizen er dit werkjaar nog ingepland staan binnen de ministeriële kabinetten, administraties en autonome bestuursinstellingen van het Brussels Gewest? Kan u hierbij telkens de bestemming en het doel van de dienstreis in kwestie duiden ?

 
 
 
Antwoord    1. De voornaamste wijzigingen hebben betrekking op de volgende elementen:
· Er wordt gezorgd voor meer coherentie tussen de eigenlijke organisatie van de reizen (tickets, enz.) en de protocollaire regels (paspoorten, visums, goede naleving van het protocol, enz.). Er wordt een permanente vorm van coördinatie ingevoerd tussen het beheer van de reizen en de organisatie van het protocol, in overeenstemming met het project voor de oprichting van een dienst Protocol en Reizen voor het BHG.
· Er wordt een nieuwe procedure voor de planning van reizen en hun goedkeuring ingevoerd. Drie keer per jaar worden viermaandelijkse planningen van de reizen opgesteld. De geplande en goedgekeurde reizen zullen dan sneller kunnen worden georganiseerd eens het moment daar is.
· Om voortdurend bij te leren, wordt in het eindverslag van personeelsleden die terugkeren van missies beschreven in welke mate de doelstellingen werden behaald en wat de verbeterpunten voor de toekomst zijn.
· Voor bestemmingen die op minder dan zes uur sporen bereikbaar zijn, moet om ecologische redenen de trein worden genomen.
· Om het ontwikkelingssamenwerkingsbeleid van het Gewest te verzoenen met milieubescherming, zal de cel Protocol, Reizen en Communicatie de CO2-compensatie voor alle verplaatsingen berekenen en zal ze het bedrag aan een bedrijf schenken dat de compensatie kan gebruiken voor milieubeschermingsprojecten in ontwikkelingslanden en indien mogelijk in partnerregio's van de Brusselse ontwikkelingssamenwerking of ten minste in landen die in dat verband als prioritair worden beschouwd.
· Om te zorgen voor een gelijke behandeling van alle personeelsleden zal de keuze van de klasse voor de vliegreizen, behoudens een bijzondere verantwoording, dezelfde zijn voor alle personeelsleden van eenzelfde missie, ongeacht hun functie/graad.

2. De nieuwe rondzendbrief is verplicht voor de personeelsleden van de GOB. De andere instellingen die deel uitmaken van het Internationaal Overlegcomité (CCI) moeten hier geen gehoor aan geven. Toch werd het CCI geïnformeerd over de evolutie van het dossier.

3. De rondzendbrief is van toepassing op alle personeelsleden van de GOB, ongeacht het beleid. Er zijn dus geen bijzonderheden m.b.t. de organisatie van dienstreizen in het kader van de ontwikkelingssamenwerking. Niettemin, zoals vermeld in het antwoord op uw eerste vraag en vanuit een oogpunt van synergie, zal de CO2-compensatie van de reizen gedekt door de rondzendbrief voortaan rekening houden met de prioritaire landen voor de Brusselse ontwikkelingssamenwerking.

4. De nieuwe rondzendbrief werd opgesteld op basis van de verworven ervaring van de cel die sinds 20 jaar verantwoordelijk is voor de reizen. Sommige veranderingen en verduidelijkingen in de nieuwe tekst zijn nu net het resultaat van een denkoefening om verschillen te vermijden in de toepassing van de rondzendbrief en zijn principes.

De nieuwe rondzendbrief voorziet in een viermaandelijkse planning. Gelet op het feit dat de tekst van kracht is geworden op 1 september, is de planning voor het einde van dit jaar lopende. We zullen over deze informatie beschikken zodra de nieuwe procedure goed en wel op gang is.