Fiche van een vraag of interpellatie

Vacatures Contact

Schriftelijke vraag betreffende de stand van zaken van het WePulse-programma.

Indiener(s): Bianca Debaets
aan: Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 838)

Datum ontvangst: 29/10/2021		Datum publicatie: 13/12/2021
Zittingsperiode: 19/24	Zitting: 21/22	Datum antwoord: 07/12/2021

Datum	behandeling van het stuk	Indiener(s)	Referentie	Blz.
04/11/2021	Ontvankelijk	p.m.
07/12/2021	Bijlage aan het antwoord	p.m.	Bijlage

Vraag	In maart 2021 werd het officiële startschot gegeven van het WePulse-programma. Dit programma omvat financieel beheer (boekhouding, inkomsten/belastingen), personeelsbeheer en sociale dossiers, met een bijkomende focus op onderling relatiebeheer tussen gebruikers (burgers, bedrijven en partners) en plaatselijke besturen, om zo een eigentijdse en efficiënte relatie tot stand te brengen en de dienstverleningskwaliteit te verbeteren via gepersonaliseerde follow-up. In de praktijk zal WePulse de gemeenten en de OCMW's een gemeenschappelijke softwarebasis bezorgen en een gemeenschappelijke tool voor transversaal beheer van de relatie met de gebruikers en heeft de bedoeling om de kosten te drukken voor IT-investeringen voor de gemeenten. Het Centrum voor Informatica van het Brussels Gewest (CIBG) heeft, in samenwerking met Brussel Plaatselijke Besturen (BPB), van het Gewest de opdracht gekregen dit ambitieuze programma in goede banen te leiden. Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel: Kan u een stand van zaken geven wat betreft de coördinatierol van het CIBG en BPB in deze? Welke taken of opdrachten heeft ze al uitgevoerd (graag een duidelijk overzicht)? Kan u een stand van zaken geven wat betreft de programma’s die zijn opgestart en wat de timing is van de toekomstige ontwikkeling? Welke operationele rol hebben het CIBG en BPB in de uitrol en operationalisering van het WePulse-programma? Hebben zij alle lokale besturen en OCMW’s kunnen overtuigen om zich bij dit programma aan te sluiten? Zo neen, welke gemeenten of andere lokale actoren ontbreken nog en omwille van welke redenen? Kan u bevestigen dat de totale kostenraming voor dit project nog steeds 70 miljoen euro bedraagt? Kan u eventuele wijzigingen aan de budgetten nader toelichten? Kan u aangeven hoeveel middelen reeds werden uitgegeven aan WePulse? Kan u een overzicht geven per kostenpost? Kan u in het bijzonder toelichten hoe ver men staat met de ontwikkeling en uitrol van de aangehaalde gemeenschappelijke softwarebasis (in de vorm van een ‘unified application suite’, gehost op een gecentraliseerde infrastructuur binnen het gewestelijk datacentrum) en een gemeenschappelijke tool voor transversaal beheer van de relatie met de gebruikers? Werd deze reeds ter beschikking gesteld van de gemeenten en OCMW’s? Zo ja, hoe evalueren zij deze nieuwe tools? Zo neen, wanneer wordt voorzien om deze tools ter beschikking te stellen? Op welke manier wordt het (voorlopige) gebruik van het WePulse-programma gemonitord en geëvalueerd? Welke parameters werden daaromtrent vastgelegd? Hoe worden hieromtrent in het bijzonder de gedeelde taken en verantwoordelijkheden van het CIBG en BPB geëvalueerd?


Antwoord	1/ Rol van het CIBG: Het CIBG heeft een beheersstructuur vastgesteld om de talrijke deelnemende actoren in staat te stellen van gedachten te wisselen en deel te nemen aan de operationalisering van het programma WePulse. Met andere woorden, het CIBG staat ten dienste van de plaatselijke besturen voor de verwezenlijking van het programma via de invoering van een inclusief en participatief bestuur. De begeleiding van de bestuursorganen (Uitvoerend Comité (Comex), Comité voor Strategisch Beheer (Comigov) en Overlegcomités per Beleidswerf (COC’s)), het beheer van het programma en de coördinatie van de uitvoering van de oplossingen berusten op het CIBG. Het CIBG zal een beroep doen op een externe dienstverlener, een dienstenintegrator en applicatieontwikkelaar, die verantwoordelijk zal zijn voor de analyse van de bestaande situatie in de gemeenten en de OCMW's. Het CIBG heeft een multidisciplinair team van bijna 15 mensen samengesteld met profielen als projectdirecteur, programmamanagers, businessanalisten, IT-architecten, changemanagers, etc. Bijlage 1 bevat een volledige lijst van de reeds uitgevoerde taken en opdrachten. Wat de toekomstige ontwikkelingen betreft, zullen de aan de integrator-applicatieontwikkelaar toevertrouwde opdrachten verdeeld worden in drie fases, die in bijlage 2 nader worden omschreven. Voor elk van de hoofdfases van de werkzaamheden die aan een integrator- applicatieontwikkelaar moeten worden toevertrouwd, zal een vervolgopdracht worden uitgeschreven. De applicatie-infrastructuur zal worden ondergebracht in het gewestelijke datacentrum. Rol van Brussel Plaatselijke Besturen: Brussel Plaatselijke Besturen (BPB) zal de diensten die geleverd worden door de integrator die de opdracht toegewezen zal hebben gekregen, financieren, met inbegrip van de kosten voor de migratie naar de nieuwe software die geselecteerd zal worden om het pakket van gedeelde toepassingen te vormen. Het BGHGT zal ervoor zorgen dat de kosten van de aankoop van licenties of abonnementen via het CIBG voor de software die gekozen werd om het pakket van gedeelde toepassingen te vormen, gedekt kunnen worden. Brussel Plaatselijke Besturen zal eveneens ondersteuning bieden bij de ontwikkeling van de regelgeving en zal het Comex voorzitten. Zowel het CIBG als Brussel Plaatselijke Besturen (BPB) zullen toezien op de kwaliteit van de communicatie, de betrokkenheid en de nabijheid van de betrokkenen en zullen gedurende de hele looptijd van het programma zo goed mogelijk inspelen op de verzoeken en bezorgdheden van de plaatselijke besturen. Aansluiting door de plaatselijke besturen: Op dit moment hebben 18 gemeenten en 17 OCMW's zich bij het programma aangesloten. De gemeente Ukkel, het OCMW van Ukkel en het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe hebben zich niet aangesloten, om verschillende redenen: beperkte vooruitzichten op besparingen of een te recente investering in software. Ik zou erop willen wijzen dat de plaatselijke besturen vertegenwoordigd zijn in de drie bestuursorganen van het programma en dat andere belanghebbenden van het Gewest, zoals Brulocalis en Easy.brussels, als waarnemers deelnemen aan het Comigov. Dit comité is sinds april 2021 acht keer bijeengekomen. 2/ De totale kosten van het programma werden geraamd op 70 miljoen euro. In vergelijking met de oorspronkelijke raming van 69,89 miljoen euro werd rekening gehouden met extra architectuurprestaties. In dit stadium is voor 2021 een bedrag van 4,73 miljoen euro door het CIBG vastgelegd. Zie details in bijlage 3. 3/ Het voorstel en de selectie van de softwarecomponenten zullen plaatsvinden in het kader van fase 2 van de opdrachten die aan de integrator-applicatieontwikkelaar worden toevertrouwd. Per domein zal voor elke gemeente en elk OCMW een geïndividualiseerd stappenplan worden opgesteld. De werkzaamheden die inherent zijn aan deze activiteiten, zouden eind juni 2022 voltooid moeten zijn. Fase 3 betreft de implementatie binnen elke gemeente en elk OCMW van de migratie- of evolutieprojecten naar dit applicatiepakket. Deze projecten zullen aan het begin van de tweede helft van 2022 van start gaan en tot 2025 duren. Met de uitvoering van de oplossingen voor de mogelijke verbeteringen/rationaliseringen van het bestaande systeem op korte termijn zal de komende weken worden begonnen; andere acties zullen tijdens het tweede semester van 2022 van start kunnen gaan. 4/ De beheersstructuren van het programma omvatten de werkzaamheden van een kwaliteitsmanager binnen het CIBG, die er onder meer op toeziet dat de beheerprocedures correct worden uitgevoerd. Het is bovendien ook voorzien om een beroep te doen op het adviesbureau Gartner om de voorstellen van de dienstenintegrator in de verschillende fases van het programma te evalueren. We moeten benadrukken dat de gemeenten aan de basis liggen van alle beslissingen in het kader van het programma WePulse. Anders gezegd: de comités die het strategische bestuur vormen, zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het goede verloop van het programma en voor de evaluatie van het beheer van het programma door het CIBG. We wijzen erop dat de prestatie-indicatoren vastgesteld zullen worden op basis van de feedback uit de tevredenheidsonderzoeken. Meer bepaald werd de eerste enquête eind oktober gelanceerd onder de leden van het Comigov; de enquêtes per functiegebied worden momenteel voorbereid en zullen zeer binnenkort worden gelanceerd. De enquêtes zullen om de 4 maanden worden vernieuwd. Ten slotte werkt het CIBG aan de ontwikkeling van specifieke indicatoren per domein, die ook rekening zullen houden met de komende tussenkomst van de integrator (naleving van de termijnen, verbruik van budgetten, kwaliteit van de deliverables, etc.).