Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de audit van Lojega

Indiener(s)
Joëlle Maison
aan
Nawal Ben Hamou, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevoegd voor Huisvesting en Gelijke kansen (Vragen nr 1026)

 
Datum ontvangst: 29/10/2022 Datum publicatie: 17/01/2023
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 21/12/2022
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
15/11/2022 Ontvankelijk
21/12/2022 Bijlage aan het antwoord p.m. Bijlage
 
Vraag   

In 2020 en 2021 heeft de cel interne audit van de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij (BGHM) organisatorische audits uitgevoerd bij de eerste acht openbare vastgoedmaatschappijen (OVM). In de eerste helft van 2022 hebben de BGHM-controleurs hun werkzaamheden voortgezet en twee andere maatschappijen onderzocht: Le Foyer Schaerbeekois en Lojega. Toen ik u op 6 oktober 2022 vroeg naar de bevindingen van deze twee audits, gaf u ons een gedetailleerde presentatie van de resultaten van de audit van de OVM Le Foyer Schaerbeekois. U deelde ons echter mee dat u de conclusies van de audit van de OVM Lojega niet kon voorleggen, omdat het eindverslag nog moest worden gevalideerd door de raad van bestuur van de BGHM tijdens zijn vergadering van 20 oktober 2022.

Daarom wil ik u de volgende vragen stellen:

1- Heeft de cel interne audite van de BGHM het auditverslag over Lojega in de eerste helft van 2022 inderdaad doorgestuurd? Zo ja, kunt u de resultaten van deze audit voorstellen? Hebben de auditoren van de BGHM een of meer werkprocessen met een hoog of extreem hoog risico vastgesteld? Hebben zij (ernstige of minder ernstige) problemen gezien bij  het beheer van de OVM Lojega?

2- Hoe heeft het management van de OVM gereageerd op de conclusies van het auditverslag? Hebben zij de geldigheid van bepaalde opmerkingen van de cel interne audit van de BGHM betwist?

3- Kunt u de verschillende aanbevelingen bekijken die de BGHM-auditoren aan de OVM Lojega hebben gedaan om de vastgestelde problemen op te lossen en zo het risiconiveau van de verschillende onderzochte werkprocessen te verlagen? Welke initiatieven heeft het management van Lojega reeds genomen om de aanbevelingen van de cel interne audit van de BGHM uit te voeren?

 
 
 
Antwoord    Ik heb de eer u het volgende antwoord mee te delen:

De Raad van Bestuur van de BGHM heeft kennis genomen van het eindverslag van de audit van Lojega op 10 november jongstleden.

De conclusie van de audit is dat Lojega zich midden in een overgang bevindt, aangezien zij het organisatorische fusieproces nog moet voltooien. Hoewel het managementteam de risico's al in kaart heeft gebracht en oplossingen heeft voorgesteld, waarvan de belangrijkste nu door de OVM worden doorgevoerd, was een bepaald aantal risico's nog niet voldoende gedekt op het moment dat de audit plaatsvond.

Drie van de zeven processen kregen immers een « hoog » risiconiveau toegekend, namelijk het bestuur, het aankoopbeheer en de human ressources.

(1) Wat het bestuur betreft:

Sinds de aanstelling van het nieuwe managementteam zette de OVM een groot veranderingsproces in gang met het oog op de invoering van een nieuw soort participatief management dat erop gericht is de werknemers bij de transformatie van de OVM te betrekken.  Op basis van een evolutief stappenplan worden de uit te voeren acties vastgesteld, maar nog niet in de tijd afgebakend. In dat verband bevelen de auditeurs van de BGHM aan de rol van elk van de bestuursorganen te verduidelijken om de beslissingen transparanter te maken.  Ze bevelen ook aan de processen en procedures verder te formaliseren om de organisatorische fusie af te ronden.


(2) Wat de aankopen betreft:

In het stappenplan wordt benadrukt dat alle procedures, namelijk ook die voor de aankopen, moeten worden geformaliseerd. Bovendien is het ook belangrijk om alle aankoopdocumenten en contracten in Pheniks te centraliseren, zodat deze documenten gemakkelijker toegankelijk zijn en de contracten en de status van elke bestelling beter kunnen worden opgevolgd. De auditeurs van de BGHM bevelen ook aan een procedure en een strikte controle van het kasbeheer in te stellen om de kasstroom van de OVM te waarborgen.


(3) Wat de human ressources betreft:


De risico's in verband met het huidige personeelsbeheer worden in het stappenplan geïdentificeerd, maar niet in de tijd afgebakend.  De auditeurs van de BGHM bevelen aan een globaal personeelsbeleid in te voeren dat verder reikt dan het administratieve kader en het loonbeheer, zodat de OVM haar opdrachten naar behoren kan vervullen.  
Met betrekking tot de reactie van het management van de OVM op de conclusies van het auditverslag, kan ik u melden dat het management van de OVM hier positief op heeft gereageerd. Het nieuwe managementteam had de grootste risico's al grotendeels in kaart gebracht en wou graag beschikken over de aanbevelingen van de auditeurs.





In antwoord op uw laatste vraag kan ik u tot slot melden dat de tabel in bijlage de aanbevelingen van de auditeurs bevat, alsook de initiatieven die Lojega al heeft genomen om deze uit te voeren.