Question écrite concernant les consultances externes
- de
- Christophe De Beukelaer
- à
- Sven Gatz et Bernard Clerfayt, membres du Collège réuni en charge des prestations familiales, du budget, de la fonction publique et des relations extérieures (question n°63)
| Date de réception: 29/03/2022 | Date de publication: 02/06/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 02/06/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 25/04/2022 | Recevable | Bureau élargi de l'Assemblée réunie | ||
| 01/06/2022 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | L’actualité française nous apprend que le gouvernement refuse de pratiquer la transparence sur ses contrats avec les cabinets de conseil ; cela ayant été récemment épinglé par une commission d’enquête sénatoriale. Dans notre Région, comme en France, le gouvernement et les administrations ont recours à des consultants externes pour des études et analyses. J’aimerais vous poser les questions suivantes au niveau de vos compétences COCOM :
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| Réponse | Q1 Pour les Services du Collège réuni (SCR), Les marchés publics de consultance pour le fonctionnement des SCR attribués en 2019 : Les marchés de consultance attribués en 2019 concernent exclusivement la mise en place de la nouvelle Direction Contrôle et pour les processus de la Direction Budget et Finances - Marché public de services n° 2019/D/13 relatifs à l’accompagnement du service contrôle financier et l’exécution de contrôles financiers Attribué à Trifinance Belgium pour un montant de 161.000 € TVAC - Marché public de services n° 2019/D/14 relatifs au développement et à la mise en route de la Direction Contrôle Attribué à KPMG Advisory pour un montant de 15.350,06 € TVAC - Marché public de services n° 2019/D/15 relatifs à l'élaboration d'une méthodologie au sein du service Contrôle Financier de la direction Contrôle des Services du Collège réuni Attribué à KPMG pour un montant de 4.598,00 € TVAC - Marché public de services n° 2019/D/16 relatifs à l'assistance du service Contrôle Financier des Services du Collège réuni relative à des situations spécifiques dans des établissements ou par rapport à des initiatives Attribué à Ernst & Young pour un montant de 85.000 € TVAC - Marché public de services n° 2019/D/20 relatifs à l’élaboration d’instruments de gestion pour la gestion de trésorerie et budgétaire de la Commission communautaire commune et le développement de la direction budget et finances des Services du Collège réuni Attribué à KPMG Advisory pour un montant de 13.240,00 € TVAC - Marché public de services n° 2019/D/25 relatifs à une mission d’expertise comptable Attribué à KPMG ACCOUNTANTS pur un montant de 36.300 € TVAC Les marchés publics de consultance pour le fonctionnement des SCR attribués en 2020 : - Marché public de services n°2020/D/04 relatifs à une mission de coaching/management pour la direction contrôle Attribué au Centre pour la Formation et l'Intervention Psychologique (CFIP) pour un montant de 27.007,20 € TVAC - Marché public de services n°2020/D/06 concernant l’identification et la sélection de modifications du cadre légal applicable aux formes de travail pouvant être précaires (atypiques, nouvelles, classiques) et qui présentent un impact sur la (sous-)protection sociale des Bruxellois.es Attribué au Centre de Droit Public de l'ULB pour un montant de 79.315,50 euros € TVAC Les marchés publics de consultance dans le cadre de la gestion de crise attribués en 2020 : - Marché public de services n° 2020/D/08 relatifs à l'assistance aux opérations et à la coordination en matière de gestion de crise Attribué à Maerten & Partners pour un montant de 75.000,00 € TVAC - Marché public de services n° 2020/D/13 relatifs à la coordination de crise en matière de dépistage et de traçage Attribué à Maerten & Partners / Quanteus pour un montant de 1.735.000 € TVAC - Marché public de services n° 2020/D/23 relatifs au recrutement d’un consultant externe pour la coordination du volet « Communication » du dispositif de gestion de la crise sanitaire Covid-19 Attribué à Maerten & Partners pour un montant de 196.625,00 € TVAC û Les contrats conclus sur la base des 3 marchés publics précités ont engendré, depuis leur début en avril 2020 jusque fin 2021, l'approbation de 3.589.200 € de crédits d'engagement, dont 2.978.450,87 € ont été dépensés à ce jour. - Marché public de services n° 2020/D/24 relatifs à l’engagement d’un coordinateur assurant le lien entre les divers pôles internes à l’administration dans le cadre de la mise en place du dispositif de lutte contre le Covid-19 Attribué à PWC pour un montant de 155.787,50 € TVAC. û Le contrat conclu sur la base du dernier marché public précité a engendré, depuis décembre 2020 jusque fin 2021, l'approbation de 233.487,50 € de crédits d'engagements, dont 185.480,63 € ont été dépensés à ce jour. Pour ces marchés publics précités, à l'exception du marché 2020/D/23, les consultants ont été engagés pour une durée initiale de 3 mois (décision du Collège réuni du 2 mai 2020), et leurs contrats ont été successivement prolongés jusqu'au 31 décembre 2021. La consultante engagée dans le cadre du marché 2020/D/23, a été engagée à l'automne 2020 jusqu'au 31 mars 2021 (sur la base de la délégation donnée au Fonctionnaire dirigeant des SCR dans la décision du Collège réuni du 15 octobre 2020). Sa mission a été également prolongée par le Collège réuni jusqu'au 31 décembre 2021. Pour Iriscare, les missions de consultance réalisées en 2020 (en 2019 Iriscare n'a pas fait appel à de la consultance informatique) par des partenaires externes pour le compte d'Iriscare. (annexe 4) Les marchés publics de consultance attribués en 2021 : (voir annexe1 pour les SCR et annexe 4 pour Iriscare) Q2. Les consultants ont été engagés soit pour le fonctionnement de l'Administration et l'accompagnement des services dans leurs missions soit dans le cadre de la consultance spécifique pour la gestion de la crise sanitaire engendrée par la Covid-19. Les contrats pour le fonctionnement de l'Administration concernent le bon fonctionnement des services (Services budget et finances ; Contrôle) ; du coaching relatif aux missions de certains agents et/ou services (Service PMO) ou des services de consultances juridiques sur certaines thématiques spécifiques (ex. : marchés publics). Les contrats de consultances dans le cadre de la gestion de la pandémie liée au Covid-19 concernent les domaines suivants : 1. Coordination générale au sein des SCR Les montants concernant la consultance liée à la coordination interne SCR figurant dans le tableau (annexe 2) représentent les coûts totaux à partir du début de la crise Covid en 2020 jusqu'en mars 2022. Les missions des différents profils étaient les suivantes: - Coordinateurs de crise : définir des approches (process, systèmes, ressources, procédures) en fonction des mesures définies au niveau fédéral et régional dans le cadre des compétences de la COCOM pour faire face à la pandémie dans une situation qui évolue en permanence ; mettre sur pied et coacher des structures de coordination et flux d'information entre (a) les équipes internes des Services du Collège réuni et autres administrations concernées et (b) les acteurs externes tels que des équipes de soin ou de support sur le terrain, des structures de collectivités, la médecine générale, etc. ; établir des plans d'actions ; créer des groupes de travail, définir les modes opératoires et assurer le staffing suffisant. - Infirmier en chef régional : faire appel a(ux) équipe(s) volante(s) fournies par des partenaires pour intervenir dans les MR/MRS ; créer des équipes volantes d’infirmiers et aides-soignants (10 équipes 5-5) ; coacher les équipes volantes sur leur mission (visite sur place, débriefing) ; dispatcher les équipes volantes ; maintenir la communication avec la coordination et la tenir informée des différentes avancées ; éventuellement établir les factures des interventions aux MR/MRS. - Coordinateur de la communication et sensibilisation : gère les équipes Communication, Sensibilisation et Communautés & Acteurs locaux ; définit des stratégies et met en œuvre des actions visant à accroître la connaissance et le soutien des mesures en vigueur par le biais de campagnes utilisant différents médias, en entretenant des relations avec la presse et par des contacts et des actions en coopération avec le niveau administratif (Haute fonctionnaire, communes, CPAS, ...), les organisations sectorielles et les acteurs locaux. - Coordinateur transversal : coordination transversale en soutien de tous les services et missions des SCR, impactés par la crise Covid-19, et en particulier en vue d'aligner les actions des différents services sur les actions des prestataires de services spécifiques et des partenaires du dispositif de crise. En effet, les nombreux changements et interactions s'accompagnent d'un grand besoin de coordination et d'orientation, qui est mieux assuré par des personnes ayant un profil spécifique adapté à ce type de tâches (gestion de crise). Le domaine de travail et d'expertise, en termes de contenu, se situe à l'intersection entre les pouvoirs publics, les secteurs du bien-être et de la santé et la région bruxelloise. - Supply chain: superviser et mettre en œuvre la mise à l'échelle, l'optimisation et le contrôle de qualité (excellence opérationnelle) de la chaîne logistique de la campagne de vaccination 2. Coordination opérationnelle et call agents Il s'agit des personnes engagées dans le cadre du consortium constitué des organismes assureurs et de N-Allo. (Annexe 3) Les montants concernent la période 2020 et 2021 et sont engagés sur l'ab 03.001.08.01.1211. Les missions des différents profils sont suivantes: - Admin: Personnel administratif qui s'occupe d'encoder des données, d'organiser des réunions, de transmettre de l'information afin de décharger les gestionnaires de projets. - Business Partner: Ce sont des gestionnaires de programmes qui rédigent des procédures pour le business opérationnel et qui veillent de la bonne atteinte des indicateurs de performance - Call agents: Les agents de 1e ligne traitent les appels entrants et sortant liés au COVID (cas positifs, cas contacts, voyageurs de retour de zone rouge, collectivités en contact avec un cas positif) - Communication admin: Ce sont des personnes qui sont en charge de la lecture, relecture de documents de communication avant parution. Ils s'occupent également des traductions de ces documents. - Communication externe: Ce sont des projects managers expérimentés en communication. Ils s'occupent des relations publiques, des campagnes de communication sur divers sujets autour de la vaccination, du tracing et du testing. - Communication support: Ce sont des personnes qui sont en charge du support aux projects managers en communication. Ils s'occupent notamment de la préparation des présentations pour les relations publiques. Ils mettent également à jour les informations sur les sites internet dédiés au Covid 19 à Bruxelles. Ils centralisent les appels des journalistes pour les relations publiques. - Coordinateur tracing: Il agit comme l'interlocuteur principal de la Cocom au sein du call center. Il participe aux revues de performance régulières, aux SteerCo (avec le Cabinet, l'administration et les mutualités), aux discussions portant sur l'évolution des process impactant le call center, aux discussions budgétaires, et aux analyses d'évolution de besoins de staffing. - Data analyst: L'analyste IT prend en charge les petits développements techniques requis par le tracing au niveau local lorsqu'ils ne sont pas pris en charge par le SMALS (en charge du développement et de la maintenance des outils centraux interfédéraux) - Field Agent: L'agent de terrain se rend au domicile du citoyen afin d'établir le suivi des contacts avec ce dernier. Il assure un rôle de prévention et de sensibilisation et informe le citoyen des différentes mesures à suivre en fonctions de l'évolution de la crise et de la situation de la personne. Il intervient également sur des missions spontanées toujours dans le but de ralentir la propagation du virus et casser les chaines de contaminations. - Support Finance/RH/Légal/Sécurité: Ce sont des fonctions supports sur divers sujets qui accompagnent le business opérationnel afin de leur faciliter la mise en œuvre de leurs actions d'un point de vue financier, RH, légal ou sécuritaire. - Formateur: Les formateurs conçoivent des documents de formation, sur base des instructions reçues de la Cocom, et dispensent ces formations aux agents. Ces formations comprennent la formation initiale d'un agent, mais également des updates liés aux changements de process, et des refresh réguliers. - Graphic designer: C'est une personne qui s'occupe du design pour créer des visuels attractifs qui sont utilisés lors des campagnes de communication. - Management Call center et field: L'Operational Manager est responsable de la bonne marche des activités du call center. Il supervise l'activité des superviseurs, et s'assure que les ressources soient formées aux derniers process, planifiées en fonction des besoins, et traitent les appels de manière performante (qualitativement et quantitativement). Il gère également les cas de réclamations reçues de citoyens et les cas spécifiques - Médecin cellule médecine préventive: Les agents de 3e ligne sont des personnes diplômées en médecine. Ils sont en charge de répondre aux éventuelles questions médicales (non spécifiques à leur cas personnel) des citoyens par rapport au Covid ou à la vaccination, et de sensibiliser les personnes qui ne comprenaient pas l’intérêt des mesures de quarantaine, isolement, et test. - Pilotes Cellule médecine préventive: C'est de l'analyse de données, création de rapports en contacts réguliers avec des partenaires externes comme Sciensano. - Project assistant: Ce sont des personnes qui assistant les Project Managers dans leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent gérer des petits projets. - Project manager: Ce sont des personnes qui gèrent des projets. Ils les définissent de A à Z, préparent un planning qu'ils devront suivre, font une analyse détaillée des risques, challengent les partenaires internes et externes pour atteindre les différents milestones de façon qualitative, fournissent une partie du travail pour chaque étape ou s'orientent vers la personne experte en charge du sujet afin de s'assurer que le projet soit finalisé dans le respect du timing. - Steward: Ce sont les personnes qui font partie des équipes de vaccination sur le terrain et qui accueillent les personnes qui viennent se faire vacciner afin de les orienter au mieux et de gérer le flux d'arrivée. - Superviseur: Les superviseurs contrôlent la bonne exécution du travail des agents de 1e ligne, et les aident à réaliser leurs tâches de manière efficace. Ils remontent les problèmes éventuels à l'operational manager Les superviseurs encadrent l'équipe des agents de terrain et les suivent quotidiennement dans l'exécution de leurs tâches. Ils assurent la répartition de leur charge de travail, veillent à la qualité des actions opérées sur terrain et s'occupent du suivi administratif des agents. Ils remontent les problèmes éventuels à l'operational Manager - Support Admin Cellule médecine préventive: Il s'agit d'un call center pour les professionnels de soin. Ils se chargent de répondre aux questions qui arrivent par email ou par appel. Ils suivent également des cluster. - Support admin team leader: Les support admin Team Leader participent activement au soutien des responsables d'équipes en les soulageant d'un point de vue administratif ou logistique sur des thématiques variées. - Support IT: Les support IT participent aux projets et objectifs de l'équipe du service informatique en les déchargeant d'activités simples. - Support KPI: Les Support KPI travaillent à consolider des analyses de données sous forme de tableau de reporting pour répondre aux demandes des gestionnaires de projets qui peuvent alors faire un suivi régulier des chiffres de leurs projets. - TC project manager: Ce sont les personnes qui ont décliné la vision de la région Bruxelloise pour la gestion du Covid vers les différents intervenants communaux afin de s'assurer d'une mise en place optimale de la région en prenant en compte les spécificités de chaque commune et de ses habitants. Ces personnes rassemblent également les SPOC des différentes associations des professionnels de la santé afin de s'assurer du bon déploiement de la vision stratégique bruxelloise pour la gestion du Covid 19. - Vaccination admin: C'est la personne qui fait le suivi administratif pour les commandes de vaccin, la gestion des stocks de vaccin, du matériel de vaccination et logistique en général. Elle travaille en étroite collaboration avec les Vaccination Manager et Vaccination PM. - Vaccination manager: Les Vaccination Manager sont des gestionnaires de projets expérimentés qui gèrent toute l'organisation de la vaccination de masse pour le Covid 19 sur la région Bruxelloise. Ils vont plus loin que les PM dans le sens où ils participent à la définition de la stratégie et ensuite à sa mise en application de façon transversale. Pour Iriscare, voir annexe 4. Q3. Pour les SCR, voir les réponse aux questions 1 et 2. Remarque : L'ensemble des coûts engendrés par les missions de consultance en 2021 est supérieur à ceux des années précédentes. Si l'on ne considère pas les coûts engendrés par les missions de consultance dans le cadre de la crise Covid-19, les dépenses en matière de consultance externe pour le compte des SCR, sont inférieurs aux dépenses de l'année 2020. Néanmoins, les coûts engendrés par les missions de consultance en 2021 sont plus élevés que ceux de 2020. Cela s'explique par le lancement de marchés publics relatifs à des besoins en consultance dans le cadre de la crise Covid-19 et la prolongation de certaines de ces missions ayant débuté en 2020. Pour Iriscare, voir annexe 4 Q4 Pour les SCR, les missions de consultance relatives au fonctionnement de l'Administration ont été mises en place en raison du manque de connaissances/d'expériences des membres du Service pour lequel la mission a été mise en place en ce qui concerne la matière visée par la consultance. Les raisons de la mise en place de missions de consultance relatives à la gestion de la pandémie sont explicitées en détail dans les éléments de réponse apportés à la question 2. |