Question écrite concernant le recours à la consultance externe au sein de l'administration de la COCOM.
- de
- Alexia Bertrand
- à
- Elke Van den Brandt et Alain Maron, membres du Collège réuni en charge de l'action sociale et de la santé (question n°374)
| Date de réception: 11/02/2021 | Date de publication: 10/05/2021 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 20/21 | Date de réponse: 07/05/2021 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 30/03/2021 | Recevable | p.m. | ||
| 07/05/2021 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | Début février, la presse mentionnait un important recours à des consultants indépendants au sein des administrations de la COCOM afin de pallier l’urgence dans la gestion de la crise sanitaire. En l’occurrence, les articles faisaient part d’un montant total de près de 10 millions d’euros répartis sur diverses fonctions (allant du personnel des call centers au top management de crise) et ce, parmi les différents services administratifs de la COCOM. Selon les informations indiquées dans la presse, les procédures de recrutement étaient des procédures négociées sans publication préalable étant donné que les montants étaient inférieurs à 139.000 euros comme l’exige la loi sur les marchés publics. Toutefois, et étant donné la prolongation de la crise sanitaire, il me paraît également important de souligner qu’un nombre important de contrats ont depuis été renouvelés. En vertu des éléments qui précèdent, je souhaiterais vous adresser les questions suivantes : - Premièrement, pourriez-vous nous faire part du nombre de contrats de consultance externe qui ont été conclus au sein des services de la COCOM depuis l’apparition de la crise sanitaire ? Je vous remercie de bien vouloir étayer votre réponse par type de fonction engagée (agent de call center, agent de terrain, top management, infirmier-chef régional, développement IT et technologique, coordination de crise, collecte et analyse des données, coordination opérationnelle du contact-tracing, etc.) ainsi que le service concerné par cet apport et le montant relatif à chacun de ces contrats de recrutement ? - Quels sont, parmi ceux-ci, ceux qui fait l’objet d’un renouvellement de contrat et à quelle date ces engagements sont-ils censés prendre fin ? - Quels sont ceux qui ont fait l’objet d’un appel à projets ? - Quels ont été les postes, parmi les administrations de la COCOM, qui ont bénéficié d’une mobilité interne depuis les différentes administrations bruxelloises ? - Votre cabinet a-t-il eu recours à des missions de consultance externe ? Le cas échéant, sur quelles fonctions portaient-elles, pour quelles durées et pour quels montants ? - Etant donné que la cellule d’inspection de l’hygiène comptait un médecin-inspecteur et 3 infirmières lors de l’apparition de la crise sanitaire, combien de recrues ont-elles été engagées dans ce service ? Combien, parmi elles, présentent un profil médical et/ou paramédical ? - Confirmez-vous le montant de dix millions d’euros qui a été consacré au recours à la consultance externe au niveau des services de la COCOM? Au cas contraire, quelles corrections souhaiteriez-vous y apporter ? - Quelles réflexions menez-vous actuellement en termes de renforcement de l’investissement en moyens humains au sein de l’administration et quelles actions sont-elles entreprises pour maintenir le know-how nécessaire au sein de celle-ci en cas de prochaine crise sanitaire ? - Etant donné le renouvellement de certains contrats de consultance et la forte probabilité de dépasser les montants maximum autorisés au vu de la prolongation de cette crise sanitaire, des actions sont-elles actuellement en cours afin de rendre conformes les prochains engagements à la loi relative aux marchés publics ? Le cas échéant, quelles sont-elles ? - Pourriez-vous également nous indiquer si les contrats relatifs à ces consultances ont été validés par l’inspecteur des finances et nous confirmer que les prix pratiqués étaient bien conformes au prix du marché ? - Enfin, la COCOM a-t-elle eu recours à des prestataires externes pour la conduite d’études spécifiques ? Le cas échéant, pourriez-vous nous indiquer les montants de ces contrats ainsi que leur objet ? |
| Réponse | A ce jour, divers contrats ont été passés par la COCOM depuis le début de la crise (voir tableau en annexe). Sur ces contrats, trois contrats portent spécifiquement sur le recrutement de sept coordinateurs de crise et de l’infirmier chef régional. Pour le premier trimestre 2021, il est prévu un budget de 11,3 millions à travers GAP-intermut ventilé comme suit : 9,1 millions pour le suivi des contacts, de 1,8 millions pour la vaccination et de 0,4 millions pour la communication et les opérations. Pour les sept coordinateurs de crise engagés au premier trimestre 2021, un budget de 0,7 million d’euros est prévu. Outre les collaborations rémunérées, divers partenariats ont été développés à titre non rémunérés avec des volontaires pour les centre de de test et de vaccination mais également avec des partenaires qui ont fourni des services gratuitement (par exemple Quantexa, Deloitte & Neo4J pour l'implémentation de l'outil de détection de cluster). Le tableau en annexe liste les contrats établis, leur durée, les procédures suivies, les dates et prévisions de renouvellement. Il n’y a pas eu d’appel à projet dans la gestion de la crise actuelle. La gestion de crise impose une réactivité qui n’a pas été compatible avec l’approche projet jusqu’ici. Concernant l’appui des autres administrations bruxelloises, un conseiller de la Cocof a travaillé en détachement temporaire pendant les mois d'avril & mai 2020 comme coordinateur de crise pour aider à mettre sur pied le dispositif. 20 personnes de la Cocof ont été formées comme agent pour le call center tracing en mai 2020 mais n'ont finalement pas été activées pour des raisons pratiques. De nombreux détachements internes ont eu lieu pour appuyer la cellule hygiène et la direction politique de santé, y compris depuis iriscare. Toutes l’administration des SCR vit au rythme du covid 19 depuis plus d’un an. Le cabinet n’a pas eu recours à des missions de consultance externe dans le cadre de la crise liée au coronavirus Dès le mois de février 2020, j’ai demandé que la cellule soit renforcée structurellement. Ceci prend du temps. Entretemps, 2 médecins, 2 infirmières et 1 data analyst ont été recrutés. Un poste est ouvert pour un planificateur d'urgence, et les postes pour un coordinateur, un infirmier et un expert en communication ont été lancés ou devraient l'être sous peu. Six autres postes temporaires ont été recrutés ou sont sur le point de l'être sur base d'un contrat ACS jusque 31/12/2021 dans le cadre de la lutte contre le Covid19. Ces postes sont destinés à renforcer la cellule Hygiène et d'autres cellules de la direction 'Santé et aide aux personnes' qui voient également leur volume de travail augmenter dans le cadre de la crise Covid19. Ceci signifie que l'équipe sera constituée (avec 1,5 ETP d'assistance opérationnelle) de 12 personnes après la crise comme équipe de base. Concernant les dix millions consacrés à la consultance externe, je vous renvoie à l’annexe et à la réponse ci-dessus. Il n’est pas clair quelle définition de consultance externe est entendue dans la presse. La liste jointe précise l'ensemble de ces contrats. Concernant les réflexions autour du renforcement de l’investissement en moyens humains et du know-how au sein de l’administration, les Services du Collège réuni prennent des traces des différents process mis en place. Les fonctionnaires et contractuels déjà en place accumulent le savoir. D’autres recrutements sont en cours. Au cours du printemps 2020, un premier exercice de capitalisation du know how construit dans la gestion de crise a été réalisé et a abouti à une première base d’un plan de gestion d’une pandémie pour la Région. Malheureusement, la deuxième vague puis la vaccination et la troisième vague n’ont pas laissé le temps aux équipes de progresser dans cette rédaction. Après la mise en place des différents building blocks pour la gestion de la crise actuelle, le but est que la responsable du dispositif COVID à la CoCom, prenne le temps avec les équipes internes et externes, de peaufiner ce script et de pérenniser les différents éléments pour une prochaine crise. Un plan régional de gestion des risques sanitaires doi être élaboré mais la priorité aujourd’hui est encore à la gestion de la crise aigüe. Concernant la conformité des différentes marché, les différents marchés publics relatifs à des prestations de consultants ont tous été réalisés conformément à la législation sur les marchés publics. Les fondements juridiques sont exposés dans les documents administratifs, ainsi que dans les notes au Collège réuni relatives à la prolongation des contrats et autres types de partenariats nécessaires à la lutte contre le COVID. Ces notes sont renouvelées et soumises tous les trimestres tant à l'avis de l'Inspecteur des Finances, ainsi qu'à l'approbation du Collège réuni. Chaque lancement & prolongation (de temps/de budget) a fait l'objet d'une approbation par le Collège réuni, lequel déléguait au Fonctionnaire dirigeant la formalisation desdites prolongations. Dans le même sens, chaque attribution et prolongation d'un marché public a été soumise à l'avis de l'Inspecteur des Finances. Concernant le contrôle exercé par l’Inspecteur des Finances, nous vous renvoyons à l’annexe. Les prix se sont toujours révélés dans la norme et dans la majorité des cas, nous avons opté pour l'offre la moins onéreuse. Tous ces contrats, ainsi que les décisions de prolongement, ont été soumis à l'avis de l’inspecteur des finances, lequel n'a pas remis en question le modus operandi. Les SCR ont fait appel appel à trois prestataires externes pour mener des études spécifiques. Instituut Tropische Geneeskunde : impact des décisions/mesures sur l'évolution de la pandémie à Bruxelles, incl reporting des contaminations par secteur statistique. Coût: 24.766 Euro (via subside pour lequel la procédure administrative a été suivie). FocusGroups (par la société Marescon): enquête interactive avec un groupe représentatif de jeunes bruxellois pour comprendre leur positionnement et les messages/canaux de communication à utiliser pour favoriser leur adhésion aux mesures. Coût: 21.217 Euro. Le centre d'appels vaccination: enquêtes auprès des personnes invitées pour comprendre & enlever des éventuels obstacles pratiques à la prise de rendez-vous. Coût: fait partie des activités du call center vaccination. |