Question écrite concernant un état des lieux du personnel mobilisé dans le cadre de la pandémie du Covid-19
- de
- Alexia Bertrand
- à
- Elke Van den Brandt et Alain Maron, membres du Collège réuni en charge de l'action sociale et de la santé (question n°490)
| Date de réception: 09/09/2021 | Date de publication: 13/12/2021 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 20/21 | Date de réponse: 09/11/2021 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 21/09/2021 | Recevable | p.m. |
| Question | J’apprenais cette semaine par voie de presse que la Cocom avait lancé une annonce de recrutement pour trouver deux « Project Manager Vaccination ». Je m’interroge alors sur le personnel mobilisé dans le cadre de la pandémie du COVID-19, qu’ils fassent partie de l’administration ou qu’ils soient engagés en qualité de consultants.
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| Réponse | Voici l’ensemble des réponses à vos questions. 1. Politique des institutions de soins 1.1. Nombre de consultants externes engagés Lors de la création de la Cellule Médicale et Paramédicale, il a été fait appel à une firme de consultance pour recourir à un infirmier externe pour assurer la fonction d'infirmier chef régional. Ce recours a été réalisée par la voie d'un marché public dont l'objet était la mise à disposition d'un infirmier chef régional en vue de coordonner l'aide logistique et humaine à apporter aux institutions résidentielles et plus particulièrement, aux maisons de repos et maisons de repos et de soins situées sur le territoire de la Région bruxelloise. Au vu du contexte préoccupant lié à la situation sanitaire due à la crise du COVID-19, Iriscare a confié cette mission à un infirmier chef régional sous forme de consultant externe en vue de coordonner l'aide logistique et humaine à apporter aux institutions résidentielles et plus particulièrement, aux maisons de repos et maisons de repos et de soins situées sur le territoire de la Région bruxelloise et relevant de la compétence de Iriscare. Cette mission a eu lieu durant les mois d'août, septembre et octobre 2020 à raison de 2 à 5 jours par semaine en fonction des besoins et vu la deuxième vague, une prolongation du marché a été opérée de novembre 2020 à fin avril 2021. La fin de la mission allait de pair avec l'engagement d'un fonctionnaire contractuel pour assumer cette fonction d'infirmier chef régional afin de garantir le transfert de connaissance et la formation de la personne engagée. Pendant ses congés (quelques jours début novembre 2020 et de même fin décembre 2021), la firme de consultance l'a remplacée par une autre infirmière pour assurer les mêmes fonctions. Le coût total de l'opération a été de 127.919,7 EUR. 1.2. Cellule médicale/Paramédicale A sa création, la Cellule Médicale et Paramédicale était composée de la façon suivante · Médecins : 1,5 ETP · Directeur : 1 ETP · auxquels s'adjoint un infirmier chef régional (0,33 ETP) en tant que consultant externe (voir ci-dessus la réponse à la question 1). Un coût estimé à 129.215,00 Eur pour ce poste pour la période du 09/2020 jusqu'au 12/2020. L'annonce de cette création a été officiellement faite le 14 septembre 2020 aux secteurs relevant de la compétence d'Iriscare. Fin 2020, des procédures de recrutements contractuels ont été lancées et les entrées en fonction ont eu lieu en février et mars 2021 en même temps que le contrat avec le consultant externe se terminait en réduisant progressivement ses heures de prestations et ce, afin d'assurer le transfert de connaissance. Le contrat a pris fin le 30 avril 2021. Aujourd'hui, les membres de la Cellule Médicale et Paramédicale qui se consacrent au Covid sont les suivants : • Médecins : 2,5 ETP x 90% • Infirmière cheffe régionale : 1 ETP x 90% • Infirmier : 1ETP x 90% • Directeur : 1 ETP x 90% • Assistant administratif : 1ETP x 75%. Un coût estimé à 335.957,00 Eur pour ce poste pour la période du 01/2021 jusqu'au 09/2021. Les fonctions de la Cellule sont d'une façon synthétique les suivantes. Assurer la fonction d'OST (Outbreak Support Team) pour le compte du Service d'Inspection d'Hygiène des Services du Collège réuni. Cette fonction consiste à assurer, pour chaque établissement relevant de la compétence d'Iriscare, le suivi des clusters (2 cas positifs), des suspicions d'outbreak (début d'un foyer épidémique) ou des outbreaks. L'analyse des cas positifs à lieu chaque jour en fonction des sources d'information disponibles (déclaration par les établissements dans un système informatique créé par Sciensano, déclaration directe au Service d'Inspection d'Hygiène, retour des résultats transmis par le laboratoire de la plate-forme fédérale des tests PCR, contacts téléphoniques directes notamment par les directions ou les médecins, …). Dès qu'il y a 2 cas positifs, il y a, au minimum, 1 contact téléphonique pour évaluer les mesures prises et évaluer la nécessité de soutien (aide dans l'orientation des mesures ou demande si besoin d'aide). Elle assure aussi la fonction de courroie de transmission entre les médecins sur le terrain dont les médecins conseillers et coordinateurs de maisons de repos et de soins d'une part et, d'autre part, Iriscare et les Service d'Inspection d'Hygiène. De l'analyse des cas déclarés et des contacts, est produit chaque jour par l'infirmière cheffe régionale ou par l'infirmier un rapport complété si nécessaire pour un "upgrade" du rapport. Les contacts avec les établissements se font en fonction du niveau de spécialisation : • Le niveau généraliste est appelé "1ère ligne" et est assuré par les SCR • Le niveau où la connaissance d'un type particulier d'institution est nécessaire est appelé 2ème ligne et est assuré par Iriscare • Le niveau nécessitant une connaissance en santé est appelé 3ème ligne et est piloté par l'infirmière cheffe régionale qui peut faire appel à ses collègues médecins et infirmier au sein de la Cellule. La coordination du tout est assurée par l'infirmière cheffe régionale. Une réunion de coordination a lieu une fois par semaine actuellement. Elle se réunissait tous les jours lors des 1ère et 2ème vague pour passer à deux fois par semaine et maintenant une fois par semaine. Participer aux réunions de coordination avec le Service d'Inspection d'Hygiène des Services du Collège réuni (une par jour lors des vagues, une par semaine depuis les effets de la vaccination dans les secteurs). Établir les différents rapports de suivi : rapports journaliers de l'analyse des cas déclaré et suivi des mesures prises, rapports hebdomadaires de la situation épidémiologique Participer à l'élaboration des circulaires à destination des établissements en prenant en charge tous les éléments qui ont un lien avec la santé et la délivrance des soins. Assurer les contacts de coordination avec le Fédéral et les autres entités fédérées pour les points en lien avec la santé et la délivrance des soins. 1.3. Subsides suite à la crise du Covid-19 Subsides gérés au niveau de la cellule subsides de mars 2020 à présent. Types de subsides : · Immunisations trimestrielles pour les MR-MRS, · Subsides liés aux mesures d'aide financières pour compenser la perte de revenus et les dépenses supplémentaires pour les organisations agréées Cocom/Iriscare (SAD, institutions d'hébergement secteur handicap, centres de soins de jour, centres de planning familial, équipes palliatives, secteur des soins de santé mentale, …) · Subsides remboursement des prestations de vaccination · Subsides liés à l'augmentation du forfait Médecin conseil ou coordinateur (MCC)+ Frais de matériel de protection · Subsides Immunisations complémentaires pour les Mr-MRS, CSJ, IHP · Subsides immunisations CRF Nombre d'ETP impliqué au niveau de la Cellule subside : 1,5 ETP niveau A + 1,5 ETP niveau B et pour les Subsides immunisations pour les CRF :1 ETP niveau A + 0.5 ETP niveau B Un coût estimé à 653.745,00 Eur pour ce poste pour la période du 03/2020 jusqu'au 09/2021. Tâches effectuées : · Elaboration de circulaire et envoi vers les organisations · Préparation des dossiers de subsides (réception dossiers de demandes, analyse, rédaction de note pour les organes de gestion, notification d'octroi, suivi paiement, …) · Contrôle des dossiers justificatifs de subsides octroyés (rédaction de rapport de contrôle et de notification de contrôle, envoi aux organisations et suivi liquidation solde, …) · Répondre aux questions des organisations et des autres parties prenantes Pour les subsides pour le secteur non marchand, il y a uniquement eu la gestion de la prime d'encouragement. À partir de décembre 2020 • Type de subside : une prime à l'ensemble des travailleurs des secteurs reconnus par la COCOM (public et privé). (cela représente environ 10.000 ETP répartis dans 265 institutions) • Nombre d'ETP impliqués : 0.3 ETP Niveau A + 0,3 ETP niveau C • Un coût estimé à 36.442,50 Eur pour ce poste pour la période du 12/2020 jusqu'au 09/2021. • Tâches effectuées : élaboration de notes au cabinet et organe de gestion ; élaboration de circulaire et envoie vers les institutions ; contrôle des justificatifs ; réponse aux questions des institutions; paiement des soldes supplémentaires; envoie des demandes de remboursement; réponses aux questions de la cour des comptes et autres parties prenantes. 2. Service des Ressources Humaines La pandémie a généré de nombreuses autres tâches en matière de RH. Il s'agit bien sûr d'une estimation. · Niveau (A) : 10 jours (gestion de la liste des volontaires/ appel des volontaires et des MR/MRS) · Niveau (A3) : 10 jours (gestion de la liste des volontaires/ appel des volontaires et des MR/MRS) · Niveau (A3) : 10 jours (gestion de la liste des volontaires/ appel des volontaires et des MR/MRS) · Niveau (A) : 8 jours: (appel des MR/MRS) · Niveau (B) : 3 jours (appel des MR/MRS) · Niveau (C) : 10 jours (appel des MR/MRS) · Niveau(C) : 5 jours (appel des MR/MRS) · Niveau (C) : 5 jours (appel des MR/MRS) Un coût estimé à 25.357,00 Eur pour ce poste. D'autre part, 12 agents contractuels subventionnés ont été recrutés sous CDD valables jusqu'au 31/12/2021 dans le cadre de la gestion de cette pandémie. Un d'entre eux a quitté l'Office prématurément. Un coût à 268.790,86 Eur pour ce poste pour la période du 03/2021 jusqu'au 09/2021. 3. Service juridique Rédaction de ou accompagnement juridique de : • Circulaires • Arrêtés de pouvoirs spéciaux • Modification ordonnance Iriscare missions supplémentaires • Note responsabilités COCOM crise sanitaire • Création centrale d'achat • l'augmentation des frais d'administration des caisses • Structure intermédiaire • ordonnance (prime AF) • autre : 1ETP pour 10 mois + 1ETP 6 mois. Un coût estimé à 136.488,00 Eur pour ce poste. 4. Département des Opérations Frontdesk et scanning : Estimation : 360 jours de travail au total, cela fait un coût suivant le niveau moyen estimé à 87.840 Eur pour ce poste. Aide au niveau de la téléphone et les volontaires : · Chercher des volontaires : Environ 10 jours de travail au total cela fait un coût suivant le niveau moyen estimé à 3.545 Eur pour ce poste. · Téléphoner aux maisons de repos : Environ 30 jours de travail au total cela fait un coût suivant le niveau moyen estimé à 18.480 Eur pour ce poste. Les frais IT et les frais liés au paiement de la prime COVID: 51.925 Eur Les frais IT sont estimés à 20.625 EUR. Et pour l'envoi des courriers, le coût est estimé à 31.300 EUR (frais postaux + enveloppe + papier). Ce qui donne un coût total de 51.925 EUR. 5. Politique des familles et des Personnes 5.1. Allocations familiales · Adaptations des instructions concernant les procédures existantes (sur base de questions des caisses : enseignement, stage, adaptations pour la formation chef d'entreprises, suivi stage d'insertions professionnelles, etc.) · Suivi et réponses aux questions spécifiques sur ces procédures et assouplissements · Mesures 240H : discussion - suivi rapportage et information sur la suppression temporaire des 240H (application pratique uniquement car le texte a été rédigé par le service juridique) · Rédaction COPF12 + formulaire d'info (prime Covid) + rapportage + questions des caisses · Suspension des délais de recours et de rigueur : suivi, questions et information aux organismes de paiement uniquement (rédaction service juridique) · Adaptations pour effectuer le contrôle administratif et financier vu l'impossibilité d'aller dans les caisses (discussion avec les caisses - formation à leur outil de paiement - échanges d'informations pour autorisations, login et utilisation outil - chercher PC sur place, demander scan de document, etc.) Un coût estimé à 16.589,00 Eur pour ce poste. 5.2. Inspection sociale Mise en place de la collaboration entre le service d'Inspection sociale et le département Politique des institutions de soins, nos 4 contrôleurs ont été déployés dans le cadre de ce soutien durant différentes phases de la crise Covid : · Phase "Track & Trace": gestion téléphonique et tenue de liste. Début de la mission fin mai 2020 à raison de 2 jours par semaine par contrôleur pendant environ 2 mois. (les congés ont suivis). · Phase "Testing" : gestion de la mailbox et complétude d'un fichier relatif aux nombres de test commandés par institution. Début de mission : septembre 2020, 2 jours par semaine par contrôleur jusqu'à la phase suivante. · Phase "Vaccination" : gestion de la mailbox concernant les commandes de vaccins des collectivités. Début de mission : janvier 2021, à raison de 2 jours par semaine par contrôleur. Fin de mission : 17 mars 2021. Un coût estimé à 87.912,00 Eur pour ce poste. 6. Service Budget, Financement et Monitoring Pour l’ensemble de la période à partir de mars, environ 50% pour 2 niveaus A. Un coût estimé à 166.255,00 Eur pour ce poste pour la période du 03/2020 jusqu'au 09/2021. 7. Département Services Généraux Entre mars 2020 et décembre 2020 : · Niveau D : 5 ETP (cela comprend le service bâtiment, les volontaires de la poste, du mess, chauffeur de Tania) · Niveau C : 7 ETP (cela comprend le service bâtiment, l'économat + les volontaires du frontdesk + du scanning+ ICT) · Niveau B : 1 ETP (cela comprend essentiellement les interventions liées à la prévention au sein du bâtiment) · Niveau A : 3 ETP (Direction Facility, service bâtiment, marchés publics) · Au total : 15 ETP · Un coût estimé à 965.952,00 Eur pour ce poste pour la période du 03/2020 jusqu'au 12/2020. En 2021 : L'année 2021 a été marquée par l'arrivée de la centrale de marchés, l'arrêt des distribution mensuelles de matériel de protection, la livraison du matériel de vaccination mais aussi par le recrutement de plusieurs collaborateurs au sein de Facility, on peut raisonnablement estimer que le nombre d'ETP nécessaire à la gestion de la pandémie a mobilisé 2/3 des ETP qui ont été nécessaires en 2020 (=10 ETP). Cela se traduirait comme suit : · Niveau D : 4 ETP · Niveau C : 3 ETP · Niveau B : ½ ETP · Niveau A : 2,5 ETP · Un coût estimé à 522.830,00 Eur pour ce poste pour la période du 01/2021 jusqu'au 09/2021. Par ailleurs, une partie du management a consacré également une grande partie de son temps de travail à la gestion de cette crise, à savoir 60% d'un Manager A5, 50% d'un Manager A4+ et 60 % d'un Manager A4. Un coût estimé à 685.028,00 Eur pour ce poste pour la période du 03/2020 jusqu'au 09/2021. 8. Direction Communication · 3 Niveau A 100% · 2 Niveau B 30% · 1 Niveau A 10% Un coût estimé à 464.448,000 Eur pour ce poste pour la période de 03/2020 jusqu'au 09/2021. 9. DPO Rédaction de : • deux avis sur la lettre circulaire MR/MRS sur la vaccination contre la Civid-19 • un avis de confidentialité pour les volontaires dans les centres de vaccinations bruxellois • un avis relatif à la collecte des données à caractère personnel des membres du personnel de 1ere ligne dans les institutions de soins Un coût estimé à 918,00 Eur pour ce poste. 10. Direction Traduction Environ 2 ETP durant toute la période Covid si on compte uniquement les textes qui sont partis à l'extérieur (communications, notes, circulaires et demandes pour les cabinets) (2ETP * 38h/semaine * ca. 53 semaines = 4 028 heures). Un coût estimé à 190.005,00 Eur pour ce poste. 11. ICT Coûts résultant de projets mis en place par des consultants externes au sein des SCR pour lesquels des serveurs ont dû être libérés : € 19.565,7 Mettre à disposition des ordinateurs portables et licences de consultants externes déployés par les SCR dans le cadre de Covid: € 85.521,6 L’achat de logiciels à la demande des SCR dans le cadre de covid : € 17.621,66 ICT support helpdesk: 76.136 € ICT support development: 134.819,6€ |