Question écrite concernant les coûts en lien avec la pandémie du COVID-19 dans le cadre de vos compétences
- de
- Alexia Bertrand
- à
- Elke Van den Brandt et Alain Maron, membres du Collège réuni en charge de l'action sociale et de la santé (question n°563)
| Date de réception: 13/03/2022 | Date de publication: 16/05/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 06/05/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 25/03/2022 | Recevable | Bureau élargi de l'Assemblée réunie | ||
| 06/05/2022 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | J’ai appris par voie de presse que la campagne de vaccination bruxelloise, si nécessaire soit-elle, se révèle être particulièrement couteuse. Le prix serait en effet de 72,59 euros par personnes à Bruxelles, contre 44,63 euros en Flandre. Cette importante différence soulève la question de la gestion financière de pandémie du COVID-19. À ce titre, il nous apparait raisonnable de vous demander de présenter, en détail, l’ensemble des coûts engendrés par celle-ci à Bruxelles.
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| Réponse | En préambule, il y a lieu de noter que les données reprises dans cette réponse ne concernent que les paiements effectués directement par les administrations SCR et IRISCARE. Elles ne concernent pas les paiements réalisés par les autorités fédérales, par les autres Communautés, par les communes et CPAS ou encore la Commission Européenne qui ont également investi des moyens pour assurer la réussite de la campagne. Il n’est donc pas possible d’en déduire un cout total par habitant ou par vaccin administré. Les données présentées ne reflètent pas non plus le cout à charge de la Commission communautaire commune car le financement de la campagne fait l’objet d’accord de répartition des couts entre le Fédéral et les entités fédérées à travers un protocole d’accord jusqu’au 30 novembre 2021. Ce protocole d’accord prévoit une répartition des couts sur la base du principe de 80% à charge du Fédéral et 20% à charge des entités. Un article de cet accord prévoit un calcul spécifique pour le coût d’enregistrement et d’administration lié aux spécificités bruxelloises. Au-delà du 30 novembre 2021, la répartition des couts est toujours en discussion. Conformément au protocole d’accord suscité, le Fédéral a versé un montant de 41,5 millions d’euros à la COCOM pour couvrir une partie des couts encourus par la vaccination jusqu’au 30 novembre 2021. Ce montant s’inscrit donc en recette dans le budget de la COCOM. En ce qui concerne Iriscare, les coûts opérationnels sont les suivants : - le matériel nécessaire pour la vaccination tels que par exemple, des seringues, des lingettes, des réfrigérateurs, des conteneurs à aiguilles, etc. pour 568 488 EUR ; - Les équipements de protection pour 726 374 EUR ; - le remboursement des frais de vaccination pour les institutions : o 12 611,70 EUR pour le secteur des conventions de rééducation fonctionnelle, o 153 032,63 EUR pour le secteur des maisons de repos et maisons de repos et de soins, o 10 618,25 EUR pour les autres secteurs relevant de la compétence d'Iriscare ; - la campagne de communication qui a couté 73 925,30 EUR. D'autres frais sont aussi à comptabiliser mais ils sont plus difficiles à déterminer car également pour la distribution du matériel de protection et du stock stratégique : - Frais de transport - Équipement de protection dans le cadre des vaccinations - Frais de personnel pour l'achat et la distribution de matériel - Loyer de l'entrepôt de Forest à partir du 1/7/2020 : 25 800 € HT (payé 2 fois) - Assurance incendie : 2 958,69 € (payé 2 fois) - Ajustement de l'assurance incendie B71 en raison du stockage de matériel dans nos bâtiments : 180,98 € (payé deux fois) - Coût de la centrale d'achat et du module de gestion des stocks du consultant (cf. infra) Les 2 marchés publics de consultance en lien avec la pandémie de COVID-19 qui ont été attribués à un consultant/firme de consultance sont les suivants : 1) le marché public de consultance en vue de désigner un consultant dans le contexte de la crise du COVID-19 afin de créer une structure de gestion informatisée d'une centrale d'achats régionale du matériel médical ainsi que du stock stratégique rotatif de ce matériel. La mission a pour but de penser et de décrire le concept, d'aider le service Facility à le mettre en place et d'organiser cette centrale d'achats de sa structure à sa mise en opération informatique de gestion des commandes intégrées. Ce marché a été attribué à la société Pepper Consult. Il s'agit d'un marché public de services par simple facture acceptée (marché de faible montant). Ce marché a été payé via l'AB 01.001.08.07.1211 pour un montant de 36 300 EUR. 2) le marché public –"Mise à disposition d'un infirmier chef régional en vue de coordonner l'aide logistique et humaine à apporter aux institutions résidentielles situées sur le territoire de la Région bruxelloise". La crise COVID-19 est une crise sanitaire sans précédent qui a créé des demandes et des besoins inédits jusqu’à présent et notamment, un besoin urgent d’apporter aux institutions résidentielles et notamment aux maisons de repos (ci-après « MR ») et maisons de repos et de soins (ci-après « MRS ») situées sur le territoire de la Région bruxelloise une aide logistique et humaine et ce, à bref délai. Lors de la création de la Cellule Médicale et Paramédicale, il a été fait appel à une firme de consultance pour recourir à un infirmier externe pour assurer la fonction d'infirmier chef régional. Ce recours a été réalisée par la voie d'un marché public dont l'objet était la mise à disposition d'un infirmier chef régional en vue de coordonner l'aide logistique et humaine à apporter aux institutions résidentielles et plus particulièrement, aux maisons de repos et maisons de repos et de soins situées sur le territoire de la Région bruxelloise. Au vu du contexte préoccupant lié à la situation sanitaire due à la crise du COVID-19, Iriscare a confié cette mission à un infirmier chef régional sous forme de consultant externe en vue de coordonner l'aide logistique et humaine à apporter aux institutions résidentielles et plus particulièrement, aux maisons de repos et maisons de repos et de soins situées sur le territoire de la Région bruxelloise et relevant de la compétence de Iriscare. Cette mission a eu lieu durant les mois d'août, septembre et octobre 2020 à raison de 2 à 5 jours par semaine en fonction des besoins et vu la deuxième vague, une prolongation du marché a été opérée de novembre 2020 à fin avril 2021. La fin de la mission allait de pair avec l'engagement d'un fonctionnaire contractuel pour assumer cette fonction d'infirmier chef régional afin de garantir le transfert de connaissance et la formation de la personne engagée. Pendant ses congés (quelques jours début novembre 2020 et de même fin décembre 2021), la firme de consultance l'a remplacée par une autre infirmière pour assurer les mêmes fonctions. Ce marché a été attribué à la société Möbius. Il s'agit d'un marché public de services et la procédure d'attribution est la procédure négociée sans publication préalable. Ce marché a été payé via l'AB 03.004.19.02.3122 et 03.004.38.02.3132 pour un montant de 36 564,69 EUR en 2020 et 91 355,01 EUR en 2021. Les 2 marchés publics de consultance en lien avec la pandémie de COVID-19 qui ont été externalisés sont les suivants : Les agences d'intérim sélectionnées n'ont pas fait de la consultance mais ont recruté pour Iriscare des infirmiers et des aides-soignants pour les maisons de repos et maisons de repos et de soins situées sur le territoire bruxellois afin d'apporter une aide logistique et humaine à ceux-ci durant la pandémie de COVID-19. L'essence de ce marché était de recourir à l'intérim, fonction qu'une administration publique ne peut organiser. Ces marchés ont été attribués : - d'une part, à la société Human Support. Ce marché a été payé via l'AB 03.004.19.02.3122 et 03.004.38.02.3132 pour un montant de 24 395,59 EUR en 2020 et 3 463,31 EUR en 2022 ; - d'autre part, à la société Randstad. Ce marché a été payé via l'AB 03.004.19.02.3122 et 03.004.38.02.3132 pour un montant de 12 276,93 EUR en 2021 et est toujours en cours en 2022 pour un montant de 78 385,36 EUR. Afin de réaliser la campagne de vaccination 2021, il a été fait appel à une société externe Keppens. Un budget spécial COVID sur l'AB 03.004.08.03 a été utilisé pour payer la campagne Retroussons-nous les manches d'un montant de 73 925,30 EUR. Enfin, il y a eu le développement d'un nouveau module de gestion des stocks dans SAP via un contrat-cadre avec la Région de Bruxelles. Le coût total du projet de gestion des stocks (Flexso) était de 493 229 EUR sur l'AB 01.001.08.04.1211. L'état des lieux est repris dans le tableau 1 en annexe. Il peut aussi être précisé concernant le personnel mobilisé dans le cadre de la pandémie du Covid-19, la composition de la Cellule médicale été paramédicale ainsi que le temps de travail y consacré : • Médecins : 2,5 ETP x 90% • Infirmière cheffe régionale : 1 ETP x 90% • Infirmier : 1 ETP x 90% • Directeur : 1 ETP x 90% • Assistant administratif : 1 ETP x 75% Aujourd'hui, cette cellule est composée de la façon suivante : • Médecins : 3,5 ETP • Infirmière cheffe régionale : 2 ETP • Infirmière : 1 ETP • Directeur : 1 ETP • Assistant administratif : 1 ETP Le temps de travail fourni dans le cadre de la pandémie du Covid-19 a diminué en fonction de l'amélioration de la situation sanitaire, tout en restant mobilisé au cas où la situation devait à nouveau s'aggraver. En ce qui concerne les SCR : La liste est produite ci-dessous. Nous attirons l'attention sur le fait qu'il s'agit de coûts intermédiaires. En effet, certains projets ont été payés sous la forme d'avance et l'administration est seulement en train de vérifier les différences entre les coûts estimés et les coûts réels. Sur la base des informations actuelles, un total de 23.983.493,00 euros a été dépensé pour couvrir les frais de personnel et 5.008.403,00 euros pour couvrir les frais opérationnels pour les huit dispositifs de vaccination. Voir tableau 2. Les campagnes de vaccination ayant débuté en 2021, il s'agit de dépenses allant de janvier 2021, au plus tôt, à mars 2022. Il convient également de mentionner qu'un certain nombre d'initiatives ont été abandonnées en mars de cette année. Pour ce qui est de l’externalisation : 1. Coordination générale au sein des SCR Les montants concernant la consultance liée à la coordination interne SCR figurant dans le tableau 3 représentent les coûts totaux à partir du début de la crise Covid en 2020 jusqu'en mars 2022. Les missions des différents profils étaient les suivantes : - Coordinateurs de crise : définir des approches (process, systèmes, ressources, procédures) en fonction des mesures définies au niveau fédéral et régional dans le cadre des compétences de la COCOM pour faire face à la pandémie dans une situation qui évolue en permanence ; mettre sur pied et coacher des structures de coordination et flux d'information entre (a) les équipes internes des Services du Collège réuni et autres administrations concernées et (b) les acteurs externes tels que des équipes de soin ou de support sur le terrain, des structures de collectivités, la médecine générale, etc. ; établir des plans d'actions ; créer des groupes de travail, définir les modes opératoires et assurer le staffing suffisant. - Infirmier en chef régional : faire appel a(ux) équipe(s) volante(s) fournies par des partenaires pour intervenir dans les MR/MRS ; créer des équipes volantes d’infirmiers et aides-soignants (10 équipes 5-5) ; coacher les équipes volantes sur leur mission (visite sur place, débriefing) ; dispatcher les équipes volantes ; maintenir la communication avec la coordination et la tenir informée des différentes avancées ; éventuellement établir les factures des interventions aux MR/MRS. L’infirmier chef régional a été engagé par les SCR en avril 2020 jusqu’en juillet 2020 puis le contrat a été repris par IRISCARE. - Coordinateur de la communication et sensibilisation : gère les équipes Communication, Sensibilisation et Communautés & Acteurs local ; définit des stratégies et met en œuvre des actions visant à accroître la connaissance et le soutien des mesures en vigueur par le biais de campagnes utilisant différents médias, en entretenant des relations avec la presse et par des contacts et des actions en coopération avec le niveau administratif (Haute fonctionnaire, communes, CPAS, ...), les organisations sectorielles et les acteurs locaux. - Coordinateur transversal : coordination transversale en soutien de tous les services et missions des SCR, impactés par la crise Covid-19, et en particulier en vue d'aligner les actions des différents services sur les actions des prestataires de services spécifiques et des partenaires du dispositif de crise. En effet, les nombreux changements et interactions s'accompagnent d'un grand besoin de coordination et d'orientation, qui est mieux assuré par des personnes ayant un profil spécifique adapté à ce type de tâches (gestion de crise). Le domaine de travail et d'expertise, en termes de contenu, se situe à l'intersection entre les pouvoirs publics, les secteurs du bien-être et de la santé et la région bruxelloise. - Supply chain : superviser et mettre en œuvre la mise à l'échelle, l'optimisation et le contrôle de qualité (excellence opérationnelle) de la chaîne logistique de la campagne de vaccination 2. Coordination opérationnelle et call agents Il s'agit des personnes engagées dans le cadre du consortium constitué des organismes assureurs et de N-Allo. Les montants concernent la période 2020 et 2021 et sont engagés sur l'AB 03.001.08.01.1211. Voir tableau 4. Les missions des différents profils sont suivantes : - Admin : Personnel administratif qui s'occupe d'encoder des données, d'organiser des réunions, de transmettre de l'information afin de décharger les gestionnaires de projets. - Business Partner : Ce sont des gestionnaires de programmes qui rédigent des procédures pour le business opérationnel et qui veillent de la bonne atteinte des indicateurs de performance. - Call agents : Les agents de 1ère ligne traitent les appels entrants et sortant liés au COVID (cas positifs, cas contacts, voyageurs de retour de zone rouge, collectivités en contact avec un cas positif). - Communication admin : Ce sont des personnes qui sont en charge de la lecture, relecture de documents de communication avant parution. Ils s'occupent également des traductions de ces documents. - Communication externe : Ce sont des projects managers expérimentés en communication. Ils s'occupent des relations publiques, des campagnes de communication sur divers sujets autour de la vaccination, du tracing et du testing. - Communication support : Ce sont des personnes qui sont en charge du support aux projects managers en communication. Ils s'occupent notamment de la préparation des présentations pour les relations publiques. Ils mettent également à jour les informations sur les sites internet dédiés au Covid 19 à Bruxelles. Ils centralisent les appels des journalistes pour les relations publiques. - Coordinateur tracing : Il agit comme l'interlocuteur principal de la COCOM au sein du call center. Il participe aux revues de performance régulières, aux SteerCo (avec le Cabinet, l’administration et les mutualités), aux discussions portant sur l'évolution des process impactant le call center, aux discussions budgétaires, et aux analyses d'évolution de besoins de staffing. - Data analyst : L'analyste IT prend en charge les petits développements techniques requis par le tracing au niveau local lorsqu'ils ne sont pas pris en charge par le SMALS (en charge du développement et de la maintenance des outils centraux interfédéraux) - Field Agent : L'agent de terrain se rend au domicile du citoyen afin d'établir le suivi des contacts avec ce dernier. Il assure un rôle de prévention et de sensibilisation et informe le citoyen des différentes mesures à suivre en fonctions de l'évolution de la crise et de la situation de la personne. Il intervient également sur des missions spontanées toujours dans le but de ralentir la propagation du virus et casser les chaines de contaminations. - Support Finance/RH/Legal/Sécurité : Ce sont des fonctions supports sur divers sujets qui accompagnent le business opérationnel afin de leur faciliter la mise en œuvre de leurs actions d'un point de vue financier, RH, légal ou sécuritaire. - Formateur : Les formateurs conçoivent des documents de formation, sur base des instructions reçues de la COCOM, et dispensent ces formations aux agents. Ces formations comprennent la formation initiale d'un agent, mais également des updates liées aux changements de process, et des refresh réguliers. - Graphic designer : C'est une personne qui s'occupe du design pour créer des visuels attractifs qui sont utilisés lors des campagnes de communication. - Management Call center et field : L'operational manager est responsable de la bonne marche des activités du call center. Il supervise l'activité des superviseurs, et s'assure que les ressources soient formées aux derniers process, planifiées en fonction des besoins, et traitent les appels de manière performante (qualitativement et quantitativement). Il gère également les cas de réclamations reçues de citoyens et les cas spécifiques - Médecin cellule médecine préventive : Les agents de 3e ligne sont des personnes diplômées en médecine. Ils sont en charge de répondre aux éventuelles questions médicales (non spécifiques à leur cas personnel) des citoyens par rapport au Covid ou à la vaccination, et de sensibiliser les personnes qui ne comprenaient pas l’intérêt des mesures de quarantaine, isolement, et test. - Pilotes Cellule médecine préventive : C'est de l'analyse de données, création de rapports en contacts réguliers avec des partenaires externes comme Sciensano. - Project assistant : Ce sont des personnes qui assistant les Project Manager dans leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent gérer des petits projets. - Project manager : Ce sont des personnes qui gèrent des projets. Ils les définissent de A à Z, préparent un planning qu'ils devront suivre, font une analyse détaillée des risques, challengent les partenaires internes et externes pour atteindre les différents milestones de façon qualitative, fournissent une partie du travail pour chaque étape ou s'orientent vers la personne experte en charge du sujet afin de s'assurer que le projet soit finalisé dans le respect du timing. - Steward : Ce sont les personnes qui font partie des équipes de vaccination sur le terrain et qui accueillent les personnes qui viennent se faire vacciner afin de les orienter au mieux et de gérer le flux d'arrivée. - Superviseur : Les superviseurs contrôlent la bonne exécution du travail des agents de 1ère ligne, et les aident à réaliser leurs tâches de manière efficace. Ils remontent les problèmes éventuels à l'operational manager Les superviseurs encadrent l'équipe des agents de terrain et les suivent journalièrement dans l'exécution de leurs tâches. Ils assurent la répartition de leur charge de travail, veillent à la qualité des actions opérées sur terrain et s'occupent du suivi administratif des agents. Ils remontent les problèmes éventuels à l'operational manager - Support Admin Cellule médecine préventive : Il s'agit d'un call center pour les professionnels de soin. Ils se chargent de répondre aux questions qui arrivent par email ou par appel. Ils suivent également des clusters. - Support admin team leader : Les support admin Team Leader participent activement au soutien des responsables d'équipes en les soulageant d'un point de vue administratif ou logistique sur des thématiques variées. - Support IT : Les support IT participent aux projets et objectifs de l'équipe du service informatique en les déchargeant d'activités simples. - Support KPI : Les Support KPI travaillent à consolider des analyses de données sous forme de tableau de reporting pour répondre aux demandes des gestionnaires de projets qui peuvent alors faire un suivi régulier des chiffres de leurs projets. - TC project manager : Ce sont les personnes qui ont déclinés la vision de la région Bruxelloise pour la gestion du Covid vers les différents intervenants communaux afin de s'assurer d'une mise en place optimale de la région en prenant en compte les spécificités de chaque commune et de ses habitants. Ces personnes rassemblent également les SPOC des différentes associations des professionnels de la santé afin de s'assurer du bon déploiement de la vision stratégique Bruxelloise pour la gestion du Covid 19. - Vaccination admin : C'est la personne qui fait le suivi administratif pour les commandes de vaccin, la gestion des stocks de vaccin, du matériel de vaccination et logistique en général. Elle travaille en étroite collaboration avec les Vaccination Manager et Vaccination PM. - Vaccination manager : Les Vaccination Manager sont des gestionnaires de projets expérimentés qui gèrent toute l'organisation de la vaccination de masse pour le Covid 19 sur la région Bruxelloise. Ils vont plus loin que les PM dans le sens où ils participent à la définition de la stratégie et ensuite à sa mise en application de façon transversale. En ce qui concerne la communication externe général des SCR, il s'agit entre autres des frais liés au site web, les campagnes de communication et les brochures externes. Pour l'année 2020 il est important de préciser que la majorité des commandes en 2020 ont été liquidé en 2021, ce qui explique pourquoi les frais réels en 2020 s'élèvent en 2020 qu'à 6.955,00 euros. Voir tableau 5. En ce qui concerne le cabinet du Ministre Maron : Vu l’ampleur et surtout la durée de la crise, les conseillers en place ont été renforcé par un à trois conseillers pour la gestion de la crise, recrutés successivement en décembre 2020, juin 2021 et janvier 2022. Pour le détail, voir tableau 6. |