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Question écrite concernant le succès du guichet électronique IRISbox.

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°603)

 
Date de réception: 25/01/2021 Date de publication: 17/03/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 17/03/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
16/02/2021 Recevable p.m.
 
Question    Il y a quelque temps, j’ai déjà eu l’occasion de vous poser quelques questions concernant le fonctionnement d’IRISbox et l’impact de la crise du coronavirus à cet égard (cf. QE n° 298).

Dans votre réponse, vous avez notamment déclaré que la crise du coronavirus avait déjà un impact évident sur le succès de la plateforme qui, de mars à mai 2020, a reçu 77,2% de demandes en plus qu’à la même période un an plus tôt. Vous avez également confirmé qu’une campagne de notoriété sur les réseaux sociaux avait été lancée en deux phases et que plusieurs initiatives étaient déjà en cours afin d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires à la plateforme.

Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :

- Combien de demandes IRISbox a-t-elle enregistrées en 2020 ? Combien d’utilisateurs uniques cela représente-t-il ? Pouvez-vous ventiler les chiffres par commune et par type de document ? Ces chiffres sont-ils comparables au nombre d’utilisateurs et de demandes des années précédentes ? Quelles communes et quels types de documents ont connu la plus forte augmentation à cet égard ?

- Quelle évaluation pouvez-vous faire de la campagne de notoriété lancée l’année dernière ? Avez-vous connaissance du nombre de nouveaux utilisateurs qui ont recouru à IRISbox grâce à cette campagne ?

- Quels sont les nouveaux outils ajoutés à IRISbox en 2020 ? Quel a été leur succès ?

- Quels outils est-il prévu d’ajouter à IRISbox cette année ? Quel calendrier prévoyez-vous pour le lancement de chacun de ces outils ?

- Quelle concertation structurelle a-t-elle lieu entre le CIRB et les administrations concernées en ce qui concerne leurs besoins et la manière dont elles pourraient intégrer leurs outils dans IRISbox ? Quelle proportion des administrations bruxelloises n’est pas encore représentée sur IRISbox ?
 
 
Réponse    1/
Le nombre de demandes IRISbox en 2020 s’élève à 326.000 :
�� 296.000 demandes pour les administrations communales
�� 30.000 demandes pour les entreprises





Dans l’annexe 1, vous trouverez l’évolution des démarches les plus demandées.


2/
La campagne a porté ses fruits, au vu du nombre croissant d’utilisateurs que connaît la plateforme depuis 1 an. Une évaluation précise des retombées directes de la campagne sur les connexions à IRISbox est difficile.


Néanmoins, le contexte particulier de ces derniers mois (télétravail, confinement) a largement favorisé la fréquentation des réseaux sociaux et des applications comme IRISbox. Celle-ci a augmenté de manière significative et a eu, entre autres, comme conséquence, une hausse de fréquentation des services en ligne en général, et IRISbox n’a pas dérogé à la règle.


Le CIRB peut cependant établir que la campagne sur les réseaux sociaux a créé de nombreux nouveaux utilisateurs potentiels d’IRISbox. La campagne a atteint 174.000 personnes (2 régimes linguistiques confondus) et 4.295 d’entre eux ont converti leur vue sur les réseaux sociaux en click sur IRISbox.


3/
Les nouveaux outils ajoutés à IRISbox en 2020 sont :
● Prise de rendez-vous :
En date du 17.02.2021, Berchem-Sainte-Agathe, Forest, Ganshoren, Ixelles, Jette, Molenbeek-Saint-Jean, Saint-Gilles, Uccle et Watermael-Boitsfort utilisent ce service.
En 2020, les citoyens bruxellois ont pris 52.000 rendez-vous avec leur administration.

● Déclaration de changement d’adresse :
En date du 17.02.2021, Berchem-Sainte-Agathe, Ixelles, Saint-Gilles, Schaerbeek, Woluwe-Saint-Pierre et Watermael-Boitsfort utilisent ce service. D’autres vont suivre dans les semaines à venir : Forest et Anderlecht.

● Nouveaux formulaires
Il y a eu 60 nouveaux formulaires en 2020, à ceux-ci s’ajoutent 2 services (prise de rendez-vous, déclaration de changement d’adresse) sur IRISbox.

Parmi les nouveaux formulaires publiés en 2020, il y en a eu de nombreux liés à la situation sanitaire comme le prêt locataire de Bruxelles Economie et Emploi, les demandes de primes pour les hôtels, les taxis, une intervention sur les loyers et la réservation et distribution de masques.

D’autres thématiques ont aussi été couvertes dans IRISbox en 2020 : demande d’un logement communal, enlèvement de déchets, demande de participation financière à l’installation pour les médecins, groupes de médecins et maisons médicales, inscriptions aux plaines de vacances, constitution d'une réserve de recrutement de professeurs pour la COCOF, prime à la stérilisation des chats domestiques et une dizaine d’appels à projets ainsi qu’une quinzaine de formulaires de subsides et aide à la recherche scientifique pour Innoviris.
Il s’agit d’une liste non exhaustive.


4/
Les outils ci-dessous seront ajoutés à IRISbox cette année :

Nouveaux outils :
�� Déclaration de décès : 2ème trimestre 2021
�� Cartes de stationnement : 1
er trimestre 2021 en production
�� Occupation temporaire de la voie publique : 2
ème trimestre 2021
�� eBox : mars 2021
�� BAEC : mars 2021
�� En partenariat avec Civadis, le CIRB a mis en place une liaison/communication entre IRISbox et Saphir dans le but de faciliter le travail des agents et éviter d’éventuels doubles encodages.

5/
a)
L’équipe IRISbox du CIRB entretient des contacts quotidiens avec les administrations communales et régionales. En 2020, le CIRB a également convié les responsables des IT-Cells et autres correspondants dans les différentes communes à une matinée d’échange et de réflexion dans le cadre d’un UserClub. Le but était de présenter les développements attendus, les nouveautés et de faire le point sur les fonctionnalités déjà à leur disposition dans IRISbox. Chaque intervenant a également eu l’occasion de faire part de ses besoins et de partager ses expériences avec l’équipe et les autres participants.


De plus, l’équipe IRISbox a organisé un workshop Communication (atelier participatif) dont l’objectif était de mieux connaître les besoins spécifiques en communication, d’échanger autour des expériences et d’identifier au mieux les spécificités de chaque commune.


L’équipe a aussi présenté différentes propositions de supports de communication adaptés.

D’autres ateliers autour de thématiques spécifiques seront organisés au cours de l’année.

b)
Toutes les administrations communales sont présentes sur IRISbox.
En ce qui concerne les administrations régionales, Bruxelles Environnement, Perspective, Bruxelles Economie et Emploi, Innoviris, Bruxelles Propreté, Bruxelles Fiscalité, Urban, Bruxelles Fiscalité, COCOF, COCOM, Port de Bruxelles et Bruxelles Mobilité utilisent IRISbox.