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Question écrite concernant le point sur la mise en place d’une « unité d’optimisation » et d’un comité de coordination dans le cadre de la politique régionale de gouvernance numérique

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°618)

 
Date de réception: 24/02/2021 Date de publication: 07/04/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 07/04/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
09/03/2021 Recevable p.m.
 
Question    Il y a quelque temps, j’ai déjà eu l’occasion de vous interroger à plusieurs reprises sur l’installation d’un comité de coordination dans le cadre de la politique régionale de gouvernance numérique (cf. QE n° 124 et n° 445)
Dans votre réponse la plus récente, vous avez indiqué qu’un certain nombre de chantiers avaient déjà été lancés en réponse aux dysfonctionnements structurels révélés par l’étude de benchmarking et d’optimisation des dépenses informatiques de la Région bruxelloise. Les travaux afférents à la mise en place du comité de coordination dans le cadre de la politique régionale de gouvernance numérique étaient également toujours en cours.

Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :

- Pouvez-vous faire le point sur la mise en place d’une « unité d’optimisation » et la mise en œuvre de neuf chantiers prioritaires visant à corriger et à optimiser les dysfonctionnements des dépenses informatiques en Région bruxelloise ? Quelles mesures ont-elles déjà été prises à cet égard depuis votre dernière réponse ? Quels actions et moyens concrets sont-ils prévus à cette fin ? Avez-vous déjà décidé d’élaborer un plan d’action et un calendrier pour la réalisation de ces chantiers ? Dans l’affirmative, pouvez-vous en dire plus ?

- Pouvez-vous faire le point sur la mise en place du comité de coordination susmentionné ? Quelles mesures ont-elles déjà été prises et quelles discussions ont-elles déjà eu lieu ? Pouvez-vous nous expliquer ce qui a déjà été décidé concernant la composition et le fonctionnement de ce comité ? A-t-on déjà décidé qui dirigera ce comité ? Quand ce comité sera-t-il pleinement opérationnel ?

- Pouvez-vous expliquer comment on fera le lien entre ce comité de coordination et la politique régionale de gouvernance numérique d’une part, et le Smart City Office d’autre part ?
 
 
Réponse    1/
Comme annoncé dans ma réponse à votre question précédente sur le sujet, la mission d’exécution des résultats de l’étude d'optimisation des dépenses IT pour 8 des 9 chantiers proposés a été lancée en septembre par le CIRB en collaboration avec Gartner sous la supervision de mon cabinet. Concrètement, le travail de cette équipe s’est nourri de multiples échanges avec les administrations régionales (6 kick-offs du programme d’optimisation, 12 interviews, 5 workshops, etc.) et s’est concrétisé dans une nouvelle gouvernance IT adoptée par le Gouvernement le 18 mars dernier. En résumé, il a été proposé de mettre en place un nouveau modèle organisationnel du CIRB, de créer 3 nouveaux organes de gouvernance avec l’objectif d’assurer de manière structurelle une orientation usager et une approche régionale collaborative, de mettre en place un bureau régional d’achats, un service cloud régional, une nouvelle gouvernance financière et d’organiser un service de “Managed Workplace” avec intégration progressive des institutions régionales, etc.

Pour chaque chantier des objectifs et un planning ont été définis. Un budget de 2.7 millions d’euros a été prévu à cet effet en 2021 au sein du CIRB pour commencer le déploiement de ces chantiers.

Je tiens à rappeler que nous avons également lancé depuis juillet 2020, la mise en œuvre d’une plateforme applicative CRM régionale, destinée à soutenir la transition numérique de nos institutions et la digitalisation de la relation entre les administrations et nos citoyens. Depuis ce lancement, plusieurs projets sont en cours, notamment auprès de Parking.Brussels et du SPRB (BM - Direction TAXI et BI - Direction FEDER), et plusieurs entrent dans une phase d’analyse (Innoviris, Hub, le Port de Bruxelles, …). Ce chantier s’inscrit à la fois dans la rationalisation applicative ainsi que dans une meilleure circulation de la donnée pour améliorer l’efficacité de nos administrations tel que recommandé dans l’étude d’optimisation informatique. Le Gouvernement vient également d’approuver une “Stratégie bruxelloise pour les données”. Cette stratégie s’intègre totalement dans le cadre des chantiers identifiés lors de l’étude comparative et d’optimisation des dépenses informatiques de la Région bruxelloise, plus particulièrement le chantier 6 - renforcer et professionnaliser le service d’intégration de partage des données.

Pour conclure, je peux vous assurer que mon cabinet réalise un suivi détaillé de la mise en œuvre de ce programme d’optimisation, à travers la mise en place de réunions hebdomadaires avec le CIRB et Gartner.


2/
Comme précisé ci-dessus et sur base des conclusions de l’étude d’optimisation des dépenses IT de la Région, mettant en exergue le manque d’harmonisation de la politique IT régionale, j’ai déposé une note au Gouvernement bruxellois. Celle-ci propose la mise en place d’une nouvelle gouvernance IT à travers la création des 3 organes de gouvernance : le Comité de Gouvernance IT, le Comité régional de conseil et de validation de l’architecture et des échanges de données et le Comité de pilotage sur le numérique et les technologies de l’information.

Concernant, le Comité de Gouvernance IT, celui-ci sera chargé d’assurer une transversalité en intégrant les réalités des différentes administrations régionales.

Il sera composé des dix institutions régionales ayant le budget IT le plus important, à savoir Actiris, Bruxelles Environnement, Bruxelles Fiscalité, Bruxelles Formation, Bruxelles
Propreté, CIRB, parking.brussels, SPRB, COCOF, STIB. Bruxelles Pouvoirs Locaux et easy.brussels seront présents en tant qu’observateurs.



Ce comité pourra être élargi si besoin en fonction des nouveaux projets lancés par les administrations. Celui-ci sera doté d’une présidence tournante biannuelle. La première
présidence sera assurée par le CIRB.


Ce comité répondra aux objectifs prioritaires suivants:
1. Analyser les notes au Gouvernement dont la mise en œuvre nécessitera des investissements informatiques importants en vue d’assurer une approche mutualisée qui apporteront une plus-value à la Région. Le seuil de sélection des projets qui seront examinés par ce comité, sera identifié de façon à maximiser la valeur créée. Ceci se fera à travers la mise en place d’un formulaire d’auto évaluation informatique qui sera rempli lors du passage au Gouvernement ;
2. Mettre en place une démarche proactive et collaborative qui garantisse la création des synergies entre administrations et qui vise l’amélioration continue des services proposés aux citoyens bruxellois.
3. Identifier et proposer au CIRB des services partagés pertinents pour le développement de la Région


Quant à sa composition et la fréquence des réunions et remise des avis :

● Directeurs Généraux ou le responsable informatique : Actiris, Bruxelles Environnement, Bruxelles Fiscalité, Bruxelles Formation, Bruxelles Propreté, CIRB, parking.brussels, SPRB, COCOF et STIB. Bruxelles Pouvoirs Locaux et easy.brussels en tant qu’observateurs ;

● Le CIRB sera en charge du secrétariat ;
● Fréquence des réunions : tous les 2 mois + possibilité sur initiative du Gouvernement ou de la majorité des Directeurs Généraux (minimum 5) de convoquer une réunion extraordinaire en cas de besoin.

Quant à l'opérationnalisation, le CIRB travaille actuellement sur la mise en place du comité.

3/
Les deux sont bien sûr très liés. L’apparition de ce comité de coordination va englober beaucoup de sujets informatiques et donc de facto, des sujets “smart city” de grande envergure. Il va permettre, comme le faisait le Smart City Office, de mettre en place une cohérence et une harmonisation à l’échelle régionale. Néanmoins, le Smart City office effectue encore un certain nombre d’actions importantes de représentations, d’organisations d’évènements et de coordination plus opérationnelles qui restent très importantes à couvrir. Le rôle futur du Smart City va bien entendu être revu au vu de l’apparition de ces comités.