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Question écrite concernant le comportement de la Région de Bruxelles-Capitale en matière de paiement et l’évaluation de la décision de n’autoriser que les factures électroniques pour les marchés publics.

de
Bianca Debaets
à
Sven Gatz, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles (question n°306)

 
Date de réception: 28/01/2021 Date de publication: 30/04/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 30/04/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
30/03/2021 Recevable p.m.
 
Question    Il y a quelque temps, j’ai déjà eu l’occasion d’interroger M. Gatz sur le comportement de la Région de Bruxelles-Capitale en matière de paiement pour la période 2018-2019.
Je tiens à souligner une fois de plus que toute autorité publique doit avoir pour priorité de payer toutes les factures non contestables dans les délais, afin d’éviter de compromettre la rentabilité et la trésorerie des entreprises et des PME.

Il convient également de noter que la Région de Bruxelles-Capitale a déjà décidé qu’à partir du 1er novembre 2020, seules les factures électroniques (au format XML) seront autorisées pour les marchés publics des administrations et des organismes publics régionaux. Cette uniformisation devrait faciliter et accélérer le traitement des factures et réduire le risque d’erreurs.

Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :

- Pouvez-vous fournir une évolution générale de la proportion de retards de paiement par rapport à l’ensemble des paiements pour l’année 2020 (si possible ventilée par mois) pour l’ensemble de la Région ? Comment évaluez-vous cette proportion de retards de paiement ? Pouvez-vous également fournir un tableau ventilant ces paiements selon qu’ils ont été payés dans les délais, avec un retard de moins de 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, ou de 90 jours ou plus ?
- Quelles mesures la Région prend-elle pour éviter autant que possible ces retards de paiement ? Quelle analyse l’administration compétente du SPR Bruxelles Fiscalité effectue-t-il en matière d’exécution des paiements ? Comment le SPR BF monitore-t-il ce problème ?
- Quel est le délai de paiement moyen et quelle est la proportion de retards de paiement par administration et par organisme ? Quelle administration est la meilleure à cet égard et quelle est la pire ? Pouvez-vous également ventiler ces chiffres selon les catégories susmentionnées ?
- Ce problème fait-il l’objet d’une discussion structurelle au niveau du gouvernement ? Sur la base de ces données, avez-vous lancé une concertation bilatérale avec chaque ministre compétent afin d’aborder ce problème et d’élaborer une sorte de plan de remédiation pour les « administrations préoccupantes » ?
- Pouvez-vous donner une évolution entre le nombre de retards de paiement et le nombre médian de jours de retard ? Pouvez-vous expliquer cette évolution, à la fois globalement et en ventilant par administration et organisme ?
- Que représente déjà la facturation électronique par rapport au nombre total de factures ? Quelle proportion est-elle établie manuellement et par numérisation ? Quelles mesures prenez-vous afin de convaincre les fournisseurs de passer à la facturation électronique ? Dans quelle mesure la facturation électronique a-t-elle déjà contribué à réduire les retards de paiement ? De combien de jours ? Quelles administrations utilisent-elles le plus la facturation électronique ? Quelle est la proportion de paiements effectués à temps pour chaque catégorie de facturation électronique, manuelle et par numérisation ?
- Le gouvernement peut-il confirmer que l’introduction de la facturation électronique pour les marchés publics est pleinement opérationnelle et qu’elle est mise en œuvre par tous les services ?
- Dans la négative, dans quels départements ou organismes n’est-ce pas encore le cas ? Quels sont les problèmes identifiés à cet égard ? Quand prévoit-on de pouvoir travailler avec cette nouvelle méthode de facturation ?
- Dans quelle mesure la DG IT du SPRB collabore-t-elle à la poursuite de la numérisation des paiements de la Région ? Quel budget débloque-t-on à cette fin ?
 
 
Réponse    Prologue

- Nous ne pouvons donner des informations que pour l’entité comptable SPRB, pas pour l’entité Régionale
- Les informations que nous vous communiquons sont une extrapolation des chiffres de l’année 2020 ;
- L’année 2020 n’est pas encore clôturée, les chiffres peuvent encore varier par rapport à la version définitive ;
- Nous ne disposons pas de moyens humains et techniques permettant de répondre complètement aux questions posées.
- Les équipes disponibles sont occupées par l’élaboration du compte général 2020.


1/ Pouvez-vous donner une évolution générale de la proportion des retards de paiement par rapport à l'ensemble des paiements pour l'année 2020 (dans la mesure du possible ventilée par mois) pour l'ensemble de la Région ? Comment évaluez-vous cette proportion de retards de paiement ? Pouvez-vous également fournir un tableau montrant ces paiements ventilés selon qu'ils ont été payés dans les délais, avec un retard de moins de 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, ou avec un retard de 90 jours ou plus ?


Les chiffres de l’année 2020 sont détaillés dans les tableaux repris ci-dessous.

Le premier tableau précise les délais entre la date de réception de la facture par le secrétariat de la comptabilité (courrier ordinaire, voie électronique PDF et fichier xml) et son paiement.


Le second tableau précise les délais entre la date de la facture et le paiement de la facture.

Les administrations sont classées par ordre de rapidité (délais « R<10j » + « 10j<R<30j »).



Les factures sont réputées être payées en retard lorsque le délai de traitement entre la date de réception de la facture par le SPRB et son paiement (tableau 1A) excède 30 jours. Ce délai peut toutefois être porté à 45 jours ou à 60 jours si ces factures sont relatives à des marchés publics.


Malheureusement, il n’est pas possible d’isoler les factures liées aux marchés publics. Ces dernières ne sont pas étiquetées, dans la base de données, comme étant des factures « marchés publics ». Il n’est donc pas possible, sans moyens humains importants, de les distinguer. Ce n’est pas non plus l’objectif du processus de paiement.

Par mesure de prudence, l’indicateur reprend toutes les factures payées au-delà de 30 jours comme étant en retard.

Pour l’année 2020, la moyenne de retard de paiement est de 23,37 %. En 2019, cette valeur était de 31,46%.

Attention toutefois, la méthode de calcul entre l’année 2019 et 2020 a changé :
- En 2019 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 35 jours après la date d’émission de la facture.
- En 2020 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 30 jours après la date de réception de la facture.



La valeur 2020 (44,32%) est en hausse par rapport à 2019 (31,46 %) ; ceci est notamment dû à la migration informatique vers la plateforme SAP ; il a fallu geler les paiements des factures enregistrées sur l’ancienne plateforme pendant les 3 premiers mois de l’année 2020.

Le détail des chiffres par mois ne peut être fourni pour les raisons évoquées dans le prologue.


2/ Quelles mesures la Région prend-elle pour éviter autant que possible ces retards de paiement ? Quelle analyse est effectuée par l'administration compétente du SPRB en matière d'exécution des paiements ? Comment le SPRB contrôle-t-il ce problème ?

La simplification administrative a permis aux fournisseurs d’envoyer leurs factures au format PDF ou XML. Les fournisseurs choisissent le support qui leur convient pour transmettre leurs factures et dans le cadre des marchés publics, l’envoi via un support électronique XML est désormais exigé.

L’entité du comptable régional fait un suivi mensuel des documents en retard de paiement et communique avec les services pour activer le traitement de ces factures ;

Au niveau de BFB, trois types de contrôle sont mis en œuvre afin de surveiller et de limiter les retards de paiements :

- Les agents qui travaillent dans le flux de paiement des factures reçoivent automatiquement des alertes lorsqu’un document ne subit aucun traitement durant 5 jours (reconduit automatiquement tous les 5 jours et transmis au supérieur dès 10 jours sans traitement).

- À fréquence mensuelle, un tableau des factures échues est transmis à tous les services techniques du SPRB. Ce tableau sert deux buts précis : informer les services techniques des factures qui sont effectivement en retard de paiement et éviter qu’une facture ne soit omise à une quelconque étape du processus de paiement.
- Annuellement, des indicateurs de performance de traitement des factures sont transmis aux différentes administrations. Ces indicateurs visent à informer les administrations de leurs performances relatives aux délais de traitement des factures.

Pair ailleurs, avec la mise en place de la nouvelle plateforme régionale, le SPRB va pouvoir affiner l’analyse du flux des factures afin d'obtenir des informations plus précises et plus détaillées en ce qui concerne les différentes étapes qui composent le processus de paiement.

De cette manière, il sera possible de détecter avec plus de précision les éléments qui dysfonctionnent dans le processus.

Toutefois, ce reporting est toujours en cours de développement, mais il devrait être finalisé pour la fin de cette année.


3/ Quel est le délai moyen de paiement et quelle est la proportion de paiements tardifs par administration et par agence ? Quelles administrations sont à cet égard les meilleurs et plus mauvaises élèves ? Pouvez-vous également ventiler ces chiffres selon les catégories susmentionnées ?

Réponse Easy.brussels
La circulaire du 3 juillet 2020, relative à l’extension de l'usage de la facture électronique par les entités de la Région de Bruxelles-Capitale, charge notamment easy.brussels de réaliser un reporting trimestriel présentant la proportion des factures électroniques dans les factures reçues par les administrations, ainsi que les délais de paiement moyens.

Le reporting relatif aux 3
ème et 4ème trimestres 2020 se trouve en annexe de cette réponse. En ce qui concerne les délais de paiement, sur base des données reçues par easy.brussels, le délai de paiement moyen était de 46 jours au 3ème trimestre et de 34 jours au 4ème trimestre.

Réponse BFB
Les moyennes et les médianes des délais de traitement des factures, ventilés par administrations, sont repris dans les tableaux ci-dessous :

Tableau 2A (classé par ordre de rapidité)



En ce qui concerne la proportion de paiements tardifs, nous vous renvoyons au tableau 1A (Délais entre date réception et date paiement (2020)) de la question 1.

4/ Cette problématique fait-elle l'objet d'une discussion structurée au niveau du gouvernement ? Sur la base de ces données, avez-vous lancé une consultation bilatérale avec chaque ministre compétent afin de soulever ce problème et d'élaborer une sorte de plan de redressement pour les "administrations préoccupantes" ?

Des actions ont été menées par le passé dans le cadre du Small Bussiness Act notamment. Il s’agissait principalement de mettre l’accent sur la production et le suivi d’indicateurs de délai de paiement au sein de tous les organismes.
Vu l’autonomie des organismes il est en effet utile de mettre en place un réseau des institutions publiques de notre Région afin d’harmoniser les pratiques et d’en améliorer le suivi.


5/ Pouvez-vous fournir une tendance entre le nombre de paiements en retard et le nombre médian de jours de retard ? Pouvez-vous expliquer cette évolution, à la fois de manière générale et ventilée par administration et agence ?

Les moyennes et les médianes des délais de traitement des factures sont repris dans les tableaux ci-dessous :

Tableau 3A (classé par ordre de rapidité)


Pour rappel, les factures sont réputées être payées en retard lorsque le délai de traitement
entre la date de réception de la facture par le SPRB et son paiement (tableau 1) excède 30 jours. Ce délai peut toutefois être porté à 45 jours ou à 60 jours si ces factures sont relatives à des marchés publics.



La différence entre les valeurs moyennes et les médianes est principalement expliquée du fait que certaines factures sont traitées, par le SPRB, avec beaucoup de retard. Ces factures ont pour conséquence d’augmenter significativement la moyenne.

De manière générale, les moyennes sont négativement impactées par 10-15% de factures problématiques.

Les raisons qui expliquent certains délais importants peuvent être diverses :
- La facture est incorrecte et nécessite d’être accompagnée d’une note de crédit/débit afin d’être payée.
- Les services ou les biens livrés ne sont pas conformes à la commande initiale.
- La facture n’est pas conforme aux prescrits légaux.
- Certains dossiers sont très complexes et nécessitent du temps pour être analysés.
- Certains agents des services techniques sont surchargés de travail et ils ne peuvent pas valider régulièrement les factures.
En fin d’année, certains budgets sont consommés. Dès lors, il faut attendre le début de l’année suivante pour effectuer le paiement.



Ce constat est identique lorsque l’on analyse les chiffres des délais entre la date du document et la date de paiement (tableau 2B). Par ailleurs les chiffres se dégradent en raison de factures qui sont envoyées avec beaucoup de retard par certains fournisseurs. Ces factures ont pour conséquence d’augmenter significativement la moyenne de traitement.



Le constat du tableau 2B est confirmé par l’analyse des délais entre la date du document et la date de réception :
- Délais de traitement interne (réception à paiement) : 27,62 jours
- Délais de réception (émission à réception) : 14,57 jours
- Délais total moyen (émission à paiement) : 41,94 jours

A titre d’exemple, le graphique ci-dessous reprend la distribution du délai entre la date du document et date de réception (Tableau 3C).



On peut constater que la très grande majorité des factures est réceptionnée en 2 jours (valeur médiane). Toutefois, le délai important de réception d’un nombre restreint de factures a pour effet de pousser significativement la valeur moyenne de ces délais à la hausse.

6/ Quelle proportion du nombre total de factures est déjà couverte par la facturation électronique ? Quelle proportion est émise manuellement et quelle proportion est émise par numérisation ? Quelles mesures prenez-vous pour convaincre les fournisseurs de passer à la facturation électronique ? Pouvez-vous nous dire dans quelle mesure la facturation électronique a déjà contribué à réduire les retards de paiement ? De combien de jours ? Quelles sont les administrations qui utilisent le plus la facturation électronique ? Pouvez-vous indiquer la proportion de paiements effectués à temps pour chaque catégorie de facturation électronique, manuelle et par scanner ?

Réponse Easy.brussels
Le reporting relatif aux 3ème et 4ème trimestres 2020 indique qu’à l’échelle régionale, sur base des données reçues, la proportion de factures reçues par voie électronique était d’environ 0,78 % au 3ème trimestre et 1,54% au 4ème trimestre.
Bien que le nombre de factures électroniques reste faible en chiffres absolus, leur proportion a donc considérablement augmenté durant les 3
ème et 4ème trimestres 2020.
La circulaire du 3 juillet 2020 est entrée en vigueur le 1
er septembre 2020 pour les marchés supérieurs à 30.000 € HTVA, et le 1er novembre 2020 pour les autres marchés.
Le 1
er trimestre 2021 est donc le premier trimestre durant lequel la circulaire est entièrement en application. Le reporting relatif à ce trimestre est en cours de réalisation et devrait être disponible prochainement.
Afin d’augmenter le recours à la facturation électronique et d’accompagner les administrations et les entreprises dans la mise en œuvre de la circulaire du 3 juillet 2020, easy.brussels a organisé plusieurs sessions d’information sur cette thématique.
L’agence propose également, sur son site internet, des modèles de clauses à inclure dans les cahiers des charges pour imposer l’usage de la facturation électronique. Elle répond par ailleurs aux questions des administrations sur cette thématique via l’adresse email spécifique
info-efact@sprb.brussels.

Ces actions ont mené les administrations et les fournisseurs à adapter progressivement leurs modes de facturation.

Réponse BFB
La répartition de factures selon leur source est détaillée ci-dessous.



Pour rappel, il existe une différence notable entre les factures, sous format PDF envoyées par courriel et les factures électroniques, de format XML qui, en plus de la digitalisation, permettent une plus grande automatisation de leur traitement.

La simplification administrative a permis aux fournisseurs d’envoyer leurs factures au format PDF ou XML. Les fournisseurs choisissent le support qui leur convient pour transmettre leurs factures.

Toutefois, dans le cadre des marchés publics, l’envoi via un support électronique XML est désormais exigé.

L’entité du comptable régional fait un suivi mensuel des documents en retard de paiement et communique avec les services pour activer le traitement de ces factures ;

La direction de la comptabilité communique aux services tous les rappels de paiements reçus durant de l’année.



La facturation électronique a été imposée aux fournisseurs liés à un marché public en octobre/novembre 2020. Par conséquent, il est trop tôt pour déceler un impact notable sur les chiffres de l’année 2020 ou sur les retards de paiements.
Cependant, la facturation par numérisation a permis de réduire d’une dizaine de jour le délai de réception des factures.

Par ailleurs, lors d’une refonte à venir du site web de BFB, il est prévu d’informer largement les fournisseurs quant aux possibilités qui leur sont offertes en ce qui concerne la transmission des factures (digitales ou électroniques) au SPRB.

Il est également prévu, à partir de l’année 2022, d’envoyer automatiquement une brochure (digitale) informative à tout nouveau fournisseur.


7/ Le gouvernement peut-il confirmer que l'introduction de la facturation électronique pour les marchés publics est pleinement opérationnelle et est mise en œuvre par tous les services ?

Toutes les administrations régionales sont techniquement en mesure d’être destinataires de factures électroniques, et la circulaire du 3 juillet 2020 impose aux administrations de recourir à la facturation électronique dans leurs cahiers des charges.
Sur cette base, easy.brussels a réalisé une première analyse de la conformité des cahiers des charges mis en ligne sur la plateforme e-Procurement entre le 1
er septembre 2020 et le 10 mars 2021 avec les dispositions de la circulaire.
Les résultats de cette analyse devraient être disponibles d’ici la fin du mois d’avril.
Globalement, elle suggère une situation variable d’une administration à l’autre : pour certaines d’entre elles, tous les cahiers des charges publiés durant la période examinée sont entièrement conformes à la circulaire, tandis que pour d’autres, les cahiers des charges ne sont pas conformes ou ne le sont que partiellement (par exemple, en autorisant le fournisseur à recourir à la facturation électronique au lieu de le lui imposer.


8/ Si non, dans quels départements ou institutions ce n'est pas encore le cas ? Quels sont les problèmes identifiés à cet égard ? Quand espère-t-on pouvoir travailler avec cette nouvelle méthode de facturation ?
L’analyse est encore en cours de finalisation et les résultats définitifs ne sont pas encore disponibles.


9/ Dans quelle mesure la DG IT du SPRB coopère-t-elle à la poursuite de la numérisation des paiements de la Région ? Quel budget a été mis à disposition à cette fin ?

L’administration Bruxelles ConnectIT qui comprend Easy et l’IT du SPRB répond comme suit : en ce qui concerne la numérisation des paiements de la Région, deux projets ont déjà été lancés en la matière. Le premier projet portait sur la réception des factures électroniques au moyen de l'intégration de simple.eprior dans l'environnement SAP VIM du SPRB. Le prix de ce projet était de 75.000 € TVA comprise.

Le deuxième projet concerne la transposition de l'intégration existante de simple.eprior du SPRB vers la plateforme SAP régional. Ceci a été combiné avec la mise en œuvre de la possibilité d'envoyer des factures électroniques via simple.eprior. Le prix de ce projet est de 85.000 € TVA comprise et le go-live est prévu le 30/06/2021. A partir de cette date, ce module sera disponible pour tous les OIP de la plateforme régionale.