Question écrite concernant les audits réalisés ou prévus dans vos administrations
- de
- Bianca Debaets
- à
- Rudi Vervoort, Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'intérêt régional (question n°561)
| Date de réception: 24/03/2021 | Date de publication: 08/06/2021 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 20/21 | Date de réponse: 08/06/2021 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 27/04/2021 | Recevable | p.m. |
| Question | Les audits sont un outil important pour évaluer et améliorer le fonctionnement et la gouvernance des administrations et agences régionales. Il y a quelque temps, j’ai déjà eu l’occasion d’interroger l’ensemble du gouvernement et du Collège réuni de la CCC à ce sujet, mais par la présente, je souhaiterais obtenir un aperçu actualisé. Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes : - Pouvez-vous donner un aperçu des audits que vous avez fait réaliser en 2020 dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret, le cabinet d’audit concerné, le coût et le délai de livraison de l’audit ? Quels audits ont-ils été réalisés ou livrés depuis le début de la législature ? Quels en ont été les résultats ou les conclusions ? - Pour chacun des audits susmentionnés, pouvez-vous également indiquer combien de cabinets d’audit ont été sollicités et combien ont effectivement fait offre dans le cadre de l’adjudication ? Combien de ces adjudications ont-elles été menées selon la procédure européenne ? - Sur quels avis concrets ces audits ont-ils débouché ? Comment gérez-vous cela et quelles mesures ont-elles déjà été prises entre-temps ? Dans quelle mesure avez-vous discuté de ces avis avec la direction ou d’éventuels partenaires sociaux ? Dans quels cas ces avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Quelles mesures sont-elles dès lors prévues en 2021 et pour quelles administrations ou agences auront-elles des conséquences ? Dans quelles institutions ces avis déboucheront-ils cette année sur un plan par étapes concret ? - Pouvez-vous donner un récapitulatif des audits que vous avez déjà commandés en 2021 ou que vous envisagez de commander dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret et, s’il est déjà connu, le bureau d’audit en question ainsi que le coût et le délai de livraison estimés de l’audit? - Quel budget total prévoyez-vous en 2021 pour la réalisation d’audits? |
| Réponse | Dans le cadre de ma compétence Image de Bruxelles et Tourisme, j’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Screen.brussels Hormis la révision des comptes annuels par un réviseur d’entreprises, aucun audit n’a encore été commandité pour screen.brussels fund asbl. Aucun audit n’est prévu en 2021 et aucun budget n’a été réservé pour ce poste. Visit.brussels Audits 2020 : aperçu, objets, coûts, adjudicataires Visit.brussels a commandé un total de 4 audits pour l’année 2020. Il s’agit de l’audit financier annuel par l’auditeur de l’entreprise, d’un audit « bien-être au travail », de l’audit Minale et de l’audit Emakina. Les quatre audits sont expliqués ci-dessous sur la base des questions posées Audit financier 1. L’objet de l’audit ? Le marché est un marché de services portant sur la désignation d’un réviseur d’entreprises (personne physique ou personne morale inscrite à l’Institut des Réviseurs d’Entreprises) pour le contrôle et la certification des comptes des exercices comptables 2018, 2019 et 2020 pour l’asbl visit.brussels. La mission principale consiste au contrôle des écritures comptables et à la certification de l’exactitude et la sincérité des comptes annuels ainsi qu’au contrôle de l’information économique et financière à remettre à l’organe de gestion pour les exercices comptables 2018, 2019 et 2020. 2. Contexte ? En vertu du Code des sociétés et des associations, visit.brussels doit désigner un commissaire nommé parmi les réviseurs d’entreprises inscrits au registre public de l’Institut des réviseurs d’entreprises afin d’analyser ses comptes annuels. 3. Adjudicataire et coût ? Le marché attribué en 2018 comprend le contrôle et la certification des comptes des exercices comptables 2018, 2019 et 2020. L’adjudicataire est SCIUPRL «DGST & Partners – Réviseurs d’entreprises» Le coût forfaitaire pour un exercice est de 9.500 euros HTVA + les heures supplémentaires (que nous ne connaissons pas encore à ce jour car le décompte final n’a pas encore été fourni pour 2020) 4. Délai de livraison ? La certification des comptes annuels arrêtés au 31/12 doit être effectuée au plus tard pour le 15/5 de l’exercice suivant. 5. Résultats/conclusions ? Attestation sans réserve. 6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne : Trois soumissionnaires ont remis une offre, régulière et valable. Ce marché est attribué par procédure négociée sans publication préalable, conformément à l’article 42, § 1er, 1°, a) de la loi du 17 juin 2016, car les dépenses à approuver, hors TVA, ne dépassent pas le seuil fixé par la législation en vigueur. 7. Résultats/conclusions et suivi des audits Attestation sans réserve. a) au début du mandat, prise de connaissance du dossier du commissaire sortant ; b) la régularité des documents justificatifs des opérations enregistrées Achats : +/- 8300 pièces Recettes : +/- 1600 pièces c) Contrôle des comptes annuels/états financiers annuels et du rapport de gestion ; d) contrôle du compte d’exécution budgétaire annuel ; e) contrôle de réconciliation : des résultats comptables et budgétaires ; des grands postes de bilan avec le compte d’exécution budgétaire. f) soumission du rapport de certification par le commissaire suite à ce contrôle ; g) le cas échéant, assistance à deux réunions suite aux audits de la Cour des comptes ; h) la vérification de la consistance des biens et des valeurs appartenant à l’entité ou dont celui-ci à l’usage ou la gestion. Le résultat de ces vérifications sont consignés dans un procès-verbal et portent sur les biens et droits mobiliers et immobiliers et plus spécialement sur : les avoirs en caisse, banques les stocks, le portefeuille, les créances i) La vérification que les inventaires sont bien tenus et que les évaluations sont faites conformément aux règles préalablement établies ; j) le cas échéant, assistance aux réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale lors desquels les comptes annuels sont présentés pour approbation ; k) soumission d’un rapport à l’organe de gestion résumant des suggestions pour l’amélioration des systèmes administratifs et de contrôle interne ; l) assistance à l’assemblée générale ou à toute autre réunion appelée à approuver les comptes ; m) participation aux réunions d’information du conseil d’entreprise ; n) à la fin du mandat, donner accès à l’ensemble du dossier au commissaire entrant. 8. Dans quelle mesure les recommandations ont-elles été discutées avec la direction ou les partenaires sociaux ? Avec la direction, mais pas avec les interlocuteurs sociaux 9. Dans quels cas les avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Nous suivons les recommandations des réviseurs sur les procédures internes et les mesures de contrôle manquant ou à améliorer au besoin. 10. Dans le cas contraire, quelles mesures sont prévues en 2021 ? Le rapport final n’a pas encore été délivré Audit « Bien-être au travail » 1. L’objet de l’audit ? Il s’agit d’un marché public de services relatif à la réalisation d’une enquête pour la prévention burn-out à destination du personnel de visit.brussels. La réalisation d’un questionnaire pour l’ensemble des employés de visit.brussels (+/- 180 personnes) pour déterminer les risques de burn-out Avec la possibilité pour le pouvoir adjudicateur d’ajouter plusieurs questions au questionnaire liées au contexte de la transformation de visit.brussels et au contexte de confinement suite à la crise du coronavirus. Le questionnaire doit être accessible via un mode de campagne par voie électronique et sécurisée et disponible en 3 langues : français, néerlandais et anglais. La remise d’un rapport pour l’asbl avec ventilation par critères socio-démographiques classiques (âge – sexe – ancienneté – service – pôle, etc.). Le rapport devra être présenté à la direction et au CPPT. La remise d’un rapport individuel et confidentiel pour chaque employé. Ce rapport peut également contenir des recommandations pour les employés. La proposition de solution(s) d’accompagnement pour les employés. 2. Contexte ? visit.brussels souhaite promouvoir dans ses bureaux une culture d’entreprise basée sur un équilibre travail/vie privée et une responsabilité partagée entre les collaborateurs et le management de l’entreprise par rapport à cette dynamique. 3. Adjudicataire et coût ? SA HR Partners, pour un montant de 7.740,00 EUR HTVA 4. Délai de livraison ? L’enquête a été réalisée en septembre-octobre 2020 dans les bureaux de visit.brussels. Le rapport avec la ventilation des critères socio-démographiques était à rendre pour au plus tard 15 jours après la fin de l’enquête. Le rapport individuel était à rendre au plus tard dans les 5 jours de la fin de l’enquête. Les propositions de solutions étaient, elles, attendues au plus tard 3 semaines après la fin de l’enquête. 5. Résultats/conclusions ? Les résultats de l’enquête : Taux de participation à l’enquête : 69 % Scores sur les 5 catégories de fatigue : la moyenne reste bonne sur tous les symptômes. En ce qui concerne la fatigue physique, certaines catégories de symptômes se distinguent quant à leur risque moyen à élevé : tensions musculaires (par exemple, dans le dos et la nuque). Scores globaux (sur les facteurs de risques primaires) : - Risque moyen lié aux Techniques d’informations et Communication (TIC) pour 38 % - Risque moyen lié aux traits personnels pour 24 % Les stresseurs : exigences TIC, perfectionnisme, participation aux décisions, les finances, les événements de vie. Les ressources : sens, santé, flexibilité et autonomie, soutien famille/amis, sécurité emploi. 6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne ? Les soumissionnaires suivants ont été sollicités afin de déposer une offre : 1) Asbl MENSURA Service Externe de Prévention et de Protection au travail (ci-après dénommée «asbl MENSURA S.E.P.P.») 2) SRL Pulso Europe 3) SA HR PARTNERS Ces 3 soumissionnaires ont effectivement remis une offre qui répondait chacune aux critères de sélection technique du cahier spécial des chargés (CSC). Seules les offres de la S.R.L. Pulso Europe et S.A. HR PARTNERS étaient administrativement régulières. Parmi les 3 soumissionnaires qui ont remis une offre, seuls 2 ont remis une offre régulière et valable. Ce marché est un marché de faible montant passé conformément à l’article 92 de la loi du 17 juin 2016 précitée, motivée par le fait que le montant estimé de la dépense du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, est inférieur à 30.000 EUR. 7. Résultats/conclusions et suivi des audits ? Mise en place d’un groupe de travail L’organisation d’un atelier de réflexion « transversal » début mars 2021 - pour clarifier les besoins concrets/réels en termes de bien-être, sur base des résultats généraux de l’enquête - pour réfléchir ensemble à des actions ciblées et les prioriser pour répondre aux besoins clarifiés - pour co-construire un plan d’action bien-être global lors du workshop Output de l’atelier de réflexion : - liste des besoins prioritaires en termes de bien-être ; - proposition d’actions globales pour visit.brussels ; - Suite : établissement d’un plan d’action bien-être avec des actions concrètes (incluant les quick wins) pour améliorer le bien-être au travail chez visit.brussels - mise en œuvre des quick wins 8. Dans quelle mesure les recommandations ont-elles été discutées avec la direction ou les partenaires sociaux ? Concertation avec la direction et les interlocuteurs sociaux. 9. Dans quels cas les avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Sur la base de l’audit effectué en 2020, le service RH, a établi, en collaboration avec des représentants du personnel et le CPPT, un plan d’action concret pour améliorer le bien-être au sein de l’entreprise et éviter les burn-out. Les actions du plan d’action seront mises en œuvre dans le courant de l’année 2021 : - Différentes actions pour améliorer la collaboration transversale - Compilation des « Guides de bonnes pratiques » (outils IT, droit à la déconnexion…) - Actions misées sur la communication - Coachings 10. Dans le cas contraire, quelles mesures sont prévues en 2021 ? Cf réponse 9. Audit Minale 1. L’objet de l’audit ? Il s’agit d’un marché de services relatif aux prestations d’une agence de communication chargée de refonte de l’architecture de marques de visit.brussels ainsi que de la formalisation des USP de Bruxelles. 2. Contexte ? Depuis 2018, visit.brussels a amorcé sa transformation digitale qui implique de profonds changements stratégiques et structurels. Dans ce même cadre stratégique, la mission de visit.brussels a été formalisée en septembre 2019: « We make you love Brussels ». D’autre part, visit.brussels a vu le nombre de ses compétences et de ses missions augmenter d’année en année. Dans son évolution, visit.brussels a créé de nouveaux produits mais a aussi absorbé plusieurs entités culturelles indépendantes afin de renforcer leurs actions. Cet élargissement de compétences très rapide a conduit à un manque de cohérence globale dans l’architecture des marques de l’organisation. Enfin, la multitude des audiences de l’organisation (voir à ce propos le point 5 infra) rend l’exercice du branding complexe. Comment être pertinent auprès de cibles avec des attentes différentes ? Comment prendre la parole de manière distincte tout en maintenant le cadre stratégique commun ? Comment développer un environnement de marque professionnel pour le B2B ? Comment développer une marque dont les Bruxellois sont fiers/se sentent proches ? Dans ce cadre et dans la continuité de la transformation digitale, visit estime nécessaire d’accroître la dimension émotionnelle de ses marques et la force et reconnaissance de la marque mère « visit.brussels » d’une part, et d’optimiser et rationaliser la structure et l’architecture de son portefeuille de marques d’autre part. Ces deux points font l’objet du marché. 3. Adjudicataire et coût ? Minale Design Strategy, pour un montant de 115.325 € HTVA 4. Délai de livraison ? Le marché devrait être exécuté totalement pour la fin du mois de juin 2021. 5. Résultats/conclusions ? Résultats et conclusions pas encore disponibles. 6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne : 8 opérateurs économiques/bureaux d’audit ont été contactés : Duval Branding, Minale Design Strategy, Base Design SPRL, Famousgrey nv, ServicePlan, Sign, Mirror Mirror, Greenpepper. Parmi les 8 soumissionnaires contactés, seuls 2 ont remis une offre régulière et valable. 7. Résultats/conclusions et suivi des audits Résultats/conclusions pas encore disponibles 8. Dans quelle mesure les recommandations ont-elles été discutées avec la direction ou les partenaires sociaux ? À l’heure actuelle le marché est en cours de réalisation. Certaines recommandations ont été discutées avec le Comité de Pilotage mais pas encore avec le comité de direction ni avec les partenaires sociaux. 9. Dans quels cas les avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Les recommandations n’ont pour l’instant pas débouché sur des actions concrètes. 10. Dans le cas contraire, quelles mesures sont prévues en 2021 ? En 2021, les délivrables attendus devraient être rendus vers la fin du mois de juin. Nous mettrons en place alors la nouvelle stratégie de marque visit.brussels et de portefeuille de marques qui aura été décidée. Audit Emakina 1. L’objet de l’audit ? Analyse des besoins de nos cibles B2C et B2B et leurs « digital customer journey » + analyses techniques des sites web de visit.brussels. 2. Contexte ? Refonte de l’écosystème digital de visit.brussels comme proposé dans l’audit DTTT dans la législature précédente et dans l’analyse Belly & Brain de 2019. 3. Adjudicataire et coût ? SA Emakina Belgique Budget de 321.398 € htva pour analyses et audits 4. Délai de livraison ? Fin 2021 pour la partie analyses et audits 5. Résultats/conclusions ? Les analyses besoins cibles et leurs « digital customer journey » sont en cours actuellement. 6. Bureaux d’audits contactés, nombre de soumissionnaires, nombre de marchés soumis à la procédure européenne ? PROXIMITY BBDO Emakina Belgique SA Tipik Communication Vox Teneo Sia Partners Numberly Wunderman Thompson Calibrate Cronos Famousgrey Numberly The Reference Soumissionnaires FamousGrey Emakina Belgique Cronos Numberly 7. Résultats/conclusions et suivi des audits ? Sur la base des analyses besoins cibles, des « digital customer journey » et les analyses techniques des sites web de visit.brussels, la nouvelle expérience digitale B2C et B2B de visit.brussels sera créé, développée et implémentée à partir de 2022. 8. Dans quelle mesure les recommandations ont-elles été discutées avec la direction ou les partenaires sociaux ? La refonte de l’écosystème digitale est un projet majeur au sein de visit.brussels, qui est suivi de façon régulière par le comité de direction qui valide les étapes phares. 9. Dans quels cas les avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Les analyses ne sont pas encore finalisées en ce moment. 10. Dans le cas contraire, quelles mesures sont prévues en 2021 ? Les sites web de visit.brussels sont maintenus et mis à jour quotidiennement, en attendant la mise en ligne du nouvel écosystème numérique prévue au courant de 2022. Audits 2021 : aperçu, objets, coûts, adjudicataires En 2021, un commissaire aux comptes examinera également les comptes et les états financiers. Un nouvel appel sera lancé à cette fin, conformément à la mission qui lui sera confiée en 2018, 2019 et 2020. Nous nous référons également à la décision du gouvernement de Bruxelles du 6 mai concernant la politique de City Marketing. Cette décision implique une recherche et une analyse concernant l’élaboration d’une cartographie de l’image de Bruxelles et un travail sur l’identité de la marque et le branding. La décision ayant été prise récemment, il est trop tôt pour donner plus de détails. Au niveau des institutions publiques qui dépendent de mes compétences Développement territorial et Rénovation urbaine, j’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Le seul audit commandé par citydev.brussels est une mission d’analyse de l’organisation et des dépenses du service du pôle d’intervention technique au sein de l’expansion économique en vue d’obtenir des recommandations pour améliorer ce service et une assistance pour l’élaboration d’un accord cadre pour la désignation de syndic ou gérant immobilier. Ce marché a été attribué en 2021 à la société Grant Thornton pour la somme de 45.000 euros HTVA. Le marché a été passé en procédure négociée. La Direction de l’audit interne SPRB n’a pas mené, en 2020, de mission d’audit commandée par les membres du Gouvernement. Les missions d’audit interne réalisées par la Direction de l’Audit interne du SPRB émanent généralement d’un Plan d’audit. En théorie les membres du Gouvernement peuvent charger la Direction de l’audit interne du SPRB d’effectuer des audits dans les services du Gouvernement moyennant une note verte, mais la Direction de l’audit interne n’a pas eu de telle demande pour 2020 ou 2021. Perspective n’a pas réalisé d’audit et aucun n’est prévu en 2021 à part celui de la Cours des Comptes. En raison de la crise sanitaire liée au Covid-19, Urban n’a pas eu recours à des audits en 2020 et n’en a pas planifié en 2021. En effet, les conditions et mesures sanitaires ne permettaient pas d’imaginer de tenir pareille action d’audit en toute sérénité. La Direction de l’audit interne SPRB n’a pas mené, en 2020, de mission d’audit commandée par les membres du Gouvernement. Les missions d’audit interne réalisées par la Direction de l’Audit interne du SPRB émanent généralement d’un Plan d’audit. En théorie les membres du Gouvernement peuvent charger la Direction de l’audit interne du SPRB d’effectuer des audits dans les services du Gouvernement moyennant une note verte, mais la Direction de l’audit interne n’a pas eu de telle demande pour 2020 ou 2021. Perspective n’a pas réalisé d’audit et aucun n’est prévu en 2021 à part celui de la Cours des Comptes. En raison de la crise sanitaire liée au Covid-19, Urban n’a pas eu recours à des audits en 2020 et n’en a pas planifié en 2021. En effet, les conditions et mesures sanitaires ne permettaient pas d’imaginer de tenir pareille action d’audit en toute sérénité. Concernant Bruxelles-Prévention et Sécurité, j’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Bruxelles Prévention & Sécurité a réalisé les audits suivants : 2020 : DGST & Partners : 4.477 € - audit financier des comptes de l’exercice 2019. Résultats et conclusions : « La qualité de l’informations financières (et de ses justificatifs) a été améliorée significativement » « Notre préconisons que votre organisme procède à l’adaptation des procédures compte tenu des remarques émises par la Cour des comptes et de nos recommandations. De manière concomitante, nous pourrions entamer la revue de certains processus de contrôle interne. » Trois cabinets d’audit ont été contactés. Deux ont répondu à l’appel d’offres. Il s’agit de marché de faible montant donc il n’a pas requis de procédure européenne. Un budget de 12.100 € TVAC a été prévu pour l’audit financier des comptes 2020 et du contrôle interne. |