Question écrite concernant les audits réalisés ou prévus dans vos administrations
- de
- Bianca Debaets
- à
- Barbara Trachte, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, en charge de la Transition économique et de la Recherche scientifique (question n°376)
| Date de réception: 24/03/2021 | Date de publication: 21/06/2021 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 20/21 | Date de réponse: 11/06/2021 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 27/04/2021 | Recevable | p.m. |
| Question | Les audits sont un outil important pour évaluer et améliorer le fonctionnement et la gouvernance des administrations et agences régionales. Il y a quelque temps, j’ai déjà eu l’occasion d’interroger l’ensemble du gouvernement et du Collège réuni de la CCC à ce sujet, mais par la présente, je souhaiterais obtenir un aperçu actualisé. Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes : - Pouvez-vous donner un aperçu des audits que vous avez fait réaliser en 2020 dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret, le cabinet d’audit concerné, le coût et le délai de livraison de l’audit ? Quels audits ont-ils été réalisés ou livrés depuis le début de la législature ? Quels en ont été les résultats ou les conclusions ? - Pour chacun des audits susmentionnés, pouvez-vous également indiquer combien de cabinets d’audit ont été sollicités et combien ont effectivement fait offre dans le cadre de l’adjudication ? Combien de ces adjudications ont-elles été menées selon la procédure européenne ? - Sur quels avis concrets ces audits ont-ils débouché ? Comment gérez-vous cela et quelles mesures ont-elles déjà été prises entre-temps ? Dans quelle mesure avez-vous discuté de ces avis avec la direction ou d’éventuels partenaires sociaux ? Dans quels cas ces avis ont-ils déjà débouché sur un plan d’action ? Quelles mesures sont-elles dès lors prévues en 2021 et pour quelles administrations ou agences auront-elles des conséquences ? Dans quelles institutions ces avis déboucheront-ils cette année sur un plan par étapes concret ? - Pouvez-vous donner un récapitulatif des audits que vous avez déjà commandés en 2021 ou que vous envisagez de commander dans le cadre de chacune de vos compétences ? Pouvez-vous indiquer chaque fois le sujet de l’audit, son motif concret et, s’il est déjà connu, le bureau d’audit en question ainsi que le coût et le délai de livraison estimés de l’audit? - Quel budget total prévoyez-vous en 2021 pour la réalisation d’audits? |
| Réponse | Ni Bruxelles Economie et Emploi ni hub.brussels n’ont réalisé ou lancé d’audit en 2020 et 2021. Au sein d’Innoviris, un audit a été initié en 2020, et notamment une analyse des procédures de gestion. Via une procédure négociée simplifiée avec publication préalable, ce marché public a été attribué à Möbius Business Redesign le 12 avril 2020 (il y avait deux candidatures). Le coût de l'étude s'élève à 59.960 euros. En raison de la crise de la Covid-19, et notamment de l'obligation de travailler à domicile, les consultants ont été contraints de revoir la mise en œuvre du projet. En effet, la mission prévoyait une forte présence des consultants sur le terrain. Innoviris et Möbius ont alors décidé de mettre l'accent sur les organes de décision d'Innoviris (réunions du conseil d'administration et des cadres intermédiaires), et ceci de manière digitale. Möbius a identifié les chantiers suivants au cours de l'audit : - La nécessité de redéfinir les objectifs du Conseil de Direction et du Maname (la réunion des cadres intermédiairess). - La définition des responsabilités des chefs d'équipe et des directeur.rice.s (par le biais de descriptions de fonction). - Établir une structure de réunion (ordre du jour, rôles, rapports) - Définir un processus de communication concernant les décisions prises par les organes décisionnels. - Mettre en place un suivi clair des actions définies lors des réunions du Maname et du Conseil de Direction. Les mesures suivantes ont été prises par la suite : - De nouvelles pratiques de réunion et de nouveaux modèles de comptes rendus ont été introduits (phase de test : novembre - décembre 2020, déploiement approfondi au premier trimestre 2021) et répondent aux problèmes rencontrés précédemment en ce qui concerne la structure des réunions, la communication des décisions et le suivi des actions. - En concertation avec la nouvelle direction, Möbius a établi les compétences des organes ayant un pouvoir de décision chez Innoviris. En outre, un modèle RACI (Responsible - Accountable - Consulted - Informed) a été créé pour tous les membres du Conseil de Direction : il s’agit d’une matrice qui est utilisée pour démontrer les rôles et les responsabilités (février 2021). Les résultats de cet exercice ont été communiqués au personnel en mars 2021. - Un modèle RACI et une carte des processus des procédures générales ont été préparés (mars 2021). - Les descriptions de fonction des chefs d'équipe et des membres de la direction ont été finalisées en avril 2021. Möbius finalise actuellement les descriptions de fonction et un modèle RACI pour chaque équipe d'Innoviris. Le seul audit commandé par citydev.brussels est une mission d’analyse de l’organisation et des dépenses du service du pôle d’intervention technique au sein de l’expansion économique en vue d’obtenir des recommandations pour améliorer ce service ainsi qu’ une assistance pour l’élaboration d’un accord cadre pour la désignation de syndic ou gérant immobilier. Ce marché a été attribué en 2021 à la société Grant Thornton pour la somme de 45.000 euros HTVA. Le marché a été passé en procédure négociée. |