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Question écrite concernant la clarification de certains aspects techniques du plan régional de simplification administrative Easy Way (2021-2025)

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°689)

 
Date de réception: 02/04/2021 Date de publication: 08/06/2021
Législature: 19/24 Session: 20/21 Date de réponse: 04/06/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
30/04/2021 Recevable p.m.
 
Question    Le mardi 30 mars dernier, vous avez eu l’occasion de présenter le nouveau plan régional de simplification administrative 2021-2025, baptisé Easy Way, en commission des affaires intérieures.
Même si vous avez expliqué de nombreux aspects de ce plan et répondu en détail aux remarques des commissaires, je voudrais encore vous poser quelques questions sur différents aspects techniques liés à Easy Way :
- Le précédent plan de simplification administrative a-t-il fait l’objet d’une évaluation ? Dans l’affirmative, qui a réalisé cette évaluation et quels acteurs concernés ont-ils été interrogés à ce sujet ? Quelles améliorations potentielles l’évaluation a-t-elle révélées et comment en a-t-il été tenu compte dans le nouveau plan Easy Way ?
- Disposez-vous de résultats concrets de l’approche régionale en matière de simplification administrative, tant pour les pouvoirs publics que pour les entreprises/particuliers (par exemple, en termes de quantité d’économie de papier par les différentes mesures) ?
- Comment les communes bruxelloises seront-elles impliquées dans ce plan Easy Way ? Qu’a-t-il déjà été conclu de concret avec les communes en ce qui concerne la manière dont elles se conformeront à cette vision et à ce plan régionaux ? En particulier, pouvez-vous expliquer de quelle manière la Ville de Bruxelles y a adhéré ?
- Pouvez-vous expliquer de quel accompagnement et monitoring le plan Easy Way fera l’objet ? Qui se chargera de cette tâche et comment sera-t-elle organisée ? Fera-t-on appel à un conseil scientifique consultatif externe à cette fin ? Quand cette mission a-t-elle été/sera-t-elle lancée et attribuée ?
- Disposez-vous déjà d’indicateurs permettant de situer la Région de Bruxelles-Capitale par rapport aux autres niveaux de pouvoir en matière de simplification administrative ? Les développements et l’avancement général du plan Easy Way feront-ils également l’objet d’un rapport annuel et seront-ils présentés aux membres du Parlement ?
- Pouvez-vous donner un aperçu des subventions accordées en 2020 (et jusqu’à présent en 2021) dans le cadre de la simplification administrative ? Comment ces moyens ont-ils été répartis ? A-t-il déjà été décidé de lancer un appel à projets sur un thème spécifique ? Dans l’affirmative, qui siège dans le jury ?
- Pouvez-vous faire le point sur le fonctionnement et l’extension ultérieure de l’application BOS ? Comment son fonctionnement et sa convivialité ont-ils été évalués ? Depuis le début de la législature, quelles nouvelles institutions ont-elles rejoint l’application ou sont-elles sur le point de le faire ?
- Pouvez-vous expliquer quelles initiatives législatives ou réglementaires ou quel cadre de simplification administrative seront développés cette année ? Quels sont les sujets à l’ordre du jour et quel calendrier prévoyez-vous à cette fin ?
- Pouvez-vous faire le point sur la mise en œuvre de la réglementation européenne, telle que le portail numérique unique, dans la Région de Bruxelles-Capitale ? Quelle concertation a-t-elle lieu avec le niveau fédéral et les autres Régions à cet égard ?
- Pouvez-vous confirmer qu’avant de publier le plan Easy Way, vous avez demandé l’avis de la commission fédérale de déontologie (commission de contrôle des dépenses électorales et de la comptabilité des partis politiques) sur l’association de votre nom et de votre effigie à ce plan ? Dans l’affirmative, pouvez-vous en dire plus sur l’avis qu’elle a émis à ce sujet ?
 
 
Réponse    1/
Le Plan de simplification 2015-2020 a fait l’objet d’une évaluation annuelle, sous la forme du rapport d’activités annuel d’easy.brussels.

Toutes les administrations membres du comité de pilotage d’easy.brussels (devenu entretemps le Comité d’Accompagnement de la Simplification Administrative), à savoir les administrations régionales, ont été consultées pour ces évaluations.

Les constats réalisés sont détaillés dans ces rapports annuels, disponibles sur le site web d’easy.brussels. Plus largement, la période 2015-2020 a été marquée par une prise de conscience, au sein des pouvoirs publics, de l’importance de la simplification administrative, et des enjeux démocratiques qui y sont liés.



Easy.brussels a établi un solide réseau de partenaires à travers les institutions bruxelloises (régionales comme locales), et les a sensibilisés à ses projets et aux thématiques de simplification, souvent en les faisant participer activement à leur élaboration ou leur implémentation.


Ces acquis ont été intégrés dans le nouveau plan Easy Way : lors de sa préparation, easy.brussels a tiré les enseignements des nombreux échanges avec les administrations bruxelloises, et pour la mise en œuvre concrète des actions du plan, l’agence peut compter sur ce réseau de partenaires.


2/
Un bilan des résultats de simplification administrative pour la période 2015-2020 a été publié à la fin de la législature précédente, et est disponible sur le site web d’easy.brussels.

Parmi ces résultats, citons le nombre d’agents régionaux et locaux formés à l’utilisation de la plateforme e-Procurement (750 entre 2016 et 2020), la publication de nouveaux jeux de données en Open Data sur le site opendatastore.brussels (200 entre 2016 et 2020), ou encore les actions de sensibilisation et de formation aux outils administratifs en ligne (Itsme, eBox, IRISbox, etc.), organisées au sein de toutes les communes bruxelloises en 2019.


On constate également une dématérialisation croissante des marchés publics en ligne via la plateforme e-Procurement, ainsi qu’un recours accru à la facturation électronique. Des indicateurs chiffrés plus significatifs concernant ces thématiques ne sont pas encore disponibles.


3/

La plupart des missions et actions prévues dans le plan Easy Way visent également les communes.

Depuis 2016, un accord de collaboration associe easy.brussels et Brulocalis, en vue d’assurer le suivi des projets de simplification administrative auprès des pouvoirs locaux. Cet accord fait l’objet d’une convention chaque année afin de dessiner précisément les actions menées par Brulocalis dans ce domaine.



La Ville de Bruxelles a contribué considérablement aux projets d’easy.brussels lors de la législature précédente, notamment dans le cadre de l’étude relative aux démarches administratives les plus impactantes (mission « Top 30 »).

Selon la nature des projets, certains pouvoirs locaux, tels que la Ville de Bruxelles, pourraient encore être associés directement à l’implémentation.

4/

Pour mettre en œuvre le plan Easy Way, easy.brussels dispose actuellement (pour l’année 2021) d’un budget de 1.130.000 € et d’un total de 10 agents.

L’agence assure un suivi trimestriel de la réalisation des actions du plan, présenté auprès du Comité d’Accompagnement de la Simplification Administrative.



5/

La plupart des missions du plan sont associées à des échéances, actions ou indicateurs concrets, qui permettent d’en mesurer l’avancement.

Le rapport d’activités annuel d’easy.brussels, publié sur son site web, constitue la base de l’analyse de ces indicateurs.


6/
En 2020, un subside de 85.768,47 € a été octroyé à l’Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale (Brulocalis), dans le cadre de l’accord de collaboration conclu entre le SPRB et Brulocalis en 2016.
Ce subside vise à soutenir les actions de simplification administrative menées par Brulocalis au sein des communes bruxelloises.

En 2021, aucun subside n’a été octroyé à ce jour et aucun appel à projets à thème spécifique n’est prévu.


7/

Depuis début 2020, plusieurs fonctionnalités ont été développées. Citons en particulier : la signature électronique des documents de séance, le vote en ligne, l’intégration avec SYN (logiciel de back-office de Bruxelles Pouvoirs Locaux), la capacité à gérer plus de 8 séances par administrations.
Actuellement BOS est utilisé par une soixantaine d’administrations (administrations communales, CPAS, Zone de Police, OIP, ASBL, intercommunales,…).

Les fonctionnalités sont développées à partir d’analyses fonctionnelles réalisées sur base de workshops avec un échantillon de représentants d’administrations, qui sont généralement des utilisateurs expérimentés de l’application et ayant une connaissance approfondie des processus métiers. Des userclubs sont également organisés tous les ans pour présenter les nouvelles fonctionnalités, récolter les avis des clients par rapport aux fonctionnalités priorités futures. Une enquête de satisfaction auprès des key users est également réalisée en marge du userclub.

Depuis fin 2019, les institutions suivantes ont rejoint l’application : Service du Collège Réuni, Bureau du Parlement Bruxellois, Lojega, Iriscare, CPAS de Koekelberg, CPAS de Schaerbeek, CPAS de Saint-Josse-ten-Noode, CPAS d’Ixelles, Renobru, Logement bruxellois, visit.brussels, ZP5343.
Les institutions suivantes sont sur le point de le faire cette année (en cours d’implémentation) : CPAS d’Etterbeek, CPAS de Bruxelles, Régie des quartiers anderlechtois, Wolu-Facilities.




8/

Le principal projet réglementaire d’easy.brussels pour l’année 2021 est le Brussels Digital Act, qui vise à intégrer le principe « digital by default » dans la pratique des administrations bruxelloises : le digital deviendra la règle et le papier, l’exception. L’objectif est de moderniser l’administration et d’en améliorer l’efficacité et la rapidité.

Il ne s’agit cependant pas d’une optique « digital only », qui viserait à supprimer totalement le format papier. Une telle approche pourrait en effet constituer un obstacle pour les citoyens qui ne disposent pas des compétences informatiques de base nécessaires pour réaliser des démarches administratives en ligne.


Ce principe « digital by default » sera donc associé à un accompagnement des usagers aux services publics digitalisés, afin de leur permettre de gagner en autonomie numérique.


En parallèle, Easy.brussels participe activement au groupe de travail du Code Bruxellois de la Gouvernance main dans la main avec DTO et le CIRB.

9/

La Région de Bruxelles-Capitale participe activement au projet fédéral de mise en œuvre de la directive relative au Single Digital Gateway (SDG), en respectant les délais imposés. easy.brussels a été désignée comme coordinatrice régionale du projet.

Depuis fin 2020, le volet « information » du SDG (portant sur la disponibilité en ligne d’informations relatives à certaines démarches administratives) est en ordre, et la Région travaille actuellement sur la phase d'analyse de la partie « procédures » (portant sur la possibilité d’accomplir certaines démarches en ligne), qui doit être en ordre d’ici le mois de décembre 2023.

Dans le cadre de ce projet, la Région bruxelloise collabore activement avec l'équipe de projet fédérale et les autres Régions : chaque mois, au moins une réunion de coordination et une réunion technique sont organisées pour discuter de l'état d'avancement et des prochaines étapes de cette directive.


10/
Non la commission fédérale de déontologie n’est pas compétente dans ce cas de figure.