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Question écrite concernant le point sur le programme WePulse

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°838)

 
Date de réception: 29/10/2021 Date de publication: 13/12/2021
Législature: 19/24 Session: 21/22 Date de réponse: 07/12/2021
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
04/11/2021 Recevable p.m.
07/12/2021 Annexe à la réponse p.m. Annexe
 
Question    Le coup d’envoi officiel du programme WePulse a été donné en mars 2021. Ce programme couvre la gestion financière (comptabilité, recettes/taxes), la gestion des ressources humaines et les dossiers sociaux tout en mettant l’accent sur la gestion de la relation entre les usagers (citoyens, entreprises et partenaires) et les administrations locales, afin d'établir une relation moderne et efficace et d'améliorer la qualité du service grâce à un suivi personnalisé.

En pratique, WePulse mettra à disposition des communes et CPAS une base logicielle commune et un outil mutualisé pour une gestion transversale de la relation avec les usagers. Le programme vise à réduire le coût des investissements informatiques pour les communes. Le Centre d'Informatique pour la Région bruxelloise (CIRB), en partenariat avec Bruxelles Pouvoirs locaux (BPL), a été mandaté par la Région pour conduire cet ambitieux programme.

C'est pourquoi je voudrais vous poser les questions suivantes :

  • Pouvez-vous faire le point sur le rôle du CIRB et de BPL en matière de coordination dans ce cadre ? Quelles sont les tâches ou missions qu'il a déjà effectuées (merci de donner un relevé clair) ? Pouvez-vous faire le point sur les programmes qui ont été lancés et le calendrier des développements futurs ? Quel est le rôle opérationnel du CIRB et de BPL dans le déploiement et l'opérationnalisation du programme WePulse ? Ont-ils réussi à convaincre tous les pouvoirs locaux et les CPAS de participer à ce programme ? Dans la négative, quelles communes ou autres acteurs locaux manquent-ils encore à l'appel, et pour quelles raisons ?

  • Pouvez-vous confirmer que le coût total estimé de ce projet est toujours de 70 millions d'euros ? Pouvez-vous expliquer les changements éventuels apportés aux budgets ? Pouvez-vous indiquer combien d'argent a déjà été alloués à WePulse ? Pouvez-vous ventiler par poste de dépense ?

  • En particulier, pouvez-vous expliquer où en est le développement et le déploiement de la base logicielle commune susmentionnée (sous la forme d'une “unified application suite” hébergée sur une infrastructure centralisée au sein du Data Center régional) et d'un outil mutualisé pour une gestion transversale de la relation avec les usagers?Ont-ils déjà été mis à la disposition des communes et des CPAS ? Dans l’affirmative, comment évaluent-ils ces nouveaux outils ? Dans la négative, quand est-il prévu de mettre ces outils à disposition ?

  • Comment l'utilisation (provisoire) du programme WePulse est-elle contrôlée et évaluée ? Quels sont les paramètres fixés à cet égard ? En particulier, comment sont évaluées les tâches et responsabilités partagées du CIRB et de BPL en la matière ?

 
 
Réponse    1/
Rôle du CIRB :
Une structure de gouvernance a été définie par le CIRB afin de permettre aux nombreux acteurs participants d’échanger leurs points de vue et de participer à l’opérationnalisation du programme WePulse. Autrement dit, le CIRB est au service des pouvoirs locaux pour la réalisation du programme à travers la mise en place d’une gouvernance inclusive et participative.


L’animation des organes de gouvernance (Comité Exécutif (Comex), Comité de Gouvernance Stratégique (Comigov), Comités de Concertation par chantier (COCs), la gestion du programme et la coordination de la mise en œuvre des solutions incombent au CIRB.


Le CIRB s’appuiera sur un prestataire externe
Intégrateur de services – développeur applicatif qui sera chargé d’analyser l’existant dans les Communes et les CPAS.


Le CIRB a mis en place une équipe pluridisciplinaire de près de 15 personnes couvrant des profils tels que Directeur de projet, Program Managers, Business Analysts, IT Architects, Change Managers, etc.

L’annexe 1 donne une liste complète des tâches et missions déjà effectuées. En ce qui concerne les développements futurs, les missions confiées à l’Intégrateur-développeur applicatif seront découpées en trois phases détaillées dans l’annexe 2.


Un marché subséquent sera lancé pour chacune des phases principales des travaux à confier à un Intégrateur – développeur applicatif.



L’infrastructure applicative sera hébergée dans le Centre Régional des données.

Rôle de Bruxelles Pouvoirs Locaux :
Bruxelles Pouvoirs Locaux (BPL) financera les prestations effectuées par l’intégrateur qui aura remporté le marché, dont les frais de migration vers les nouveaux logiciels qui auront été sélectionnés pour constituer la suite des applications mutualisées. Le fonds FRBRTC permettra de couvrir les frais d’acquisition des licences ou abonnements via le CIRB pour les logiciels qui auront été sélectionnés pour former la suite des applications mutualisées.



Bruxelles Pouvoirs Locaux donnera également du support concernant les évolutions réglementaires et présidera le Comex.

Tant le CIRB que Bruxelles Pouvoirs Locaux (BPL) veilleront à la qualité de la communication, à l’implication et à la proximité des intervenants et répondront au mieux aux demandes et préoccupations des pouvoirs locaux tout au long du programme.

Adhésion des Pouvoirs locaux :
A ce stade, 18 Communes et 17 CPAS ont adhéré au programme. La Commune d’Uccle, le CPAS d’Uccle et le CPAS de Woluwe-Saint-Lambert n’ont pas adhéré, pour des raisons diverses : perspective d’économies limitée ou un investissement en logiciels trop récent.


Je tiens à préciser que les pouvoirs locaux sont représentés dans les trois organes de gouvernance du programme et que dans le Comigov participent à titre d’observateurs, d’autres parties prenantes de la Région tels que Brulocalis et easy.brussels. Ce Comité s’est réuni à 8 reprises depuis avril 2021.

2/
Le coût global du programme a été évalué à 70 millions d’euros.

Par rapport à l’estimation initiale de 69,89 millions d’euros, il a été tenu compte de prestations d‘architecture complémentaires.

A ce stade, un montant de millions d’euros a été engagé sur 2021 par le CIRB.

Voir détails en annexe 3.

3/
La proposition et la sélection des composants logiciels interviendront dans le cadre de la Phase 2 des missions confiées à l’Intégrateur-développeur applicatif ; une feuille de route personnalisée sera établie par domaine pour chaque Commune et chaque CPAS. Les travaux inhérents à ces activités devraient être terminés à l’échéance de fin juin 2022.



La Phase 3 porte sur la mise en œuvre au sein de chaque Commune et de chaque CPAS des projets de migration ou d’évolution vers cette suite applicative. Ces projets débuteront début du second semestre 2022 et s’étendront jusqu’en 2025.

La mise en œuvre des solutions pour les améliorations/rationalisations de l’existant possibles à court terme commenceront dans les prochaines semaines ; d’autres actions pourront être lancées dans le courant du second semestre 2022.

4/
Les structures de gestion du programme incluent l’action d’un Quality Manager au sein du CIRB, qui veille, entre autres, au bon déroulement des procédures de gestion. Il est en outre prévu de faire appel au bureau conseil Gartner pour évaluation des propositions de l’Intégrateur de services dans les différentes phases du programme.


Il est à souligner que les communes se trouvent à la base de toutes les décisions du Programme WePulse. Autrement dit, les comités qui composent la gouvernance stratégique sont chargés in fine du bon déroulement du programme et d’évaluer la gestion du programme par le CIRB.


A noter que des indicateurs de performance seront définis sur base du retour des enquêtes de satisfaction. Plus précisément, la première enquête a été lancée fin octobre auprès des membres du Comigov et les enquêtes par domaine fonctionnel sont en cours de préparation et seront lancées très prochainement. Les enquêtes seront renouvelées tous les 4 mois. 

Pour terminer, le CIRB est en train d’élaborer des indicateurs spécifiques par domaine qui tiendront aussi compte de l’intervention prochaine de l’intégrateur (respect des échéances, consommation budgétaire, qualité des livrables, etc.).