Question écrite concernant les modes de paiement de la Région de Bruxelles-Capitale et l’évaluation de la décision de ne plus autoriser que les factures électroniques pour les marchés publics
- de
- Bianca Debaets
- à
- Sven Gatz, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles (question n°536)
| Date de réception: 12/10/2022 | Date de publication: 04/01/2023 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 22/23 | Date de réponse: 22/12/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 21/11/2022 | Recevable | |||
| 22/12/2022 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | Comme vous le savez, depuis le 1er novembre 2020, la Région de Bruxelles-Capitale a décidé de ne plus autoriser que les factures électroniques pour les marchés publics. Cette uniformisation devrait faciliter et accélérer le traitement des factures et réduire le risque d’erreurs. C'est pourquoi je voudrais vous poser les questions suivantes :
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| Réponse | J’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Pouvez-vous indiquer quelle part représente déjà la facturation électronique dans le total des factures ? Quelle partie est faite manuellement et laquelle via scan ? En 2021, la proportion des factures numériques et des factures papiers pour les SPRB’s est la suivante : voir tableau 1 en annexe. Quelles mesures prenez-vous pour convaincre les fournisseurs de passer à la facturation électronique ? Le fournisseur reste libre dans le choix du format transmis aux différentes administrations. Toutefois, le SPRB insiste dans ses communications sur le fait que la facturation électronique doit être favorisée dans la mesure du possible. Par ailleurs, la loi sur les marchés public impose aux fournisseurs de transmettre leurs factures au format numérique lorsqu’on se retrouve dans ce type de relation client-fournisseur. Pouvez-vous nous dire dans quelle mesure la facturation électronique a déjà contribué à réduire les délais de paiement ? De combien de jours ? Le passage à la facturation électronique n’a pas eu d’impact significatif sur le délai de traitement des factures par les SPRB’s. En effet, le traitement interne des documents (papiers, PDF, électronique) est déjà digitalisé depuis plusieurs années. Toutefois, le délai de réception des factures s’est amélioré depuis l’application de cette mesure. Cela a eu pour effet d’améliorer le délai de paiement (temps d’envoi + temps de traitement = délai de paiement). Pour rappel, il existe une différence notable entre les factures sous format PDF envoyées par courriel et les factures électroniques, de format XML qui, en plus de la digitalisation, permettent une plus grande automatisation de leur traitement (mais pas de leur validation, qui reste une vérification humaine). La simplification administrative a permis aux fournisseurs d’envoyer leurs factures au format PDF ou XML. Les fournisseurs choisissent le support qui leur convient pour transmettre leurs factures. Toutefois, dans le cadre des marchés publics, l’envoi via un support électronique XML est désormais exigé. Pour l’entité comptable SPRB’s : Les factures sont réputées être payées en retard lorsque le délai de traitement entre la date de réception de la facture par les SPRB et son paiement excède 30 jours. Ce délai peut toutefois être porté à 45 jours ou à 60 jours si ces factures sont relatives à des marchés publics. Pour l’année 2021, la moyenne de retard de paiement en pourcentage se situe entre 4,65% (paiement à 60 jours) et 20,77% (paiement à 30 jours). En 2020, cette valeur était de 23,37%. Le délai de paiement moyen en jour en 2021 : 24,36%. Toutefois, la méthode de calcul entre 2019 et 2020 a changé : - en 2019 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 35 jours après la date d’émission de la facture. - en 2020 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 30 jours après la date de réception de la facture. Voir tableau 2 en annexe. L’amélioration du délai de SCAN à PAIEMENT (délai à partir de la date de scan) n’est pas liée au fait de la réception des documents au format électronique, mais est inhérente à d’autres mesures mises en place par les SPRB’s. L’amélioration du délai de DOCUMENT à PAIEMENT (délai à partir de la date d’émission) est liée à la réception des documents au format électronique. Quelles sont les administrations qui utilisent le plus cette facturation électronique ? En 2021, les cinq administrations qui ont eu reçu le plus de factures électroniques Mercurius (XML) sont : § BCIT : 40,55% § BM 9,93% § BL : 6,95% § BS : 6,65 % § BT 8,25% Pouvez-vous indiquer la part des paiements à temps par catégorie d’e-invoicing, manuelle et scan ? Il n’est malheureusement pas possible de réaliser cette distinction dans le système de traitement des factures sans le déploiement de moyens humains importants. Par ailleurs, le nombre de manipulations manuelles à réaliser ne permet pas de donner une assurance raisonnable quant à la qualité du résultat obtenu. Toutefois, étant donné que toutes les factures sont traitées de la même manière aux SPRB’s, il faut s’attendre à ce qu’il n’y ait pas de variation significative entre les différentes catégories représentées. Pouvez-vous fournir une évolution générale de la part des paiements en retard par rapport à l'ensemble des paiements pour l'année 2022 jusqu'à présent (ventilée par mois dans la mesure du possible) pour toute la Région ? Comment évaluez-vous cette part de paiements en retard? Comment ces chiffres se comparent-ils à ceux des années précédentes ? Pour les mêmes raisons que celles évoquées ci-dessus, il n’est pas possible de fournir une vue détaillée par mois mais par année uniquement. Les factures sont réputées être payées en retard lorsque le délai de traitement entre la date de réception de la facture par le SPRB et son paiement excède 30 jours. Ce délai peut toutefois être porté à 45 jours ou à 60 jours si ces factures sont relatives à des marchés publics. Depuis 2016, l’évolution des factures payées en retard est la suivante : 2016 : 38,01% 2017 : 33,26% 2018 : 34,62% 2019 : 31,46% 2020 : 23,37% (après 30 jours) et 7,75% (après 60 jours) 2021 : 20,77% (après 30 jours) et 4,65% (après 60 jours) 2022 : 22,14% (après 30 jours) et 2,91% (après 60 jours) (chiffres provisoires) Toutefois, la méthode de calcul entre 2019 et 2020 a changé : - en 2019 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 35 jours après la date d’émission de la facture. - en 2020 : la valeur des retards est le pourcentage des factures payées au-delà de 30 jours après la date de réception de la facture. L’amélioration du taux de factures payées en retard n’est pas liée au fait de la réception des documents au format électronique, mais est inhérente à d’autres mesures mises en place par les SPRB’s. Quelles mesures la Région prend-elle pour éviter autant que possible ces retards de paiement ? Quelle analyse l'administration compétente SPRBF effectue-t-elle sur les exécutions de paiement ? Comment le SPRBF suit-il cette question ? Trois types de contrôle sont mis en œuvre afin de surveiller et de limiter les retards de paiements : -Tableau de factures échues : l’objectif du « tableau des factures échues » est d’informer toutes les personnes impliquées dans le circuit de facturation d’un éventuel retard de paiement en vue d’éviter de payer des intérêts compensatoires aux tiers, et aussi d’empêcher qu’une facture soit involontairement omise à une quelconque étape de la procédure. Ce tableau est confectionné mensuellement et est transmis à toutes les administrations. -Indicateurs factures : l’objectif de ces indicateurs est d’informer les administrations des performances relatives au traitement des factures durant l’année écoulée et de formuler des recommandations afin d’améliorer la durée de traitement de ces factures. -Lorsqu’une facture n’a pas été traitée dans un délai de 5 jours par un agent, des rappels lui sont automatiquement transmis par mail. Quel est le délai moyen de paiement et quelle est la part des retards de paiement par administration et par agence ? Quelle administration est le meilleur et le pire élève de la classe à cet égard ? Pourriez-vous également ventiler ces chiffres en fonction des catégories mentionnées ci-dessus ? Pouvez-vous donner une évolution entre le nombre de paiements en retard et le nombre médian de jours de retard ? Pouvez-vous expliquer cette évolution à la fois de manière générale et ventilée par administration et agence ? En 2021, le délai de paiement moyen et le taux de retard, par administration, étaient les suivants : voir tableau 3 en annexe. L’administration qui traite en moyenne le plus rapidement ses factures est Bruxelles international. L’administration qui a le taux de retard le plus bas est Bruxelles international. L’administration qui traite en moyenne le plus lentement ses factures est Bruxelles Mobilité. L’administration qui a le taux de retard le plus haut est Bruxelles Mobilité A noter toutefois que Bruxelles Mobilité est principalement lié, avec ses fournisseurs, par des contrats de marchés publics. Dans ce cadre, le délai de paiement peut être porté à 45 jours ou à 60 jours. Le gouvernement peut-il confirmer que l'introduction des factures électroniques pour les marchés publics est mise en œuvre par tous les services? Si non, dans quels départements ou institutions ce n'est pas encore le cas ? Quels sont les problèmes identifiés à cet égard ? Quand prévoit-on de pouvoir travailler avec ce nouveau mode de facturation ? Le Gouvernement confirme que l'introduction des factures électroniques pour les marchés publics est mise en œuvre par tous les départements. Dans quelle mesure la DG IT du SPRB participe-t-elle à la poursuite de la numérisation des paiements de la Région ? Quel budget est prévu à cette fin ? » Pour cette question, vous pouvez vous adresser au ministre en charge de l’ICT. |