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Question écrite concernant l'état d'avancement de la mise en œuvre des missions figurant dans le plan régional de simplification administrative 'Easy Way'

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°1086)

 
Date de réception: 09/11/2022 Date de publication: 02/02/2023
Législature: 19/24 Session: 22/23 Date de réponse: 23/01/2023
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
20/12/2022 Recevable
 
Question   

Il y a quelque temps, j'ai déjà eu l'occasion de vous interroger sur l'état d'avancement de la mise en oeuvre des missions du plan Easy Way, dont le délai était fixé aux trois premiers trimestres de 2021 (cf. QE n° 791 et 916).

Sur le modèle de cet état d’avancement précédent, il m'a donc semblé opportun de vérifier quels progrès ont été et sont réalisés en ce qui concerne les missions qui devaient être entamées en 2022.

Je souhaiterais donc vous poser les questions suivantes :

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 01 : “Mettre en place une stratégie d’accueil régionale” ? Comment les mesures recommandées dans le cadre de la stratégie régionale d’accueil des usagers au sein de l’organisation ont-elles déjà été mises en œuvre ? Comment les systèmes d'accueil existants ont-ils déjà été optimisés ? Quelle stratégie multicanal y a-t-on adjointe ? Quand ces stratégies doivent-elles être pleinement opérationnelles ? Quelles actions et quels moyens concrets sont-ils prévus à cette fin ?

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 05 : “Mettre en œuvre l’Ordonnance Once Only” ? Pouvez-vous en dire plus sur le déploiement au niveau bruxellois et préciser où on en est ? Comment les procédures administratives de l'organisation ont-elles déjà été adaptées “afin que plus aucune information disponible dans les sources authentiques ne soit demandée aux usagers” ? Collabore-t-on avec les différents autres niveaux de pouvoir à cet égard ?

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 06 : “Mettre en ligne un cadastre de données d’intérêt public” ? Comment toutes les bases de données informatiques d’intérêt public ont-elles été inventoriées et connectées au datastore.brussels ? Quand ce cadastre a-t-il été finalisé et rendu accessible au public ? Les administrations placent-elles scrupuleusement des données précises et exploitables sur le site open data afin qu’on puisse déjà les consulter efficacement ? Quels autres efforts ce gouvernement déploie-t-il afin de placer tous les jeux de données des administrations régionales sur le site web régional ?

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 11 : “Mettre en place un laboratoire d’innovation publique” ? Où ce laboratoire d'innovation sera-t-il installé et quel en est le coût ? Quand ce laboratoire d'innovation est-il censé être pleinement opérationnel et quelles mesures doivent-elles encore être prises à cet égard ? Quelle organisation en sera-t-elle responsable ? Quels exercices ou expériences ce laboratoire d'innovation doit-il réaliser ? Comment cela sera-t-il déterminé ? Quelles actions et quels moyens l'organisation prévoit-elle afin de pouvoir utiliser le laboratoire d'innovation publique pour le développement de projets ayant un impact sur les citoyens et les entreprises ?

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 13 : “Mettre en place un accord-cadre pour apporter une assistance opérationnelle aux administrations bruxelloises dans leurs projets de simplification” ? Cet accord-cadre et la liste des prestataires spécialisés qui va de pair ont-ils déjà été attribués ? Dans l’affirmative, pouvez-vous en préciser le contenu, ainsi que les différents acteurs qui se sont déjà inscrits ? Quelle est la somme en jeu ? Quelle assistance les administrations bruxelloises peuvent-elles attendre de cet accord-cadre ? Y a-t-on déjà fait appel ? Quel est le calendrier pour 2023 ?

  • Pouvez-vous faire le point sur la mission 14, relative à la gestion et la dématérialisation des communications officielles vers les citoyens et les entreprises ? Est-il possible de recevoir les communications officielles régionales par voie numérique (via l’eBox) ? Dans l’affirmative, combien de citoyens et d'entreprises s’en prévalent-ils déjà ? Quels objectifs chiffrés ont-ils été fixés à court, moyen et long terme à cet égard ?

 
 
 
Réponse    1/
La stratégie d’accueil multicanale (Mission 01) est en cours d’élaboration. Le projet est divisé en trois grandes phases :
1) La réalisation d’une cartographie des outils et des processus d’accueil
2) La réalisation d’un benchmarking des solutions d’accueil
3) L’élaboration de recommandations pour mettre en place une stratégie d’accueil régionale.

La première phase est en cours de clôture et la présentation d’un premier rapport est prévue pour le premier trimestre 2023. La phase de benchmarking a commencé et devrait s’achever d’après easy.brussels au deuxième trimestre 2023. Les recommandations seront élaborées pour le troisième trimestre 2023.


2/
L’ordonnance « Once Only » a été adoptée le 17 juillet 2020.

Au niveau de Bruxelles, plusieurs éléments ont été mis en place pour mettre en œuvre cette ordonnance.
Tout d’abord, easy.brussels accompagne les administrations qui souhaitent se mettre en conformité ou qui souhaitent se former à cette ordonnance.
Pour cela, easy.brussels a rassemblé les informations sur le site web d’easy.brussels, et propose une page dédiée reprenant les étapes nécessaires https://easy.brussels/projects/sources-authentiques-2/

Easy.brussels a également organisé plusieurs info-sessions sur cette thématique, afin d’en expliquer le principe et la mise en conformité. En 2021, 202 agents d’administrations bruxelloises ont ainsi participé à de telles info-sessions et 124 agents en 2022.

L’agence easy.brussels rend également des avis sur la conformité à l’ordonnance Once Only et de son principe pour des projets de formulaire ou de réglementation. Dans ce cadre, huit administrations ont fait appel à easy.brussels.


Afin de faciliter l’accès technique aux sources authentiques, easy.brussels et le CIRB ont développé un outil simple permettant de faire des recherches ponctuelles auprès des sources authentiques. Cet outil, Fidus Online, a permis de faciliter l’accès aux sources pour des services ponctuels ou services sans logiciel métier (par exemple, les services d’archives, urbanismes, prévention, culture…).


On peut constater qu’en Région bruxelloise l’utilisation des sources authentiques est en nette augmentation. Ci-dessous les évolutions des flux pour ces dernières années, soit le nombre de finalités mis en place et des transactions effectuées (recherches individuelles) :
2020-2021 : +33% (600 à 800) pour les flux et +50 % (12.000.000 à 16.000.000) pour les transactions effectuées.
2021-2022 : +50 % (800 à 1200) pour les flux et +50% (16.000.000 à 24.000.000) pour les transactions.
2022-2023 : +40 % (1200 à 2000) pour les flux et +40% (24.000.000 à 34.000.000) pour les transactions.
Il y a actuellement 108 institutions bruxelloises utilisatrices des sources authentiques pour 284 finalités différentes et 48 sources de données connectées.

Pour continuer ce travail et accompagner au mieux les institutions bruxelloises, un référent vie privée a été engagé au sein du CIRB. Il permettra de faire le lien avec les administrations responsables des sources authentiques (administrations fédérales majoritairement) et faciliter l’obtention des autorisations qui restent le plus grand frein à l’application de cette ordonnance.



3/
Tout d’abord, easy.brussels, le CIRB et Bruxelles Connect IT continuent de promouvoir l’open data en Région bruxelloise. Les organismes publics ou assimilés dépendant de la Région, de la Cocom et de la Cocof publient ainsi de plus en plus de données ouvertes (dite opendata) via le portail open data bruxellois. Les jeux de données et services publiés couvrent ainsi de très nombreux domaines, qui reflètent eux-mêmes le vaste panel de compétences gérées par la Région, la Cocom, la Cocof, et les autorités communales. Par ailleurs, grâce à l’outil openbudgets.brussels, qui a été lancé l’année passée, il est dorénavant possible de faire des recherches sur l’utilisation des budgets des institutions régionales au sein d’une seule plateforme
Le projet « Bibliothèque des Savoirs publics » qui a pour objet de promouvoir la diffusion des études financées par la Région, est en cours de réalisation. L’année 2023 devrait permettre la publication des premières publications.


4/
Le laboratoire public d’innovation (mission 11 du plan Easy Way) a été confié au CIRB afin de regrouper plusieurs activités d’innovation dans le même dispositif. 
Le CIRB consulte les acteurs du terrain afin de définir ensemble une proposition permettant de répondre aux attentes des institutions bruxelloises. Le CIRB a pour ambition de finaliser le concept en 2023.


5/
Le CIRB en collaboration avec beaucoup d’administrations bruxelloises dont easy.brussels a publié un très large accord cadre pour un panel de services liés à l’assistance informatique et à la simplification administrative. Ceci englobe toutes les attentes liées à cette mission et va même au-delà. En effet, cet accord cadre reprend divers lots comme la gouvernance de projets, le support à la stratégie, la collaboration et automatisation des processus, … Ces différents lots permettront à tous les bénéficiaires de l’accord cadre d’avoir accès à ce type de ressources.


L’accord cadre a été approuvé par le Gouvernement le 24 novembre 2022 et devrait être attribué début 2023. Le montant total du marché est estimé à 2.032.800.000 € TTC pour toute la durée du marché (7 ans). Les commandes et les dépenses seront réalisées de 2023 à 2030.

L’accord cadre sera accessible à environ 500 pouvoirs adjudicateurs.


6/
Durant l’année 2022, eBox a été intégré à IRISbox rendant ainsi possible de consulter et recevoir les documents de l’eBox dans IRISbox. 
De plus, le projet BRUPost a été lancé en mars 2022. Il permettra à terme aux institutions l’utilisant d’envoyer leurs courriers électroniquement vers les eBox des citoyens et des entreprises. Pour les destinataires n’utilisant pas l’eBox ou pour les documents qui ne peuvent être envoyés que via un service postal, le courrier est imprimé et envoyé par un prestataire de service.

Les organisations pilotes pourront utiliser l'outil avant la fin de l'année 2023. Les autres organisations pourraient commencer les démarches pour rejoindre BRUPost en 2024.

Le programme Brupost est géré en collaboration par le CIRB et easy.brussels et s’articule autour de trois grands livrables :
● BruPost Print Service : un accord cadre pour sélectionner le partenaire externe qui sera en charge de l’impression, la mise sous pli, la préparation, l’affranchissement et la remise à un acteur postal des courriers papiers qui transiteront par BruPost.
● BruPost System : un système informatique qui couvre les besoins de BruPost et qui permet l'envoi des courriers vers les eBox ou le Print Service ;
● BRUPost Service : la mise en place d’un service de support et d’accompagnement des administrations, notamment dans leurs démarches d'onboarding eBox et dans leur adhésion à l'accord cadre.


Easy.brussels a également déjà pu sensibiliser et former différents types de publics à l’utilisation de l’eBox (Salon SIEP, sensibilisation et accompagnement des institutions…).


Quant à l’utilisation de l’eBox au niveau régional, le fédéral ne fournit pas le nombre d’utilisateurs par Région. Au niveau national, actuellement, environ 2,5 millions d’utilisateurs (27% des Belges de plus de 18 ans) ont activé leur eBox et autorisent donc les services du Gouvernement à leurs envoyer des communications via ce canal digital.
Au niveau des entreprises, 283.000 entreprises ont activé leur eBox.


Selon le SPF Bosa, au niveau national, 462 organisations étaient affiliées en tant qu'expéditeurs vers l’eBox citoyen à la fin du mois de novembre 2022 (liste des organisations disponible sur le site du SPF Bosa).