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Question écrite concernant les modes de paiement de la Région de Bruxelles-Capitale et l’évaluation de la décision de ne plus autoriser que les factures électroniques pour les marchés publics

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°1100)

 
Date de réception: 23/12/2022 Date de publication: 21/02/2023
Législature: 19/24 Session: 22/23 Date de réponse: 15/02/2023
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
13/01/2023 Recevable
 
Question   

Comme vous le savez, depuis le 1er novembre 2020, la Région de Bruxelles-Capitale a décidé de ne plus autoriser que les factures électroniques pour les marchés publics. Cette uniformisation devrait faciliter et accélérer le traitement des factures et réduire le risque d’erreurs.

J'ai récemment eu l'occasion d'interroger le ministre des Finances à ce sujet (cf. QE n° 536), mais celui-ci m’a renvoyée vers vos compétences pour certains aspects de la question.

C'est pourquoi je voudrais vous poser les questions suivantes :

  • Dans quelle mesure la DG IT du SPRB collabore-t-elle à la poursuite de la numérisation des paiements de la Région et au soutien en la matière ? Quel budget débloque-t-on à cette fin ?

  • En particulier, combien de membres du personnel sont-ils prévus à cette fin ? Une sorte d’assistance (helpdesk) est-elle prévue dans ce cadre ?

  • Quels contrats de maintenance ou de mises à jour sont-ils prévus dans ce cadre dans le budget informatique ? Comment ont-ils été mis en œuvre ces dernières années ?

  • Quels projets seront-ils mis en oeuvre en 2023 dans ce domaine ? Quels actions et moyens sont-ils prévus à cette fin ?
 
 
Réponse    1/
L’équipe SAP Régional de SPRB Connect IT a effectué des développements pour automatiser l’intégration des factures reçues en électronique dans SAP en 2016 pour un coût de 75.836,75€.
Ce module a permis à l’ensemble des administrations utilisant SAP de bénéficier de ces développements.

De plus, la poursuite de la numérisation se fait également via la coordination et promotion qu'organise easy.brussels via notamment les actions suivantes :
- L’information/formation (via des info sessions et des réunions ad-hoc) des administrations bruxelloises sur ce qu’est une facture électronique, quel est le cadre législatif et quelles sont leurs obligations à ce sujet.
- La création de matériel de support (site internet, guide pour les fournisseurs, exemples de clauses à insérer dans les cahiers des charges ou sur les bons de commandes) pour aider les administrations à communiquer vers leurs fournisseurs (https://easy.brussels/projects/facturation-electronique-2/)
- Service d’assistance par e-mail pour répondre aux questions des administrations et/ou de leurs fournisseurs.

2/
Tous les organismes (17 OAA au 01/01/2023) présents sur la plateforme SAP Régional bénéficient de cette fonctionnalité. Les factures électroniques y sont traitées à l’identique des autres canaux d’entrée de factures (papier-scanné, email, …).  Cela ne nécessite donc pas dans ce cadre de personnel complémentaire ou différencié.

Dans l’opérabilité quotidienne, les utilisateurs de la plateforme SAP peuvent demander de l’aide ou signaler un incident auprès du SAP Competence Center du SPRB (soit 17 personnes) qui les traitera suivant des SLA.


3/
Le provider (OpenPeppol) des factures électroniques pour les services publics belges est le SPF BOSA et son service Simpl.ePrior : ce service est gratuit et il n’y a pas de contrat de maintenance.  Le traitement des factures et leur comptabilisation sont assurés par des modules de l’erp SAP pour lequel existe une fee redevance de maintenance annuelle d’environ 22% (liée à la volumétrie des factures).

Au sein d’easy.brussels, il n’y a pas de budget spécifique prévu à cet effet. 1/3 de ETP est attribué à la coordination du projet.


4/
En 2023, les organismes présents sur la plateforme SAP et jouant eux-mêmes le rôle de fournisseurs auprès d’autres OAA pourront bénéficier d’un système équivalent pour leur facturation sortante (toujours via le service Simpl.ePrior) : par exemple le CIRB, IrisTeam, le Siamu, etc.

En 2023, easy.brussels va continuer ses actions de sensibilisation et de support des administrations, en mettant l’accent sur un suivi plus individuel des administrations avec un faible taux de facturation électronique.