Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de overdracht van de gegevens van de vrijwilligers aan Beeple, in het kader van de oproep tot vrijwilligers voor de vaccinatiestrategie

Indiener(s)
Marie Nagy
aan
Elke Van den Brandt en Alain Maron, leden van het Verenigd College bevoegd voor Welzijn en Gezondheid (Vragen nr 409)

 
Datum ontvangst: 16/04/2021 Datum publicatie: 28/06/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 21/06/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
30/04/2021 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    De bestrijding van het coronavirus, met inbegrip van het traceren, testen en uiteindelijk vaccineren, vereist een aanzienlijk aantal medewerkers.
Om daar het hoofd aan te bieden, werden vanaf het begin van de pandemie oproepen tot vrijwilligers gepubliceerd.
Tijdens de inzet van fase 1B van de vaccinatie op 15 maart werd door de diensten van het Verenigd College een nieuwe oproep tot vrijwilligers gelanceerd.

In dit verband:

- Hoeveel mensen hebben zich sinds 15 maart via de GGC-website aangemeld als vrijwilliger voor de Brusselse vaccinatiecentra?
- Hoeveel kandidaten per type gezochte functie (medisch, administratief, enz.)?
- Met hoeveel van dit aantal kandidaten werd opnieuw contact opgenomen?

De kandidaat-vrijwilligers werden verzocht een formulier op de GGC-website in te vullen, waarop zij onder meer hun contactgegevens, de voor het vrijwilligerswerk gekozen vaccinatieplaats, de dagen waarop zij beschikbaar waren, enz. vermeldden. Zij ontvingen onlangs een e-mail waarin werd aangekondigd dat de communicatie voortaan zou verlopen via het bedrijf Beeple NV via vaccibrussels.beepleapp.eu
De door de GGC verzamelde gegevens werden daarom overgedragen aan deze in Antwerpen gevestigde naamloze vennootschap.

In dit verband heb ik de volgende vragen:

- Op grond van welke aanbesteding werd het bedrijf Beeple aangesteld?
- Met hoeveel ondernemingen of verenigingen werd in het kader van deze aanbesteding contact opgenomen? Welke (naam + plaats van hoofdzetel)?
- Hoeveel bedrijven/verenigingen hebben op deze oproep gereageerd?
- Wat zijn de garanties voor deze gegevensoverdracht?
- Wat zijn de kosten van deze opdracht?
- Het lijkt erop dat de nieuwe website en de gegevensverwerking niet goed functioneren, wat nadelig is voor de diensten van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. Werden er in het contract bepalingen opgenomen inzake schadevergoeding?
 
 
Antwoord    V1
De aanbesteding van de firma Beeple werd toegewezen door het bijzonder bestek nr. 2021/D/05.

V2
Het bestek werd op 2/03/2021 (de deadline voor de offertes was vastgelegd op 9/03/2021 om 14 uur) naar de volgende firma’s gestuurd:
- Beeple, met maatschappelijke zetel te Antwerpen
- Rollit Payroll BV, met maatschappelijke zetel te Antwerpen
- Book'u NV, met maatschappelijke zetel te Izegem
- Strobbo, met maatschappelijke zetel te Lommel

V3
De volgende firma’s dienden binnen de opgelegde termijn een offerte in:
- Beeple;
- Book u NV.

V4
Zowel op het Iriscare-formulier als op het platform heeft elke vrijwilliger de toestemming gegeven voor het opslaan van zijn of haar persoons- en vaccinatiegegevens in het kader van de samenwerking met de Brusselse vaccinatiecentra. Dit is volledig in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (ook bekend als GDPR) en het privacybeleid van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (https://www.ccc-ggc.brussels/nl/privacy-policy).

V5
Oorspronkelijk was er € 49.608 exclusief btw (geen btw op prestaties/diensten in het kader van COVID-19) voorzien voor 9 vaccinatiecentra over een periode van 8 maanden. Intussen wordt het platform ook gebruikt voor de mobiele teams en de hub Pacheco.


V6
Tot 11/05/2021 beschikte het platform vaccibrussels.beepleapp.eu over een databank van in totaal 3.355 medewerkers. 2435 Brusselaars hebben hun profiel ingevuld (waarmee ze bevestigen dat ze bereid zijn mee te helpen aan de campagne), waarvan er
- 1846 als vrijwilliger willen werken,
- 160 als zelfstandige,
- 190 als uitzendkracht,
- 145 als jobstudent en
- 94 ‘gedetacheerd’ zijn via hun gemeente, ziekenhuis of Brussels Expo.

Dit betekent dat 920/2143 van de vrijwilligers die zich aanvankelijk via Iriscare hadden geregistreerd, hun profiel op vaccibrussels.beepleapp.eu niet hebben aangevuld na een uitnodiging daartoe. Er kunnen enkele dubbele namen zijn die zich via meerdere e-mailadressen hebben geregistreerd.

Wat de medewerkers betreft, is de GGC op de hoogte gebracht van ‘disfuncties’ voor een twintigtal personen, zoals:
- Duplicaten - om veiligheidsredenen blokkeert het systeem wanneer het rijksregisternummer al gebruikt is.
- Dat heeft vaak te maken met het feit dat verschillende e-mailadressen worden gebruikt.
- Onvolledige registratie - niet alle verplichte velden werden ingevuld, bv. de digitale handtekening op de informatienota of op het charter.
- Belemmeringen op het vlak van digitale kennis van een online platform en/of applicatie.

Wat de planners/operationele coördinatoren van de vaccinatiecentra betreft, zijn de volgende ‘disfuncties’ geconstateerd:
- Belemmeringen op het vlak van digitale kennis van een online platform en/of applicatie als beheersinstrument.
- Zwakke prestaties en traagheid bij het zoeken naar een bepaalde naam voor een registratie, of voor het ‘kopiëren’ van teams die voor de volgende week (ongeveer 15 dagen) zijn gepland.
- Op visueel vlak: kleuren, duidelijkheid tussen de vrijwilligers en het vaste team, indien reeds naar het interimkantoor gestuurd om bepaalde posities in te vullen...
- Enkele fouten / misconfiguraties / discrepanties bij het inchecken/uitchecken van medewerkers met de QR-code.
- Onjuist gebruik of onjuiste configuratie van bepaalde functies, bijvoorbeeld directe registratie of sollicitatie.

1,5 medewerkers/‘power users’ staan voortdurend in contact met Beeple en de vaccinatiecentra, en geven antwoorden/oplossingen binnen maximaal 7 dagen, heel vaak binnen 2 dagen. Per centrum wordt een wekelijkse opleidings- en vragensessie over het platform georganiseerd. Tot op heden zijn er geen onopgeloste dysfuncties.

Het contract voorziet niet in schadevergoeding.