Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de gegevensbescherming in het kader van de vergunningsaanvragen

Indiener(s)
Isabelle Emmery
aan
Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 337)

 
Datum ontvangst: 01/02/2021 Datum publicatie: 23/03/2021
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 20/21 Datum antwoord: 08/03/2021
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
05/02/2021 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Er werd mij gemeld dat de Orde van Architecten enigszins ontevreden, zelfs boos is over een praktijk van bepaalde Brusselse gemeentebesturen. Namelijk de beschikbaarheid op internet van dossiers die in het kader van aanvragen om stedenbouwkundige of milieuvergunningen zijn ingediend, in hun geheel: dossiers, gegevens, verslagen, enz. kunnen namelijk vrij worden geraadpleegd en gedownload.

Deze praktijk wordt door deze architecten omschreven als een schending van intellectuele eigendomsrechten, persoonsgegevens en bedrijfsgeheimen door de gemeentelijke diensten. Deze openbaarmaking van gegevens is inderdaad in strijd met de bepalingen van het gezamenlijk Decreet en ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de GGC en de FGC (COCOF) betreffende de openbaarheid van bestuur in de Brusselse instellingen van 16 mei 2019. Dit laatste artikel bepaalt in artikel 18: " Inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument of van milieu-informatie geschiedt op aanvraag. De aanvraag vermeldt duidelijk de materie waarover het gaat en, indien mogelijk, de desbetreffende bestuursdocumenten of milieu-informatie en wordt per post, elektronisch of per drager gericht aan de bevoegde bestuurlijke overheid.. (...) De bestuurlijke overheid houdt een register bij van de schriftelijke aanvragen volgens datum van ontvangst "

De bedoeling van dit artikel wordt niet geëerbiedigd in het kader van een vrije raadpleging, die voor iedereen zonder voorafgaand verzoek toegankelijk is en waarbij de identiteit van de geraadpleegde persoon niet kan worden achterhaald.

Ik zal u de bespreking van artikel 19 van hetzelfde decreet en ordonnantie besparen, maar in grote lijnen wordt daarin bepaald dat de bestuurlijke overheid het verzoek om raadpleging kan afwijzen op grond van een reeks criteria, die ook in het geval van een vrije raadpleging onmogelijk te controleren zijn: een verzoek dat te algemeen geformuleerd is, het belang van de openbaarheid weegt niet op tegen de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer of van de vertrouwelijkheid van commerciële of industriële informatie, niet-naleving van de vertrouwelijkheid met het oog op de bescherming van een gerechtvaardigd economisch belang, enz. Bijgevolg moeten de betrokken gemeentediensten elk verzoek om toegang tot deze bestanden systematisch controleren.

Niet alleen is de praktijk van de vrije toegang op het internet in strijd met deze ordonnantie, maar ook voert de Orde van Architecten aan dat zij niet voldoet aan de GDPR met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Volgens de OA moeten de verzamelde persoonsgegevens opnieuw, volgens de GDPR en de wet van 30 juli 2018, rechtmatig, eerlijk en voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verwerkt. Het lijkt erop dat dit in sommige gemeenten niet het geval is. Deze bestanden bevatten inderdaad veel persoonlijke of zelfs vertrouwelijke gegevens. Bovendien worden de betrokken personen niet op de hoogte gebracht van deze vrije raadpleging.
Bovendien kunnen de plannen die in pdf-formaat beschikbaar zijn, gemakkelijk worden gedownload en gereproduceerd, wat in strijd is met het reproductierecht.
Mijn vragen zijn de volgende:

- Bent u op de hoogte van deze praktijk in sommige Brusselse gemeenten? Weet u of het een algemeen verschijnsel is, dan wel of het slechts in twee of drie gemeenten is voorgekomen? Hebt u contact gehad met de gemeenten waar het door de Orde van Architecten genoemde probleem zich voordoet?
- Bent u hierover ondervraagd door de Orde van Architecten? Zo ja, wat kwam er uit uw contacten met de OA?
- Hebt u de gelegenheid gehad deze kwestie te bespreken met uw collega, de heer Clerfayt, die belast is met de Plaatselijk Besturen en de Administratieve Vereenvoudiging? Welke maatregelen denkt de Regering te nemen om deze gegevens te beschermen en de wettelijke rechten van de betrokken architecten en hun opdrachtgevers te vrijwaren?
- Zoals u zich zult herinneren, bestond er bij de inwerkingtreding van de GDPR op 25 mei 2018 binnen de plaatselijke besturen, maar ook binnen het gewestelijk bestuur vrees over het vermogen van de ambtenaren om al deze nieuwe normen naar behoren toe te passen. Het CIBG had agenten aan de plaatselijke besturen gedelegeerd om hen te begeleiden bij de correcte toepassing van de GDPR. Weet u of, achteraf gezien, deze missie geslaagd is, of dat er veel meer van dergelijke gevallen van mogelijke niet-naleving zijn, zoals gemeld door de Orde van Architecten?
 
 
Antwoord    Vooraleer op uw vragen te antwoorden, moeten een aantal feitelijke en juridische gegevens uit de parlementaire vraag worden gecorrigeerd.

Inzake het openbaar onderzoek is het niet opportuun om te kijken naar de bepalingen van het gezamenlijk decreet en ordonnantie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Franse Gemeenschapscommissie van 16 mei 2019 betreffende de openbaarheid van bestuur bij de Brusselse instellingen.

Die bepalingen behandelen namelijk het recht op inzage van administratieve documenten en regelen bijgevolg niet op welke wijze een aanvraagdossier voor een stedenbouwkundige vergunning dat aan een openbaar onderzoek is onderworpen, kan worden geraadpleegd.

De openbare onderzoeken worden omkaderd door artikel 6 van het BWRO en door de bepalingen van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 25 april 2019 met betrekking tot de openbare onderzoeken inzake ruimtelijke ordening, stedenbouw en leefmilieu.

De manier waarop een dossier kan worden geraadpleegd dat aan een openbaar onderzoek is onderworpen, wordt bepaald door de artikelen 3 en 13 van het bovengenoemde besluit.

Artikel 3 van dat besluit luidt als volgt:

“Tijdens de hele duur van het onderzoek kan het volledig dossier dat er het voorwerp van is bij het gemeentebestuur geraadpleegd worden door eender wie […]”.
Artikel 13 van datzelfde besluit luidt als volgt:

“De aanvrager uploadt de documenten van zijn aanvraag op het digitale platform dat ter beschikking wordt gesteld door het gewestbestuur bevoegd voor stedenbouw.

Ze kunnen er door iedereen geraadpleegd worden tijdens het openbaar onderzoek.”

Daaruit volgt dat de terbeschikkingstelling aan het publiek van de informatie in de aanvraagdossiers voor stedenbouwkundige vergunningen zowel berust bij de gemeentes, die een fysieke raadpleging van de dossiers organiseren, als bij de aanvragers, die wettelijk verplicht zijn om hun aanvraagdossier op het gewestelijk deelplatform te zetten.

Het feit dat de aanvrager wettelijk verplicht is om de documenten van zijn/haar aanvraag op het gewestelijk deelplatform te plaatsen is bepalend. Aangezien de aanvrager het dossier samenstelt dat online moet worden gezet, moet hij/zij worden beschouwd als “verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van artikel 4, 7° van de AGV. Onder die voorwaarden is het aan de aanvrager om ervoor te zorgen dat het elektronische dossier enkel de gegevens bevat die noodzakelijk zijn voor het openbaar onderzoek.

Gelet op het voorgaande moet er dus worden opgemerkt dat de onlineraadpleging van de aanvraagdossiers voor stedenbouwkundige vergunningen in werkelijkheid berust op de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de aanvragers, als verantwoordelijken voor de verzamelde gegevens die zullen worden gedownload, en van urban.brussels, dat instaat voor de gegevensverspreiding.

De tekortkomingen die de Orde van Architecten aan de kaak stelt, zouden bijgevolg niet uitsluitend aan urban.brussels of de gemeenten kunnen worden toegeschreven.

Er moet ook worden vermeld dat het gewestelijk deelplatform nu al verschillende herinneringen bevat ter informatie van de gebruiker inzake de nood om in overeenstemming te zijn met de bepalingen over de bescherming van de persoonsgegevens. In dat opzicht moet worden vastgesteld dat:
- vooraleer de deelruimte aan te maken, de gebruiker verplicht een vakje moet aanvinken met de volgende tekst:

“Ik verbind me ertoe te controleren of de persoonsgegevens (namen, telefoonnummers, e-mails) uit deze documenten verwijderd zijn.”


- de e-mail die toegang geeft tot de deelruimte bevat de vermelding “Let erop dat u er alle persoonsgegevens uit verwijdert, overeenkomstig de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)” en een hyperlink naar de AVG, die kan worden geraadpleegd via de website van het Publicatieblad van de Europese Unie.

Voor de ontvangst van de brief van de Orde van Architecten hebben we overigens slechts twee verzoeken voor de intrekking van persoonsgegevens ontvangen. Die verzoeken werden systematisch behandeld op de dag van ontvangst.

1/
Ik werd op 8 december 2020 ingelicht dat de Orde van Architecten op 25 november 2020 een brief had gestuurd naar alle gemeentebesturen van het Gewest.

Op 18 januari 2021 werd ik door de Orde van Architecten ingelicht over de kennisgeving, diezelfde dag, van het schrijven aan urban.brussels, waarin de vermeende onregelmatigheden en inbreuken tegen de AVG, evenals tegen de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, werden benoemd.

De feiten die door de Orde van Architecten aan de kaak werden gesteld, hebben hun oorsprong in het gewestelijke platform “openpermits.brussels”, dat gebruikt wordt door de 19 gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De situatie is dus dezelfde in alle gemeenten van het Gewest.

In het kader van de maandelijkse vergaderingen van december 2020 en januari 2021 tussen mijn kabinet, de gemeenten, Brulocalis en urban.brussels hebben in dat opzicht al contacten plaatsgevonden met de gemeenten.

2/
Zoals aangegeven in het vorige antwoord heb ik op 18 januari 2021 een brief ontvangen van de Orde van Architecten.

De directrice-generaal van urban.brussels heeft op 27 januari 2021 een antwoord verstuurd naar de Orde van Architecten.

Bovendien hebben mijn kabinet, de Orde van Architecten, urban.brussels en vertegenwoordigers van de gemeenten op 8 februari 2021 samen vergaderd. Deze vergadering beoogde de corrigerende maatregelen voor te stellen die urban.brussels op korte termijn wil invoeren.

Op 17 maart 2021 staat een nieuwe vergadering gepland tussen mijn kabinet, de Orde van Architecten, urban.brussels en de vertegenwoordigers van de gemeenten.

3/
Deze problematiek werd niet besproken met de minister van Plaatselijke Besturen en van Administratieve Vereenvoudiging omdat ze niet uitsluitend de gemeentebesturen betreft.

Om de doeltreffendheid van het beginsel van minimale gegevensverwerking te versterken, hebben mijn kabinet en urban.brussels maatregelen genomen tot rechtzetting van de werkingsgebreken die de Orde van Architecten aankaart. Deze maatregelen maken het voorwerp uit van een bespreking met de Orde van Architecten.

4/
We beschikken niet over concrete informatie over de begeleiding van de gemeentebesturen bij de concrete toepassing van de AGV.

Wat urban.brussels betreft, heeft de IT-afdeling het CIBG verzocht om een evaluatie uit te voeren van de te nemen maatregelen om de AGV na te leven. Uit deze evaluatie volgden aanbevelingen die momenteel nog worden ingevoerd.