Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de voortgang van de Gewestelijke dienst 'Protocol en Reizen'.

Indiener(s)
Geoffroy Coomans de Brachène
aan
Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 591)

 
Datum ontvangst: 10/01/2022 Datum publicatie: 25/03/2022
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 21/22 Datum antwoord: 22/03/2022
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
16/02/2022 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag   
In 2019 hebt de krant l'Echo1 laten weten dat Brussel "met één stem moet spreken op de internationale scène". In dat interview hebt u verschillende strategieën ontwikkeld, waaronder de oprichting van een enkele dienst voor het protocol voor het Gewest en de 19 gemeenten, om een professioneler onthaal te bieden in de meervoudige hoofdstad die we zijn.

Tijdens de algemene beleidsverklaring 2020-2021 heeft de minister-president verklaard dat "de oprichting van een gewestelijke dienst voor protocol en reizen in het buitenland ook een belangrijk project is voor het imago van ons Gewest. Deze dienst moet zorgen voor een betere zichtbaarheid en reputatie van het Gewest in het kader van zijn internationale public relations2 ".

Op mijn parlementaire vraag3 hebt u geantwoord dat het project voor de oprichting van die dienst in uitvoering is en dat de gids die het kader moet vormen voor het protocol voor de regering en de hoge ambtenaren van de GOB, opgesteld is. U hebt tevens geantwoord dat men moest wachten op een politieke discussie om de tweede fase in te zetten, opdat de gids kan worden uitgebreid tot het hele Gewest en de gemeenten.

U hebt ook geantwoord dat de nieuwe dienst idealiter in 2021 van start zou gaan, maar met een deadline op 30 april 2022.

Om die redenen wens ik u de volgende vragen te stellen:

  1. Kunt u, nu de gids klaar is, preciseren of in dat verband een politieke discussie werd gevoerd? Zo ja, kunt u ons daar meer over vertellen?

  2. Welke vooruitgang werd geboekt tussen de GOB en de regering, aangezien beslist werd om het project te "faseren"? Wat is de deadline voor de uitbreiding van het project tot andere gewestelijke actoren en de gemeenten?

  3. Kunt u de resultaten mededelen van de benchmarking om de kosten van een dergelijke dienst te evalueren? Kunt u de kosten van de dienst preciseren, zowel voor het personeel als voor het materiaal en de bijkomende kosten?

  4. Valt het te overwegen om een dergelijke dienst te integreren in de Kanselarij aan het Koningsplein?

  5. Beschikt u over een preciezer tijdschema voor de daadwerkelijke oprichting van deze dienst voor het protocol?

1 https://www.lecho.be/economie-politique/belgique/bruxelles/pascal-smet-bruxelles-doit-parler-d-une-seule-voix-sur-la-scene-internationale/10191345.html

2 http://www.parlement.brussels/wp-content/uploads/2020/10/10-23-Déclaration-de-politique-générale-2020-2021-du-gouvernement-bruxellois.pdf

3 http: //www.parlement.brussels/weblex-quest-det/?lang=nl/moncode=151805&base=1

 
 
Antwoord    De eerste projectfase werd afgerond. Om de verwezenlijkte voortgang te begrijpen, moeten de Protocolgids, de omzendbrief Reizen en de lopende evoluties binnen de Cel Protocol, Reizen en Communicatie binnen Brussels International afzonderlijk van elkaar worden gezien.

De Protocolgids voor de binnenkomende en uitgaande missies en voor de grote evenementen bevat de basisprincipes en de protocollaire en administratieve praktijken die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gelden. Haar doelstelling is om het aanbod van de Dienst Protocol van Brussels International voor te stellen aan de regeringsleden en aan de hoge ambtenaren van de GOB, evenals de nieuw ingevoerde procedures.

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering heeft op 22 juli 2021 haar goedkeuring gehecht aan de Protocolgids voor de regering en de hoge ambtenaren van de GOB, evenals een princiepsgoedkeuring voor de nodige acties voor de goede uitvoering van de gids.

De regering heeft op 15 juli 2021 een nieuwe omzendbrief Dienstreizen goedgekeurd die van kracht is sinds 1 september 2021. Deze geactualiseerde omzendbrief omschrijft de principes en procedures voor de buitenlandse missies die door de personeelsleden van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel worden uitgevoerd. Ze kan ook worden gebruikt door de leden van de ministeriële kabinetten van de regering.

Drie richtlijnen vatten de geest van deze nieuwe omzendbrief samen:
· rekening houden met de digitalisering van de maatschappij en de aanverwante versnelling van de te nemen beslissingen om met name tijd en geld te besparen;
· Het ontwikkelen van de resultaatgerichte aanpak en de noodzakelijke vertrouwensband om die te bereiken;
· Iedereen die betrokken is bij de organisatie van een dienstreis bewustmaken over de werkelijke noodzaak van een verplaatsing naar het buitenland, gelet op de ecologische impact en de risico's door gezondheidscrisissen zoals die van COVID-19.
Er werd een Cel Protocol, Reizen en Communicatie opgericht onder de Directie-Generaal van Brussels International. Die staat in voor de diensten die in de Protocolgids worden voorgesteld (momenteel beperkt door het personeelsgebrek). Deze diensten bestrijken wel al een ruime waaier aan thema’s: het onthaal van buitenlandse delegaties, de zending van missies naar het buitenland, deelname aan internationale evenementen (wereldtentoonstellingen, Brussels Days, conferenties en colloquia, enz.), openbare of private officiële ontmoetingen tussen buitenlandse gezagsdragers en vertegenwoordigers van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de afgifte van dienstpaspoorten, het beheer van protocollaire geschenken, enz.
Daarnaast is de cel belast met de organisatie van de dienstreizen, die onder de daaraan gewijde rondzendbrief vallen. Doordat eenzelfde ploeg dat soort reizen en het protocol beheert, ontstaan waardevolle wisselwerkingen, zowel wat gedeelde middelen als informatie-uitwisseling betreft. Dat leidt dan weer tot betere dienstverlening.

Via de komende versterking deze zomer van de Cel Protocol, Reizen en Communicatie met een VTE die instaat voor het protocol wordt thans gewerkt aan de implementatie van de tweede projectfase. Die fase voorziet met name:
· De concretisering van het Bureau van de Missies en van het Onthaal van de Delegaties (BMOD) Dat zal gericht zijn op het verzekeren van de centralisatie van de informatie, het logistieke en protocolbeheer, de coördinatie en het goede verloop van de missies van de minister-president, de ministers, de staatssecretarissen en de hoge ambtenaren van de GOB, evenals het onthaal van officiële bezoeken aan Brussel waar het bij betrokken is;
· De creatie van gebruiksvriendelijke geïntegreerde IT-hulpmiddelen voor het protocol en de dienstreizen. Die zouden een gecentraliseerd beheer in real time van de reizen en het protocol mogelijk moeten maken, evenals realtimecommunicatie tussen de Cel Protocol, Reizen en Communicatie en enerzijds de gebruikers van die diensten en anderzijds de instellingen buiten het BHG;
· de uitbreiding van het project bedoeld om de Dienst Protocol en Reizen ten volle operationeel te maken voor andere gewestelijke betrokkenen en de gemeentes.

De eerste doelstelling van de benchmarkingstudie bestond eruit concrete en relatief diepgaande elementen te bundelen over de protocolwerking in de bilaterale partnerregio’s van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest om diepgaande kennis te verwerven over de manier waarop het protocol en de reizen worden georganiseerd door instellingen die relatief vergelijkbaar zijn met de situatie van het Brussels gewest (federale staat, bestaan van een wetgevende macht, zetelstad, enz.).

Er werd vastgesteld dat de cel Communicatie, Protocol en Reizen moet worden versterkt met een voltijdsequivalent van niveau A1 om de protocoldiensten voor de regeringsleden en de hoge ambtenaren van de GOB te kunnen uitvoeren. Een evaluatie van de behoeften over de tweede projectfase, waarin wordt gepland de diensten uit te breiden naar andere gewestelijke en gemeentelijke betrokkenen, wordt ook voorzien na de eerste fase. Er wordt een jaarbudget van 20.000 EUR voorzien voor protocollaire geschenken. Er is ook een analyse van de noden aan de gang om vast te stellen hoeveel de creatie van de IT-hulpmiddelen kost.

De dienst Protocol binnen Brussels International maakt deel uit van de GOB. De integratie van de dienst Protocol van BI in de Kanselarij wordt niet voorzien aangezien het toepassingsveld beperkt blijft tot het gewestelijke niveau.

Er zijn al verschillende protocoldiensten werkzaam. De volgende etappes die worden vermeld, zullen vanaf deze zomer worden ingevoerd, na de lopende aanwerving.