Question écrite concernant la culture du feedback et les managers de la Cocom
- de
- Emin Özkara
- à
- Sven Gatz et Bernard Clerfayt, membres du Collège réuni en charge des prestations familiales, du budget, de la fonction publique et des relations extérieures (question n°72)
| Date de réception: 08/07/2022 | Date de publication: 11/10/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 26/09/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 18/08/2022 | Recevable |
| Question | Le 28 juin 2022, TopCommunity, le réseau des top managers fédéraux, a organisé un événement comprenant une session thématique consacrée à la culture du feedback. Le professeur Frederik Anseel a parlé des atouts d'une telle culture et de la manière dont elle peut être mise en œuvre en combinaison avec le travail à domicile. Il a souligné l'importance d'un feedback fréquent et le fait que le climat de travail détermine la manière dont le feedback arrive, d'où l'importance de la confiance et du respect mutuels.
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| Réponse | J’ai l’honneur d’apporter, en réponse à vos questions, les informations suivantes : 1. Il n'y pas de réseau à proprement parler de (top) managers au sein de la Cocom. Toutefois, des rencontres et des réunions sur divers sujets ont lieu de façon régulière. Au sein des Services du Collège réuni, cela se produit via le Comité de direction qui se tient toutes les deux semaines et qui réunit l'ensemble de notre management. Fin 2020, avec l'instauration du télétravail quasi maximal lors de la crise sanitaire de la Covid19, nos fonctionnaires dirigeants, les directeurs et les chefs de service ont bénéficié d'une formation en management à distance de leurs collaborateurs. Elle a été dispensée par l'organisme Progress Consulting. L'objectif était de leur permettre d'avoir les outils nécessaires pour gérer leurs équipes totalement à distance, que ce soit d'un point de vue opérationnel mais aussi humain. En 2021 et 2022, l'ensemble du management a suivi et suit encore une formation à l'évaluation avec l'organisme CFIP, afin de se préparer à l'instauration d'un premier cycle d'évaluation en 2023. En 2022, les directeurs A3 et les chefs de service A2 ont entamé un trajet de formation en management via un marché public, lancé par Iriscare et attribué à l'ULB et à la KUL - Instituut voor de overheid. Ce trajet de formation concerne 11 collaborateurs et se terminera mi 2023. Il sera ensuite proposé à d'éventuels chefs de cellule A1. Il s'agit de 5 modules axés sur les "soft skills" indispensables au manager (attitude de coach, attitude de leader, gestion du changement, des conflits, les nouveaux modes de travail). La fonctionnaire dirigeante commencera en mars 2023 le programme de Leadership dispensé par le CFIP. Le coût total de l'ensemble de ces formations représente un budget de 50.519,9 euros TVAC. Au niveau de la Cocom, le CIRB organise tous les trimestres une réunion des fonctionnaires dirigeants et adjoints de la Région de Bruxelles-Capitale et de la Cocom, sous le nom de Babbel.Brussels, au cours de laquelle une institution est présentée et des échanges ont lieu de manière à favoriser la création d'un véritable réseau des top-managers. Le ministre Clerfayt organise chaque trimestre une rencontre des fonctionnaires dirigeants et adjoints autour de la digitalisation. En revanche, il n'y a pas actuellement de formations organisées au niveau de la Région ou de la Cocom à destination des top-managers spécifiquement. Les formations suivies le cas échéant par ceux-ci le sont à l'initiative de chaque institution individuellement. Les managers et les directeurs A3 ou A2 suivent actuellement un trajet de formation en management attribué via un marché public pour 3 ans à l'ULB et à la KUL - Instituut voor de overheid. Ce trajet de formation concerne 54 collaborateurs (Iriscare + SCR) dont 6 mandataires d'Iriscare. Le budget total pour 3 ans du marché est de 139.000 euros. Par ailleurs, tous les chefs de service ont eu une formation en gestion à distance de leurs collaborateurs. La fonctionnaire dirigeante a suivi en mai 2022 le programme AVIRA à INSEAD. Le coût total de l'ensemble de ces 2 formations représente un budget de 79.255 EUR. TVAC 2. Les SCR ont la volonté d'instaurer une culture du feedback de manière à favoriser un échange constructif menant à des plans d'amélioration de nos services aux Bruxellois. Il y a une volonté claire de permettre aux (top) managers de participer à des colloques ou formations sur les bonnes pratiques en matière de management et de leadership, ce qui inclut la thématique de l'implantation d'une culture du feedback au sein des équipes. Par ailleurs, comme indiqué dans la question 1, un travail a été entamé pour mettre en place une procédure d'évaluation. Cette nouvelle procédure entrera en vigueur en 2023. Nous voyons le système d'évaluation à la fois comme un support à la communication entre les responsables d'équipe et leurs collaborateurs et comme un outil d'amélioration des performances au sein des SCR, à tous niveaux, mais également et surtout comme un moyen de mise en œuvre d'une approche et d'une culture basée sur le feed-back précisément. Iriscare a la volonté d'instaurer au sein de l'ensemble de ses services une culture du feedback, de l'évaluation et du développement dans le but de permettre à ses collaborateurs de se développer sur base, notamment, d'une évaluation permanente de la qualité de leurs prestations et d'atteindre, par ce biais, une amélioration continue des services offerts par Iriscare aux citoyens bruxellois. Les bases du système d'évaluation d'Iriscare sont posées par l'arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune du 21 mars 2018 portant le statut administratif et pécuniaire des fonctionnaires et stagiaires de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales de la Commission communautaire commune de Bruxelles-Capitale. La période d’évaluation est en principe d'une durée de deux ans. Elle démarre par un entretien de fonction et se clôture par un entretien d’évaluation. De façon plus ambitieuse et afin de mettre en place une véritable culture du feedback permanent, Iriscare a souhaité ne pas laisser s'écouler une période de deux ans entre l'entretien de fonction et l'entretien d'évaluation sans qu'aucun échange n'ait lieu entre le collaborateur et son évaluateur. Il est dès lors apparu comme indispensable de rythmer le cycle d'évaluation statutaire en prévoyant des entretiens réguliers entre ces deux intervenants dans le but de rapidement cerner les besoins en développement des collaborateurs et d'y répondre dans les meilleurs délais. Cette réflexion a mené à la création et la mise en place d'un outil informatisé de soutien au suivi permanent des prestations de l'ensemble du personnel par le biais d'entretiens de feedback à mener par les responsables d'équipes au moins trimestriellement. Cet outil facilite le travail administratif à réaliser suite aux entretiens officiels entre évaluateurs et évalués définis dans le cadre du processus légal d'évaluation et permet, tout au long du cycle de 2 ans, une formalisation de la volonté d'instaurer une culture du feedback au sein de toutes ses équipes et à destination de tous les collaborateurs quels que soient leur service et leur place dans la hiérarchie afin que ces derniers soient encouragés de façon permanente à développer leurs compétences pour, in fine, améliorer le service offert au citoyen bruxellois. Au-delà du développement continu de l'outil, il reste nécessaire de continuer à former ou accompagner les évaluateurs dans l'utilisation efficiente de l'outil mis à leur disposition ainsi que dans la prise de responsabilités en matière d'évaluation de leurs collaborateurs. C'est dans ce contexte et avec la volonté de renforcer les compétences en leadership des responsables de service et/ou d'équipe qu'un trajet de développement comme mentionné au point 1, a été conçu et proposé au middle management ainsi qu'aux managers d'Iriscare. 3. Ces objectifs font partie intégrante des mandats des tops managers. |