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Question écrite concernant l'évaluation du plan de simplification administrative bruxellois actuel, la rédaction et les objectifs du nouveau plan

de
Bianca Debaets
à
Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°89)

 
Date de réception: 17/01/2020 Date de publication: 18/02/2020
Législature: 19/24 Session: 19/20 Date de réponse: 18/02/2020
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
21/01/2020 Recevable p.m.
 
Question    Sous la précédente législature, en 2015 plus exactement, l’agence régionale easy.brussels a été créée dans le but de réaliser la simplification administrative à Bruxelles. Elle a vu le jour dans le sillage de la cellule « e-government » créée en 2005 au sein de l’administration régionale bruxelloise. Comme vous le savez, j’ai également eu l’honneur d’assurer la vice-présidence de cette agence.
Entre-temps, deux plans de simplification administrative ont déjà été présentés en Région de Bruxelles-Capitale. Le dernier en date, qui couvre la période 2015-2020, est également le premier à avoir vu le jour sous la direction d’easy.brussels. Sept objectifs concrets ont été fixés à cet égard, dont notamment : faire de la Région de Bruxelles-Capitale une Région partenaire pour la simplification administrative européenne et développer une structure de pilotage efficace. Les pouvoirs locaux et les entreprises seraient également impliqués.
L’importance de la simplification administrative dans notre Région est également à nouveau soulignée dans l’accord de gouvernement : « Elle [la simplification] doit être un souci permanent dans la définition de toutes les politiques menées au niveau régional. La simplification administrative est un enjeu de démocratie en ce qu’elle rend du pouvoir et de l’autonomie aux citoyens et le rend partenaire d’une bonne administration. Le gouvernement rédigera un nouveau plan de simplification administrative pour la période 2020-2025, qui déploiera les mesures d’actions dans l’ensemble des administrations afin d’encourager la simplification maximale des procédures, la dématérialisation, la réduction des délais de traitement des dossiers des citoyens, l’accès facile aux informations, la réduction des coûts administratifs et des déplacements tout en engageant l’administration vers la gestion paperless et l’exemplarité environnementale. »
Je voudrais dès lors vous poser les questions suivantes :
- Où en est le plan de simplification administrative actuel ? Quelles nouvelles actions ont-elles déjà été entreprises par les communes et les services publics régionaux depuis le début de la nouvelle législature ? Pouvez-vous faire le point sur l’évaluation de ce plan? Quand sera-t-elle finalisée ? Quels critères sont-ils pris en compte dans ce cadre ?
- Où en est la rédaction du nouveau plan de simplification administrative ? Quelles lignes directrices ou quels piliers inclura-t-il ? Dans quelle mesure diffère-t-il du plan précédent ? Pouvez-vous indiquer quels acteurs régionaux ou communaux y sont associés ? Quand prévoyez-vous de pouvoir finaliser et présenter le nouveau plan ? Dans quelle mesure collabore-t-on avec le niveau fédéral dans ce cadre, par exemple en ce qui concerne le fonctionnement de l’eBox, qui est le point central de réception de tous les documents administratifs ?
- Où en est l’ordonnance qui a été rédigée sur la base du principe « only once », selon lequel les citoyens ne doivent introduire leurs informations ou données qu’une seule fois, celles-ci étant ensuite mises à la disposition de tous les services publics légitimés ? Comment implique-t-on le CIRB et l’intégrateur régional de services Fidus, notamment ?
 
 
Réponse    1.Durant ces 5 dernières années, le Plan de simplification administrative 2015-2020 a été mis en œuvre par Easybrussels, l’agence régionale pour la simplification administrative. L’agence a débuté sa mission en 2015 et en 5 ans, par la création d’un réseau d’administrations et de partenaires et par la rédaction d’un premier plan de simplification, a pu installer une véritable réflexion en matière de simplification administrative. Le comité de pilotage d’Easybrussels, qui rassemble des représentants des administrations régionales bruxelloises et d’autres partenaires institutionnels (tels que les communes, les intercommunales, la COCOF, ou la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale), permet de structurer les projets de simplification administrative en Région bruxelloise et d’améliorer la concertation et la collaboration entre administrations.


Easybrussels publie annuellement un rapport d’activités, qui détaille les actions menées dans le cadre du plan par les administrations régionales et les communes. Ces rapports constituent donc une évaluation annuelle des progrès du Plan 2015-2020. Les rapports relatifs aux années 2015 à 2018 sont disponibles sur le site d’Easybrussels (www.easy.brussels). Le rapport 2019 est en cours de réalisation et devrait être présenté au Gouvernement d’ici la fin du 1er semestre 2020. Cette vue d’ensemble des actions réalisées durant la période couverte par le plan sera complétée en 2021 par le rapport de l’année 2020.




Les projets menés par Easybrussels depuis 2015 ont entraîné des impacts positifs mesurables, par exemple sur le plan de la facturation électronique, des marchés publics en ligne, de la collecte unique des données, ou encore de l’Open Data. Ces actions sont détaillées dans les rapports annuels de l’agence, complémentés par des données statistiques.


En ce qui concerne les actions entreprises par les communes et les administrations régionales depuis le début de la nouvelle législature, citons leur participation à la mission d’analyse et d’optimisation des formulaires administratifs bruxellois, lancée en décembre 2019. Cette mission, gérée par Easybrussels, est financée par la Commission européenne à hauteur de 400.000€. Elle consiste en l’étude, par un consultant externe, de 30 formulaires administratifs (régionaux et communaux) très utilisés par les usagers, sélectionnés par Easybrussels dans le cadre d’un Groupe de Travail auquel participent les administrations bruxelloises. La mission se conclura en 2020 avec la publication de recommandations de simplification des formulaires analysés, ainsi qu’un guide de bonnes pratiques en la matière, au bénéfice de tous les pouvoirs publics bruxellois.
1 -La mission de réalisation du nouveau plan de simplification administrative régional, pour la période 2020-2025, a été lancée officiellement en décembre 2019 suite à l’organisation de séminaires préparatoires et la désignation d’un consultant pour l’accompagnement dans la rédaction du nouveau Plan. Par rapport au Plan 2015-2020, un élément fondamental dans sa conception sera de pouvoir prendre en compte l’expérience acquise par Easybrussels durant ses 5 années d’existence, ainsi que de pouvoir s’appuyer sur le solide réseau de contacts que l’agence a établi à travers les administrations régionales, locales et fédérales. Le Plan 2020-2025 portera sur la digitalisation, la virtualité des guichets, l’inclusion numérique , la transparence des données et l’application concrète du principe « Once Only » (sources authentiques..), tout en tenant compte de l’impact environnemental des procédures administratives.


Le nouveau plan devra également avoir une approche plus européenne voire internationale en la recherche de bonnes pratiques existantes et d’harmonisation. Il intégrera l’ensemble des partenaires actuels, membres ou experts du comités de pilotage ou signataires d’accords de collaboration mais pourra s’étendre à des collaborations européennes. Le plan sera finalisé et proposé au Gouvernement d’ici la fin du 1er semestre 2020.


L’eBox est un projet très intéressant du point de vue de la simplification administrative et soutenu par Easybrussels. Depuis 2018, Easybrussels collabore avec le Service Public Fédéral Stratégie et Appui (SPF BOSA), en charge du projet, pour encourager les administrations bruxelloises à adopter cet outil. Quelques communes pilotes ont déjà intégré l’e-Box mais s’agissant d’une démarche volontaire du citoyen, la communication devra être renforcée.
Le partenariat avec le SPF BOSA sera poursuivi en vue de diffuser l’adoption de l’eBox en Région bruxelloise.

2. L’avant-projet d’ordonnance a été validé en 3ème lecture par le Gouvernement bruxellois en décembre 2019, et a été communiqué au Parlement le 3 février. L’objectif est qu’il soit adopté prochainement en vue d’une entrée en vigueur de l’ordonnance en 2021.

Cette ordonnance vise à ancrer le principe de collecte unique et de réutilisation des données par les administrations publiques, au bénéfice des usagers, en évitant à ces derniers de devoir communiquer plusieurs fois les mêmes informations (certificat de naissance, composition de ménage, adresse, etc.) à différentes administrations.


L'ordonnance impose aux pouvoirs publics de recourir aux sources authentiques (telles que le Registre national) pour obtenir certaines informations, au lieu de les réclamer à l’usager. Le CIRB en tant qu’intégrateur de Service régional et gestionnaire de la plateforme FIDUS est donc naturellement impliqué dans ce projet, principalement via le développement des services permettant d’accéder aux différentes sources authentiques .


En parallèle à l’adoption de l’ordonnance, Easybrussels prévoit également le développement d’une interface web permettant aux administrations d’accéder aux sources authentiques sans devoir réaliser d’importantes adaptations techniques. Il sera ainsi plus facile pour elles de se conformer aux dispositions de l’ordonnance. Cette interface devrait être disponible en 2020.