Question écrite concernant la concrétisation des recommandations de l’étude Gartner sur les dépenses IT.
- de
- Christophe De Beukelaer
- à
- Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°938)
| Date de réception: 03/02/2022 | Date de publication: 02/05/2022 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 21/22 | Date de réponse: 02/05/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 25/04/2022 | Recevable | p.m. |
| Question | Vous avez visiblement approuvé votre plan d’action et déterminé les chantiers prioritaires pour rationaliser la gestion de l’IT bruxellois. Nous avons déjà pu discuter des suites de l’étude Gartner et de cette rationalisation aussi bien en commission que pendant les discussions budgétaires.
La complexité institutionnelle bruxelloise a dépeint sur sa gestion informatique, avec des organismes différents au sein de la Région, mais aussi entre les communes et la Région. Les budgets gérés sont colossaux. Sur ce budget total dépensé en IT, on retrouve des grosses dépenses, comme celles de la STIB (101 millions €), le CIRB (48 millions €), la Ville de Bruxelles (44 millions €), le SPRB (23 millions €), etc. et ce, pour un total de près de 300 millions d’euros. Ces coûts sont appelés au fur et à mesure de la digitalisation de l’administration. Le Gouvernement a donc mandaté le bureau Gartner pour étudier comment diminuer ces coûts et améliorer la gestion de l’IT bruxellois. A la lecture de cette étude, les constats sont limpides : des économies sont possibles, des postes en doublon existent et les institutions se marchent sur les pieds. Il existe tout un panel de mesures, certaines faciles à mettre en place, comme c’est le cas de la gestion des imprimantes qui, d’après vos chiffres, devrait permettre une économie d’1,5 millions d’euros par an. C’est une estimation optimiste mais c’est sûr que c’est déjà une mesure essentielle. Ensuite, il y a toute une série de mesure de rationalisation structurelle. Ça passe notamment par un bureau d’achat centralisé, des licences informatiques communes. L’étude Gartner dit aussi que « Le potentiel d'amélioration des coûts réside principalement dans l'optimisation de la charge de travail et la gestion de la demande, avec un potentiel d'optimisation d'environ 20% ». Vous avez récemment présenté votre plan d’action à la presse. Il semble que les choses se concrétisent et c’est tant mieux. J’aimerais donc, Monsieur le Ministre, vous poser les questions suivantes :
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| Réponse | 1/ Tout d’abord avant de vous répondre, je voudrais commencer par vous mentionner une série d’actions dont j’ai déjà entamé la mise en oeuvre: - Le Programme d’Optimisation des Coûts IT a démarré en 2021 par la mobilisation des équipes et la mise en place des chantiers, - l’écriture des cahiers des charges/ordres de mission pour la centralisation des futures services IT de la Région, - le lancement de la nouvelle gouvernance régionale IT, - le lancement de la plateforme d’échanges de données, - la définition d’un modèle opératoire pour la mise en oeuvre du cloud bruxellois, - la mise en place du bureau d’achat régional, - la mise en place d’un service professionnel de bureautique au sein de la Région (Managed Work Place). Il est par ailleurs prévu que pour la fin de l’année 2022, quatre administrations régionales soient utilisatrices de ces nouveaux services: le CIRB, Bruxelles Formation, Actiris et Bruxelles Fiscalité. En outre, nous pouvons déjà constater que ces mesures commencent déjà à porter leurs fruits. Certains via une “réduction des coûts” dûs à la mutualisation de l’achat de licences (par exemple, le CIRB estime qu’approximativement 300.000€ seront économisés annuellement grâce au contrat régional Microsoft sur les services Azure et Office 365 ou encore environ 50.000€ sur l’outil BizzDesign). Il est également prévu qu’en 2022 le CIRB poursuive l’inventaire, l’analyse et la mutualisation des marchés existants avec des bénéfices tant directs (ex. la mutualisation de l’effort du cycle d’achat) que pluriannuels (ex. massification via des contrats régionaux, SAP, Oracle). Pour finaliser, le Gouvernement bruxellois a commandé au CIRB un rapport annuel afin d’évaluer l’état d’avancement des chantiers d’optimisation des coûts informatiques. Le but est de permettre au Gouvernement bruxellois d’objectiver les bénéfices et dépenses des différents chantiers. 2/ Comme déjà mentionné dans la réponse à la question écrite 701, le CIRB s’est attelé à la mise en œuvre de neuf chantiers et travaille intensément à l’opérationnalisation de ceux-ci. L’objectif à terme est de mettre fin à la dynamique par laquelle chacun achète son logiciel ou son matériel informatique sans concertation avec les autres parties. Plus précisément, les opportunités d’optimisation ayant un impact sur la gestion de la demande sont : ● La mise en œuvre d’une nouvelle gouvernance informatique régionale. Celle-ci sera consacrée à valider la pertinence des grands investissements, à chercher des solutions communes, tout en se concentrant sur la création de synergies. ● Le renforcement et la professionnalisation du partage de données entre les entités bruxelloises et les autres niveaux de pouvoir. ● La mise en œuvre d’une gouvernance financière de l’IT où le consommateur de services paye ce qu’il consomme (‘chargeback’) ou est informé des coûts des solutions informatiques utilisées (‘showback’). Les opportunités d’optimisation avec un impact sur le coût unitaire et l’efficacité sont : ● La mise en place d’un service de gestion des postes de travail au sein de la Région (services de première et deuxième ligne), afin de créer un environnement de travail efficace et standardisé, fourni par le CIRB et un partenaire privé. ● La mise en place d’un bureau d’achat régional au sein de la Région pour l'approvisionnement en fourniture et services ainsi que pour la rédaction des appels d'offres. ● La mise en œuvre d’une stratégie régionale d’hébergement des données hybride au sein de laquelle, nous visons à optimiser le 'datacenter' régional et la mise en place d’un service de nuage bruxellois (cloud). 3/ Le Bureau d’achat régional fonctionnera comme un centre de services partagés d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs et des achats. Autrement dit, ce bureau sera chargé de mettre en place une politique régionale d’achats de solutions et de fournitures informatiques. Le futur Bureau d’achat régional collectera les besoins des administrations en matière informatique, réalisera des inventaires pour lister le matériel et les licences, etc. Son objectif sera de mieux répondre et accompagner les administrations dans la mise en place de services. Dans un premier temps, son action sera limitée aux produits et services des technologies de l’information avec une base mutualisable (ex. l’achat de licences Microsoft, achat de laptops et imprimantes, etc.). D’ici 2023, il est prévu d’intégrer les besoins des 10 entités régionales ayant le plus gros budget IT. A terme, l’ambition est d’élargir les services à toutes les administrations régionales ainsi qu’ aux pouvoirs locaux. 4/ Effectivement, nous sommes en train de mettre en œuvre une approche de rationalisation du nombre des sites web en Région bruxelloise. Cela fait partie d’un chantier de travail spécifique dédié à la nouvelle Stratégie Web régionale. Cette stratégie s’inscrit dans un nouveau cadre de travail régional basé sur une approche plus collaborative avec l’objectif de pouvoir offrir aux citoyens bruxellois un écosystème plus cohérent et inclusif. La rationalisation des sites sera mise en place en fonction des besoins des citoyens et pas sur les besoins des administrations. L’idée est de pouvoir définir un nombre limité des portails thématiques qui partageront la même architecture et avec une identité régionale visible. Pour l’instant, nous sommes en train d’identifier les portails thématiques et nous envisageons de pouvoir soumettre au Gouvernement une proposition concrète dans le courant de l’année 2022. 5/ Tel que répondu le 22 juin 2020, la fusion entre le CIRB et i-City n’est pas du tout à l’ordre du jour. Il semble d’ailleurs qu’une telle fusion ne soit pas opportune car chaque organisme a des objectifs spécifiques et complémentaires. De même pour la direction Bruxelles ConnectIT du SPRB. C’est la raison pour laquelle la collaboration est en train de se renforcer pour atteindre les objectifs poursuivis de manière efficace, notamment au travers les programmes WePulse, Fix-My-Street, Nova, Fidus, Osiris, etc. |