Question écrite concernant la numérisation des procédures urbanistiques.
- de
- Céline Fremault
- à
- Pascal Smet, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°768)
| Date de réception: 17/10/2022 | Date de publication: 19/01/2024 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 22/23 | Date de réponse: 22/12/2022 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 19/12/2022 | Recevable | p.m. |
| Question | Nous apprenions le 6 octobre dernier par voie de presse l’annonce de la numérisation de l’introduction des demandes de permis d’urbanisme au niveau régional et ce, via la plateforme informatique « MyPermit ».
Réelle avancée pour les demandeurs, cette numérisation permet d’une part une certaine facilitation dans les procédures de demande et d’autre part des économies de papier, ce que je salue. Il s’agit ici d’une nouvelle étape dans une optique d’une plus grande efficience dans les procédures administratives bruxelloises. Monsieur le Secrétaire d’État, je souhaiterais vous poser les questions suivantes :
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| Réponse | Les budgets alloués se répartissent en quatre catégories : (1) Mise à dispositions de ressources Iristeam pour : Développer la plateforme MyPermit Modifier la plateforme Nova pour les intégrations avec MyPermit et les intégrations liées à la dématérialisation des permis d’urbanisme Actuellement les coûts de ces ressources est de 750k€ / an (2) Accompagnement externes pour les volets : Change Management Digital transformation Les coûts pour ces accompagnements est de l’ordre de 400k€ / an (3) Développement et/ou Implémentation de nouveaux outils Actuellement 100k€ de frais ont été engendrés sur cette catégorie (4) Investissement de matériel 150k€ d’investissement (écrans, postes de travail, périphériques mobiles,…) La numérisation des demandes au niveau communal est prévue pour 2023. L’approche pour cette ouverture pour les permis introduits auprès des communes est prévue en 3 phases. Une phase pilote est en cours de démarrage. Cette phase va consister à ouvrir à un périmètre restreint de communes pilotes, sélectionnées à la fois sur leur volonté d’être moteur de changement mais aussi sur base des travaux effectués depuis plus d’un an durant lesquels l’équipe MyPermit a rencontré toutes les communes. Ces travaux ont permis d’identifier les solutions à mettre en place pour réaliser une transition efficace vers l’outil numérique (aspect de processus de traitement des dossiers, outils logiciels et matériels pour appuyer le format électronique et besoins de formation et d’accompagnement des départements des équipes de l’urbanisme). Nous ambitionnons pour la fin de l’année de finaliser la liste des communes qui démarrerons la phase pilote et de réaliser une réunion de démarrage de cette phase pilote. Un planning commun d’activités sera élaboré avec la commune avec pour objectif l’implémentation des solutions proposées par Urban ci-dessus. L’activation de MyPermit pour des demandes auprès des communes pilotes est prévue pour février 2023 et prendra fin vers la fin de Q2 2023 en estimatif. La phase pilote va permettre de tirer des enseignements pour ouvrir à toutes les communes (volume des demandes de permis sous forme électronique futur à prévoir / besoins des citoyen de procédures facilités par l’usage du support numérique / consolider la gestion des permis sous forme électronique déjà démarrée par Urban pour les permis régionaux). Une fois la rétrospective effectuée et les actions correctives mises en place, nous procéderons à l’activation d’un tronc commun de communes à partir de l’été 2023. Enfin si des communes venaient à être retardées dans l’application de la numérisation des permis, une troisième phase de déploiement sera réalisée pour cibler les problèmes rencontrés. Dans le cadre des permis communaux, comme déjà mentionné, Urban va fournir un accompagnement ciblé par commune pour leur activation. L’accompagnement de la part de l’équipe MyPermit ciblera certaines tâches spécifiques, dont la nature et l’étendue sera à convenir avec la direction de chaque commune (adaptation de la documentation des processus opérationnels / assistance à la mise en place des canevas de signatures électroniques / session de formation et de simulation de gestion de dossiers MyPermit), et se fera de manière hybride (réunions sur place ou virtuelles, sessions individuelles de coaching). Ceci sera bien entendu en complément des ressources et efforts qui seront déployés pour l’ensemble des communes pour promouvoir des bases de connaissances et des outils collaboratifs supportant la digitalisation. Il s’agit entre autres de : -De répondre « en ligne » aux questions des demandeurs (FAQ, informations directement dans Mypermit, sites de l’urbanisme) -De favoriser la constitution de dossiers mieux structurés pour leur analyse par les agents -De permettre aux communes d’avoir un point de référence « formation aux outils digitaux » par le biais par exemple d’une base de connaissance de type Wiki. L’accompagnement proposé au demandeur dans les diverses procédures va se faire sur 3 axes. 1. Le plus important concerne les informations présentées aux demandeurs de manière claire et didactique sur le site MyPermit et les sites informatifs de l’urbanisme. o Le site MyPermit donne via des info bulles, des liens directs aux réglementations et surtout par sa démarche progressive de formulaire en ligne, les outils aux demandeurs pour élaborer un demande de qualité, de manière efficace et intuitive. Il est possible de sauvegarder le brouillon de sa demande à tout moment, de collaborer en ligne avec son architecte et donc d’avoir un accompagnement solide et ce pour tous les demandeurs de tout type. Des FAQ sont également disponibles sur le site MyPermit. o Sur les sites informatifs de l’urbanisme, les informations relatives aux procédures urbanistiques, types de demandes, comment préparer une demande et quelles sont les étapes de traitements de celle-ci, sont disponibles de manière à ce que les demandeurs aient une vision claire de la chronologie de leur demande et de ce qui est attendu de leur part à chaque étape de la procédure. 2. Un formulaire de contact constitue le point d’entrée d’une ligne de support montée spécifiquement pour répondre aux questions des demandeurs à propos de l’utilisation de MyPermit auprès de l’administration. Cette ligne est aussi accessible via téléphone et est gérée en première ligne par le CIRB. En fonction du type de question, une escalade vers les équipes techniques du CIRB ou les équipes métier sera prévue. 3. Enfin, pour les personnes peu au fait des outils informatiques, nous travaillons avec la cellule inclusion numérique du CIRB pour adresser la problématique des demandeurs devant être accompagnés. En fonction du niveau de fracture numérique, un accompagnement à l’introduction d’une demande électronique pourra être envisagé sur des matériels informatiques déjà mis à disposition par Urban dans les communes. En outre, il reste pour le moment possible de soumettre un dossier sous forme papier. |