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Question écrite concernant la mise en place du logiciel HMS dans le secteur des agences immobilières sociales

de
Joëlle Maison
à
Nawal Ben Hamou, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale en charge du Logement et de l'Égalité des Chances (question n°1243)

 
Date de réception: 23/07/2023 Date de publication: 20/09/2023
Législature: 19/24 Session: 22/23 Date de réponse: 08/09/2023
 
Date Intitulé de l'acte de Référence page
31/07/2023 Recevable Bureau élargi du Parlement
 
Question    L’arrêté du Gouvernement du 17 décembre 2015 organisant les agences immobilières sociales (AIS) dispose en son article 15, paragraphe 6, qu’une AIS ne peut se voir allouer des subsides régionaux que pour autant qu’elle utilise, pour la gestion de son parc locatif et de ses demandes de subsides, le logiciel déterminé par le Ministre ayant le Logement dans ses attributions. À la demande du gouvernement, le CIRB s’est attaché à développer un nouveau logiciel destiné aux AIS. Une version aboutie de ce logiciel baptisé HMS est disponible depuis le début de l’année 2022. Il est toutefois apparu qu’un certain nombre d’AIS étaient réticentes à mettre en place ce nouvel instrument informatique. Dans la lettre d’orientation jointe en annexe à l’exposés général du budget initial de la Région pour l’année 2023, le gouvernement nous informe qu’en mai 2022, Bruxelles Logement a envoyé un courrier à toutes les AIS pour leur enjoindre d’utiliser le logiciel HMS sous peine de perdre leurs subventions.

1- Quelles mesures le gouvernement régional bruxellois a-t-il prises afin d’aider les AIS à mettre en place le logiciel HMS et à s’approprier ce nouvel outil ?

2- Pourriez-vous faire le point sur l’état d’avancement du processus d’implémentation du logiciel HMS dans le secteur des AIS ? Combien d’AIS ont-elles commencé à utiliser ce logiciel ?

3- Pourriez-vous nous indiquer le nombre d’AIS qui n’ont pas encore mis en place le logiciel HMS ? Pour quelles raisons ces AIS éprouvent-elles des difficultés à s’approprier ce nouveau logiciel ?

4- Le gouvernement régional a-t-il décidé d’infliger des sanctions financières à certaines AIS bruxelloises au motif que celles-ci refusaient d’utiliser le logiciel HMS ? Dans l’affirmative, ces AIS ont-elles été privées d’une partie de leurs subsides ?
 
 
Réponse    Dans le cadre de l’implémentation du logiciel HMS au sein des AIS, le Gouvernement régional a augmenté les moyens mis à la dispositions de la Fédération des AIS, pour lui permettre de développer un travail de support important à destinations des AIS, à savoir :

- Des coachings individuels (au sein d’une seule AIS) : une séance dure 2-3 heures et permet d’adapter les informations données sur HMS aux besoins des AIS en fonction de leur état d’avancement.
En 2021, les coachings étaient plus généralistes. Puis, petit à petit, les coachings sont devenus plus spécifiques et centrés sur des thématiques précises qui relèvent de l’utilisation de tel ou tel module, comme, par exemple, le lien avec la comptabilité.
En 2023, trois AIS différentes ont recouru à un ou plusieurs coachings HMS de la FEDAIS.

- Du helpdesk quotidien : quand les AIS sont bloquées dans HMS, elles contactent la FEDAIS qui leur donne les explications utiles, soit « métier », soit d’utilisation d’HMS.
De temps en temps, les signalements des AIS relèvent de bugs informatiques et la FEDAIS ouvre alors les tickets pour les AIS concernées auprès de Paradigm. Ce filtre garantit à Paradigm de ne recevoir que des signalements de bugs.

- Des formations : compte tenu des thèmes abordés par les AIS dans le cadre du helpdesk ou des coachings, la FEDAIS organise des formations. En 2023, la FEDAIS a donné une formation sur « Liaison entre HMS et le logiciel comptable, prérequis et marche à suivre ».

- La FEDAIS a développé des tutoriels qui couvrent presque tous les modules. Ceux-ci remplacent les formations qui étaient données par la FEDAIS au fur et à mesure des livraisons des modules par Paradigm. Ils sont utiles à tous et notamment aux nouveaux utilisateurs d’HMS qui ne travaillaient pas dans l’AIS lors des formations sectorielles « de lancement ».


A côté de toutes ces démarches réalisées par la FEDAIS, Bruxelles Logement et la FEDAIS souhaitent également mettre en place un comité d’accompagnement dédié à HMS.

Le but de ce comité sera de faire un point régulier avec les AIS afin de s’assurer de l’état d’avancement de l’implémentation d’HMS et de trouver une solution pour les derniers éléments bloquants.

Le lancement d’un tel comité n’a néanmoins pas encore eu lieu, la priorité ayant été donnée ces derniers mois à la révision de l’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 17 décembre 2015 organisant les agences immobilières sociales. Celui-ci sera toutefois lancé dès cet automne. Une réunion est prévue entre Bruxelles Logement et la FEDAIS au mois de septembre afin de déterminer la mise en œuvre de ce comité.

Concernant l’état d’avancement du processus d’implémentation du logiciel HMS, le dernier état des lieux complet réalisé par la FEDAIS date de novembre 2021. Il n’est donc pas possible de répondre à cette question avec des données récentes. Qui plus est, le degré d’implémentation peut être variable, certaines AIS n’ayant par exemple implémenté qu’une partie des modules d’HMS.

Toutefois, sur base d’une recherche réalisée par la FEDAIS, il y avait le 17/08/2023, un total de 6.990 logements actifs et subsidiables qui étaient répertoriés dans HMS pour l’ensemble des AIS.

Pour rappel, lors du relevé au 30/09/2022, le parc de logements AIS était composé de 7.749 logements. Cela signifie que plus de 85% des logements AIS sont répertoriés dans HMS, ce qui témoigne d’une nette amélioration depuis le relevé de 2021.

Concernant les difficultés rencontrées par les AIS à s’approprier ce logiciel, celles-ci sont variables.

On peut néanmoins citer par exemple, la rotation du personnel ou encore les difficultés d’adaptation à ce nouveau logiciel qui constitue un changement important dans le fonctionnement de l’AIS. Toutes les démarches de support mises en œuvre par la FEDAIS ont donc tout leur sens.

Aucune sanction financière n’a été prise à ce stade au vu de l’amélioration constatée.

A noter également que l’objectif premier du courrier qui avait été envoyé en mai 2022 par Bruxelles Logement ne visait évidemment non pas à priver les AIS d’une partie de leur subside, mais visait avant tout à inciter les AIS qui avaient pris du retard dans l’implémentation d’HMS, à le résorber. L’envoi de ce courrier a clairement eu un effet positif. Bruxelles Logement a ainsi été contactée par plusieurs AIS à ce propos. De son côté, la FEDAIS a pu constater qu’à la suite de ce courrier, des AIS qui n’avaient pas encore implémenté du tout HMS ont débuté l’implémentation et d’autres AIS qui avaient interrompu l’implémentation, ont poursuivi celle-ci.

Néanmoins, l’idée n’est pas de conserver cette tolérance ad vitam aeternam. Ainsi, dès les contrôles des subventions 2023, qui auront lieu durant l’été 2024, cette condition sera systématiquement vérifiée et des sanctions seront envisagées pour les AIS qui ne seraient toujours pas en ordre. Une nouvelle communication en ce sens sera faite par Bruxelles Logement lors de la session d’informations sur les subventions AIS qui se tiendra ce 11 septembre 2023.