Question écrite concernant l’externalisation des activités par le SPRB
- de
- Aurélie Czekalski
- à
- Sven Gatz, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles (question n°655)
| Date de réception: 21/09/2023 | Date de publication: 15/11/2023 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 23/24 | Date de réponse: 14/11/2023 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 25/09/2023 | Recevable | Bureau élargi du Parlement | ||
| 14/11/2023 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | Il n’est pas rare d’externaliser certaines activités, mais qu’en est-il au SPRB ?
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| Réponse | J’ai l’honneur de vous adresser les éléments de réponse suivants : Il n’est pas rare d’externaliser certaines activités, mais qu’en est-il au SPRB ? Combien d’externalisation des activités au sein du SPRB ont eu lieu depuis 2019 ? Quelle en est la ventilation par date, raisons de l’externalisation, coût de l’externalisation, etc. ? BRUXELLES SYNERGIE Réponse Facilities Il ne s’agit pas à proprement parler d’une externalisation mais la mission de la firme de nettoyage a été élargie. En effet, l’activité de nettoyage des coffee corner et espaces détente des étages de l’Iris Tower (en ce inclus la circulation de vaisselle vers les espaces de plonge) était à prendre en charge dans la (nouvelle) tour Iris. Vu le manque de personnel interne (dédoublement des activités et de la charge de travail en quelques années) et les priorités à fixer en conséquence, le choix s’est orienté vers la réalisation d’un avenant au marché de nettoyage déjà opérationnel. Sur l’activité dont question ici, il n’y avait aucune plus-value à ce que cela soit réalisé par l’équipe interne de Facilities. Suite à la prise en charge par la société externe, l’équipe interne peut, par contre, se concentrer sur le service à délivrer au meeting center et dans les salles de réunion mutualisées afin d’y apporter un réel service de qualité, à l’ensemble des clients/usagers (visiteurs et visités). Réponse Equal Cette direction a analysé ses dépenses afin de répondre à votre demande, au regard des différentes actions financées depuis 2019 et il en ressort les estimations suivantes : - Les campagnes de communication menée par equal. brussels font toujours l’objet de marchés publics et/ou d’acquisition de matériel et d’espace de communication. Cela représente, en moyenne, 60 % des montants dédiés aux projets d’equal. brussels. Si on se base sur l’initial de 2023, cela représente un montant annuel avoisinant les 500.000 € - Equal.brussels commande ou cofinance des études ou à recours à de la consultance, comme ce fût le cas dans le cadre de l’élaboration du code bruxellois de l’égalité, de la non-discrimination et de la promotion de la diversité ou pour une étude « genre et logement » ou une étude sur les freins à l’entrepreneuriat pour les femmes en situation de handicap. Cela représente approximativement 21 % des montants dédiés aux projets, soit un montant annuel avoisinant les 185.000 € - Des actions sont menées en partenariat avec des associations de terrain. C’est par exemple le cas de la récolte des signalements d’incidents LGBQIA phobe via la Rainbow House. Cela représente approximativement 9 % des montants dédiés aux projets, soit un montant annuel avoisinant les 75.000 € - Une partie des formations et coachings organisés dans le cadre du mainstreaming de l’égalité des chances et du gender budgeting sont dispensées par des experts externes pour 1.5 % des montants dédiés aux projets, soit approximativement 13.500 € par an - La gestion de certains médias digitaux, principalement les sites equal.brussels, parentsolo.brussels et kidsfriendly.brussels est assurée en tout (maintenance technique et thématique) ou en partie (maintenance technique) par des prestataire externe pour 4 % des budgets, soit approximativement 32.500 € annuels. - La production de brochures et autres supports de communication en dehors des campagnes représente approximativement 3 % des budgets, soit environ 26.000 € annuels - Une partie des formations et coachings organisés dans le cadre du mainstreaming de l’égalité des chances et du gender budgeting sont dispensées par des experts externes pour 1.5 % des montants dédiés aux projets, soit approximativement 13.500 € par an Réponse Direction de la communication Les activités/missions suivantes sont externalisées sur une base annuelle, lorsque les plannings sont complets ou parce que celles-ci ne sont pas assurées par le SPRB : • MO/(dé)montage stands / placement de visibilité RBC/SPRB • Nettoyage de matériel de stands / visibilité RBC/SPRB • Transport par camions / semi-remorques • Support et maintenance informatique • Prestations graphiques et impressions • Création de sites web et maintenance • Réalisations de vidéos • Entretien espaces verts Bâtiment Lusambo • Evénements (organisation ou co- participation) • Consultance externe en réorganisation D’une année à l’autre, l’une ou l’autre activité/mission n’a pas été nécessairement réalisée. La ventilation des coûts (TVAC) par année est la suivante : 2019 : 88.841,72 eur 2020 : 222.809,77 eur 2021 : 110.793,62 eur 2022 : 242.423,82 eur 2023 (1ier semestre) : 269.815,09 eur Réponse Direction Traduction La direction Traduction externalise très régulièrement des travaux de traduction, et ce, lorsque les délais imposés sont irréalisables pour l’équipe interne dont les effectifs sont limités. Depuis 2019, il s’agit des montants TVA comprise suivants (total des commandes par an) : 2019 : € 118.706,06 2020 : € 134.827,53 2021 : € 135.045,58 2022 : € 144.242,96 2023 (premier semestre) : € 114.640,62 Ces montants n’incluent pas les traductions externalisées par d’autres unités administratives que la direction Traduction. Direction Audit interne Pas d'externalisation des activités d'audit interne. Direction Qualité Si on considère chaque contrat public en tant qu’une "externalisation ad hoc", alors effectivement nous en avons en matière de qualité, mais dans ce cas il devrait exister des rapports sur les contrats publics. S'il s'agit par contre d'externaliser des processus récurrents, alors dans tel cas, nous n'en avons pas. DPO Afin de se conformer aux nouvelles obligations introduites par le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la Région a lancé en 2018 un marché public visant à la désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) pour le SPRB, Talent, Urban et les cabinets des membres du Gouvernement. Cette externalisation a donné lieu à un engagement de 36.528,98 EUR en 2019 et de 89.246,73 EUR en 2020. Le maché a couru jusqu’au 31 juillet 2020. Un DPO a été recruté en date du 1er avril 2020 et la transition a été organisée entre ce moment et la fin du marché. DRH Au sein du service Ressources humaines : 1) Marché public attribué le 30/11/2021 : consultation d’un cabinet d’avocats pour la gestion du planning à l’étranger de la Direction Communication – Service Externe. Cette externalisation est justifiée par la complexité du domaine spécifique du droit social traité, à savoir les missions à l’étranger menés par la Direction Communication. Une expertise particulière en la matière était donc requise. Coût de l’externalisation : 1.393,92- EUR 2) Marché public attribué le 05/07/2023 : consultation d’un cabinet d’avocats afin d’obtenir conseil et avis juridique sur l’opportunité et la rentabilité d’une procédure de récupération de sommes indûment versées à des (ex) travailleurs, ainsi qu’en vue de l’éventuelle représentation de l’autorité dans le cadre de procédures judiciaires visant à récupérer lesdits paiements indus. Cette externalisation est justifiée par la nécessité de passer par une procédure judiciaire pour demander l’exécution forcée des indus en sus de l’avis portant sur la rentabilité et l’opportunité pour chaque cas individuel. Coût de l’externalisation : 4.192,65- EUR 3) Marché public attribué le 13/09/2018 et reconduit à deux reprises qui vise l’accompagnement de carrière et une intervision pour les accompagnateurs internes. Coût de l’externalisation : 35.911,65- EUR 4) Marché public attribué le 26/11/2021 et reconduit à une reprise qui vise un soutien dans les accompagnements de carrière, d’équipe et de managers et intervisions pour les accompagnateurs internes. Coût de l’externalisation : 19.939,65- EUR 5) Marché public relatif à l’accompagnement pour la consolidation des DMFA’s du SPRB et Bruxelles fiscalité Montant du marché : 42.860,40-EUR TVA exclusif. Marché de 1 an avec la possibilité de reconduire 3 fois. COF Pas d'externalisation des activités de Coordination financière. PMO Pas d'externalisation des activités des activités du Project Management Office. DAJ Entre 2019 et 2023, les activités suivantes ont été externalisées à la DAJ : - En 2021 : 1 marché de consultation juridique ayant pour objet l’assistance et le support juridiques à la DAJ en matière de marchés publics, pour un montant global de 27.000 euros (hTVA) et un tarif horaire de 135 eur/ h. - En 2022 : 1 marché d’assistance juridique ayant pour objet la fourniture de conseils et d’analyses juridiques sur différentes problématiques relatives à l’hébergement citoyen et collectif, dans le cadre du projet Ukraine, pour un montant global de de 30.000 euros (hTVA) BFB La question ne précisant pas de ce qui est entendu par « externalisation », Bruxelles Finances et Budget est parti d’une définition qui stipule que l'externalisation d'un service public consiste à confier à une entreprise privée tout ou partie d'une activité qui, jusqu'alors, était assurée directement par l'administration elle-même. Selon cette définition, Bruxelles Finances et Budget n’a, strictement parlant, pas externalisé ses services. Toutefois, de manière occasionnelle, Bruxelles Finances et Budget a fait appel à des prestataires externes pour du support à ses services. Vous trouverez en annexe un tableau reprenant ces informations. Il n’est pas pris en considération les activités qui n’appartiennent pas au « core business » de BFB telles que les développements informatiques (site web, ..), les licences informatiques, les honoraires d’avocats de défense de la Région de Bruxelles-Capitale en justice. Ce tableau est en termes d’engagements. Les liquidations s’effectuent en fonction de la transmission des pièces justificatives. |