Question écrite concernant l’organisation et le déroulement du Brussels Urban Summit.
- de
- Marie Lecocq
- à
- Ans Persoons, Secrétaire d'État à la Région de Bruxelles-Capitale, chargée de l'Urbanisme et du Patrimoine, des Relations européennes et internationales, du Commerce extérieur et de la Lutte contre l'Incendie et l'Aide médicale urgente (question n°879)
| Date de réception: 03/07/2023 | Date de publication: 19/01/2024 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 22/23 | Date de réponse: 24/08/2023 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 19/07/2023 | Recevable | p.m. | ||
| 24/08/2023 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe | |
| 24/08/2023 | Annexe à la réponse | p.m. | Annexe |
| Question | Du 12 au 15 juin dernier se déroulait le Brussels Urban Summit. Un évènement – connu désormais de toutes et tous – qui fut un forum d’échange et de débat sur les défis auxquels les villes sont confrontées et les solutions qu’elles peuvent y apporter.
Ce sommet était organisé par la Région de Bruxelles-Capitale, Eurocities, les « Maires champions de l’OCDE pour l’initiative de croissance inclusive » ainsi que par le réseau des villes de Métropolis. La suite de l’histoire, nous la connaissons toutes et tous. Si de nombreux mails ont été rendus publics et si de nombreuses questions ont été posées, certaines restent encore en suspens. J’aimerais vous poser les suivantes : Premièrement, en ce qui concerne l’aspect financier, pourriez-vous nous fournir les informations suivantes :
Deuxièmement, concernant Metropolis, pourriez-vous nous transmettre les compléments d’informations suivants :
Enfin, pourriez-vous nous expliquer pourquoi l’évènement, qui était censé accueillir 1000 personnes, en a finalement rassemblé 2400 personnes ? |
| Réponse | Concernant le budget total de l’événement, le Gouvernement a approuvé le 1er juin 2022 une note concernant l'organisation du Brussels Urban Summit, pour lequel un budget provisionnel de 1 547 580,30 euros a été engagé (liquidation de 445 452 EUR en 2022 et de 1 102 128,30 EUR en 2023). Le budget total prévisionnel s'élève à 2,163,174.61 €. En annexe le tableau récapitulatif des grands postes budgétaires. Pour l’organisation de conférences et d’événements internationaux de ce type, il est habituel de faire approuver un premier budget prévisionnel pour pouvoir assurer les préparatifs nécessaires sur cette base. Les coûts finaux et la ventilation budgétaire nécessaire ne peuvent être stabilisés qu’à la fin de l’événement, quand de nombreux facteurs de coût sont arrêtés comme les coûts du Personal Conference Organisor (dont certaines missions sont calculées au pro rata), mais surtout, et c’est essentiel, la différence entre le nombre d’inscrits et les participants effectifs au final. Ce dernier facteur est une incertitude inhérente, il ne peut jamais être connu à l’avance. En outre, on peut dire que le Brussels Urban Summit a été un succès inédit, abstraction faite de la controverse. Ce qui peut se voir par le nombre de participants effectifs mais aussi par les partenariats qui se sont présentés à l’issue de l’événement comme par la participation de réseaux d’experts et de villes tertiaire ou par exemple l’attribution à Bruxelles du Bureau exécutif de UCLG (United Cities and Local Governments), un des principaux réseaux internationaux de villes. Je rappelle aussi que cette méthode de travail consistant à créer une provision sur la base d’une estimation provisoire et finalement corrigée avec des ventilations budgétaires finales a également été appliquée dans des cas similaires, comme par exemple pour la conférence ISOCARP en 2022 par la Région bruxelloise, organisée conjointement par le Ministre-Président Vervoort, le Ministre Maron et le Secrétaire d’État Smet. Pour l'engagement final de certains montants, des négociations avec le PCO sont toujours en cours. Le montant se répartit entre les droits acquittés aux organisations pour la tenue de la réunion à Bruxelles, les coûts d'organisation logistique de l'événement par le biais du PCO (hôtels, site web, catering, etc.) et la location des lieux de réunion et des événements avec les équipements techniques (essentiellement Square). La Région de Bruxelles-Capitale a financé l'événement (plénières, sessions et ateliers thématiques, visites thématiques de projets à Bruxelles, la plus grande partie des réunions statutaires, welcome drink, diner de gala). Pour les événements parallèles, ce sont les partenaires eux-mêmes qui ont assuré la plus grande partie du financement. En tant que «Supporting partner», la Ville de Bruxelles a également contribué financièrement (50 000 EUR) à l’attraction à Bruxelles de la réunion des Maires Champions de l’OCDE pour la croissance inclusive. Le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale avait prévu une réception à la fin du Bureau exécutif de CGLU. Tous les moyens consacrés au Brussels Urban Summit ont été prévus dans les budgets de Brussels International sous l’autorité du Secrétaire d’État au Relations internationales. Le coût est tout à fait comparable à celui d’autres conférences de format et d’envergure similaires. Bien entendu, un congrès de l’envergure du BUS n’est pas sans retombées. Pour résumer, en considérant cet investissement, il a été tenu compte de trois types de retombées : 1. L’impact positif d’une conférence à si grande échelle pour la promotion internationale de Bruxelles. Malgré l’agitation provoquée par la présence du maire de Téhéran, on peut dire que la controverse n’a eu d’impact presque qu’en Belgique; les retours reçus par nos administrations des réseaux partenaires comme des participants sont très positifs, insistant sur le professionnalisme dont on fait preuve nos fonctionnaires dans l’organisation réussie d’un événement de cette ampleur. Ils méritent pour cela notre reconnaissance et notre gratitude. La qualité des débats et des événements, de l’organisation, des visites urbaines, les thèmes prioritaires de fond comme la durabilité, la diversité et l’égalité ont été considérés comme un vrai succès par de nombreux participants. Les médias qui se sont donnés la peine de se pencher de plus près sur le contenu de la conférence, comme Politico, ont également constaté la grande richesse des débats et des perspectives. Les co-organisateurs comme Eurocities ou l’OCDE ont insisté, à nouveau malgré la polémique, sur le fait que Bruxelles s’est trouvé sa place sur la carte en tant que hub international et ville attractive et diverse. Il ne s’agit pas d’une appréciation purement subjective, cela se traduit aussi dans l’enquête de satisfaction en cours qui enregistre des réactions presque unanimement positives. Ce n’est donc pas par hasard que nous avons décidé le lancement du nouveau city-marketing international au même moment, afin que sa présentation puisse directement toucher un large public cible international. 2. Une deuxième forme d'impact est celle sur le discours autour du développement urbain durable et inclusif, non seulement pour un public européen mais aussi pour un public mondial, sachant que les réponses à un grand nombre de défis sociétaux majeurs devront être développées dans les villes La place de Bruxelles, et de l’Europe par extension, est également ressortie indéniablement renforcée de ce débat, ce qui est une bonne chose. Et ce non seulement dans un contexte où les villes asiatiques ne cessent de gagner du terrain dans le débat sur la ville de demain, mais aussi à la lumière de la présidence belge du Conseil de l’UE à l’automne 2024. En effet, la participation des institutions européennes, notamment la Commission européenne, le Parlement européen et le Comité des régions, et les débats sur le Nouveau Bauhaus européen de la présidente de la Commission Von der Leyen avaient pour objectif explicite de contribuer à la construction d’un programme bruxellois dans le contexte de la présidence tournante qu’assurera la Région pour l’agenda urbain. 3. En troisième lieu, les recettes générées indirectement par cet événement sur l’économie locale en premier lieu le secteur de l’HORECA. Outre la présence moyenne des 1500 participants les 3 voire 4 jours de la conférence. Si l'on se base sur une dépense moyenne attendue de 200 euros/nuit et un séjour moyen de 4,5 nuits pour un total de 1.500 participants, cela génère un impact positif de 1.350.000 euros pour le seul secteur hôtelier. Il faut donc y ajouter : les restaurants et cafés, les personnes qui prolongent leur séjour le week-end précédent et/ou suivant (en mois d'été), et le retour économique via les prestataires de services locaux engagés pour l'organisation de la conférence (salles, traiteurs, interprètes, transport, etc.) En ce qui concerne les coûts pour les délégations: Via le Professional Conference Organiser (PCO), la Région de Bruxelles-Capitale a payé le séjour des chefs de délégation des membres de Metropolis dans le cadre de l’accord avec ce réseau de villes. Ce point est une condition classique de Metropolis pour l’organisation de sa conférence mondiale trisannuelle. Important : les frais d'hôtel étaient à charge des délégations elles-mêmes pour tous les autres membres de délégations et participants. Je rappelle aussi que les frais d’hôtel pour Téhéran et Kazan ont été payés directement par Metropolis à la demande expresse de mon prédécesseur. Malgré les dispositions juridiques qui nous y obligeaient, pas un euro des contribuables belges ou bruxellois n’a financé les frais d’hôtel de ces chefs de délégation, encore moins de l’ensemble de la délégation, contrairement à ce qui a été affirmé à tort et à plusieurs reprises dans la presse. La Région de Bruxelles-Capitale a par ailleurs payé le séjour de ses partenaires bilatéraux et de certains intervenants étrangers. Le paiement du voyage vers la Belgique se limitait à quelques personnes, comme le prévoyait l’accord avec Metropolis (p. ex. compte tenu du statut socio-économique de la ville en question), et suivant des critères précis, comme le vol en classe économique. La plupart des participants ont séjournés dans des hôtels situés à proximité, ce qui a fortement réduit les besoins de déplacement et les coûts sur place. Je transmettrai aussi un tableau des coûts pour le logement des représentants des villes et métropoles de l’étranger. Dans certains cas exceptionnels et si aucun autre vol n’était disponible, une nuitée supplémentaire était possible uniquement dans le contingent de chambres d’hôtel disponible. Concernant les questions sur l’affiliation à Metropolis. Avant toute chose, je tiens à signaler que le débat sur le rôle de la diplomatie des villes est important. C’est un débat que nous devons avoir en tant que hub international. Nous pouvons espérer que les leçons à tirer du Brussels Urban Summit renforceront notre diplomatie des villes et n’auront pas pour effet que nous nous renfermerons sur nous-même ou ne limiterons le débat qu’aux villes avec lesquelles nous sommes entièrement d’accord. Comme l’ont d’ailleurs signalé différents universitaires, la diplomatie des villes est un phénomène qui gagne rapidement en importance. Sur le plan climatique par exemple, la Convention des maires veille à ce que soient fixés des objectifs plus ambitieux dans les villes impliquées par rapport à ce qui est fixé au niveau national ou supranational. Des réseaux internationaux comme Eurocities ou C40 gagnent toujours plus d’influence réelle. De cette manière, la diplomatie des villes peut devenir un moyen puissant pour promouvoir à l’international notre vision de la démocratie, du développement urbain et de l’égalité, en sortant de notre zone de confort. Encore une fois, et pour être tout à fait clair, cela n’enlève rien au fait que je comprends parfaitement l’agitation suscitée par la visite des délégations russe et iranienne. Mon souci principal est que nous fassions de cette crise une occasion pour renforcer notre statut de ville internationale, dotée d’une diplomatie bien définie, innovante et transparente. Je mettrai les prochains mois à profit pour analyser nos actions et notre implication sur la scène multilatérale, comme le réseau des partenaires bilatéraux de la Région et nos liens avec différents réseaux de villes. La manière dont la Région bruxelloise a rempli son rôle de membre de Metropolis sera bien entendu évoquée. La détentrice du poste de Vice-Présidente régionale (représentant la Région de Bruxelles-Capitale) est la Secrétaire d’État en charge des relations européennes et internationales. Par ailleurs, l’Assemblée générale de Metropolis du 14 juin 2023 s’est tenue à Bruxelles pendant le Brussels Urban Summit. L’Assemblée générale a approuvé un nouveau Conseil d’administration dont la Région de Bruxelles-Capitale est l’une des coprésidences pour le mandat 2024-2026 et a fixé le début de son mandat à janvier 2024. La Secrétaire d’État en charge des Relations européennes et internationales sera détentrice de ce poste de Coprésidente à partir de janvier 2024. Il est indiqué à la page 10 du le Guide des Élections de Metropolis Mandat 2024-2026 que : «Les nominations aux Vice-présidences régionales sont impersonnelles. Les Vice-présidences régionales sont élues en tant qu’institutions et leurs dirigeant/es sont mis/es à jour en conséquence sur notification du membre». Metropolis n’a pas de ligne directrice qui lie le mandat de Vice-Président de Metropolis à la fonction de Secrétaire d’État (bruxellois) en charge des relations européennes et internationales. Néanmoins, la représentation de la Région de Bruxelles-Capitale au sein de Metropolis par le/la Secrétaire d’État en charge des relations européennes et internationales est (la plus) cohérente avec la compétence de ce portefeuille. Par ailleurs, il y a une attente tacite de Metropolis que ses membres s’assurent d’appliquer cette cohérence de fonction régionale et au sein de Metropolis. Par exemple, il est indiqué à la page 15 du le Guide des Élections de Metropolis Mandat 2024-2026 que : «Les nominations aux Secrétariats régionaux sont impersonnelles. Les Secrétaires régionaux/les sont élu/es en tant qu’institutions et les membres accueillant les Secrétariats régionaux désignent une personne de leur équipe pour exercer les fonctions de Secrétaire régional/e. Il doit s’agir d’un/e directeur/trice des relations internationales et/ou institutionnelles ou d’un poste similaire et ils/elles peuvent être remplacés en cas de changements internes». Au-delà de la mandature actuelle (2021-2023), la Région de Bruxelles-Capitale continuera à assurer la trésorerie (co-trésorerie avec la Municipalité de Ramallah) pour le mandat 2024-2026, et ce à partir de janvier 2024 selon la décision de l’ Assemblée générale de Metropolis du 14 juin 2023. Le mandat du représentant actuel du Gouvernement bruxellois au sein de Metropolis qui occupe le poste de Trésorier est donc renouvelé pour la mandature de 2024-2026. Le représentant du Gouvernement bruxellois qui occupe le poste de Trésorier, Jean-Luc Vanraes, au sein de Metropolis a participé au Brussels Urban Summit, y compris aux réunions statutaires de Metropolis. Il n’a pas participé à l’organisation du Brussels Urban Summit, y compris aux aspects budgétaires relatifs à des frais d’hébergements puisque ces aspects ne font pas partie de ses tâches en tant que Trésorier de Metropolis. La Trésorerie désignée est responsable de la supervision de la stratégie financière, de la comptabilité et de la gestion des finances de Metropolis. Le représentant du Gouvernement bruxellois qui occupe le poste de Trésorier au sein de Metropolis n’a pas participé aux négociations dans le cadre de l’accord avec Bruxelles. Pour la mandature de 2021-2023, le Secrétaire d'État aux Relations européennes et internationales a proposé la candidature du représentant du Gouvernement bruxellois comme Trésorier au sein de Metropolis. La désignation du représentant du Gouvernement bruxellois comme Trésorier au sein de Metropolis a été effectuée avant la réunion de l’Assemblée générale de Metropolis du 30 novembre 2020. À cette date, l’Assemblée générale a approuvé un nouveau Conseil d’administration dont la Région de Bruxelles-Capitale est membre pour les postes de Trésorier et de Vice-Président pour le mandat 2021-2023 et a fixé le début de son mandat à janvier 2021. Concernant le nombre de participants, il était prévu qu’environ 1500 personnes allaient participer à l’événement. Cette estimation était liée à la capacité de la plus grande salle de Square, utilisée pour les sessions plénières (capacité max de 1200 personnes). Sur la base des données finales qui nous ont été transmises par le “Professional Conference Organiser” (PCO), nous pouvons établir que 2602 personnes s’étaient inscrites à l’événement pour 1410 personnes effectivement présentes. Il est tout à fait habituel que ce type d’événement connaisse une telle sur-inscription. Il est aussi normal que tous les participants ne soient pas restés pour toute la durée de la conférence. Certains participants n’ont assisté qu’à un ou deux jours. Toutes les personnes inscrites ne se sont pas présentées, certainement du fait qu’il s’agissait d’un événement gratuit, ce dont il a été tenu compte au préalable. Ce qui est encore une fois tout à fait normal, de nombreuses conférences de ce type connaissent un taux de « no show » de l’ordre de 50 %. |