Question écrite concernant la dématérialisation des archives communales - état des lieux et rôle de Paradigm
- de
- Pierre-Yves Lux
- à
- Bernard Clerfayt, Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux et du Bien-Être animal (question n°1244)
| Date de réception: 05/10/2023 | Date de publication: 14/12/2023 | ||
| Législature: 19/24 | Session: 23/24 | Date de réponse: 01/12/2023 | |
| Date | Intitulé de l'acte | de | Référence | page |
| 18/10/2023 | Recevable | Bureau élargi du Parlement |
| Question | Les archives sont un enjeu majeur de démocratie. Je souhaite évoquer avec vous la problématique des archives communales pour lesquelles les défis sont nombreux. L'un de ceux-ci concerne la dématérialisation de la gestion de l'information au sein des communes.
La dématérialisation ne concerne pas seulement l’acte chronophage et fastidieux de la numérisation de documents ; cela demande également que l'on pense tout un cadre de gestion et de conservation des données et qu'on envisage d'autres risques et d'autres conséquences que ceux que l'on rencontre avec le papier, comme par exemple la conformité au RGPD ou la disparition de documents non ou mal classés. Un autre enjeu est le stockage de ces informations.
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| Réponse | Voici les réponses aux différentes questions posées : 1/ Paradigm n’a pas d’information concernant la dématérialisation des archives communales. En effet, les communes n’utilisent pas de service en la matière auprès de PARADIGM. 2/ Paradigm ne propose pas à ce jour de services de soutien aux archivistes des pouvoirs locaux dans le cadre de leurs activités de numérisation. 3/ Des éléments de réponse ont été fournis à la suite de la question parlementaire QE 1029 de Mme A. Czekalski, qui porte sur l’impact de la crise énergétique sur les coûts des administrations en charge de la transition numérique. Concernant le stockage des données dans le Centre Régional de Données, les pistes suivantes y sont avancées : - A long terme, il sera conseillé d’effectuer un regroupement de l'ensemble des Infras locales des entités ou pouvoirs locaux au niveau du Centre Régional de Données ou à terme dans le cloud bruxellois. - Poursuite de la rationalisation de certains services installés sur plusieurs instances d’environnements qui pourraient être centralisés. En outre, à travers les Groupes de travail du Numérique Responsable, Paradigm sensibilise les utilisateurs à l’impact environnemental du numérique, que ce soit à travers l’usage de leur principal outil de travail et leur traitement des données et documents. L’objectif à long terme est évidemment de pouvoir réduire l’empreinte écologique des activités IT en général. Enfin, Paradigm et les pouvoirs locaux peuvent aussi envisager de : - Réduire la quantité de données produites et stockées, en optimisant les formats et les supports de données, en supprimant les données obsolètes ou inutiles, etc. - Privilégier les systèmes de stockage offrant la meilleure efficacité énergétique, en utilisant des sources d’énergie renouvelables, en récupérant la chaleur dégagée par les serveurs, en favorisant le stockage local ou décentralisé, etc. Ces solutions ne sont pas exhaustives ni exclusives. Elles doivent être adaptées au contexte local et aux besoins spécifiques des pouvoirs locaux. Elles doivent également s’inscrire dans une démarche globale et transversale, impliquant tous les acteurs concernés par le stockage des données. 4/ Comme évoqué à la question 2, Paradigm n’offrant pas de service dans ce domaine, il ne se positionne pas pour ce type de mission auprès des communes et n’est donc pas amené à affecter des ressources internes ou à faire appel à des sous-traitants dans ce domaine. |