Schriftelijke vraag betreffende de invoering van het OptIris-plan
- Indiener(s)
- Aurélie Czekalski
- aan
- Sven Gatz, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel (Vragen nr 448)
| Datum ontvangst: 28/03/2022 | Datum publicatie: 26/04/2022 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 21/22 | Datum antwoord: 19/04/2022 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 30/03/2022 | Ontvankelijk | Uitgebreid Bureau van het Parlement |
| Vraag | Ik zal niet terugkomen op de laatste begrotingswisselingen en de boekhoudkundige fout die veel stof heeft doen opwaaien. Wij vonden de budgettaire evolutie en de economische vooruitzichten voor het Gewest "beangstigend". Daarna kondigde u echter aan dat u werkte aan een hervorming om deze boekhouding beter te regelen. Volgens onze informatie is dit nieuwe plan, OptIris, bedoeld om bepaalde boekhoudkundige diensten te centraliseren binnen het kabinet van de Brusselse minister van Begroting.
Over het verhogen van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de Brusselse instellingen wordt reeds lang nagedacht. Sinds 2012 worden audits in die zin uitgevoerd. Het is nu tijd om tot een conclusie te komen en de processen van de administraties te optimaliseren. In de laatste beleidsverklaring van de regering wordt dit ook vermeld: De Regering zal de mogelijkheden bestuderen om overheidsdiensten te stroomlijnen teneinde efficiëntiedoelstellingen te bereiken, met name door verticale of operationele bevoegdheden te bundelen. Daarom moet, zoals u hebt aangekondigd, een task force worden opgericht om een actieplan op te stellen voor de reorganisatie van de gewestelijke entiteit. Deze reorganisatie moet enerzijds een verdere fragmentering van de dienstverlening voorkomen en anderzijds de politieke bevoegdheden hergroeperen in coherente structuren. Deze task force heeft ook tot taak de rationalisering van transversale functies (bijvoorbeeld HR, IT, financiën/budget, logistiek, faciliteiten, communicatie) op korte en lange termijn te bestuderen. Doel van de rationalisatie is de efficiëntie te verhogen en schaalvoordelen te behalen. Wij moeten in dit opzicht ambitieus zijn. Het bestuur binnen de overheid moet gewoon voorbeeldig zijn. De rationalisering van de structuren en hun werking, het voorkomen van belangenconflicten en de evaluatie van het overheidsbeleid zijn van essentieel belang. Rationalisering, verduidelijking, doeltreffendheid en doorzichtigheid van overheidsinstellingen en -diensten, met inachtneming van het subsidiariteitsbeginsel, zijn fundamentele doelstellingen. U moet streven naar een zo ruim mogelijke rationalisering van de financiële en economische instrumenten door de nadruk te leggen op de samenhang van de beroepen, de complementariteit van de activiteiten en de uitvoering van opdrachten voor de gemeenschap. Helaas hoor ik, volgens mijn informatie, dat de Brusselse regering geen akkoord heeft bereikt over OptIris, ook al bent u vorig jaar overeengekomen om een relatief sterk besparingstraject te volgen... We gaan het tweede kwartaal in en nog steeds niets, maar hoe kan er worden bespaard? Mijnheer de Minister, laat me u de volgende vragen stellen:
|
| Antwoord | Ik heb de eer u het volgende antwoord mee te delen: Wat is de status van het OPTIris-plan? Wat is de methodologie en de planning? Het programma OPTIris bestaat uit 4 fases. In fase 0 werd tussen maart 2021 en april 2021 de visie op het programma gevormd door de secretarissen-generaal. De visie bestond uit een academische insteek inzake governance en een praktijkinsteek genomen inzake procesoptimalisatie. Dit gebeurde via verkennende gesprekken, presentaties en documentenanalyse en leidde tot een voorstel aan de Regering van een high-level visie op governance en procesoptimalisatie en van een werkwijze met plan van aanpak gedaan. Dit voorstel werd begin mei 2021 door de Regering goedgekeurd. Fase 1 liep van mei 2021 tot oktober 2021. In deze fase gebeurde een gerichte analyse van een set van nationale en internationale literatuur, documenten (o.a. statuten) en van eerdere terreinstudies (bv. Bru+, PwC-studie). Een geïntegreerd raamwerk, dat diende als werkhypothese voor de vormgeving van een procesoptimalisatie en een vernieuwde governance voor het Gewest werd opgesteld. Ondertussen stelde de Regering de besparingsomvang vast die in het kader van de terugkeer naar een structureel begrotingsevenwicht dient te worden gerealiseerd. Er werden focusgesprekken en interviews met kabinetsdirecteuren en ambtenaren-generaal georganiseerd. Deze gesprekken hadden tot doel de werkhypothese te toetsen op haar herkenbaarheid, gedragenheid en eventuele alternatieven voor te stellen. Een voorstel aan de Regering van bijgestuurd raamwerk voor een toekomstgerichte governance en procesoptimalisatie voor de administratie van het Brussels Gewest werd opgemaakt. In dit voorstel zijn de scope, doelstellingen en timing opgenomen. Het bevat eveneens structurele besparingsvoorstellen om zo bij te dragen tot de realisatie van een begrotingsevenwicht in 2024. Fase 2 loopt van november 2021 tot april 2022. De Regering zal in deze fase haar goedkeuring aan het voorstel verlenen en zal daarbij de streefwaarden voor de indicatoren inzake proceseffectiviteit en -efficiëntie bepalen. Ze spreekt haar steun uit en zorgt voor het kader voor de realisatie ervan en ze zal het initiatief naar alle betrokkenen (ambtenaren, werknemersorganisaties, bevolking...) communiceren en legt daarbij uit waarom de inspanning van cruciaal belang is voor de toekomst van het Gewest en waarin dit initiatief verschilt van eerdere gelijkaardige initiatieven. Een projectorganisatie wordt ingesteld om de beslissing te implementeren. Dit impliceert o.a. een stuurgroep (met vertegenwoordigers van de Regering), een Project Management Office (PMO) met daarbij eveneens vertegenwoordigers van autonome bestuursinstellingen die deel uitmaken van de gekozen hervormingsperimeter en projectfiches met heldere doelstellingen, reikwijdte, en timing. Fase 3 loopt van mei 2022 tot december 2025. In deze fase gebeurt de projectuitvoering van de procesoptimalisatie. De realisatie van de vernieuwde governance gebeurt in wisselwerking met de realisatie van de procesoptimalisatie en verloopt er derhalve parallel mee. In fase 3 zal de administratie ondersteund worden met een overheidsopdracht voor ondersteuning inzake processen ten belope van maximaal € 215.000 (excl. btw) en de overheidsopdracht voor ondersteuning inzake governance ten belope van maximaal € 450.000 (excl. btw). Wat zijn de redenen voor de vertraging bij de uitvoering? De politieke besluitvorming vraagt meer tijd. Het is immers een onderwerp dat vereist dat doorgepraat wordt tussen de verschillende regeringspartijen. Wat zijn de volgende stappen? Op dit ogenblik wordt er gewacht op de Regeringsbeslissing aangaande de goedkeuring van het rapport van de secretarissen-generaal en de nota aan de Regering. Vervolgens worden er na goedkeuring van de Regering acties inzake procesverbetering opgestart. Projectteams zullen onder begeleiding van een consultant samenkomen om op korte termijn besparingen in de overheidsdienst realiseren. Er zal naar quick wins worden gezocht. De projectteams zullen ook een basis leggen voor het bundelen van processen en het opstarten van netwerken voor collectieve diensten. Wie maakt deel uit van de task force? OPTIris wordt niet geleid door een taskforce, maar door een programmastructuur. De organisatie van OPTIris als programma zal het mogelijk maken alle deelprogramma’s en projecten gecoördineerd en optimaal te beheren, met het oog op strategische voordelen die niet zouden kunnen worden bereikt middels een individueel beheer. De specifieke kenmerken van het Brusselse institutionele landschap brengen met zich mee dat bijzondere aandacht dient te worden besteed aan de onderlinge samenhang tussen de projecten. Het programma wordt op verschillende niveaus beheerd op het vlak van structuur, besluitvorming, overleg, advies en begeleiding door een stuurgroep, conformiteitscel, general program manager, programmabeheerteam, projectuitvoering en forum. De stuurgroep is verantwoordelijk voor het beheer van het traject vanuit een strategisch oogpunt. De conformiteitscel vormt de brug tussen de stuurgroep en het programmabeheer. De secretarissen-generaal van de GOB nemen de rol van General Program Manager waar. Het programmabeheerteam ondersteunt, adviseert en begeleidt de werking van OPTIris. De projectleiders komen uit verschillende Brusselse instellingen en vallen onder het algemene programmamanagement. De projectteams zijn teams van medewerkers van de entiteiten betrokken bij een project. Het forum adviseert de stuurgroep over de tussentijdse resultaten van de projectteams. Hoe vaak is zij bijeengekomen en wat zijn de resultaten? De stuurgroep kwam reeds samen in de vorm van een IKW: eind april 2021, op 14/03/22 en op 28/03/22. De conformiteitscel komt behoudens uitzondering wekelijks samen sinds januari 2022. Het programmabeheerteam komt behoudens uitzondering wekelijks samen sinds september 2021. Welke zijn de toepassingsgebieden ? Het programma zal worden opgesplitst in twee deelprogramma's en vijftien projecten. Binnen het deelprogramma governance zullen de projecten: reorganisatie en wendbaarheid, personeel, begrotings- en boekhoudings- en controle processen worden georganiseerd. Binnen het deelprogramma van netwerk van collectieve diensten zullen de projecten: ICT, human resources, communicatie, subsidiebeheer, facilities, vertalingen, juridische ondersteuning, audit, co-sourcing, inspectiediensten, duurzaamheid worden georganiseerd. Naargelang de behoeften (complexiteit, schaal, gevoeligheid) kunnen de projecten worden opgesplitst in deelprojecten. |